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1、目 录第一章 行政办办公室的的人员架架构与权权责1. 办办公室人人员架构构表2. 办办公室权权力与职职责2.1 办公室室的职责责2.2办办公室的的权力3. 岗岗位职责责表3.1 办公室室主任职职责3.2 行政文文员职责责3.3 行政文文员职责责3.4 驾驶员员职责第二章 行政办办公室日日常事务务列表及及办事流流程1. 办办公室日日常事务务列表2. 主主要事务务办事流流程2.1 合理化化建议管管理流程程2.2 文件审审批管理理流程2.3 办公用用车使用用管理流流程2.4 固定资资产、行行政物品品的申购购流程2.5 办公用用品领用用流程2.6 台帐印印刷流程程第三章 行政办办公室管管理制度度及相关
2、关表格1. 管管理制度度汇总1.1 合理化化建议管管理办法法1.2 办公用用品领用用制度1.3 员工宿宿舍管理理规定1.4 图书管管理规定定1.5 来客接接待分类类与流程程1.6 礼品礼礼金管理理办法1.7 废旧物物资变卖卖管理规规定1.8 办公物物资采购购管理规规定1.9 会议管管理规定定1.100 计划/总结管管理办法法1.111 公文文编写分分类管理理规范1.122 文件件审批管管理规定定1.一三三 证照档档案管理理规定1.144 办公物物资配备备标准及及管理办办法1.一五五 工服管管理规定定1.166 保密制制度2. 相相关表格格汇总第四章 部门事事项案例例库1. 非非常规事事件案例例
3、及应对对预案表表2. 部部门事故故数据第一章 行政办办公室的的人员架架构与权权责1. 办办公室人人员架构构表行政办公室办公室主任行政文员行政专员驾驶员2. 办办公室权权力与职职责办公室主主要负责责公司的的日常行行政事务务处理，做做好组织织的内部部服务与与外部联联络工作作2.1 办公室室的职责责：职责6负责对办公区域安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水等的检查、督促整改。职责5公司各类公文档案的管理。职责4负责商场固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台帐管理，并组织盘点工作，并负责商场的零星办公物资的价格复核和采购。职责3负责公司行政工作的工作计划、实施
4、、监督、控制等管理工作。职责2负责审核公司各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。职责1传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。职责8负责对本部门员工工作绩效进行综合考评，并提出人事任免、晋级、奖惩建议。职责7负责小车管理及日常办公用车的调配工作。职责10员工宿舍、图书馆等后勤管理。职责9负责商场相关外联资源的建立、维护、整合与管理。 2.22 办公室室的权力力：权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2参与公司经营管理制度的制定对内部员工考核的权力开展内部工作的自主权要求相关部门配合工作的权力 对影响办公室工作的人员提请处罚的权力向总经理提交管理制度和工作流程改进计划并获得回
5、复的权力聘用、解雇内部员工的建议权公司行政后勤管理的权力 对其他部门行政事项监督检查的权力3. 岗岗位职责责表3.1 办公室室主任职职责：职责1贯彻执行集团、区域中心、商场的各项制度，完善商场制度并督促检查职责3参与业务管理、现场经营和物业安全的管理，并提出相关意见职责4协助总经理协调各部门之间的业务工作职责5检查各部门计划的执行情况，随时向总经理汇报职责6办公用品的分配和管理工作职责7负责及时签批、送阅上级机关以及外单位来文，按照领导的签批意见处理回复职责8审核以商场名义发出的文件职责9做好商场重要来宾的接待工作职责10本部门员工的管理、考核、培养职责2组织制定各项行政办公管理制度并监督执行
