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1、湖南湘计信息软软件股份有限限公司财 务 制 度度1、制度的目的的及使用指南南本制度指明了公公司员工办理理财务事项时时应该遵循的的程序和办理理的手续，包包括财务预算算、资金的借借支、费用的的报销、资产产的购置、应应该提交的管管理报表等事事项。公司的的所有员工在在处理与财务务相关的事项项时，都应遵遵循本制度的的相关规定，预预算外或超预预算的需经董董事长批准。2、 资金管理理资金是公司重要要的资源，加加强对公司资资金的管理是是保证资金安安全和公司健健康运营以及及发展的重要要保证。2.1 资金审审批权资金审批权详见见下表：资金事项董事长总经理副总经理部门经理（项目负责人）固定资产（预算内）预算核准核准
2、的预算范围围内审批审核审核固定资产（预算外）董事会决定3万元以下审核审核经营性项目开 支预算外或超预算算预算核准或直接接审批在核准的预算范范围内负责审审核审核日常开支预算核准或直接接审批在核准的预算范范围内负责审审核审核融资董事会决定2.2 资金审审批办理的程程序2.2.1 支支付申请公司有关部门或或个人用款时时，应根据情情况适度提前前并遵循逐级级审批的原则则向各级审核核和审批人提提交资金支付付或报销申请请，并详细填填写款项的用用途、金额、预预算及支付方方式等内容，并并附有效经济济合同、发票票或其他相关关证明等。2.2.2 支支付审核各部门负责人或或主管领导根根据其职责、权权限和相应程程序对支
3、付申申请或报销进进行审核，对对不符合公司司规定的资金金支付申请和和报销，部门门负责人或主主管领导审核核时应当拒绝绝批准。2.2.3 支支付复核资金支付由公司司财务负责复复核。复核人人对经各部门门审核后提交交的支付申请请和报销进行行复核，复核核资金支付和和报销申请的的批准范围、权权限、程序是是否正确，手手续及相关单单据是否齐备备，金额计算算是否准确，支支付方式、支支付单位是否否妥当等。2.2.4 支支付审批资金支付或费用用报销经审核核和复核无误误后交有权审审批人审批，有有权审批人审审批同意后交交会计和出纳纳人员办理支支付手续。2.2.5办理理支付会计和出纳根据据审批后的支支付或报销申申请制作凭证
4、证，办理支付付或报销，并并及时登记现现金和银行存存款日记账。资金审批办理的的程序如下页页图所示：主题：资金支付付主管领导审核经办人准备有关原始单证，填写借支单或付款通知单并签字。 不同同意 同同意部门或项目负责人审核资金开支的合法、 合理及有 效性并签署意见财务审核资金开支是否已列入预算、付款是否与有关的合同等一致、有关原始凭证的合法性并签署意见 不同意 不同意意总经理审批或审核不同意 预算算外 预算算内不同意 或不合规规定 董事长审批 同意意 同意 资金开支报表财务制作凭证并且付款2.3 支付方方式除国家规定允许许使用现金结结算的项目（员员工工资、福福利费以及奖奖金，个人借借支，出差人人员必
5、须随身身携带的差旅旅费，金额在在结算起点11000元以以下的零星支支出等）外，其其他结算项目目必须使用转转账结算。2.4 现金和和银行存款的的管理2.4.1 公公司每日的库库存现金限额额为50000元，超过库库存现金限额额的现金必须须于当时下班班前送存银行行。2.4.2 公公司严格按照照支付结算算办法的规规定开立银行行账户，办理理存款、取款款和结算。2.4.2 各各部门取得的的收入必须及及时交财务入入账，不得私私设小金库，严严禁收款不及及时入公司财财务帐。2.4.3 各部门和项项目负责人必必须严格按合合同规定及时时组织货款和和有关资金的的回笼，资金金的回收除金金额在10000元以下的的之外、其
6、他他必须使用转转账结算，严严禁违反规定定向客户收取取现金，货款款和其他有关关资金的回笼笼工作由公司司财务负责监监督和检查。2.5 重大资资金支付集体体审批和备案案制度2.5.1 公公司对单笔或或合同总金额额支出在人民民币30万元元以上的资金金支付实行公公司办公会集集体决策和审审批制度。2.5.2 固固定资产采购购单件2万元元以上、材料料、物资、商商品的采购每每次单件500件以上、合合同总额100万元或单价价2万元以上上的（以上数数据均含下限限），实行备备案制度即每每月十日前向向总部审计部部报送上月大大额采购情况况。3、预算预算的编制分年年度、季度和和月度, 在在每年的122月上旬提出出下年度预
