国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析报告edjc.docx

《国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析报告edjc.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析报告edjc.docx（57页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。

1、目录第一章、档案信息化概论51.1、档案51.2、档案信息化51.2.1、档案信息化的定义51.2.2、档案信息化的意义61.3、数字档案馆61.3.1、档案馆的职能61.3.2、数字档案馆的定义71.3.3、数字档案馆的特征81.3.4、数字档案馆的功能101.3.3、数字档案馆与传统档案馆的区别12第二章、电子文件、元数据与文件中心152.1、电子文件的概念152.1.1、电子文件的定义152.1.2、电子文件的基本特征162.2、元数据应用功能及设计原则172.2.1、元数据功能描述182.2.2、元数据模型设计原则192.3、文件中心212.3.1、文件生命周期理论与文件中心建设222

2、.3.2、电子政务发展推动文件中心建设232.3.3、文件中心系统的基本功能要求23第三章、档案信息化发展概况263.1、国际档案信息化发展概况263.1.1、美国档案信息化概述263.1.2、英国档案信息化概述283.2、国内档案信息化发展概况303.3、北京市档案信息化概况323.4、开发区档案信息化建设概况333.4.1、经济技术开发区档案馆的设立情况333.4.2、经济技术开发区档案信息化建设情况343.4.3、先进经验剖析34第四章、档案信息化的发展趋势45第五章：参考资料OAIS参考模型分析465.1、OAIS概述465.1.1、OAIS的形成背景465.1.2、OAIS的目标47

3、5.1.3、OAIS的适用范围475.1.4、OAIS的六大必备职责475.2、OAIS的外部环境485.3、OAIS参考模型具体介绍495.3.1、OAIS的信息模型495.3.2、OAIS对信息对象的分类与信息包505.3.3、OAIS的功能模型525.4、OAIS在数字档案馆中的可行性545.4.1、OAIS模型设计目的：契合数字档案馆的战略目标544.4.2、数字档案馆的特点适合于OAIS模型555.4.3、OAIS模型适用于我国数字档案馆的管理模式555.4.4、OAIS模型为数字档案馆系统架构提供了参考59第一章、档案信息化概论1.1、档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及

4、个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。档案的本质属性是原始记录性，主要是提供凭证，为研究历史、文化等提供原始佐证。档案和文件提供了人类活动的证据，提供了对真实可靠信息的保存。因此档案与文件和其他信息体一样，是组成一个包容、公正和开放的信息社会的关键元素。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。1.2、档案信息化1.2.1、档案信息化的定义档案信息化是以网络、计算

5、机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。2002年国家档案局发布的全国档案信息化建设纲要明确提出了档案信息化建设的六项核心内容是：1. 档案信息化基础设施建设2. 档案信息资源建设3. 档案管理应用系统建设4. 档案信息化标准规范建设5. 档案信息化人才队伍建设6. 档案信息安全保障体系建设。 其中，基础设施是条件，标准、系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键，各项建设内容相辅相成、不可或缺。目前，业界普遍将档案信息化

6、视同为数字档案馆的建设。1.2.2、档案信息化的意义l 档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。l 档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。l 档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著

7、时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。l 档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。1.3、数字档案馆1.3.1、档案馆的职能档案馆是收集、保管档案的专门机构。其基本职责是：负责接收、征集、管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的经济建设和历史的长远需要服务。根据档案法和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地

8、，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。 档案馆所保存的档案中，有些是有机密性的，因此档案馆又具有机要性。档案馆的具体任务，主要有三个方面： l 接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理； l 通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； l 参与编修史志工作。档案馆的功能包括：l 历史记忆功能：档案馆保存的档案及史料客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。l 资政决策功能：档案馆沉积的信息资源能为决策者提供解决各种问题的思路

9、与方法，从而为科学决策提供依据。l 社会服务功能：档案馆能够发挥社会教育、学术研究、信息传递、智力开发等多个方面的社会服务作用。1.3.2、数字档案馆的定义数字档案馆是利用计算机技术、网络技术，将分布于不同档案机构的信息资源进行集中、处理、加工，确保数字档案信息的长久保存和获取，并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务，最终实现信息资源共享的一种有序的动态信息空间。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。其是以现代网络及通讯技术为保障，以数字化档案信息资源的搜集、