6、3.2 行政文文员职责责：职责1负责公司每日各类通知、便笺和日常相关公文的处理工作职责3每天与集团、区域联系保证各类文件能按时上传下达职责4会议记录工作职责5公司各类总结、计划的编纂工作职责6档案以及文件的管理职责7工作周报、经营月报的制作职责8合理化建议征集、评选、公示、后续跟进工作职责9与各部门沟通、联系，统计相关数据信息职责10完成领导交办的其他工作事项职责2公司OA办公系统的管理3.3 行政专专员职责责：职责1行政管理办公会会议决议事项的追踪职责3负责5S检查工作。职责4员工名片、工作服、工号牌的管理职责5信件、报刊杂志等的接受分发工作职责6外来人员的接待工作职责7办公物资的采购以及物
7、品领用工作职责8出差人员的旅程安排工作职责9行政管理看板的管理，信息的公示职责10每日与小车驾驶员沟通，了解车辆情况，保证合理安排车辆的使用职责2各类会议、活动的组织工作3.4 驾驶员员职责：职责1凭出车单出车，严格遵守交通规则，做到安全驾驶、文明驾驶。职责3做好车辆的防火、防冻、防盗，按规定办理车辆的年检手续。职责4不经办公室批准，不得将车辆借与他人。职责5无出车任务时，正常在办公室上班。职责6完成办公室主任交代的其他工作。职责2经常检修保养车辆，保管好车上物品，保证车辆内外整洁，性能良好。第二章 行政办办公室日日常事务务列表及及办事流流程1. 办办公室日日常事务务列表部门办公室负责人办公室
8、主主任主要事务务文档管理理1、公司司各类通通知及日日常公文文的规范范处理工工作2、制度度的建设设与执行行3、与集集团、区区域的联联系，保保证各类类文件的的及时上上传下达达4、会议议记录管管理5、档案案管理6、公文文管理7、公司司各类总总结、计计划的编编纂工作作8、OAA管理物资管理理1、小车车管理，办办公用车车调度2、固定定资产的的申购与与管理3、办公公物品的的领用4、办公公物品的的采购行政事务务1、员工工名片、工作服服、工号号牌的订订做2、各类类会议的的组织工工作3、合理理化建议议征集、评选、公示、后续跟跟进工作作4、工作作周报、经营月月报的制制作5、台帐帐印刷6、行政政管理看看板的管管理，
9、信信息的公公示7、信件件、报刊刊杂志等等的接受受分发工工作8、5SS管理9、每月月一线员员工会议议的组织织工作10、办办公区域域的日常常管理11、廉廉政台帐帐管理外联工作作1、外来来人员的的接待2、出差差人员的的旅程安安排3、预定定酒店、旅馆其他事务务1、图书书馆管理理2、宿舍舍管理3、各类类活动的的组织工工作4、员工工通讯录录的更新新，生日日蛋糕的的定制发发送2. 主主要事务务工作流流程2.1 合理化化建议管管理流程程图2-11合理化化建议管管理流程程图表2-11合理化化建议管管理流程程图说明明表序号事 项说 明员工提交交建议月底前可可个人提提交、也也可部门门汇总后后统一交交予办公公室。评
10、审次月5日日前由公公司决策策委员会会进行。评 优评出优秀秀、最佳佳两个奖奖励级别别，分别别给予行行政加分分1和2分的奖奖励。部门研究究反馈部门研究究决定是是否采纳纳，并于于晨会上上反馈完完成期限限或不采采纳原因因。落实完成成必须按期期、保质质完成。结果检查查由办公室室、建议议人分别别检查完完成情况况，并分分情况反反馈给相相关部门门。注：合理理化建议议是指任任何员工工个人或或部门，对对公司经经营管理理和发展展的任何何环节所所提出的的，具有有可操作作性的改改进方法法和措施施。2.2 文件审审批管理理流程图2-22文件审审批管理理流程图图表2-22文件审审批流程程图说明明表序号事 项说 明接收上级级
