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1、工程项目采购管理流程和实施办法制定本流程和实施办法的原则和假设1. 公司项目的的采购管管理职能能设在主主管部门门，主管管部门通通过制定定采购管管理流程程和程序序文件，并并协调项项目采购购的计划划、执行行和控制制，以保保证项目目在适当当的时间间和地点点以合理理的价格格获得需需要的服服务/设设备和物物资，并并保证其其质量和和符合蒙蒙古国的的有关法法律及公公司的有有关规定定，保留留项目采采购管理理的灵活活性同时时加强采采购的监监督和控控制。2. 本办法须遵遵循法律律规则和和相应产产量分成成合同的的有关规规定；3. 根据公司有有关规定定和内控控管理办办法，考考虑公司司项目实实际情况况特制定定公司项项目
2、采购购管理流流程相关关程序文文件； 4. 由于目前项项目阶段段，根据据工程项项目的特特点和业业务特性性，建议议应用项项目管理理的方法法管理这这一阶段段；5. 根据项目特特点和公公司治理理的要求求，建议议公司董董事会设设立执行行董事，负负责与公公司管理理层和公公司项目目公司董董事会联联系，执执行公司司对公司司业务的的采购管管理流程程和公司司项目的的采购协协调等事事项；6. 由于公司项项目归口口主管部部门管理理，建议议主管部部门董事事定为执执行董事事，在主主管部门门设立项项目管理理办公室室支持该该项目的的采购管管理；7. 公司项目主主要由分分成合同同形成的的业务，根根据这一一特点，建建议分别别以三
3、个个项目经经理分别别兼任三三个项目目的项目目经理，根根据采购购管理流流程的要要求，下下设总师师、成本本控制负负责人和和采购负负责人组组成项目目采购管管理小组组来管理理项目的的采购。8. 三个项目分分别采用用以下流流程管理理该项目目的采购购，项目目的采购购流程主主要包括括：l 采购管理计计划编制制l 外包方案编编制l 招标管理l 评标管理l 采购合同管管理l 采购合同关关闭9. 所有采购流流程与项项目的其其它管理理流程的的接口待待定；10. 本采购管理理流程仅仅适用于于勘探期期；11. 合同要以长长期合同同为主以以减少管管理界面面和降低低风险，主主要是EEPC合合同、咨咨询设计计合同和和设备采采
4、购合同同和特定定物资长长期供应应合同等等，通过过招投标标管理来来实现；小于一一定价款款的合同同可以直直接指定定；其他他正常物物资原材材料按生生产计划划和预算算执行。 12. 本文件包括括采购管管理流程程，采购购管理流流程图说说明，采采购管理理程序文文件，采采购管理理实施细细则和采采购文件件模板五五个部分分（后面面两个部部分没有有完成，要要由有采采购管理理理论经经验的人人完成）编制和审批采购计划流程干系人输入任务输出执行董事联合管理委员会工作计划项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人编制工作订单采购管理计划批准的变更请求合同策略购买决策审批合同策略审批变更请求审批采购计划工作订
5、单编制采购管理计划变更请求设计合同策略自己完成或采购分析编制外包方案干系人输入任务输出执行董事项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划工作订单编制采购文件制定评估标准变更工作订单请求评估标准变更的工作订单采购文件审批评估标准审批采购文件审批重大变更招标管理流程干系人输入任务输出执行董事采购政策标准项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划广告供应商名单采购资料包审批供应商名单供应商采购文件编制合格供应商名单标书提供资质文件招标会议任务评标管理流程干系人输入公司管理制度执行董事批准文件审定供应商审定采购合同审定谈判方案采购管理计划采购指令评估技术标，制定
6、谈判策略项目经理与供应商谈判合同接受和评估商务标技术评估标准相关技术总师成本/价格分析成本控制负责人采购合同文件提出初步合同方案接受采购指令采购负责人合同备选供应商投标书采购合同管理流程干系人输入任务输出执行董事合同管理制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负责人批准的变更请求技术绩效报告项目管理计划更新合同文件采购管理计划成本绩效报告承包商工作信息合同合同管理方案项目财务支付检查审计变更请求重大变更请求承包商绩效审查合同管理更新绩效审查采购记录归档项目部流程资产更新出发票支付证据采购合同关闭流程干系人输入任务输出执行董事公司政策制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负
7、责人采购管理计划公司流程资产更新关闭的合同供应商（合同）负责人合同关闭程序保留采购记录采购记录归档采购审计关闭合同指示关闭合同项目编制采采购管理理计划流流程说明明流程名称：编制采购购管理计计划一、 流程简介：1、流程内内容根据联合管管理委员员会的工工作计划划和预算算，以及及项目管管理计划划，项目目部有关关人员编编制采购购管理计计划和工工作订单单，提出出变更请请求；采采购管理理计划和和采购管管理计划划的重大大变更，报报送主管管部门蒙蒙办，由由主管部部门主任任跨国公公司执行行董事审审批。2、流程的的起止点点编制采购管管理计划划流程，从从制定采采购决策策开始到到主管部部门审批批采购管管理计划划止二、
