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1、北方光电电科技股股份有限限公司Oraccle实实施采购业务务方案顾问:KPMMG CConssulttantt生成日期期:20002.110.116最后修改改日期:控制号:NORROP-PO-2版本:2.0Note: Conttroll Nuumbeer aand Verrsioon aare marrkedd byy a Worrd BBookkmarrk sso tthatt thhey cann bee eaasilly rreprroduucedd inn thhe hheadder andd foooteer oof ddocuumennts. WWhenn yoou cchanng
2、e eittherr off thhesee vaaluees, be carrefuul nnot to acccideentaallyy deelette tthe boookmaark. YYou cann maake boookmaarkss viisibble by sellecttingg Tooolss-OOptiionssViiew andd chheckkingg thhe BBookkmarrks opttionn inn thhe SShoww reegioon.审批:北方光电电项目经经理毕马威项项目经理理Note: To aadd addditiionaal aappr
3、rovaal llinees, Preess Taab froom tthe lasst ccelll inn thhe ttablle aabovve.文档控制制修改记录录DateeAuthhorVerssionnChannge Reffereencee20022.9.288毕马威顾顾问1.0没有以前前版本20022.111.288毕马威顾顾问2.0根据CRRP更新新解决方方案审查人NameePosiitioon目录文档控制制ii修改记录录ii审查人iii公司组织织管理111采购组组织管理理41.1业业务部门门设置441.2业业务人员员情况442采购产产品管理理72.1采采购产品品72.2采
4、采购产品品编码772.3采采购产品品分类772.4采采购产品品计量单单位82.5采采购产品品库存控控制93供应商商管理1114请购管管理1444.1请请购流程程145询价及及报价管管理1555.1询询价单1155.2报报价单1166订单管管理1776.1订订单生成成176.2订订单内容容266.3订订单安全全性2887采购接接收与退退货2997.1采采购接收收控制2297.2采采购退货货308审批管管理3228.1审审批流程程328.2审审批人员员358.3审审批权限限359采购与与财务接接口3779.1采采购和财财务接口口37公司组织织管理Oraccle 系统采采购模块块功能概概述Oracc
5、le采采购模块块是Orraclle分销销系统的的主要功功能模块块之一，也也是控制制企业整整个物流流链条始始端的功功能模块块。它主主要处理理和控制制企业的的采购业业务，实实现企业业对采购购流程、采采购物品品和供应应商的有有效管理理。Oraccle 采购管管理系统统主要的的功能概概述如下下：对请购、采采购业务务流程的的监测和和控制；记录并利利用询价价和报价价信息；对供应商商进行有有效的管管理和评评价等。Oraccle 采购模模块功能能的主要要特性有有：业务与财财务集成成（资金金保留、与与应付和和总帐集集成）；利用工作作流方式式规范业业务；强大的审审批与权权限控制制；多样化的的采购模模式；灵活的外外
