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1、档案数字化管理系统在中石油的应用摘要：随着社会的进展，由于存在着使用不便、保存不易的问题，传统的纸质材料已经被逐步摒弃。特殊是对于石油企业来说，由于规模巨大，导致档案资料数量极其庞杂，这就使得应用新一代的档案管理系统成为可行。本文从多方面对中石油集团施行档案数字化管理系统的必要性、应用优势以及进展趋势进行了分析，盼望为同仁提供些许参考。关键词：档案资料；庞杂；数字化管理系统对一个企业来说，作为企业相关科研技术与生产日常活动最真实的记录，企业档案在企业中发挥着极其重要的作用，是企业的基础性工作，也是企业的无形资产。企业档案管理的状况，将会对企业产生不行言喻的作用。在我国进展的早期，大部分企业的档
2、案都是采纳纸质资料保存的形式，然而时至今日，随着社会的进展，纸质材料保存的模式由于存在着使用不便的问题已经被逐步摒弃。特殊是对于石油企业来说，由于企业规模巨大，导致档案资料数量极其庞杂，这就使得新一代的档案管理系统应运而生。一、中石油档案管理系统实施的必要性一档案数字化管理系统可以有效地爱护档案原件。上文中我们已经说到，作为企业最宝贵的无形资产，企业档案是企业在生产活动当中的根据。它记录着企业在进展的数年之中，科研管理，日常生产的全部过程。然而随着时年日久，档案的保管，由于受到材料、保管条件等多方面因素的影响，档案室当中的许多历史性资料已经出现了破损、字迹模糊等现象，这就令档案在今后的有效保存
3、产生了疑问。因此采纳数字化的管理系统是爱护档案原件的有效保障。二档案数字化管理系统也是现阶段建设项目档案验收的迫切需求。随着近年来科技的进展，中石油集团公司对于建设项目的验收规定，也在与时俱进当中。在建设项目档案验收规定中明确提出一条就是项目档案假如没有电子版，那么验收不予通过。由于中石油集团名下的子公司过多，而许多子公司往往缺乏档案管理系统，又或者是档案管理系统名存实亡，这就使得前期很长一段时间许多基础项目验收的时候存在着无电子档案这一问题。因此实施档案体系数字化建设是后期项目验收的必备条件。二、中石油集团应用档案数字化管理系统优势分析由于中石油集团名下子公司众多，涉及的项目也是种类繁多，因
4、此实施档案数字化管理系统，可以有效地解决历史残留问题，实现文档采集、文档管理等功能的集合。就现阶段来说，在中石油集团应用档案数字化管理系统有如下几个方面的优势。一有效节省人力本钱开支。早期的时候，中石油的档案管理部门只要出现一点变动或者过失，其后期的维护整理工作将会特殊烦琐，往往需要涉及大量的人力物力。例如在中石油的企业部门之间往往常常会出现常见的人员变动，只要一出现这种调开工作，就需要档案管理部门的工作人员手动查找档案信息并进行修改，最终再重新归档。虽然档案工作当中会进行编号，但是人工查找的时候，仍旧特别烦琐，涉及大量的工作。同时早期的档案管理工作会涉及大量的纸张资料，不但简单破损废弃，而且
5、也是可见的资源浪费。借助于现代化的数字管理系统，就会使得这些工作人员从原来的烦琐工作当中彻底解脱出来，大大节省了人力物力与经济本钱。二有助于提高工作效率。中石油企业内部各种信息种类繁杂，不管是入库还是出库，其档案管理的效率都特别的低下。例如档案入库时，必需要人工进行封卷拆卷，耗费极大的时间精力，需要很长的时间。借助于档案数字化管理系统，就可以使得再进行信息查找、归档或是入库等工作时，只需要将各部门信息准时录入或者调出，通过互联网将相关信息发送给部门领导或管理者，就可以准时查阅到所需要的员工信息，或是收支状况等内容，特别便捷快速，它的应用将会极大提高档案工作效率。三有利于提高资料的安全性。如今的
6、数字化管理体系往往更加注重保密性，它不再像以前的传统档案文件一样，个人全部信息全部装封在一个档案盒当中，一旦有人调去那么个人全部的信息档案资料将会暴露无遗。同时假如涉及企业部门的收入支出等问题，一旦调取，同样也会一览无遗。数字化的管理体系将会针对使用者的个人权限进行设定，在调用文件的时候，只能够调取到个人所需要的一部分资料，其余都不行见。通过这种方式可以对中石油内部档案资料的安全性最大程度地进行爱护。三、大数据背景下档案数字化管理系统进展趋势如今世界经济已经进入了大数据时代，档案管理工作也概莫能外。随着技术的进展，中石油将来的档案管理工作，应当进一步转变传统的方向，朝着信息决策与跟踪方向进展。
7、假如能够将档案工作利用好，将会为将来的工作提供更为便捷有效的生产经营信息。在将来的进展中，笔者认为，可以通过联合技术型公司，有效整合历史的数据资料，继而分析将来的生产工艺技术改良方向，提出故障解决与维护措施，进一步关心管理者走出决策的误区，使得将来中石油的进展决策，能够更加向着科学性的方向进展。通过建立统一的历史数据库，进行实时更新，保障数据的跟踪与推送服务，进一步规避风险信息。四、结语综上所述，科技的进步带来了档案工作的更新。中石油集团作为一个浩大的机构组织，必需要与时俱进，在进展中谋求新的档案管理工作的出路。档案数字化管理系统的应用，在中石油这种大型公司当中，具有不行逆转、大势所趋的优势，
8、在将来大数据时代背景下可以有效关心中石油企业走出一个现代化、产业化的新型道路。参考文献1陈晓晖.我国电子档案管理相关标准J.兰台世界,20223.2韩莉.建设工程电子文件与电子档案管理探析J.工程与建设,20224.2朱乔芙.档案管理系统的设计与实现讨论J.信息记录材料,20224.作者:陈晓晨 单位:中国石油自然气股份有限公司黑龙江物资销售分公司本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页