8、流程涉涉及部门门及职责责1、 业务主管部部门及职职责：主管部门负负责采购购管理计计划的审审核、审审批、传传递等工工作。2、业务参参与部门门及职责责：公司跨国项项目部负负责采购购管理计计划的编编制、审审核、上上报等工工作。公司项目编编制采购购计划控控制程序序1 适用用范围本程序适用用于编制制采购管管理计划划业务。2 风险险2.1 采购管管理计划划与实际际需求不不符。2.2 采购管管理计划划未经有有效审批批。采购购管理计计划的形形成过程程缺乏适适当的职职权分离离。3 部门门职责3.1 项目部部负责采采购管理理计划的的编制、审审核、上上报等工工作。3.2 主管部部门负责责物资采采购计划划的审核核、审
9、批批、传递递等工作作。4 控制制4.1 保证采采购计划划符合实实际需求求4.1.11 (1)项项目部提提供的采采购管理理计划与与该项目目的需求求对照，准准确无误误后，呈呈报主管管部门蒙蒙办。(2)项项目部的的采购管管理计划划以对应应的项目目为基础础，一个个项目，一一个采购购管理计计划。4.2 保证采采购管理理计划经经过必要要的审批批。4.2.11由相关关人员汇汇总、审审核采购购管理计计划的准准确性、合合理性，无无误后报报送主管管部门主主任审批批。4.2.22 工作作订单和和采购管管理计划划的重大大变更由由蒙办相相关人员员汇总、审审核其准准确性、合合理性，无无误后报报送主管管部门主主任审批批。
10、5 相关关制度5.1 采购购管理计计划管理理实施细细则6 控制制证据采购管理计计划、工工作订单单、采购购管理计计划变更更单公司项目编编制外包包方案流流程说明明流程名称：编制外外包方案案二、 流程简介：1、流程内内容公司采购管管理小组组负责编编制外包包方案，其其中包括括采购文文件和评评估标准准及工作作订单变变更的请请求，主主管部门门负责工工作订单单重大变变更的审审定。2、流程的的起止点点编制外包方方案流程程，包括括编制和和审批采采购文件件，制定定和审定定评估标标准，以以及工作作订单变变更的请请求和批批准。二、流程涉涉及部门门及职责责2、 业务主管部部门及职职责：项目部负责责外包方方案的编编制、审
11、审核、审审批工作作，并及及时报送送主管部部门蒙办办备案。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门负负责采购购文件、评评估标准准的备案案，以及及工作订订单重大大变更的的核准和和审批。公司项目编编制外包包方案控控制程序序1 适用用范围本程序适用用于项目目部采购购的编制制外包方方案的业业务。2 风险险2.1 选择了了不合适适的评估估标准。2.2 未确定定合理的的工作订订单变更更。3 部门门职责3.1 项目部部负责外外包方案案的编制制、审核核、审批批，编制制采购文文件，制制定评估估标准，提提出变更更请求。3.2 主管部部门负责责工作订订单重大大变更的的审定。4 控制制4.1 根据采采购管理理计划和和采购
12、管管理实施施细则确确立合适适的评估估标准和和评估方方法。4.1.11 采采购负责责人制定定编制招招标方案案，相关关人制定定相关评评估标准准，报送送相关总总师审核核，报项项目经理理审批。4.1.22工作订订单重大大变更及及时上报报主管部部门承办办，承办办核准无无误后报报送主管管部门主主任，保保证重大大合同工工作范围围陈述变变更获得得场部主主任的审审批5 相关关制度5.1 编制制外包方方案管理理细则6 控制制证据评估标准、采采购文件件和工作作订单变变更单公司项目招招标管理理流程说说明流程名称：招标管管理三、 流程简介：1、流程内内容项目部根据据制定的的外包方方案由采采购负责责人在合合适媒体体发布广
13、广告寻求求合格供供应商，并并编制合合格供应应商名录录，报送送相关总总师审核核，并报报送项目目经理和和/或主主管部门门主任批批准；供供应商制制作标书书。2、流程的的起止点点招标管理流流程，自自采购负负责人发发布广告告开始，至至召开招招标会议议，发送送采购文文件止。二、流程涉涉及部门门及职责责3、 业务主管部部门及职职责：项目部负责责召开招招标会议议和确定定合格供供应商名名单。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门蒙蒙办核对对供应商商名单后后，报送送主管部部门主任任批准和和备案。供应商提供供资质文文件和编编写标书书。公司项目招招标管理理控制程程序1 适用用范围本程序适用用于招标标管理业业务。2 风
14、险险2.1 选择了了不合格格的供应应商和不不合规则则的招标标方式，致致使项目目损失。2.2 采购文文件不完完整，招招标不符符合招标标管理程程序。3 部门门职责3.1 项目部部负责确确定合格格的供应应商名单单。3.2 主管部部门负责责审批合合格的供供应商名名单并备备案。4 控制制4.1 保证选选择合格格的供应应商和规规范的招招标方式式，保护护项目利利益。4.1.11 采采购负责责人发布布广告，编编制供应应商名单单，项目目部采购购管理小小组负责责召开招招标会议议，确定定合格供供应商名名单，并并报送主主管部门门，主管管部门审审批和备备案4.2 保证采采购资料料包的完完整和传传递到所所有供应应商。4.