11、发文每日查看看部门邮邮箱，查查看是否否由上级级发文。上报审批批在发文上上附上发发文审批批单报总总经理室室审批。2.3 “一线员员工会议议”组织工工作流程程图2-33“一线员员工会议议”组织工工作流程程图表2-33“一线员员工会议议”组织工工作流程程图说明明表序号事 项说 明发布通知知月初晨会会通知召召开“一线员员工会议议”的通知知，发动动基层员员工参与与。统计报名名人员由办公室室统计报报名人员员，控制制在67人。审核名单报总总经理审审核，要要求参与与者为公公司最基基层员工工。会场、车车辆安排排与总经理理室确定定时间、地点，安安排酒店店、车辆辆。会议记录录安排好会会议的记记录工作作，做好好文字、
12、图像记记录。2.4 名片印印制流程程图2-44名片印印制流程程图表2-44名片印印制流程程图说明明表序号事 项说 明申请申请印制制名片的的员工填填写名片片印制申申请单交交至办公公室。填名片内内容单办公室根根据申请请单按照照固定格格式打印印出名片片内容单单。联系单位位联系印刷刷单位，将将名片内内容单传传真予印印刷单位位并确定定取回的的时间。2.5 办公用用品领用用流程图2-55办公用用品领用用流程图图表2-55办公用用品领用用流程图图说明表表序号事 项说 明提出申请请领料单交交至办公公室领用用物品。办公室审审核办公用品品领用标标准为一一般员工工每人每每月不超超过5元，部部门主管管不超过过10元。
13、注：每周周二、周周六为物物品领用用时间，其其他时间间不得领领用。2.6 台帐印印刷流程程图2-66台帐印印刷流程程图第三章 行政办办公室管管理制度度及相关关表格1. 管管理制度度汇总1、合理理化建议议管理办办法1、 目目的建立公司司合理化化建议的的提出、采纳和和奖励程程序，以以确保公公司的持持续改进进。2、 适适用范围围适用于无无锡红星星美凯龙龙任何员员工或集集体对公公司经营营管理和和发展所所提出的的建议。3、名词词解释合理化建建议是指指任何员员工个人人或部门门对公司司经营管管理和发发展的任任何环节节所提出出的、超超出其职职责范围围以外的的、具有有可操作作性的改改进方法法和措施施。4、职责责4
14、.1 办公室室负责合合理化建建议的收收集整理理工作，客客服中心心负责顾顾客意见见的收集集整理工工作。4.2 公司决决策委员员会负责责对合理理化建议议进行评评审；客客服中心心经理参参与决策策委员会会进行顾顾客意见见的评审审。4.3 各部门、各各店、超超市负责责相关合理理化建议议的反馈馈、实施施。5、合理理化建议议提报渠渠道/流程5.1 建议/意见箱箱：5.111设置合理理化建议议/意见箱箱，置于于会议室室外。员员工可完完整填写写合理理化建议议单投投入信箱箱，合理理化建议议箱由办办公室进进行管理理，定期期开启，收收集员工工建议及及意见。5.122 设置顾顾客意见见箱，置置于各店店入口合合适位置置，
15、顾客客可在“陆萍服服务签”意见栏栏上填写写意见并并留下联联系方式式，投入入箱中。顾客意意见箱由由客服中中心管理理，定期期开启，收收集建议议及意见见。5.2 看板留留言：员工可以以将积极极的合理理化建议议直接在在管理看看板-合理化化建议栏栏上书写写。5.3 总经理E-mmaill：员工可可通过wxhhx_lleadderxx1633x向公公司高管管直接提提报合理理化建议议并与高高管交流流。6、合理理化建议议反馈、实施 对对于员工工提出的的每一条条合理化化建议，办办公室将将分类别别与相关关部门对对接。无无论合理理化建议议采纳与与否，责责任部门门或责任任人必须须进行反反馈，向向提报员员工解释释不采纳
16、纳原因或或详细实实施计划划，以便便建议者者了解其其建议的的落实情情况。办办公室将将对每条条合理化化建议的的反馈做做记录并并公示。7、合理理化建议议/意见评评比 公公司每月月最后一一日汇总总当月所所有合理理化建议议，在次次月5日前由由公司决决策委员员会进行行评比，对对于评选选出的优优秀合理理化建议议将给予予提报人人行政加加分的奖奖励，行行政加分分记入员员工绩效效档案，在在提报人人次月工工资中体体现。7.1 群策群群力优秀合合理化建建议奖一经确认认建议符符合合理理化建议议定义并并具有一一定建设设性，给予提提报人行行政加1分的奖励励。7.2 群策群群力最佳合合理化建建议奖7.2.1 对于不不能明确确