6、币处理理；丰富的系系统报表表等等。下图为本本解决方方案中，北北方光电电总部采采购模块块与其它它模块的的关系：生产基地地中采购购模块与与其他模模块之间间的关系系如下图图所示：Oraccle 采购业业务解决决方案概概述针对北方方光电股股份有限限公司及及其下属属子公司司现行的的采购业业务特点点，以及及未来对对采购管管理和控控制的需需求，采采取多个个经营单单位、多多个库存存组织的的方式设设置系统统应用架架构。北方光电电总部的的贸易一一部、贸贸易二部部、光电电部的销销售合同同导入采采购模块块生成销销售请购购，销售售请购单单由采购购部门自自动引入入，分配配给采购购人员，由由采购人人员制定定采购订订单，并并
7、根据采采购订单单审批流流程进行行审批。通通过审批批的采购购订单打打印并下下达供应应商。供供应商货货物送达达后，按按照采购购接收流流程接收收货物。生产基地地年初时时签订长长期框架架协议，由由采购部部门为生生产基地地的生产产物料制制定一揽揽子采购购协议，提提交采购购部门经经理审批批。办公用品品、低值值易耗品品的采购购由财务务模块直直接录入入发票处处理，不不在业务务模块中中记录信信息。固固定资产产的请购购由各部部门在系系统外填填制请购购单，采采购部汇汇总后统统一制作作采购单单进行采采购，采采购过程程不在系系统中进进行记录录和维护护。采购产品品的分类类和编码码与库存存模块中中的物品品分类和和编码保保持
8、一致致。供应商信信息的建建立和维维护，以以及对供供应商的的评估，本本方案采采用了OOraccle系系统提供供的供应应商建立立、维护护方案，可可以有效效地保证证采购业业务高效效进行。此此外，可可以通过过供应商商服务、质质量绩效效等报表表对供应应商表现现进行汇汇总分析析；供应应商信息息由采购购部门负负责维护护，财务务部门负负责系统统外提供供财务方方面的有有关信息息，应付付模块与与采购模模块共享享供应商商信息库库。针对每一一种具体体采购单单据（请请购单、询询价单、报报价单、采采购订单单）设置置访问层层次和安安全层次次，确保保只有相相关人员员能够浏浏览采购购单据。只只有具有有特定权权限的人人员才能能够
9、修改改、取消消单据，保保证单据据的安全全性。采购的会会计期与与总帐相相同，本本位币为为人民币币。文档结构构本文档将将从以下下几个方方面，对对采购业业务的解解决方案案进行具具体阐述述：1. 采购组织织管理2. 采购产品品管理3. 供应商管管理4. 请购管理理5. 询价及报报价管理理6. 采购订单单管理7. 采购接收收与退货货8. 采购与财财务接口口9. 采购订单单的审批批相关文档档本文档的的设计基基于以下下文档的的内容：北方光电电Oraaclee实施采采购业务务需求分分析北方光电电业务流流程、操操作手册册1 采购组织织管理1.1 业务部门门设置业务需求求北方光电电贸易一部部、贸易易二部负负责轻工
10、工、机械械、照明明的自营营和代理理贸易业业务。下下设采购购小组、销销售小组组分别负负责自营营出口业业务的采采购与销销售。采购部采采购员负负责采购购光电部部销售的的产品；专人维维护北方方光电总总部与下下属奥德德光电、远远达光学学、中山山精密的的供应商商信息；制定下下属子公公司的长长期框架架协议。生产基地地生产基地地的生产产部负责责原材料料的采购购、储运运、库存存计划等等。生产产部的采采购经办办将负责责按照总总部采购购部的框框架性协协议释放放一揽子子协议的的采购订订单，或或者自行行制作不不能够与与供应商商签定一一揽子协协议的零零星采购购申请, 创建建标准采采购订单单。物料料入库管管理等由由生产部部