15、2.11 采采购负责责人发放放采购文文件，项项目经理理负责确确认。5 相关关制度5.1 招标标管理实实施细则则6 控制制证据合格供应商商名单及及其资质质文件、采采购文件件发放记记录公司项目评评标流程程说明流程名称：评标四、 流程简介：1、流程内内容项目经理下下达采购购指令，供供应商投投送标书书，相关关技术总总师和成成本控制制负责人人根据评评估标准准分别对对标书进进行技术术和经济济的评估估，并同同时制定定合同草草稿和谈谈判方案案，由项项目经理理审定谈谈判方案案和签订订采购合合同，由由主管部部门主任任审定供供应商。 2、流程的的起止点点评标流程，自自项目经经理下达达采购指指令和供供应商投投送标书书
16、始，到到项目经经理签订订采购合合同止。二、流程涉涉及部门门及职责责4、 业务主管部部门及职职责：项目部负责责评估标标书，选选择供应应商，项项目经理理审定谈谈判方案案以及审审定和签签署合同同和报送送主管部部门承办办备案。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门主主任审定定供应商商；主管管部门承承办合同同备案。公司项目评评标控制制程序1 适用用范围本程序适用用于采购购的评标标业务。2 风险险2.1 使用了了不合理理的评标标程序，选选择了不不合格的的供应商商，致使使项目损损失。2.2 未签定定有效的的合同。3 部门门职责3.1 项目部部采购管管理小组组负责招招标采购购的评标标、定标标工作和和相关采采购
17、文件件的编制制归档。3.2 主管部部门承办办负责合合同的备备案，主主管部门门负责审审定供应应商。4 控制制4.1 保证选选择合格格的供应应商和规规范的评评标、定定标程序序和方式式。4.1.11 根根据采购购管理计计划和评评估标准准，遵守守评标程程序和职职业道德德评定技技术标、商商务标和和谈判方方案，采采购负责责人根据据标准合合同编制制初级合合同，谈谈判方案案报项目目经理审审定，选选定的供供应商报报项目经经理审核核，主管管部门主主任审定定。4.2 保证签签订有效效的采购购合同。4.2.11 采采购管理理小组根根据谈判判方案与与供应商商谈判，实实施谈判判采购、招招标采购购。项目目经理负负责签定定采
18、购合合同，报报主管部部门承办办备案，并并根据企企管法规规部要求求执行有有关程序序。5 相关关制度5.1 采购购评标管管理实施施细则6 控制制证据采购文件、采采购合同同公司项目采采购合同同管理流流程说明明流程名称：采购合合同管理理五、 流程简介：1、流程内内容根据公司对对公司采采购合同同管理的的有关规规定制定定本流程程，采购购管理小小组根据据采购管管理计划划，合同同和合同同管理方方案依法法履行合合同，采采购管理理小组负负责对供供应商的的绩效审审查和评评估，根根据需要要提出合合同变更更，报项项目经理理审批，重重大变更更报送主主管部门门承办，由由承办核核实后报报送主管管部门主主任审批批，主管管部门承
19、承办代表表主管部部门与项项目经理理和/或或采购管管理小组组一道根根据采购购管理计计划对采采购进行行检查和和审计。供供应商提提供工作作信息，供供应商出出具发票票，项目目经理审审核，项项目财务务支付合合同款。2、流程的的起止点点采购合同管管理流程程包括，合合同变更更管理，绩绩效考核核，支付付管理和和检查审审计。二、流程涉涉及部门门及职责责5、 业务主管部部门及职职责：公司项目部部负责采采购合同同变更请请求和变变更的执执行，负负责供应应商工作作绩效审审查和支支付合同同款，负负责对供供应商检检查和审审计。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门负负责采购购合同重重大变更更的审定定，主管管部门承承办按采采