10、长期存储、管理、检索、传递和提供利用为职责，以最大程度的档案信息资源共享与价值开发为目的，而建立的数字档案信息资源系统。它不是封闭的档案信息网络，而是包含在公共信息数据管理系统等大系统中的组成部分。狭义的数字档案馆其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括： l 接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失； l 将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上

11、的发布和传递； l 支持对馆藏各种档案实体的自动化管理； l 支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享； l 组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。数字档案馆是现代信息技术有机结合的产物，是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，数字档案馆具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久；数字档案检索系统方便

12、、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案馆信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面貌。数字档案馆为档案工作创造了前所未有的有利条件，将从根本上提高档案服务质量，必将大大强化档案的信息需求。1.3.3、数字档案馆的特征数字档案馆的特征主要体现在以下几个方面（如图2-1所示）：管理手段技术性信息服务便捷性运行空间开放性馆藏资源的集成性管理对象虚拟性数字档案馆特征图 11数字档案馆的特征（1） 管理对象的虚拟性这是数字档案馆区别于传统档案馆的最基本特

13、征。在网络环境中，档案实体不再出现，其管理对象主要为数字化的档案信息资源，它不再是看得见、摸得着的东西，而是呈现出一定的虚拟性。具体而言，数字档案馆管理的数字化信息主要来源两方面，一是数字化对象（digitalizedobject），即是将纸质文件、声像文件等传统介质的档案文件通过数据压缩技术、高速扫描技术等来转化为数字档案信息资源，二是是原生电子文件（borndigitalrecord），即在正常的业务流程中，通过计算机通信技术所接收、采集、捕获的电子文件材料，即在网络环境中自然而然生成的数字化信息。需要指出的是，管理对象的虚拟性是相对的，尤其是在我们目前实施“双套制”的背景下，许多原生电子

14、文件也具有物理硬拷贝形式，因此在数字档案馆管理中，需要考量物理形式与虚拟记录的对应关系。（2）管理手段的技术性传统档案馆的管理手段主要以人工操作为主，而信息时代的到来使数字档案馆中档案工作的各个业务流程自动化，技术性因素开始大量渗入档案的管理中，从而使其工作效率大大提高。具体而言，“数字档案馆是以信息技术为基础，依靠于计算机、网络和通信技术，并充分利用了多媒体信息处理技术、数据库技术、基于内容的检索技术等来运行具体的工作环节。”同时，技术性也在一定程度上决定了数字档案馆其他方面的特征。没有技术基础，其他特性就无展现之地。（3）馆藏资源的集成性传统实体档案馆往往受保管场地的限制而无法丰富其馆藏资

15、源，只能用有限的空间来保管有限的档案。一般来说，每个档案馆是“各自为政”，分散存在，管理着各自的馆藏档案。而数字档案馆跨越了空间的限制，可以无限延伸馆藏资源的容量，并以海量存储著称。它利用网络技术对分布在不同节点上的档案信息资源进行统一管理，将分散的资源集成起来整合，从而满足更大范围的信息利用和多种类型的用户需求。（4）信息服务的便捷性网络技术带来的在线服务，极大方便了广大用户对档案信息的利用，同时也提高了数字档案馆提供利用的效率，实现了更满意的效果。数字档案馆的存在，使用户能在任何时间任何地点通过互联网的终端检索到自己所需要的信息，这样，信息服务就达到了双赢的效果。总之，数字档案馆是以方便用

16、户为核心的，一切以实现用户的需求为出发点。（5）运行空间的开放性作为一个信息管理系统，数字档案馆的运行呈现出极大的开放性和极好的交互性。它打破了传统档案馆的物理封闭和地域隔绝，向外部环境开放，同时能及时、方便、高效地和社会用户进行互动，包括信息交流与信息反馈。1.3.4、数字档案馆的功能数字档案馆“不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案也流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式。”其主要功能如下：（1）数字档案信息的收集数字档案馆信息资源的来源主要有三种：传统档案的数字化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本

17、文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对馆藏进行数字化的时候，要根据数字化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，数字档案馆要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。（2）数字档案信息的处理数字档案馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。（3）数字档案信息的查询数字档案馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组