11、的库存存管理员员负责。经BPRR讨论认认为，北北方光电电与生产产基地的的固定资资产、办办公用品品等采购购无需在在系统进进行操作作，直接接在财务务进行处处理即可可。解决方案案Oraccle系系统可以以通过灵灵活的责责任、菜菜单设置置实现将将采购功功能菜单单（询价价和报价价、采购购、接收收、供应应商管理理等）分分配给采采购部、贸贸易一部部与贸易易二部采采购小组组、生产产基地的的相应人人员； 通过预置置文件的的设置，实实现北方方光电总总部与生生产基地地各经营营单位业业务信息息的独立立与完整整。1.2 业务人员员情况业务需求求北方光电电贸易一部部、二部部各有一一名经理理，采购购小组业业务员负负责为本本
12、部门销销售小组组采购自自营出口口业务的的轻工、机机械、照照明等产产品；其其他类型型的业务务不实行行购销分分离，由由各业务务员负责责执行采采购与销销售的整整个贸易易过程。采购部设设有采购购经理，下下属采购购人员负负责为光光电部签签订采购购订单、为为生产基基地签订订长期框框架协议议，专人人管理供供应商档档案。生产基地地生产基地地的生产产部设经经理一名名，下属属采购经经办负责责发放一一揽子采采购协议议；或者者制作零零星物料料的采购购申请，然然后创建建标准订订单等。目前生产产基地的的采购由由业务员员按照产产品分类类负责订订单的制制定与跟跟踪工作作，每类类产品由由不同的的采购经经办负责责。远达光学学有4
13、名名采购经经办，分分别负责责金工结结构、光光学、包包装材料料、橡胶胶件等的的采购。奥奥德光电电有45名，22名负责责金工件件采购、11名负责责包装材材料与辅辅料采购购、1名名负责光光学件（包包括光学学毛坯、光光学成品品等）的的采购。解决方案案以上需求求在系统统中通过过以下几几个方面面的方案案实现：q 职位q 采购员q 采购员与与采购物物品的关关系职位Oraccle系系统可以以灵活地地设置公公司员工工职位，并并与每一一位员工工进行关关联。具具体如下下：1. 设置职位位关键弹弹性域：由于北北方光电电与北方方工业的的4家子子公司共共用一套套系统，弹弹性域的的设置在在所有经经营单位位之间是是共享的的。
14、因此此北方光光电的职职位弹性性域将用用一段，在在名称中中区分不不同的经经营单位位。具体体如下：北方光电电：根据BPPR设计计的岗位位职责，与与采购相相关的职职位如下下：采购部经经理采购部业业务员光电部经经理光电部业业务员贸易一部部经理贸易一部部销售业业务员贸易一部部采购业业务员贸易二部部经理贸易二部部销售业业务员贸易二部部采购业业务员财务部经经理副总总经理生产基地地：以下是部部分采购购业务相相关职位位列表：生产部经经理生产部采采购经办办生产部计计划员生产部仓仓库管理理经办2. 采购员设设定在采购员员定义窗窗口中定定义采购购员。3. 采购员与与物品的的关联在物品定定义中指指定每一一物品的的缺省对
15、对应采购购员，在在请购单单中系统统将自动动选取该该物品对对应的采采购员，录录入人员员可以改改选其他他的采购购员。2 采购产品品管理2.1 采购产品品业务需求求北方光电电公司主主要采购购光电、轻轻工、机机械、照照明等产产品；生生产基地地采购生生产光电电产品的的原材料料，包括括光学件件、金工工件、橡橡胶件、包包装材料料等。解决方案案运用库存存模块在在系统中中定义采采购物品品。具体体参见库库存模块块业务解解决方案案。2.2 采购产品品编码业务需求求光电总部部目前的的采购产产品没有有进行编编码，业业务员大大多使用用海关编编码对物物品进行行标志有有时也运运用供应应商产品品编码。远达光学学生产基基地: 成
16、品编编码9位位， 原原材料110位， 光学胶胶片编码码3位。工工艺技术术部调研研问卷：有标准准的物品品编码， 按零件件类别， 产品型型号， 一般为为3段 ， 编编码不定定长，例例如: M 58 1111 S 希望不同同的分类类有定长长的编码码，并保保证编码码的唯一一性。目目前存在在的问题题：公司司内部不不同部门门各自的的文件中中不统一一， 存存在同一一件号， 不同编编码。奥德光电电生产基基地：目目前没有有标准的的物料编编码， 希望尽尽快编制制物料编编码，并并且一定定基于物物料编码码唯一性性。解决方案案财务物品品编码采采用与库库存相同同的编码码规则，并并在库存存模块定定义物品品时明确确采购产产品