17、计算经经济效益益的合理理化建议议，一经经采纳实实施，酌酌情给予予提报人人行政加加25分的奖奖励。7.2.2 对于经经济效益益可确认认的合理理化建议议，其奖奖励金额额为经济济效益的的1-5%，但最最低不少少于行政政加2分，最高高不大于于行政加40分；7.2.3 对于对对公司经经营管理理有重大大促进的的合理化化建议，除除行政奖奖励外，公公司将以以提报人人的名字字命名该该合理化化建议或或相关经经营管理理方式方方法，此此外，提提报人还还将获得得和公司司总经理理共进晚晚餐的机机会。7.3 群策群群力-顾客奖奖7.3.1 对于对对公司经经营管理理的帮助助和促进进的顾客客意见，公公司将酌酌情给予予该顾客客5
18、0-2000元的现现金奖励励，由客客服中心心负责联联系顾客客，向顾顾客致谢谢，并履履行“顾客奖”的奖励励流程。8、合理理化建议议/意见回回复对于采纳纳的合理理化建议议所涉及及的相关关整改部部门，应应公开明明确整改改时间，并并在规定定时间内内给予回回复。8.1 责任部部门在规规定时间间内未按按时回复复的，给给予责任任部门负负责人行行政扣分分2分的处处罚（一一条扣2分，二二条扣4分，以以此类推推）。8.2 责任部部门在规规定时间间内未按按时完成成，又未未经上级级领导书书面确认认，提前前通报办办公室申申请延长长时间的的，给予予责任部部门负责责人每条条建议行行政扣分分3分的处处罚（一一条扣3分，二二条
19、扣6分，以以此类推推）。8.3 责任部部门在规规定时间间内未按按时完成成，经再再次确认认仍未完完成的，给给予责任任部门负负责人行行政扣分分5分的处处罚（一一条扣5分，二二条扣10分，以以此类推推）。2、办公公用品领领用制度度目的 有效管管理办公公用品领领用，加加强内部部控制，杜杜绝浪费费。范围 全体员员工责任 办公室室内容 一、计划划管理1办公公用品实实行计划划管理。办公室室根据办办公用品品发放情情况合理理掌握办办公用品品库存和和配备，以以供各部部门领用用之需；2各部部门需按按领用标标准于每每周五将将下周需需领用的的办公用用品清单单报至办办公室，办办公室将将根据库库存情况况合理采采购或者者准备
20、配配备办公公用品；二、领用用管理1领用用办公用用品时间间为每周周二、六六，员工工领用办办公用品品必须填填写领领料单，否否则一概概不予领领用。2专人人负责。各部门门需指定定本部门门办公用用品负责责人，此此负责人人负责本本部门办办公用品品的计划划、领用用和分发发管理，并并建立本本部门的的办公用用品台帐帐，办公公室在办办公用品品领用的的时候对对部门办办公用品品负责人人负责；3新进进员工的的办公用用品领用用由办公公室统一一负责；离职或或转岗员员工的办办公用品品由本部部门的办办公用品品负责人人进行管管理；4各部部门的办办公用品品按公司司标准额额度进行行配发：每月领领用的物物品仅限限于低值值易耗品品，如水
21、水笔、笔笔芯、曲曲别针、橡皮、大头针针、书写写便笺等等。（其其他如剪剪刀、美美工刀、尺、订订书器、计算器器等用品品按一次次配发原原则进行行配发）5如非非计划内内标准配配发的办办公用品品，申请请部门应应以书面面申请提提前两日日按流程程审批后后方可由由办公室室按其申申请予以以准备配配发；6、墨盒盒等高价价值易耗耗品需以以旧换新新，同时时一次限限领一只只。7、如需需领用特特殊办公公物品，如U盘、文件柜，需提前两天提交书面申请，由办公室主任同意后方可办理。三、新进进员工的的领用标标准岗位配备的办办公用品品每月领用用额度高层文件框11个、12个A4文件夹夹、笔记记本（大大）1本、名名片册（精精）1册、订