18、合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料经过数字化处理后，也能在网上查阅。（4）数字档案信息的发布与传递数字档案信息的发布是基于面向对象机制的。数字档案馆可以选择多种方式进行信息发布。具体包括：对各立档单位提供文件在线的检索和利用等；对其它用户提供网络传输等等。（5）数字档案信息的安全和权限管理：在网络上存取和访问数字化档案，必须在有效的权限管理下进行，并以适当的技术保护档案资源不被滥用。数字档案馆的信息安全和权益管理，

19、能够做到既能保护系统的安全，又能使系统有最大的使用率，具体包括硬、软件系统的安全，网络安全，数字化档案信息安全和用户利用的安全等。（6）数字档案的长久保存传统档案馆的基本功能是负责接收具有长久保存价值的档案，存储并提供利用。传统环境下，纸质档案（档案馆馆藏的主体）保存上百年并不是非常困难的事情，因此档案的长久保存并不是传统档案馆面临的最突出的问题。而数字环境下，数字信息对于软硬件具有极大的依赖性，但是软硬件更新换代的速度又非常地快，常常是当前的软硬件已经无法重现几年前的数字信息；另外，软硬件之间又存在着一定程度上的不兼容问题，一个系统产生的数字信息却无法在别的系统中显示。因此，数字档案信息的长

20、久保存成了数字档案馆面临的一个突出而重大的问题，也成了数字档案馆的一个重要功能。1.3.3、数字档案馆与传统档案馆的区别数字档案馆作为一种新生事物与传统档案馆之间存在着诸多区别：1.3.3.1、馆藏之区别l 馆藏内涵的拓展对于传统档案馆来说，馆藏指其收藏保管的各类档案的总和，是一个物理概念，也是其存在的物质基础。馆藏量决定着档案馆的规模和实力，传统档案馆的工作也都围绕着对馆藏的收集、整理、保存和利用而进行。然而物理馆藏对于数字档案馆而言已不再是其存在的前提。利用网络及通讯技术，数字档案馆除提供本地的馆藏利用外，还可以检索获取存储在它处的档案信息资源并将其提供给本馆用户使用，从而构成自己的虚拟馆

21、藏，使馆藏的内涵演化为“物理馆藏+虚拟馆藏”。l 馆藏载体形式的改变纸张自发明以来就承担起了保存信息的功能，传统档案馆的馆藏也以纸质载体为主。进入20世纪后，为解决存储空间不足的问题，随着技术的进步，又发展出了缩微、磁性等载体形式的档案。其后，随着电子文件的大量产生，档案载体也开始向计算机可识别的电磁介质方向转化。数字档案馆的馆藏主要是以磁介质、光介质为载体形式的档案，具有存储密度高、存储成本低的优点。l 馆藏获取方式的丰富传统档案馆获取馆藏的方式以对各级各类国家机关生成并移交的档案文件的接收为主，辅以对社会上“三重三名”档案材料的征集或购买。而数字档案馆馆藏来源则更加丰富：一是对馆藏档案的数

22、字化，二是对立档单位电子档案或电子文件的接收，三是对民间散存档案信息的收集，四是对互联网上其他具有档案价值信息的收集。与传统档案馆相比，其馆藏获取方式更加丰富，更具广泛性和多样性。1.3.3.2、业务工作之区别l 档案鉴定之区别传统档案馆鉴定工作包括进馆鉴定和馆内鉴定，其中进馆鉴定负责那些档案室或其他地方移交来的档案鉴定工作，决定档案是否进馆；馆内鉴定是对保管期限已满的档案进行二次鉴定，决定其存毁。鉴定方法从内容分析逐步发展为职能鉴定。进入电子时代后，鉴定可能已不再是决定档案生死的工作环节。对于数字档案馆的电子文件来说，鉴定工作应提前到其生命周期前端，并在分析内容和职能的基础上增加对技术与背景

23、信息的鉴定，对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对信息真实性、可靠性、完整性及可读性的认定和对文件背景的考证和载体性能的检测等。l 档案整理之区别传统档案馆的整理工作，主要指通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织起来，使之条理化、系统化。用划分全宗和全宗内档案的方法组织档案实体，实现实体控制，再通过检索工具的编制，实现智能控制。数字档案馆则采用非线性的方式整理档案，其整理工作包括两部分，一是对未经整理的数字档案信息进行整理；二是对已经整理但不符合数字档案馆信息组织要求的档案信息重新进行整理，包括分类、排序、著录标引、编目、格式转换等一系列内容。重点关注智能控制，在逻辑上按主题组织馆藏