17、的编编码。2.3 采购产品品分类业务需求求目前贸易易一部、二二部经营营的轻工工产品包包括：灯灯具、钟钟、日杂杂、家用用电器。可可能在每每大类下下再细分分（灯具具按2头头或3头头分、日日杂按一一件套/二件套套分、钟钟分为挂挂钟和台台钟、家家用电器器按微波波炉、咖咖啡壶、电电饭煲分分）。基基本分两两层，家家用电器器再细分分则按升升分 。机机械产品品包括铸铸铁产品品、灯具具、不锈锈钢制品品、汽配配、设备备零件、文文体用品品/医疗疗器械。再再下一层层分类十十分繁多多。采购部为为光电部部采购的的成品包包括：望望远镜、显显微镜、天天体望远远镜、抢抢瞄、光光学材料料（其中中显微镜镜分为生生物和体体视），其其
18、他产品品的分类类依据海海关编码码；生产基地地采购的的原材料料包括：远达光学学生产基基地: 原材料分分：包装装材料， 橡胶件件， 光光学件， 结构件件结构件分分：金工工，机加加，塑料料件，金金饰件奥德光电电生产基基地： 开发中中心按照照物品的的不同用用途有分分类，物物品分类类可以按按照大、中中、小类类，并体体现在物物品的编编码中。解决方案案系统可以以在库存存模块和和采购模模块运用用不同的的物品分分类。鉴鉴于北方方光电与与生产基基地没有有区分职职能采用用不同的的物品分分类的要要求，因因此建议议采用库库存模块块定义的的物品分分类具体体参见库库存模块块的解决决方案。2.4 采购产品品计量单单位业务需求
19、求北方光电电：轻工部：出于退退税的要要求，计计量单位位要按照照海关报报关的要要求定。基基本上灯灯的计量量单位是是盏、钟钟按台/只计量量、日杂杂的计量量单位是是套/公公斤；家家用电器器是按个个计量光电部：基本上上按具或或个计量量；光学学材料有有时采用用“公斤、块块”，根据据客户的的要求。机械部：从公斤斤、米、具具、套、个个等都有有，且不不确定，当当客户要要求不同同时会用用不同的的计量单单位。存存在这样样的情况况，即采采购订单单、销售售订单、应应收帐款款发票按按个计量量，但在在出口报报关、供供应商开开具的增增值税发发票上需需要按照照公斤等等单位计计量。生产基地地：包括件、公公斤、瓶瓶、米、片片、双
20、等等。存在在计量单单位之间间的转换换情况。解决方案案在库存模模块可以以定义各各物品的的基本单单位，并并明确基基本单位位与其他他辅助计计量单位位之间的的换算关关系。具具体参见见库存业业务方案案设计。2.5 采购产品品库存控控制业务需求求总部：贸易一部部、贸易易二部的的采购品品没有物物理库存存，不存存在库位位控制的的问题。但但是对货货物需要要进行跟跟踪监控控，要求求采购订订单、入入库通知知单、销销售订单单编号一一致，以以实现成成本测算算。光电部贸贸易类物物品有物物理库存存，但未未对存放放库位进进行管理理控制。光光电部同同样需要要根据采采购订单单号跟踪踪采购物物品。都未使用用序列号号控制。生产基地地
21、：远达光学学: 目目前有光光学完工工库、光光学毛坯坯库、工工具工装装库、辅辅料工具具库、金金工库（橡橡胶件、结结构件、金金工件）、光光学棱镜镜库、易易燃易爆爆库、包包装材料料库、成成品库等等。都没没有库位位、批号号、序列列号、版版本控制制。橡胶胶件有过过期控制制。奥德光电电：目前前有光学学完工库库、光学学毛坯库库、工具具辅料库库、金工工库、包包装材料料成品库库等5个个仓库。没没有库位位、批号号、 序序列号、版版本控制制。橡胶胶件有过过期控制制。解决方案案总部：贸易一部部、贸易易二部的的业务由由于存在在供应商商提前开开票结算算，确认认存货的的情况，因因此将运运用北方方开发的的订单流流程，由由销售