20、购管理理计划要要求参与与检查和和审计。公司项目采采购合同同管理控控制程序序1 适用用范围本程序适用用于采购购合同管管理业务务。2 风险险2.1 采购合合同管理理未执行行油田公公司有关关法律规规定，供供应商绩绩效审查查不合规规定。2.2 采购合合同变更更形成过过程缺乏乏有效的的程序，采采购合同同变更未未经有效效审批。3 部门门职责3.1 项目部部负责采采购合同同的管理理和重大大变更的的上报等等工作。3.2 主管部部门负责责采购合合同的备备案和传传递等工工作，并并负责重重大合同同变更的的审批。4 控制制4.1 保证采采购合同同管理执执行油田田公司的的有关规规定。4.1.11 (1)项项目部按按公司
21、企企管法规规部的有有关流程程执行有有关采购购合同管管理规定定。（22）根据据采购管管理计划划审查供供应商绩绩效。项项目经理理和/或或主管部部门承办办人员会会根据采采购管理理计划对对采购和和供应商商进行定定期检查查和审计计。4.2 保证采采购合同同变更经经过必要要的审批批。4.2.11 采购购负责人人、成本本控制负负责人和和相关技技术总师师根据合合同执行行情况提提出变更更请求，由由项目经经理审批批，采购购合同的的重大变变更由承承办相关关人员汇汇总、审审核其准准确性、合合理性，无无误后报报送主管管部门主主任审批批。 5 相关关制度5.1 采购购合同管管理实施施细则6 控制制证据采购合同，采采购合同
22、同变更单单，检查查和审计计报告。公司项目采采购合同同关闭流流程说明明流程名称：采购合合同管理理六、 流程简介：1、流程内内容根据采购管管理计划划有关规规定制定定本流程程，采购购管理小小组负责责保留有有关采购购记录，采采购负责责人负责责采购管管理记录录的归档档，项目目经理根根据采购购管理计计划和合合同管理理程序提提出合同同关闭请请求，由由采购（合合同）负负责人与与供应商商合同负负责人完完成合同同关闭的的程序，主主管部门门根据采采购管理理计划对对采购进进行审计计，总结结经验教教训，更更新企业业流程相相关资产产。2、流程的的起止点点采购合同关关闭流程程自保留留采购记记录到采采购审计计结束。二、流程涉
23、涉及部门门及职责责6、 业务主管部部门及职职责：公司项目部部负责采采购合同同关闭。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门负负责采购购审计和和企业相相关流程程资产的的更新。公司项目采采购合同同关闭关关键控制制程序1 适用用范围本程序适用用于采购购合同关关闭管理理业务。2 风险险2.1 采购合合同关闭闭未执行行公司有有关规定定。2.2 采购审审计过程程缺乏有有效的程程序，数数据和记记录丢失失。3 部门门职责3.1 主管部部门执行行采购审审计，主主管部门门承办负负责教训训总结，并并更新公公司相关关流程资资产。3.2 项目部部负责采采购文件件、合同同文件，合合同变更更文件和和合同履履行文件件的完整整、
24、归档档和报送送。4 控制制4.1 保证采采购合同同关闭执执行公司司的有关关规定，。4.1.11 项项目部按按公司有有关流程程执行有有关采购购合同关关闭的规规定，保保证采购购文件、合合同文件件，合同同变更文文件和合合同履行行文件的的完整、归归档和按按时报送送。4.2 保证采采购审计计过程的的有效性性，保证证数据和和记录的的完整性性。4.2.11采购负负责人、成成本控制制负责人人和相关关技术总总师以及及项目经经理有责责任保证证采购文文件、合合同文件件，合同同变更文文件和合合同履行行文件的的完整，采采购负责责人负责责归档，主主管部门门根据项项目采购购管理计计划实施施审计，并并注意总总结经验验教训，更更新公司司相关流流程资产产。 5 相关关制度5.1 采购购合同关关闭管理理实施细细则6 控制制证据采购文件，合合同文件件，采购购合同，采采购合同同变更单单，企业业流程资资产更新新文件。