22、订书器1个、笔笔筒1个、美美工刀1把、剪剪刀1把20元中层文件框11个、8个A4文件夹夹、笔记记本（大大）1本、名名片册（普普）1册、笔笔筒1个、美美工刀1把、剪剪刀1把10元基层文件框11个、5个A4文件夹夹、笔记记本（中中）1本、笔筒1个、水水笔、圆圆珠笔各各1支、剪剪刀1把5元3、员工工宿舍管管理规定定为使员工工宿舍保保持良好好的清洁洁卫生，整整齐的环环境及公公共秩序序，使员员工获得得充分的的休息，以以提高工工作效率率，特订订本规定定。一、住宿宿条件：1、安全全员、电电工、维维修工、实习生生以及兄兄弟商场场来本商商场工作作的同事事。2、不提提供夫妻妻宿舍。3、入住住员工在在一周内内未入住
23、住的作自自动放弃弃。4、实习习生实习习期满即即办理退退舍手续续。原商商场租房房、安排排住宿享享受补贴贴的管理理人员一一旦入住住，原宿宿舍补贴贴取消。二、住宿宿标准：男女分区区，按班班同住。安全员、电工、维修工工等工作作人员，每6人一间。管理人员员、科员员每3个人一一间。主管、部部门经理理每2个人一一间。总经理助助理、副副总经理理每人一一间。三、室内内设施1、衣柜柜一只 22、衣架架一只3、脸盆盆架一个个 4、鞋子子专用板板5、刷牙牙杯专用用板 6、毛巾巾挂架7、纸篓篓1只 88、扫帚帚、簸箕箕各一只只9、办公公桌椅各各一张注：所有有物品须须摆放在在指定的的位置。三、凡在在集体宿宿舍住宿宿的员工
24、工必须自自觉遵守守以下规规章制度度：1、整理理一切内内务，分分配清扫扫，保持持整洁，维维持秩序序。 2、监督督轮值人人员维护护环境清清洁。 3、有下下列情况况之一者者，应通通知主管管部门： （1）违违反宿舍舍管理规规则，情情节重大大者。 （2）宿宿舍内有有不法行行为或外外来灾害害时。 （3）留留宿亲友友者。（4）员员工身体体不适应应或病情情重大者者应通知知上级部部门。 4、员工工对所居居住宿舍舍，应尽尽管理人人责任，不不得随意意改造或或变更房房舍。 5、有关关宿舍现现有的设设备(如玻璃璃、卫浴浴设备、门窗、床铺等等)本公司司以完好好状态交交与员工工使用，如如有疏于于管理或或恶意破破坏，酌酌情由
25、现现住人员员负担该该项修理理费或赔赔偿费，并并视情节节轻重论论处。 6、宿舍舍舍监或或公司领领导得经经常视察察宿舍，员员工不得得拒绝，并并听从有有关指示示。七、住宿宿员工应应遵守下下列规则则： 1、服从从舍监管管理与监监督。 2、室内内禁止私私自接配配电线及及装接电电器。 3、室内内不得使使用或存存放危险险及违禁禁物品。4、个人人棉被、垫被起起床后须须叠齐。 5、烟灰灰、烟蒂蒂不得丢丢弃地上上，易燃燃物品不不得放置置寝室。 6、换洗洗衣物不不得堆积积地上，其其余衣、鞋必须须收入柜柜内。 7、洗晒晒衣物需需按指定定位置晾晾晒。 8、电视视、收音音机的使使用，声声音不得得放大，以以免妨碍碍他人安安
26、宁。 9、就寝寝后不得得有影响响他人睡睡眠行为为。 10、宿宿舍不得得留宿外外人或亲亲友，如如外人拜拜访应登登记姓名名、关系系及进出出时间。11、夜夜间最迟迟应于23时前返返回宿舍舍(注意关关闭门窗窗)，否则则应向舍舍监报备备（加班班情况除除外）。 12、贵贵重物品品应避免免携入或或妥善保保管，遗遗失由各各自负责责。一三、不不得于墙墙壁上随随意张贴贴字画或或钉物品品。14、不不得于床床上抽烟烟，不得得于宿舍舍内吃槟槟榔或其其他不良良物品。一五、污污秽、废废物、垃垃圾等应应集中于于指定场场所倾倒倒。 16、宿宿舍卫生生由各自自住宿人人员轮流流清洁整整理。 17、水水、电不不得浪费费，随手手关灯及