22、订订单导出出生成请请购单，自自动创建建为采购购订单，供供应商开开来发票票要求付付款时，在在系统中中接收入入库。物物品出口口发运给给客户获获取相关关单据后后，在系系统中进进行发运运确认的的操作。光电部采采购的物物品基本本都先入入北方光光电自备备库，因因此光电电部销售售订单将将采用开开发的流流程，将将采购物物品接收收入库后后，再进进行挑库库发运的的操作（具具体参见见销售订订单管理理模块）。采购部采采购员、贸贸易一部部、贸易易二部采采购人员员将请购购单中接接收人附附注中记记录的销销售订单单编码作作为前缀缀，加流流水号，作作为采购购订单编编码，实实现销售售订单与与采购订订单之间间的联系系。接收收入库单
23、单可以根根据采购购订单进进行查询询，在采采购定单单查询界界面实现现。将采采购订单单查询菜菜单设定定给销售售员，销销售员即即可在系系统中适适时查询询采购订订单所处处的状态态。北方光电电本部自自营出口口, 投投标, 进料加加工要进进行成本本盈亏测测算.这这部分业业务中所所涉及的的产品要要进行批批号控制制。批号号编码规规则参见见库存解解决方案案。其他他业务的的产品考考虑到以以后会出出口，也也要进行行批号控控制。编编码规则则参见库库存解决决方案。生产基地地：设立多个个子库存存，对物物品进行行分类管管理与控控制。无无需对物物料进行行批号、系系列号等等控制。子子库存与与库位等等的设置置具体参参见库存存模块
24、的的方案设设计。 3 供应商管管理业务需求求北方光电电供应商目目前没有有统一的的编码规规则。现现有的点点石系统统中，供供应商信信息由业业务员自自己维护护。业务务员可以以选择供供应商信信息不共共享、部部门内共共享和部部门间共共享。供应商分分类按照照部门分为为轻工类类、机械械类、光光电类、照照明类等等。生产基地地远达光学学的供应应商信息息由生产产部人员员按照供供应商产产品类别别分别由由专人统统计更新新，统一一至远达达集团调调度室进进行汇总总。供应应商没有有编码。供应商按按照产品品分为：光学类类、金工工类、辅辅料类、包包装材料料类。奥德光电电的供应应商信息息由生产产部业务务员按照照类别收收集，统统一
25、至远远达集团团调度室室进行汇汇总管理理。供应应商没有有编码。供应商分分类与远远达光学学的分类类方法相相同。远达集团团总调度度室每年年对供应应商进行行考核，考考核标准准没有明明确的规规定。远远达光学学与奥德德光电采采购员将将收集的的供应商商表现等等信息汇汇集到总总调度室室进行分分析。选选择新供供应商时时，从规规模、价价格、质质量、交交货期上上对供应应商进行行考量。公公司仅与与通过考考核的供供应商签签订采购购合同。BPR以以后总部部与生产产基地的的供应商商信息统统一由北北方光电电采购部部专人负负责录入入与维护护。解决方案案供应商信信息内容容：Oraccle系系统可以以记录供供应商名名称、编编号、分
26、分类、地地址、联联系人、付付款条件件、应付付款、预预付款帐帐户等信信息。供应商信信息维护护：供应商信信息的准准确性根根据BPPR设计计的组织织架构与与部门职职责，并并保证供供应商信信息的准准确性，由由北方光光电采购购部专人人负责供供应商信信息维护护。供应商信信息安全全性：系统的供供应商头头信息在在各经营营单位之之间共享享，地址址层信息息在各经经营单位位之间屏屏蔽，在在经营单单位内部部共享。考考虑系统统数据的的准确性性与完备备性，建建议由北北方光电电采购部部专人负负责供应应商信息息在系统统中的维维护。供应商编编码：供应商编编码可以以采用自自动编码码或者手手工编码码，手工工编码可可以使用用字符，最
