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1、工程管理中心工程档案资料管理制度为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到建设工程文件归档整理规范的要求，特制定本制度。基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成材料。一、工程档案资料管理1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。工程管理中心资料室集中统一管理本中心所有项目全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行 监督
2、、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2、工程建设中，各种工程资料（图纸、工程变更单、工作联系单、来往信息、函件）交由资料室统一管理发放，工程管理中心各有关部门指定专人办领取手续。3、各项目工程总体验收由中心资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由中心资料室对竣工资料签收合格后支付。4、管理中心购置的技术资料、图书、标准，由资料室统一申请，经批准后按计划办理。二、归档文件的质量规定1. 归档的工程文件应为原件。2. 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相
3、符合。4. 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5. 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6. 工程程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。7. 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。8. 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理
4、、总监。竣工图章尺寸为：50mm80mm9.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面13的，应当重新绘制竣工图。10. 不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB106093-89)统一折叠成A4幅面(297mm210 mm)，图标栏露在外面。三、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。（一）工程文件接收1、集团各部门提供给工程管理中心的工程文件（工程技术文件、图纸资料等）由中心资料室统一接收。2、工程管理中心各部门从其它部门或个人从外单位带回或通过其它
5、途径收到的工程文件，一律交中心资料室。3、设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由中心资料室统一归口发放给有关单位。4、中心资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。5、中心资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。6、登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。7、对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。8、中心资
6、料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐。（二）工程文件资料发放1、分发外单位和工程管理中心各部门的工程文件资料由资料室统一归口办理。2、呈送上级单位的工程文件由工程管理中心领导确定发放单位和数量。3、中心资料室按工程管理中心领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可自行复印；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。4、分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。5、为避免工程文件资料分发过程中可能出现
7、的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知管理中心资料室；资料室按指定名单发放工程文件资料。（三）设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定1、设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。2、设计修改通知单、工程联系单原件一律留存资料室归档保存。四、中心资料室职责1、应负责基建文件管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。负责图纸、技术协议、工作联系单、变更单、等的接收、发放和登记及移交集团档案室前的保管。2、必须向参与工程建设的勘查、设计、施工、监理等单位及工程管理中心各项目部提供与建设有关的资料。3、工
8、程管理中心资料室在工程的在建过程中除了对本单位的资料进行收集、整理、归档外，还要对监理单位、施工单位的资料随工程进度的更新情况，对资料完成的质量、进度进行督促、检查。4、督促监理单位对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。5、在工程竣工验收前，负责组织将列入承建档案馆接收范围的工程档案，提请城建档案馆进行预验收，待验收合格，方可组织工程的竣工验收。6、并在工程竣工验收后三个月内，完成移交档案室资料由建设单位准备的部分，并组织监理、施工单位一起向档案室移交资料。7、及时向公司档案室移交各类需长久或长期保存的资料档案。协助公司