24、档案并辅以其它不同的整序方法，以满足不同类型用户的需要。l 档案检索之区别传统档案馆的档案检索工作主要通过手工检索工具来完成。这些检索工具的编制需要花费大量的时间和精力，也不利于远程检索服务的提供，具有很大的局限性。数字档案馆则依托网络化的大环境，充分发挥计算机及网络所带来的巨大优势，提供多种检索途径，支持基于元数据、文件内容和文件主题类别的组合检索、模糊检索、截词检索、邻近检索、相似度排序检索等检索方式，实现对档案内容的全文智能检索，高效、灵活、快速、准确地向用户提供档案信息。l 档案保护之区别传统档案馆的各种档案保护措施、方法与技术无不将重点放在对档案载体的保护上。电子档案信息与载体的相对

25、独立性使得二者可以相互分离。所以，数字档案馆档案保护工作也包括载体保护和内容保护两方面内容。其中载体保护不仅关注于存储介质的安全，更要维护其软硬件环境；内容保护主要防止对档案信息内容的篡改、删除、损毁等。如此才能保证电子文件的长期可存取性。l 工作方式变革传统档案馆多采用半自动化计算机工作方式，其流程为：档案数据的收集、档案前处理、数据的录入、加工处理、机读档案检索和档案信息输出。其中，部分工作由计算机完成，部分仍由人工完成。数字档案馆则将逐步实行全自动网络化管理，档案信息从流入、处理到流出将完全实现数字化和自动化。这种工作方式的转变能够大大提高工作效率。1.3.3.3、档案馆服务之区别l 服

26、务范围扩大传统档案馆主要面向到馆用户提供各种基本的档案信息服务。数字档案馆依托实体档案馆中和整个互联网上的信息资源，通过网络化、远程化的服务手段大大拓展了服务对象的范围。分散在各地的用户不必亲自到馆，只需要通过终端机接入互联网即可享受数字档案馆的档案信息服务。l 服务方式不同首先，传统档案馆的服务时间非常有限，在开放时间之外无法提供任何服务，而数字档案馆则允许用户随时访问，并随时提供非人工的基本服务；其次，传统档案馆依靠档案馆实体为服务空间，数字档案馆用户则可通过网络终端在任何地点登录从而接受服务，可以说，数字档案馆真正打破了档案服务的时空障碍；再次，传统档案馆以本地资源为服务导向，属于坐等利

27、用者上门的阵地型服务，数字档案馆提供的是用户导向型服务，以用户需求为中心，可将用户感兴趣的信息资源通过网络推送到用户手中。l 服务内容深化传统档案馆受信息资源的限制主要提供的是以借阅为主的文献服务，只能向用户提供“问题的答案在何处”。数字档案馆则能够对各种文字、图像、音频、视频等档案信息进行检索和输出，深入到信息层面，实现由档案文献到档案信息的服务内容转化，告知用户“问题的答案是什么”。通过上述对比分析我们可以发现，数字档案馆对传统档案馆完成了以档案文献实体为中心到以数字化档案信息为中心、以资源建设为中心到以服务提供为中心和从以档案馆为中心到以用户为中心的超越。但值得注意的是，虽然数字档案馆比

28、传统档案馆拥有巨大的优势，但它仍然不能完全代替传统档案馆，而必将与传统档案馆长期共存，形成一种相互补充、互为依存的关系。首先，数字档案馆需以传统档案馆为基础，传统档案馆馆藏数字化是数字档案馆信息来源的重要组成部分，数字档案馆的信息空间也需要传统档案馆的信息资源相互连接才能构成；其次，传统档案馆以数字档案馆为发展方向，档案载体的更新换代及其存储效率和服务提供上的进步要求传统档案馆的数字化；最后，传统档案馆和数字档案馆必将相互促进、共同发展，传统档案馆在档案信息长期保存、安全防护、法律效力和人文、历史精神的体现上有着不可替代的优势，具备适应特定社会需求的功能，决定了数字档案馆和传统档案馆长期共存、

29、相互促进、共同发展的远景。第二章、电子文件、元数据与文件中心由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。电子文件归档与管理已经成为档案工作的重要组成部分。2.1、电子文件的概念2.1.1、电子文件的定义国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”国际档案理事会电子文件委员会将电子文件定义为“：电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件，并具有文件