27、最长300位。经过讨论论，初步步确定运运用手工工编码，编码规则参见北方工业总部编码规则。供应商分分类：系统可以以记录供供应商分分类信息息，在采采购快查查码中定定义供应应商类别别，录入入供应商商时就可可以选择择所属的的相应类类别。总部分类类：贸易易一部、贸贸易二部部、采购购部生产基地地分类：光学类类、金工工类、辅辅料类、包包装材料料供应商评评估与合合格供应应商管理理：1. 供应商评评估信息息的收集集定期查看看供应商商产品目目录，其其中记录录了与供供应商发发生每一一笔交易易的信息息。利用报价价查询和和报价分分析来帮帮助评估估供应商商。运行系统统提供的的关于供供应商信信息的报报表，从从不同角角度收集
28、集评估信信息：序号报表名称称报表内容容1按分类的的采购汇汇总报表表按物品类类别，供供应商，采采购员，订订单日期期打印采采购订单单的汇总总情况。2按供应商商的发票票价格差差异报表表按物品类类别，供供应商，期期间打印印采购订订单和发发票的价价格差异异，只有有采购订订单和发发票匹配配的才能能统计。3采购订单单及发放放明细报报表按采购订订单查看看采购订订单的发发放情况况，注：只有计计划采购购订单和和一揽子子采购协协议有订订单发放放。4供应商采采购汇总总报表按供应商商打印采采购订单单汇总情情况表。5供应商服服务性能能分析报报表按物品，物物品类别别，供应应商等打打印供应应商到货货日期同同采购订订单需求求日
29、期的的对比报报表。6供应商过过期发货货报表按供应商商查看根根据需求求日期，过过期未到到的采购购订单及及物品明明细情况况。7供应商质质量性能能分析报报表按供应商商打印供供应商物物品的验验收情况况表。8供应商暂暂挂报表表按供应商商打印暂暂挂的采采购订单单情况表表。9过量发货货报表按供应商商打印供供应商发发货数量量超过订订单数量量的过量量发货情情况表。2. 根据收集集的数据据进行供供应商等等级的分分类，针针对供应应商所属属等级在在系统中中录入相相应的付付款条件件、接收收方式等等。做采采购订单单时，相相应的供供应商信信息会带带入采购购订单中中，用来来管理与与供应商商的交易易条款。3. 系统可以以维护合
30、合格供应应商清单单，并限限制物料料仅可从从合格供供应商处处采购。具具体是在在库存定定义物料料时，要要求“使用批批准供应应商”，在采采购模块块中定义义合格供供应商清清单，明明确某物物料的合合格供应应商是哪哪些。业业务员将将无法提提交不合合格供应应商的采采购订单单。4 请购管理理4.1 请购流程程业务需求求北方光电电贸易一部部、贸易易二部采采购组、采采购部目目前没有有请购流流程。生产基地地根据BPPR成果果，当生生产基地地需要自自行采购购一些还还不能够够与供应应商签订订一揽子子协议的的零星采采购，请请购流程程如下：1. 采购经办办进行询询价、报报价等活活动2. 查询以往往历史交交易，选选择最优优报
31、价，制制作请购购单，提提交审批批3. 由部门经经理、财财务部经经理审批批，在超超出审批批范围时时，由公公司总经经理进行行审批具体参见见BPRR交付成成果“采购申申请（计计划）制制定、审审核及下下达流程程”经BPRR讨论确确定，固固定资产产低值易易耗品的的采购申申请与采采订单等等流程不不在ERRP系统统中体现现。目前未采采用采购购预算控控制。解决方案案北方光电电：由于北方方光电主主营贸易易业务，物物品的采采购需求求基本来来自于签签订的销销售订单单，只要要销售订订单通过过了审批批，就可可以采购购相关物物品，因因此不存存在手工工录入请请购单的的情况。在本方案案中，将将运用直直接发运运或者开开发的工工
32、作流将将销售物物品信息息传递至至采购模模块，系系统将自自动生成成请购单单，传递递至采购购部门进进行采购购。生产基地地：运用系统统标准的的请购单单功能，在在系统中中定义相相应的审审批层次次，采购购经办可可以在系系统中制制作请购购单，按按照审批批路径与与审批权权限提交交审批。5 询价及报报价管理理5.1 询价单业务需求求北方光电电与生产产基地的的询价都都通过电电话、传传真等形形式进行行。没有固定定的书面面形式的的询价单单。解决方案案北方光电电总部的询询价活动动包括内内部询价价（即销销售人员员向采购购人员的的询价）和和对外询询价（即即传统意意义上的的对供应应商询价价）。1. 内部询价价：系统没有有标