27、及水龙头头。 一八、沐沐浴的水水、电、煤气用用毕即关关闭。 19、沐沐浴以20分钟为为限。 20、员员工不得得于宿舍舍内聚餐餐、喝酒酒、赌博博、打麻麻将或其其他不良良或不当当行为。21、宿宿舍熄灯灯时间为为晚上22：30整。八、住宿宿员工有有下列情情况之一一者，除除取消其其住宿权权利(退宿)并呈报报管理部部议处，情情节严重重者，送送交司法法机关处处理： 1、不服服从舍监监的监督督、指挥挥者。 2、在宿宿舍赌博博(打麻将)斗殴、及酗酒酒。 3、蓄意意破坏公公用物品品或设施施等。 4、擅自自于宿舍舍内接待待异性客客人或留留宿外人人者。 5、经常常妨碍宿宿舍安宁宁、屡戒戒不改者者。 6、违反反宿舍安
28、安全规定定者。 7、无正正当理由由经常外外宿者。8、有偷偷窃行为为者。 9、拉帮帮结派，寻寻衅滋事事者。九、迁出出员工应应将使用用的床位位、物品品、抽屉屉等清理理干净，所所携出的的物品，应应先经舍舍监或主主管人员员检查。 十、非紧紧急时候候，禁止止使用消消防用水水，出现现紧急情情况，如如匪警或或火警，在在确保人人身安全全的情况况下及时时报警呼呼救或通通知公司司。匪警x1110火火警x1119十一、员员工图书书阅览室室的开放放时间为为每天晚晚上一八八：3022：00，图书书的借阅阅严格按按照公司司规定执执行。十二、各各类体育育用品由由专人负负责保管管，物品品的借用用手续按按照公司司规定执执行。十
29、三、对对于外来来人员进进出宿舍舍的，一一律需填填写外外来人员员来访登登记表，由由专人负负责登记记。4、图书书管理规规定1、图书书馆开放放时间开放时间间为每天天晚上一一八：3022：00注：以下下情况发发生请联联系图书书馆管理理委员会会成员，1、发现现图书馆馆没有按按时开放放2、有特特殊原因因要在其其他时间间进出图图书馆2、入馆馆须知2.1、保持馆馆内安静静，馆内内不得大大声喧哗哗、高声声交谈，读读者入馆馆后须将将手机的的呼叫方方式改为为振动；2.2、保持馆馆内清洁洁，不得得乱涂乱乱画、乱乱扔垃圾圾、随地地吐痰，禁禁止在馆馆内进餐餐；2.3、注意衣衣着整洁洁，举止止文明，不不得穿背背心、拖拖鞋入
30、馆馆；2.4、馆内严严禁吸烟烟及使用用明火，严严禁用物物品抢占占座位；2.5、爱护书书刊资料料和一切切公共财财物，损损坏须按按规定赔赔偿；2.6、自觉遵遵守图书书馆的规规章制度度，支持持管理人员员按章办办事。3、阅览览室管理理制度3.1、 每次限限借一本本图书或或杂志，并并在借阅阅台帐上上登记借借阅时间间、姓名名、书名名、电话话号码。看完后后仍放回回原处。爱护书刊刊和室内内设施，请请勿污损损。保持室内内整洁、安静，文文明阅览览，注意意公共卫卫生。阅览结束束，请把把椅子放放回原处处。书刊借还还制度1、 本本馆实行行开架借借书，请请勿将本本人书刊刊及物品品带入书书库。爱护书籍籍，不损损坏书标标。不
31、在在书上涂涂划、做做习题，不不撕页裁裁剪，如如发现污污损，按按章赔偿偿。每人每次次可借书书一本，借借期一周周，归还还后由管管理人员员确认方方可。员工调离离，退休休需归还还所借图图书。违规惩罚罚制度1、随地地吐痰、乱扔纸纸屑、杂杂物者罚罚捐书一一本。2、污损损、毁坏坏馆内设设施按其其市场价价格进行行赔偿。3、图书书馆内严严禁烟火火，违者每每次罚捐捐五本书书。4、超期期借阅人人在图书书馆管理理人员催催还两天天后还未未还的按按每迟还还两天多多罚捐一一本书。六、图书书馆管理理规章制制度适用用范围1、本规规定适合合于所有有无锡红红星美凯凯龙来馆馆借书员员工。2、本规规定由办办公室负负责执行行。3、本规规
32、定由本本馆执行行部门负负责解释释，若再再有疑难难问题，可可到办公公室咨询询。七、附录录图书馆管管理委员员会成员员：所有成员员每周一一天晚上上一八：3022：00在图书书馆值班班，负责责开门，登登记，整整理图书书、报纸纸、杂志志。5、来客客接待分分类与流流程1.目的的规范，有有序接待待来访人人员，树树立公司司良好形形象2.定义义来访客人人分类：A类需需要副总总经理级级以上亲亲自接待待（集团团来人、省/市/区政府府领导、厂家代代理商等等）B类需需要部门门经理级级接待（同同行、厂厂商老板板、营业业员等）C类需需要办公公室人员员接待（应应聘人员员、办公公设备维维修人员员、咨询询者等）3具体体流程3.1