9、档案室做好达标投产要求的资料整理工作。五、对不符合归档要求档案的处理1、对各单位提供的不符合规定的工程档案资料，中心资料室有权退回归档单位,归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求工程档案资料。2、凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。五、 档案、资料、图书借阅制度本工程管理中心全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：1、借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途
10、、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。2、借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。3、绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。4、借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。 施工单位归档资料的管理办法在建筑工程建设过程中,建设单位要注重施工过程
11、工程技术资料管理,遵循准确、及时、同步、完整八字方针,收集工程技术资料,保证工程建设顺利进行,在过程控制工程技术资料加强施工监督管理中起积极作用。一、加强建筑工程资料管控建筑工程技术资料作为三大控制存档资料，在整个工程建设期间的收集、整理尤为重要，参建各方需要严格按照技术资料归档要求收集、整理、报验，经监理审验合格后,交建设单位存档长期保存。工程施工过程中的技术资料管理，监理单位应加强对施工资料的管控措施，从工程放线、桩基工程开始，就建立起严格的资料管理制度，随着工程建设的进行，随时收集、整理工程技术资料， 工程管理中心将对各项目部监理资料、施工资料进行监督并全面、仔细的检查，对未按准确、及时
12、、同步、完整要求完善的，管理中心将对责任单位采取相应的处罚措施。这样做的目的在于加强建筑工程施工期间的过程控制，建设单位施工期间细致的资料管理，反映出参建各方对建筑工程质量的重视程度，反映出建筑工程三大控制的实际情况。二、 工程资料管理方针1、资料的准确性 ：原材料、设备、分包单位资质、施工方案、分项、分部工程等要分别进行资料报验，原材料的规格、型号、材质是否符合设计和有关规定要求，设备是否按照订货合同进场，分包单位资质是否符合专业要求 ，施工方案是否符合技术规范要求，分项、分部工程是否按照施工规范要求进行施工等等，要通过资料报验进行落实。发现个别分项工程资料报验与实际施工情况不符，即要求施工
13、单位按照实际施工现状如实报验。监理工程师根据施工单位报验资料依据合同、规范、国家标准审核报验资料实际验收,确认是否准确。2、资料的及时性：资料及时性对预控资料的要求是：报验资料在前，附属实施在后，监理工程师必须严格控制,及时审批报验资料。3、资料的同步性：工程施工期间，要求技术资料的收集与施工进度同步，原材料、设备进场报验合格后，方可进行使用，避免不合格的材料、设备应用于工程、尤其隐蔽工程中,每一个分项、分部工程都有完整的技术资料，都要与该工程的进度同步，分项、分部工程交叉施工期间，不得因资料不同步影响后续工程的进行。4、资料的完整性：工程技术资料反映建筑工程的全过程，参建各方在施工过程中应向
14、建筑工程总包单位申报资料(指定分包单位除外) ,由总包单位向监理单位申报，无论分包单位、总包单位、还是指定分包单位都要根据档案资料要求，认真细致地逐项整理提供报验工程资料，保证技术资料的完整。在分项、分部工程报验过程中,无论从程序上，还是顺序上，都必须严格细致、完整到位。工程施工期间，建设单位主动收集、整理、督促参建各方及时报验施工过程中产生的技术资料，把过程中的资料控制作为重要的环节去要求，根据技术资料的到位情况、报验情况,督查施工质量情况，协调现场工作，随时掌握施工进度、质量、费用三大控制的真实情况，保证工程的顺利进行。通常要求施工单位把过程控制的技术资料如实地向监理项目部报验,经监理工程
15、师审核验收后，交建设单位项目部随时收集整理。三、施工过程中技术资料的过程控制1、顺序控制各分项、分部工程都要按照客观规律进行施工，资料报验必须按照顺序进行。顺序控制的目的在于随时按照工艺要求、施工程序收集工程技术资料，随时督查各分项、分部工程是否按照资料报验顺序规范施工,在工程质量管理中真正起到监督管理的作用。不论是材料、设备进场过程、施工过程，还是监理过程，每项工作都从技术资料入手，照顺序报验签字验收，做到过程控制认真到位。2、程序控制施工过程中，工程技术资料应由总包单位负责向监理项目部报验，指定分包单位可直接向监理项目部报验，各分包单位的工程资料报验必须经总包单位签字盖章，由总包单位呈报监
16、理项目部审核，交建设单位项目部收存，不得由分包单位直接报监理项目部,更不得直接报建设单位项目部，必须层层把关,各负其责，保持应有的连带关系。四、归档管理1、按照档案资料的归档要求进行资料管理，建设单位工程项目部派专人与各项目监理部内业，对施工单位资料进行管理、检查，要求根据施工单位将工程资料按归档要求进行分门别类的收集整理：工程管理文件、技术文件、测量记录、施工记录、试验检验记录、物质文件、施工质量验收文件。 2、同时又按照建设单位下发、协调文件资料；监理单位监控文件资料；施工单位过程控制申报文件资料分类管理。根据档案资料要求,参建单位申报资料必须用碳素笔填写不得涂改，监理审批报验资料时，监理
17、工程师必须签字盖监理个人资质名章和监理项目部公章。五、工程资料管控目的建设单位在施工过程中对施工单位资料进行管理的作用：建设单位及时掌握工程技术资料，宏观上可以全面、准确、及时地控制建筑工程，无论在进度、投资还是质量方面都会得到有效控制。微观上可以根据分项、分部工程施工工艺、技术规律、施工工序和施工顺序报验的资料核实与施工的真实性,是否符合资料报验要求，检查工程质量是否与资料一致，监理程序是否到位，资料是否严格把关。在当今建筑工程全方位监理的情况下，监理跟踪资料如监理月报、例会纪要、进度控制、监理通知等也要随时报建设单位项目部,这样要求可以促使监理工作更加到位，监理人员更加认真敬业，可以随时发现、及时处理施工过程中出现的疑难问题。高层建筑施工分包单位比较多，资料到位能够及时解决各种矛盾，保证建筑工程施工的顺利进行。因此,建设单位对技术资料及时收集整理，使之规范化、系统化,可以为竣工资料奠定良好的基础。