33、准的的内部询询价功能能。考虑虑到运用用请购单单变通作作为内部部询价单单，操作作上比较较复杂，而而且仍然然需要手手工业务务的配合合，因此此建议系系统外进进行。具体的操操作步骤骤：1. 销售人员员在获得得客户的的意向后后，将需需求记录录至手工工的内部部询价单单，传递递给采购购人员。2. 采购人员员进行对对外询报报价。3. 采购人员员与销售售人员沟沟通询价价结果。4. 采购人员员将沟通通结果记记录在内内部询价价单上，购购销双方方进行签签字确认认。2. 对外询价价：采用系统统标准的的询价单单功能，记记录对外外询价情情况。为为了简化化操作，可可以从请请购单行行自动创创建成询询价单。并并可以打打印询价价单
34、，发发给供应应商。生产基地地采用标准准的对外外询价单单功能记记录采购购询价信信息，在在系统中中录入询询价物品品、数量量、目标标价位、向向哪些供供应商询询价等信信息。5.2 报价单业务需求求北方光电电供应商报报价的方方式主要要有电话话、传真真。供应商报报价时已已经考虑虑了采购购数量等等因素，因因此其报报价中不不包括任任何折扣扣信息。报价无需需审批即即可生效效。希望业务务员可以以查询以以往的报报价历史史纪录。生产基地地供应商报报价主要要是针对对价格合合同，报报价方式式主要有有电话、传传真。报价内容容包括物物品编号号、价格格、图纸纸、模具具等。业业务执行行过程中中，存在在价格更更改的情情况，一一般是
35、价价格下调调。报价需要要经过总总经理或或生产部部经理审审批方可可生效。价格合同将保存在远达集团总调度室。解决方案案北方光电电：系统中可可以记录录报价信信息， 并可以以由询价价单自动动生成报报价单。生产基地地：系统报价价单可以以记录物物品编码码、价格格等信息息，图纸纸、模具具等信息息如果有有电子文文本，可可以挂为为附件。系统具备备报价审审批功能能，可以以在询价价单上注注明是否否需要报报价审批批，针对对该询价价单的所所有报价价都将需需要审批批；或者者制作报报价单时时要求报报价审批批。鉴于于系统中中没有报报价审批批的工作作流，所所有具有有该界面面操作权权限的员员工都可可以进行行报价审审批的操操作，控
36、控制意义义不大，建建议将通通过审批批生效的的报价录录入系统统，为以以后的业业务提供供参考。 6 订单管理理6.1 订单生成成业务需求求北方光电电贸易一部部、贸易易二部的的采购订订单根据据销售订订单生成成，采购购部为光光电部制制定的采采购订单单由销售售订单生生成，为为生产基基地制定定的长期期框架协协议根据据生产计计划生成成。目前销售售合同基基本与采采购合同同一一对对应。生产基地地生产基地地的标准准采购订订单根据据长期框框架协议议的相关关规定生生成。采采购订单单无需与与销售订订单进行行对应。解决方案案北方光电电：总部的采采购业务务分为三三种类型型：1. 贸易一部部、贸易易二部、光光电部等等的贸易易
37、类采购购业务。2. 总部销售售生产基基地物品品业务。3. 总部采购购部为生生产基地地签订的的长期框框架协议议业务。1. 总部贸易易类采购购业务类类型:编号类型描述1自营出口口业务处理出口口业务的的国内采采购，在在采购模模块管理理2自营进口口业务处理自营营进口采采购业务务，在采采购模块块管理3进料加工工不作价价业务包括进料料加工的的原料采采购和加加工费用用的处理理，在采采购模块块管理4进料加工工作价业业务处理进料料加工的的原料采采购与成成品采购购业务，在在采购模模块管理理5来料加工工业务收取加工工费用的的业务类类型，在在财务模模块管理理6代理进口口业务收取代理理费的业业务类型型，在财财务模块块与