33、临临时性访访客接待待流程由办公室室对所接接待的人人员进行行初步接接待，通通过简单单交流后后对来访访人员进进行分类类并按类类别不同同进行接接待：A类：11、有预预约x客人来来后，电电话告知知总经理理（副总总经理），得得到允许许后将来来客指引引至总经经理室（副副总经理理室），泡泡茶。2、无预预约x客人来来后，先先询问来来意，电电话告知知总经理理（副总总经理），得得到允许许后将来来客指引引至总经经理室（副副总经理理室），泡泡茶。B类：客客人来后后，询问问来意，电电话告知知相关部部门经理理，并指指引来客客前去接接待室，做做好先期期接待，茶茶水的准准备并请请客人等等候；征询如厂商商老板需需要代订订宾馆住
34、住房，办办公室可可帮其代代订。C类：办办公室人人员做好好接待工工作，了了解来客客意图，并并做好记记录。3.2预预约性访访问流程程A类：首首先征询询任务安安排部门门来访的的客人是否需需要预订订中餐（晚晚餐）含含标准；是否需需要预订订宾馆住住房（标标准）；是否需需要预订订车票（火火车、汽汽车、飞飞机）。如需要要，办公公室代订订；其次，询询问来访访客人相相关来访访事务是是否需要要召开会会议、交交流，办办公室做做好会议议室相应应准备工工作；再次，汇汇报相关关事务至至副总经经理、总总经理，做做好备忘忘录；最后，做做好客人人来访的的准备接接待；B类：首首先征询询如厂商商老板需需要代订订宾馆住住房，办办公室
35、帮帮其代订订；其次，通通知相关关部门责责任人做做好来访访准备工工作；最后，办办公室负负责人员员到访的的初步接接待准备备；C类：办办公室做做好接待待初步准准备工作作4其他他4.1泡泡茶：如如召开长长时间会会议，每每隔二十十分钟办办公室人人员需进进去添加加一次水水。4.2如如在商场场召开会会议或活活动时需需备水果果、香烟烟等物品品，其他他部门需需提前一一天通知知办公室室准备，告告知来人人数量。4.3会会议上需需使用投投影仪、话筒等等仪器设设备、需需调整会会议桌椅椅摆放的的，其他他部门需需提前两两个小时时通知办办公室准准备。6、礼品品礼金管管理办法法1目的的：为了规范范各部门门、各店店、超市市的礼品
36、品、礼金金的上缴缴及领用用管理，特特制定本本管理办办法。2范围围：适用范围围：无锡锡红星美美凯龙3名词词解释：3.1礼礼品：外外部单位位/个人因因工作关关系赠与与我公司司/个人的的物品、有价证证券等。3.2礼礼金：外外部单位位/个人因因工作关关系赠与与我公司司/个人的的现金、信用卡卡、存折折等。4职责责：4.1办办公室：负责礼礼品领用用审批、礼品礼礼金的帐帐务管理理及礼品品、礼金金制度的的制订、解释、推行、完善和和监督执执行。4.2行行政专员员担任帐帐务员，负负责帐务务记录；实物管管理员负负责礼品品实物的的管理。4.3财财务部：负责礼礼金的收收缴，并并配合办办公室对对礼品、礼金进进行监督督管理
37、，同同时做帐帐务登记记。5作业业内容：5.1管管理原则则5.1.1公司所所有人员员不得以以任何理理由向合合作单位位索要礼礼品、礼礼金。5.1.2公司业业务合作作单位以以公司或或个人的的名义馈馈赠的礼礼品、礼礼金均属属公司行行为，须须一律上上缴公司司，任何何人不得得留作私私用。5.2礼礼品管理理实行帐帐实分管管，帐务务员和财财务部门门分别建建立礼品品管理台台帐，详详细记录录礼品名名称、型型号、数数量、估估计单价价、总价价、来源源、日期期、有无无来源方方标记、保质期期（后两两项可在在备注栏栏反映）、合计等等。实物物保管员员对实物物进行保保管并对对接收和和使用情情况登记记。5.3礼礼品的上上缴5.3