30、的一般定义。”美国联邦法规将电子文件定义为“：电子文件包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义。”新近颁布的国家标准电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为“：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”对电子文件的定义可以从两个方面理解。首先，电子文件是文件，电子是文件的表现形式，这一点非常重要，关系到对电子文件本质的认识，关系到电子文件及其归档管理技术方法的研究和确定。电子文件如不具有文件的一般属性，就不能纳入文件管理的范畴。其作用及归档后档案

31、的作用都不具有以往文件及其档案的特性。因此，严格意义上的电子文件应该是在完全办公自动化、电子政务等环境下生成的文件。当前许多单位应用字处理、表格等软件起草文件、辅助办公，而本单位并没有实现办公自动化，没有经过在网上文件运转、签发等过程，这些文件并不是真正的电子文件，不具有文件的基本特性。其次，从技术层面上理解电子文件的定义，电子文件是信息时代的产物，是计算机、网络等技术设备普遍应用的产物，与纸质文件的区别主要是其产生的环境、外在表现形式等有本质不同，这就决定了电子文件的许多特征，也决定了电子文件及其归档管理需要采取不同的技术方法。从技术角度来区分，电子文件主要有：文本文件（字处理软件形成的文件

32、）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（CAD 、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。随着信息技术的不断发展，新的电子文件种类还会不断产生，档案部门应该密切关注和了解不同种类电子文件的特性和运行方式，为其归档管理做必要的准备工作。政府电子文件是电子文件的子类，其是政府机关在履行职能、处理事务和日常管理活动中形成、处理和保存的电子文件。政府电子文件除了包括以电子方式存在的经过正式处理程序的公文外，还包括所有记录机关业务活动的数字图形

33、、声音、影像、多媒体文件、程序软件、数据库文件、网站文件等。政府电子文件管理即是包括对机构各类业务活动形成的具有保存价值的电子文件的综合管理。2.1.2、电子文件的基本特征电子文件除具有一般文件的基本特性外，与纸质文件相比，还有一些自身的特性。主要有： 对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术

34、措施进一步研究解决。 非直读性。电子文件不能为人直接阅读，需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就需要采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性。 信息与载体的相对分离性。与纸质文件相比，电子文件的载体与其信息的结合是松散的，电子文件虽然也需要依附于一定形式的载体上，但载体相对于信息内容来说不再具有原始性、一致性和唯一性。 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。电子文件的种类、表现形式繁多，其结构复杂，增加了电子文件归档管理的难度。电子文件背景信息和元数据对保证电子文件的真实性、完整性、长期可读性更加重要，而且与电子文件本身的结合也是松散的，需要采取人为干预措施和技术手段才能使背景信

35、息和元数据同时归档。 信息共享的便利性和安全维护的复杂性。电子文件的信息共享相对比较便利，在标准化的前提下，信息共享可以无障碍实现。在信息共享便利的同时，保证电子文件的信息安全相对比较复杂，除了采取必要的管理措施外，还要有相应的技术手段来保证信息利用、传输的安全保密。2.2、元数据应用功能及设计原则电子文件元数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。它既可用于保障相关电子文件的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效性，又可帮助对分布式网络环境下的电子文件进行有效的集成管理和协助提供集成服务，更是构建数字档案馆信息组织体系必

36、不可少的工具。因此电子文件管理元数据规范是数字档案馆建设的基础性标准。由于技术的快速发展，使电子文件长期保存面临着巨大的挑战。这种挑战主要来自于以下方面：（1）在政策层面上，尚未针对完整的电子文件生命周期来建立相关的政策及协调机制。（2）在技术层面上，信息技术经常的范式转换，造成无法有效保障电子文件的真实性、完整性和持久有效性。具体体现在以下方面：n 数字信息所领带的软硬件易于过时作废，造成数字媒体寿命的短暂性与限制性；n 数字信息必须依赖特定的软件，否则无法独立存在；n 数字信息的呈现方式和查询接口各不相同；n 数字信息储存压缩与传递过程中，资料容易流失。 （3）数字信息利用过程中，自然衍生