7、算算,在每月（季季末）的255号之前提出出下月（季）预预算。3.1 费用用预算费用预算分部门门和项目预算算，该表由各各部门负责人人负责组织填填报，格式如如下：费 用 预 算算 表填报部门： 预算期期间： 月（季） 金额单单位：元序号项目用途预算金额备注1业招费2办公费3差旅费4市内交通费5会议费6广告宣传费78910合计填报人： 项目负责责人： 填报时间间：部门负责人： 主主管领导：3.2 资金金流入预算表表 资金流流入预算是对对各部门(主主要是各销售售部门)在预预算期间的资资金收入情况况的预计, 该表由各部部门负责人负负责组织填报报,格式如下下:资金流入（回款款）预算表填报部门: 预算算期间
8、: 月月（季） 金额单位:元序号客户流入金额预计回款时间责任人备注1234合计填报人: 部门负负责人： 主管管领导： 填报时间: 3.3销售预算算表 销售预预算表是对预预算期间销售售收入和成本本情况的预计计,该表由有有销售收入的的部门负责人人负责组织填填报,格式如如下:销 售 预 算算 表填报部门: 预算期间: 月（季） 金额单位:元序号项目或客户商品名称型号规格合同金额数量销售收入销售成本毛利交货时间收款时间2345合计填报人: 部门负负责人： 主管管领导： 填报时间: 3.4 货物采采购预算 货物物采购预算是是预计预算期期间各项目所所需要的各类类货物数量、金金额和预计付付款时间，该该表由部
9、门负负责人负责组组织填报，格格式如下：货物采购预算表表填报部门: 预算期间: 月（季） 金金额单位:元元序号货物名称规格型号数量金额用于项目或客户户供货单位预计付款时间备注1234合计填报人: 部门负负责人： 主管管领导： 填报时间:3.5 固定资资产采购预算算 固定资资产采购预算算是预计预算算期间各部门门或公司所需需要的各类固固定资产数量量、金额和预预计付款时间间, 该表由由部门负责人人负责组织填填报，格式如如下：固定资产采购预预算表填报部门: 预预算期间: 月（季） 金额单单位:元序号固定资产名称规格型号生产厂家用途数量金额备注12合计填报人: 部门负负责人： 主管管领导： 填报时间:3.
10、6 资金支支出计划 无论是是项目的资金金开支还是费费用需要的资资金开支应严严格根据事先先批准的预算算进行，资金金支出计划由由各部门负责责人负责组织织填报，并报报综合部汇总总，汇总后的的资金支出计计划表由财务务会签。资金金支出计划表表如下所示：资金支出（采购购）计划表填报部门： 计划期间间： 月 单单位：元序号用于项目金 额收款单位相关资资料付款方式单位全称开户银行银行账号省、市（县）合计填报人: 部门门负责人： 财务务会签： 主管管领导： 填报报时间:3.7 项目预预算 除了编编制以时间为为单位的预算算之外，在每每个具体的项项目开始实施施之前，项目目负责人应根根据合同和公公司的制度规规定编制详
11、细细的项目预算算，其中与财财务有关的部部分主要是项项目的回款计计划、项目的的采购计划及及资金支出计计划、费用预预算以及项目目的综合效益益分析。项目目预算与以时时间为单位的的预算不冲突突，项目预算算应分解到各各个时间预算算期。项目的的收付款及费费用开支应根根据经审批后后的项目预算算进行。3.8 预算的的考核 公司按按月考核各部部门和项目的的预算执行情情况。考核的的结果将作为为核定各部门门下月费用和和资金开支额额度的依据。特特别是市场和和其他创造利利润的部门每每月的销售和和回款情况将将作为核定其其下月的费用用和资金开支支额度的重要要依据。4、费用报销和和借支4.1程序：费费用报销首先先由项目负责责
12、人和部门负负责人签署意意见(部门负负责人和项目目负责人的费费用报销由副副总经理签署署意见)，属属于月度预算算内的费用开开支经项目负负责人和部门门负责人签署署意见(部门门负责人和项项目负责人的的费用报销由由副总经理签签署意见)后后由财务审核核，然后报总总经理审批后后予以报销;预算外的费费用开支必须须经总经理签签署意见后报报懂事长批准准方可报销。费费用报销和借借支的流程如如下图所示：报账流程当事人填写费用报销单（按财务规定分项目和费用种类填写在不同的报销单据上） 项目负责人会签、部门经理审核（内容真实性和合理性）不同意主管领导审核（个人业绩以及部门或项目综合业绩） 不同意 综合部审核不同意管理审核