38、.1 企业员员工应在在收到礼礼品、礼礼金3个工作作日内上上缴至办办公室。5.3.2实物保保管员清清点礼品品、礼金金后，开开具入库库单（一一式四联联），经经上交人人、实物物保管员员签字后后，实物物保管员员留存第第一联（存存根）、上缴人人留存第第二联（送送货凭证证），帐帐务员留留存第三三联（记记账凭证证），财财务部门门留存第第四联（财财务凭证证）用以以登记实实物台账账；5.3.3礼金由由实物保保管员直直接交财财务，财财务开具具收据，收收据由实实物保管管员转交交帐务员员留存；上缴人人以实物物保管员员开具的的入库单单作为上上缴凭证证，礼金金不作为为外联使使用，不不得领用用。5.3.4实物保保管员定定期
39、将入入库单中中的第三三联、第第四联交交帐务员员、财务务部门登登记实物物台帐。5.4礼礼品的领领用及保保管5.4.1各级单单位领用用礼品，应应认真填填写礼礼品领用用申请表表，并并按照审审批权限限进行审审批。5.4.2礼品领领用人持持审批后后申请表表批单到到实物保保管员处处领取礼礼品，实实物保管管员开具具出库单单（一式式四联）经经领用人人签字后后，实物物保管员员留存第第一联（存存根），领领用人留留存第二二联（领领用凭证证），帐帐务员留留存第三三联（记记账凭证证），财财务部门门留存第第四联（财财务凭证证）用以以登记实实物台账账。5.4.3礼品的的保管严严格实行行帐实分分离的原原则。礼礼品领用用分为两
40、两种：一一是作为为礼品送送给外联联单位或或作为奖奖品奖励励给公司司员工；二是由由公司使使用转为为公司资资产。5.4.4对保保质期较较短的食食品类礼礼品、贬贬值较快快的电子子类礼品品及特殊殊性礼品品（如带带有接受受人名字字印章、工艺品品等）要要及时上上报有关关领导，做做特殊处处理。5.5奖奖惩规定定5.5.1对能够够严格执执行此管管理办法法，确保保每半年年礼品、礼金汇汇总无差差错的，给给予相关关人员“嘉奖”以上奖奖励一次次。5.5.2凡公司司员工向向合作单单位索要要礼品、礼金者者，一经经发现作作开除处处理。5.5.3凡接接受业务务合作单单位礼品品、礼金金逾期不不上缴者者，一律律视为贪贪污受贿贿，
41、将根根据受贿贿金额大大小分别别予以书书面指导导一次，行行政扣罚罚5分，直直至开除除，并追追缴所收收礼品、礼金。5.5.4对礼品品、礼金金管理人人员发生生账实不不符的情情况，要要及时查查明原因因，并对对责任人人予以口口头指导导一次，行行政扣罚罚2分。5.5.5对保质质期到期期未进行行合理处处置而造造成礼品品浪费的的，将给给予资产产管理专专员口头头指导一一次，行行政扣罚罚2分。6工作作流程:6.1礼礼品、礼礼金上缴缴流程员工收到到礼品、礼金3个工作作日内上上缴至办办公室实实物保管管员，实实物保管管员清点点礼品、礼金后后，开具具入库单单（一式式四联），经经上交人人、实物物保管员员签字后后，实物物保管
42、员员留存第第一联（存存根）、上缴人人留存第第二联（送送货凭证证），帐帐务员留留存第三三联（记记账凭证证），财财务部门门留存第第四联（财财务凭证证）用以以登记实实物台账账，6.2礼礼品领用用流程 申请请领用部部门咨询询现有礼礼品情况况，填写写礼品领领用申请请单，按按授权报报相应领领导审批批，实物物保管员员凭批单单办理领领用手续续，填写写出库单单（一式式四联），留留存第一一联（存存根），第第二联交交领用人人，第三三联交帐帐务管理理员，第第四联交交财务，由由财务做做帐务处处理，对对于转为为公司使使用的100元以上上且使用用年限在在一年以以上的礼礼品，本本部门兼兼职资产产管理员员凭出库库单第二二联登记记部门门财产清清册。7注意意事项7.1礼礼品的盘盘点按照照资产盘盘点执行行。7.2对对于作为为办公使使用单价价在100元以上上且使用用年限在在一年以以上的礼礼品，其其日常的的保管、处置、报废、借用、修理等等管理流流程参照照固定资资产执行行。7、废旧旧物资变变卖