37、而出的著作权、确实性与可信赖性等问题。（4）信息技术的多样性和多种软硬件技术平台的存在，导致形成了多种互不兼容的计算机信息系统和异种结构的电子文件，使信息孤岛现象普遍存在。以上几方面的挑战归结起来就是既要确保电子文件的真实性、完整性和持久有效性，同时又要能够集成管理分布式贮存状态下的异构电子文件，打破信息孤岛现象和实现政府信息的共享。为此，必须设计有效保障电子文件的真实性、完整性、长期保存需求和有效实现电子文件集成管理与集成服务的元数据方案。使电子文件能够具有证据价值、持久有效性，并能通过集成管理提供集成服务。2.2.1、元数据功能描述在电子文件管理中，元数据不仅是描述电子文件和保障电子文件真

38、实性的工具，同时，它也是对电子文件信息的基本组织方法。因此，元数据可以为电子文件管理系统各层次内容提供规范的定义、描述、交换与解析机制；为分布式异构系统提供互操作和无缝集成的纽带；为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳电子文件提供有力的工具。具体而言，元数据在电子文件管理中的应用功能主要体现在以下几个方面：（1）确保并且证明电子文件的真实性和凭证价值。保证电子文件的真实性和完整性从而使之具有凭证价值，是电子文件管理中面临的最大问题。它既是各个环节正常运转的基本前提，又是每一项工作的首要目标。因为如果这一点得不到保证，电子文件管理的其他工作将变得毫无意义。然而由于具有易逝性、易变性、

39、载体不确定性和对管理系统强烈的依赖性等特征，当需要电子文件用作证据时人们却很难信赖其真实性和完整性。但是，在元数据中将电子文件的内容特征和文件形成、处理和利用的过程忠实地记录下来，就能够帮助知晓电子文件的内容是否与形成生效时完全一样，从而证明其真实性和完整性。把电子文件形成时的环境和背景信息记录在元数据中，更有助于烘托和证明电子文件的价值，尤其是证据价值，也使以后的文件利用者便于了解文件形成时的历史环境，从而正确理解其真实的意涵。因此忠实描述电子文件的形成背景、内容、结构和整个管理过程，可以保护文件的真实性和完整性，确保文件的凭证价值，促使电子文件具有永久的法律效力。可以说，元数据是电子文件须

40、臾不可或离的“生命线。（2）有助于对电子文件的保护与长期保存，使其具有长久有效性文件可以用作证据的特性，使我们必须特别注意对电子文件进行档案化处理，使之有可能作为档案长期保存。因而除了采取以上措施确保电子文件的真实性和完整性以外，还应该在元数据模型中详尽描述电子文件的格式信息、制作信息、转换方式、技术环境等。以便于电子文件的转换与迁移，达到长期保护、保存的作用，使之长期可读、可理解，具有长久有效性。（3）有效地管理电子文件元数据模型必须包含整个文件管理和利用过程中所需的全部重要元素，它既包括对文件本身的描述元素，又包括对文件的管理信息，它不但是文件著录标引的工具，也是文件鉴别认证、鉴定、保护等

41、其它环节的工具。另外，元数据自身还必须标准化、组织规范化；用于表述元数据的语言，也必须具有很强的互操作功能，便于为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳。这样，它将成为有效管理在异构平台上形成的所有电子文件的工具和重要前提，也是完善和发展电子件管理的首要条件。（4）方便查询和利用元数据模型是文件著录的工具，而著录的主要任务之一就是对电子文件所有的具有检索意义的特征进行描述和记录。元数据模型必须从文件形成之初就能为利用者提供查询途径，使用户清楚了解文件及其形成背景之间的关系，方便利用者发现和检索文件，满足利用者的需求。正因为元数据具有上述重要的功能，它就成了电子文件集成管理和集成服务不

42、可替代的基础和工具。那么，应该如何才能基本上自动地、正确地著录元数据呢？编制科学的电子文件管理元数据模型是必不可少的。2.2.2、元数据模型设计原则编制科学的元数据模型，必须依赖科学合理的设计原则。在电子文件管理中，元数据不仅包括对电子文件的描述，而且也包括对电子文件管理系统的逐层描述。也就是说，元数据不再仅仅作为内容对象的工具，而且也是基本的信息组织和系统组织的方法。鉴于这种概念和目标，面对复杂的、开放的、分布和异构的网络环境，有效设计和应用电子文件管理元数据的原则应如下所述：（1）依据有关理论进行推导的原则元数据是电子文件档案化管理的最重要工具，因而编制元数据标准必须以档案学理论，尤其是其