13、（管理人员费用按管理标准审核费用标准）业务审核（按责任承包书或费用预算表审核业务人员费用余额）财务审核（合法性、预算情况、是否符合财务和公司的其他相关规定并与商务行政核对） 不同意意 总经理审批或审核财务报销不同意董事长审批（报销费用超过10000元以上、无预算或超预算5000元以上、其他特例）不同意借款流程用款人填写借支单（谁用款谁借款、不得以自己名义为他人借款）项目负责人会签、部门经理审核（内容真实性、借款额度合理性）主管领导审核 财务审核（审核是否符合预算及合规性）正常 非正常常办理借支总经理审批或审核（超预算借支和超标准借支） 董事长审批（审批借款余额在8000元以上和其他特例） （审
14、批注：1、 借款必须是因公公借款。必须须是谁用款谁谁借款，不得得以自己名义义为他借款。借借款额度必须须实事求是。2、 原则上以前借款款未结清，不不再办理再借借款手续。3、 市内一般工作联联系不得超过过500-11000元。4、 市场人员出差或或外出联系业业务的，借款款一般不得超超过30000元，因特殊殊情况需要高高出限额的，由由借款人提出出书面报告总总经理或董事事长审批。 4.2.3费用用报销的审批批： . 预预算内的费用用开支经项目目负责人会签签，部门负责责人和主管领领导审核后，按按责任承包书书或按管理标标准核销费用用的还需由综综合部负责人人审核，然后后交财务审核核，最后报总总经理审批或或审
15、核，不符符合相关规定定还需董事长长审批。. 非预算内的的费用开支必必须经总经理理审核后报董董事长批准方方可报销。. 移动电话费费由本人签字字、报项目负负责人会签、部部门经理审核核，在核定报报销标准内的的报综合部领领导审批。超超过核定报销销标准的还需需报总经理审审批。. 前面有借支支未冲销的，必必须先冲销借借支才能付现现，否则应报报总经理审批批。. 谁经手的帐帐务谁报销、谁谁签字，严禁禁以他人的名名义报账和借借支。. 下一级报账账必须经上一一级审批。. 月度内累计计报账超过110000元元或借支余额额超过80000元的、无无预算或超预预算在50000元以上、其其他特例，除除经总经理审审核外还需报
16、报董事长审批批。. 每月必须及及时报销上月月费用（本人人出差在外的的除外），否否则过期不予予报销。. 报账人、会会签人、审核核人和批准人人必须在报销销单据上签字字。4.3 业务招招待费（含礼礼品等性质的的支出） 业务招招待费在开支支之前应事先先填写业招费费审批单，并并在公司综合合部备案登记记，在报销时时凭有效发票票和事先填写写并经审批后后的业招费审审批单逐级审审批（综合部部会签），未未事先申请并并登记备案的的业招费财务务不予报销。5 、发票的开开具5.1开具发票票应根据合同同，属于工程程项目的应提提供验收报告告等原始凭证证，详细填制制开票申请单单，经部门领领导、公司主主管领导、财财务负责人审审
17、核后到财务务部发票管理理员处开具发发票。5.2开具发票票的同时应提提供与发票内内容一致的商商品销售清单单（出库单），暂暂时未取得进进货发票的在在月末财务结结账前提供暂暂估明细表。6、要求提供的的各类报表和和各类凭证的的总体时间表表 分类时间项目要求提供时间提供者提供对象费用预算表每月的25日前前各部门财务部资金流入（回款款）预算表每月的25日前前各部门财务部销售预算表每月的25日前前各部门财务部货物采购预算表表每月的25日前前各部门综合部固定资产采购预预算表每月的25日前前各部门综合部资金支出计划表表每月的25日前前各部门综合部各预算（计划）汇汇总表批准后1日内财务部、综合部部总经理合同、协议取得后1日内各部门综合部部财 务购货发票、入库库单取得后1日内综合部财 务销售清单及出库库单开发票当日各部门综合部部财 务发货单取得后1日内各部门综合部部财 务湖南湘计信息软软件股份有限限公司 2004年年4月21日日