信息的收集和传递.ppt

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1、秘书实务秘书实务国家精品资源共享课国家精品资源共享课课程负责人：禹明华课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕课程主讲人：周妮、刘婕 项目四项目四 做好办公室非常规事务工作做好办公室非常规事务工作模块二模块二 秘书办事模块秘书办事模块知识目标知识目标1、信息的含义、种类、特征；、信息的含义、种类、特征；2、信息收集的方法、渠道与要求；、信息收集的方法、渠道与要求；3、信息筛选的含义与要求；、信息筛选的含义与要求；4、信息分类的方法和要求；、信息分类的方法和要求；5、信息传递的形式、方法和要求、信息传递的形式、方法和要求能力目标能力目标1、能够多渠道收集信息；、能够多渠道收集信息；2、能够筛选信

2、息；、能够筛选信息；3、能够对信息进行分类；、能够对信息进行分类；4、能够用各种方式传递信息、能够用各种方式传递信息教学重点教学重点能够收集信息和传递信能够收集信息和传递信教学方法教学方法 讲解、讨论、案例分析法讲解、讨论、案例分析法任务二任务二 信息的收集和传递信息的收集和传递任务导入任务导入天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近产雄厚，员工近20002000人，著名科技人员和高层管理人员云集。人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内最近几年，公司推出了一系列新产品，占

3、领了国内10%10%以上的以上的家电市场，在国外也影响很大。家电市场，在国外也影响很大。20092009年，公司加大管理和研发年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达款产品，国内市场份额达15%15%。20102010年公司将继续贯彻执行年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的的市场行情方

4、面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。收集、加工整理和传递工作。要作好秘书工作，同样必须重视要作好秘书工作，同样必须重视信息工作，秘书与信息工作有着密切信息工作，秘书与信息工作有着密切联系。信息收集、整理和传递是信息联系。信息收集、整理和传递是信息工作的重要程序。要完成这几道程序，工作的重要程序。要完成这几道程序，就必须了解信息的含义、特点、类型就必须了解信息的含义、特点、类型形态等基本知识，更重要的要掌握信形态等基本知识，更重要的要掌握信息收集的范围、渠道、方法；信息分息收集的范围、渠道、方法；信息分类、筛选和传递的方式方法。类、筛选和传递的方式方法。任务分析任

5、务分析信息的含义是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，如信号、情报、情况、情报、指令、数据等可如信号、情报、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。感知的形态。广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以及关于事物存在方式和运动状态的陈述。及关于事物存在方式和运动状态的陈

6、述。信息的种类种 类主要表现形式文字形态信息以以文文字字、数数字字、图图形形、表表格格等等形形式式表表达达的的报报纸纸杂杂志志、图图书书、专专著著、译译著著、图图录录、地地图图、档档案案、总总结结、报报表表、大大事事记记、地地方方志志、专专业业文文献献、词词典典、百百科科全全书书、年年鉴、名人录、企业名录等鉴、名人录、企业名录等声像形态信息 图图片片、照照片片、录录音音带带、录录像像带带、电影、电影、DV摄影、模型、实物等摄影、模型、实物等记忆形态信息人人们们脑脑海海中中的的信信息息，又又称称为为“零次文献零次文献”或或“零次情报零次情报”指导性指导性变易性变易性广泛性广泛性共享性共享性客观性

7、客观性时效性时效性信息的特点信息的特点信息对秘书工作的作用信息对秘书工作的作用信息是秘书人员辅助领导决策的依据信息是秘书人员辅助领导决策的依据 信息是秘书人员处理日常事务的依据信息是秘书人员处理日常事务的依据 信息是秘书人员起草文书的基础信息是秘书人员起草文书的基础 信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据 秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。秘书的信息工作。信

8、息工作的含义信息工作的含义基本要求基本内涵及时信息具有时效性，要求及时收集信息。信息工作要讲信息具有时效性，要求及时收集信息。信息工作要讲求时效。求时效。准确要求收集的信息真实可靠，符合实际。信息工作讲求要求收集的信息真实可靠，符合实际。信息工作讲求真实准确。真实准确。充足信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。适用要求收集的信息具有针对性，信息工作讲求适用对路要求

9、收集的信息具有针对性，信息工作讲求适用对路信息工作的基本要求信息工作的基本要求信息工作的程序P128基本程序 具体阶段 基本要求 信息收集 对信息收集、汇总和初步整理的阶段 基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道加工分析 对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快信息存储传递信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程 要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息传递效率提高；二是注意保密信息利用 信息工作的核心阶段、终极目的 要求是注意对信息的综合利用 信息反馈 对信息的适用程

10、度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析 文献检索检索法文献检索检索法观察法观察法询访法询访法问卷法问卷法交换法交换法网络搜寻法网络搜寻法购买法购买法信息收集的主要方法信息收集的主要方法信息收集的渠道信息收集的渠道大众传媒渠道大众传媒渠道图书馆图书馆联机信息检索渠道联机信息检索渠道供应商和客户供应商和客户贸易交流渠道贸易交流渠道信息机构渠道信息机构渠道关系渠道关系渠道调查渠道调查渠道（1）价值性）价值性（2）时效性）时效性（3）层次性）层次性（4）针对性）针对性（5）全面性）全面性信息收集的要求筛选的标准：筛选的

11、标准：（1）注意选择对现实工作有指导意义的、与）注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。当前工作密切相关的信息。（2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性）注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。的重要信息。（3）注意选择与本单位经营管理活动相关的）注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。新情况、新问题、新经验、新见解等信息。（4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握）注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的信息的“新鲜度新鲜度”。信息加工的方法信息加工的方法信息分类：按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索信息