43、基础理论文件运动理论作为指导思想，或者说设计元数据必须在文件运动理论最新研究成果的指引下进行推导，而不能仅仅依据以往文件与档案管理的实践经验。当然，依据理论进行推导也不能脱离电子文件管理的实际。正确的做法是，在文件运动理论指导下客观地总结电子文件管理的实践经验，将其浓缩为科学合理的电子文件管理程序，再进一步升华为UML建模依据。只有如此，才能编制出真正科学、实用、有效的元数据标准。（2）模块化原则由于应用需求的多样化和开发主体的多元化，为针对不同的描述和应用目的，在复杂的信息环境中往往需要多种元数据模型。为此必须采用模块化原则，就是按照所描述的信息系统内容，将元数据划分为针对不同层次、功能或应

44、用的逻辑模块，分别对信息系统的不同内容进行描述，以满足不同的逻辑功能和应用需要。一方面，每个模块可以作为独立的元数据，支持专门的功能；同时也可以按照应用需要，与其他元数据模块进行组合，形成新的应用元数据；另一方面，模块化可以使每个元数据模块具备“即插即用”的能力，也可以复用关于元数据元素的定义和描述方法，从而增加不同应用元数据间的互操作性。（3）一致性原则指在元数据设计过程中，尽量注意与现有的国家标准、行业标准或者其他政府标准、国际标准相一致。随着元数据技术和XML技术的广泛应用，现实环境中已经存在多种元数据标准，例如有信息发现和确认（如：DC），资源描述（如DC、VAR Core）、资源集合

45、描述（如EAD）、资源利用管理、系统功能或过程控制等多种标准。它们大多已成为行业、国家或国际标准而被广泛应用，而且目前已积累了大量的元数据资源。因此为保障信息组织的一致性，在元数据设计中必须遵循一致性原则。（4）可扩展性原则指整个元数据体系和每个元数据模块都应该可以扩展，保留细化元数据元素的空间以适应未来需求的变化，并可通过复用、嵌接扩展、细化、修改等方式，根据应用需求灵活地构建和扩展已有的元数据。（5）稳定性原则指元数据标准的制定既要根据目前的需要，也要充分考虑将来的发展，避免过多的修改。通常在设计元数据时，将那些基本的、共同的必需的内容定义为一个核心元素集，核心元素应能够保障应用需求的基本

46、功能，具有相对的稳定性。（6）互操作原则体现在对异构系统间互操作能力的支持，不仅可以为自己的应用系统所操作，且可以为其他组织或机构的应用系统所操作；不仅可在不同系统实现同一元数据标准间的数据的传输交换或转换，而且可在不同元数据标准间实现数据的传输、交换或转换。通常在元数据的具体应用上互操作性表现为易转换性，即在所携信息损失最小的前提下，方便地将元数据转换为其他系统常用的元数据标准。要实现这些功能，在元数据标准设计过程中必须慎重考虑元素语义和元素结构的准确定义，其中语义定义尤为重要。（7）递归性原则即要求逐层描述元数据的原则。元数据本身往往被视为一种信息内容对象。在复杂的信息环境中，这些元数据通

47、常会被另外的元数据标准加以描述。这种要求元数据能被逐层加以描述、定义、确认和验证，而每一层又都具有独立的元素，并且系统能够通过追溯元数据来了解元数据是如何被一层层定义和描述的性质称为递归性。它可用以支持对元数据的自动识别和解析功能。递归性原则在元数据具体应用中较为常见，例如，对某个内容对象采用DC元数据进行描述，而用ACore元数据标准来描述DC元数据记录的WHO、WHAT、WHERE、DATE等信息。在电子文件管理中，递归性原则是保障电子文件有机关联性必不可少的原则，（8）开放性原则它要求元数据标准的设计具有开放性，以适应不同的信息来源和信息种类，一旦有新的信息来源或信息种类产生，系统就可以

48、设计相关的元数据标准作为这些文件内容的存储容器，这就要求电子文件管理系统必须包含一个元数据注册系统。2.3、文件中心“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种中间性文件管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。在中国，“文件中心”是个新兴的概念。国家并没有对“文件中心”的职能和工作机制做出明确界定。因此，“文件中心”有多种形态，有只管理电子文件的“电子文件中心”，有同时管理纸质文件和电子文件的“文档中心”。北京市各区县基本完成了文档中心的建设。 “文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都