12、分类的方法信息分类的方法字母分类法字母分类法地区分类法地区分类法主题分类法主题分类法数字分类法数字分类法时间分类法时间分类法单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；接受者利用需要；相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息；息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。者进行传递。信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书传信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书传递和电讯传递三种类型。递和电讯传递三种类型。信息的传递的流向信息的传递的流向

13、信息的传递方法则可以区分为信息的传递方法则可以区分为1、口头传递、口头传递2、文书传递、文书传递3、电讯传递、电讯传递信息的存储信息的登记。包括总括登记和信息的登记。包括总括登记和个别登记两种。个别登记两种。总括登记反映总括登记反映库存信息的全貌，一般只登记库存信息的全貌，一般只登记册数、种类及总额等。个别登册数、种类及总额等。个别登记反映每一份信息的具体情况，记反映每一份信息的具体情况，需要详细记录。需要详细记录。信息的存储信息的编码。一般由字母或数信息的编码。一般由字母或数字组成基本数码，再由基本数码字组成基本数码，再由基本数码结合成基本数据。如：结合成基本数据。如：1000某地区市信息资

14、料某地区市信息资料1100 某地区市场纺织品信息资料某地区市场纺织品信息资料1110某地区市场化纤制品信息资某地区市场化纤制品信息资料料信息的存储信息的排列。排列的方法有三种：信息的排列。排列的方法有三种：1、登记号排列。按信息登记的先后、登记号排列。按信息登记的先后顺序排列；顺序排列；2、来源排列。按信息来源的单位依、来源排列。按信息来源的单位依次排列；次排列；3、内容排列。按信息的内容分类排、内容排列。按信息的内容分类排列。列。存储信息的重要事项存储信息的重要事项1 1、收集来的信息都要保存。、收集来的信息都要保存。2 2、信息的分类要合理，便于查找。、信息的分类要合理，便于查找。3 3、

15、信息的保存力度要安全。一方面，注意、信息的保存力度要安全。一方面，注意信息物质形态的安全，做好防蛀、防火、防信息物质形态的安全，做好防蛀、防火、防潮；另一方面，严防泄漏。潮；另一方面，严防泄漏。4 4、尽量使用电脑存储信息资料并备份。、尽量使用电脑存储信息资料并备份。任务回顾任务回顾天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近产雄厚，员工近20002000人，著名科技人员和高层管理人员云集。人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10

16、%10%以上的以上的家电市场，在国外也影响很大。家电市场，在国外也影响很大。20112011年，公司加大管理和研发年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达款产品，国内市场份额达15%15%。20122012年公司将继续贯彻执行年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的的市场行情方面的信息，责

17、成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。收集、加工整理和传递工作。1、确定好信息收集的渠道：根据天地公司张伟总、确定好信息收集的渠道：根据天地公司张伟总经理的需求信息的特性，确定好这次信息收集的经理的需求信息的特性，确定好这次信息收集的主要渠道为：大众传媒渠道、客户、调查渠道等，主要渠道为：大众传媒渠道、客户、调查渠道等，可兼顾其它渠道。可兼顾其它渠道。2、选择好信息收集的具体方法：问卷法、询访法、选择好信息收集的具体方法：问卷法、询访法、网络搜寻法、观察法网络搜寻法、观察法3、信息收集时应注意信息收集的面尽可能要广而、信息收集时应注意信息收集的面尽可能要广而具有代表性，同时要

18、注意针对活动主题有针对性具有代表性，同时要注意针对活动主题有针对性地收集有价值的信息。地收集有价值的信息。任务实施任务实施信息整理信息整理1、搞好所搜集的信息的筛选工作；通过阅读标题、搞好所搜集的信息的筛选工作；通过阅读标题和正文、审视来源决定取舍，将与主题无关的、和正文、审视来源决定取舍，将与主题无关的、重复的和不可靠的信息舍弃，做到去粗取精、去重复的和不可靠的信息舍弃，做到去粗取精、去伪存真。伪存真。2、将剩下的有价值的信息进行分类：可以按主题、将剩下的有价值的信息进行分类：可以按主题分为市场需求、竞争对手、宏观政策、产业前景分为市场需求、竞争对手、宏观政策、产业前景等主题，在每一大类中有

19、可根据时间和来源等进等主题，在每一大类中有可根据时间和来源等进行二级、三级分类。行二级、三级分类。任务实施任务实施 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手

20、从茶叶罐中搓了一史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子那种茶叶样子特别好看，特别香呢！特别好看，特别香呢！”罗经理解释说：罗经理解释说：“不，不，不，几十年

21、不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：史密斯说：“刚才那刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗位小姐给我泡茶不是用手抓的吗”案例分析案例分析 罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下，最后，合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下，最后，罗经理说：罗经理说：“我按最低价打九折给你。我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着，史密斯沉

22、思着，姜秘书接口：姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？”史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一大把生意，都让你给搅了！好好的一大把生意，都让你给搅了！”姜秘书茫然不知所措：姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？吗？怎么会是我的错？”思考练习思考练习1 1、合同没有谈成，从信息工作的角度、合同没有谈成，从信息工作的角度分析姜秘书错在哪里？分析姜秘书错在哪里？2 2、若你是姜秘书，在这次谈判前你将、若你是姜秘书，在这次谈判前你将如何做好相关信息工作？如何做好相关信息工作？实战演练实战演练请通过多种媒介请通过多种媒介,以小组为单位以小组为单位,收集本年度收集本年度(201(2012 2年年)十大热点新十大热点新闻闻,并写出上榜理由。请以并写出上榜理由。请以PPTPPT形形式加以展示。式加以展示。