38、采购购模块管管理7内贸业务务处理内贸贸采购业业务，在在采购模模块管理理注：1. 这里所指指的代理理进口业业务是指指纯代理理的情况况，区别别于北方方光电以以往的代代理业务务的范畴畴，这里里的代理理业务在在财务上上反映的的不是结结转收入入和成本本，而是是代理费费的收入入。2. 这里所指指出的业业务类型型以及业业务类型型的解决决方案同同样适用用于远达达集团的的业务处处理。自营出口口业务的的处理贸易一部部、贸易易二部、光光电部出出口业务务中的采采购订单单，一般般要求记记库存帐帐，再根根据销售售订单的的规定将将物品发发运至客客户处，并并结转销销售成本本。操作作流程如如下所示示：1. 运用开发发的销售售订
39、单流流程，在在销售模模块录入入销售订订单，导导入采购购模块生生成请购购单。2. 采购员创创建采购购订单。为为了便于于销售人人员对采采购订单单情况的的查询，在在系统中中将建立立销售订订单与采采购订单单之间的的联系。采采购员根根据请购购单“接收人人附注”中记录录的销售售合同号号，将其其作为采采购订单单编码。如如果有多多个采购购订单为为一张销销售订单单进行采采购，则则在销售售订单编编码后加加流水号号作为采采购订单单编码。3. 在供应商商将物品品发运至至客户时时，采购购员根据据收到供供应商传传来的单单据在系系统中进进行物品品接收入入库的操操作，并并在货物物发运出出口后在在系统中中进行发发运的动动作。具
40、体的系系统流程程如下：自营出口口业务需需要在系系统中进进行盈亏亏测算的的严格控控制，即即需要将将自营出出口业务务中预测测的费用用以采购购订单的的形式录录入系统统。建议议由专人人从系统统里来录录入费用用采购订订单，具具体步骤骤如下：1. 销售业务务员对销销售订单单进行确确认后，由由专人在在系统中中查询该该销售订订单；2. 将销售订订单后的的盈亏测测算表附附件打开开；3. 根据盈亏亏测算表表的预测测金额在在系统中中录入相相关的费费用采购购订单。1) 在系统设设置时，预预先根据据不同部部门，不不同的费费用订单单类型在在系统中中分别做做好费用用采购订订单模版版。2) 需要通过过复制费费用采购购订单模模
41、版生成成各种费费用订单单。3) 费用采购购订单上上显示单单价显示示1，数数量输入入金额。销售订单单对应的的采购订订单编号号规则如如下所示示：采购订单单类型采购订单单编号外运费采采购订单单销售合同同号-FF佣金费用用采购订订单销售合同同号-CC杂项费用用采购订订单销售合同同号-ZZ物料采购购订单销售合同同号-11注：1) 不同的外外运公司司需要做做不同的的外运费费用采购购订单，如如果预测测一个出出口合同同项下发发生不同同外运公公司的外外运费，那那么外运运费采购购订单以以销售合合同号位位前缀，后后加-FF1，FF2等。2) 物料采购购订单如如果存在在多张，那那么从-1开始始向下续续编。自营进口口业
42、务的的处理自营进口口业务中中，进口口合同占占据主导导地位，同同事自营营进口的的业务量量不大，可可以不对对销售合合同与采采购合同同建立挂挂接关系系，即分分别在系系统中录录入采购购订单与与销售订订单。制制作进口口采购订订单的流流程与标标准的国国内采购购订单相相同，注注意币种种需要选选择外币币。关税及进进口业务务中发生生的费用用的处理理：方案一：平均成成本更新新按照采购价格制作采购订单平均成本更新(关税运保费)销售发货时结转成本在报关时接收入库获得关税税缴款通通知书时时在库存存模块调调整商品品成本，分分录如下下：借：库存存商品贷：材料料成本差差异同时在应应付模块块录入关关税发票票，分录录如下：借：材
43、料料成本差差异贷：应付付账款再对关税税发票进进行付款款借：应付付账款贷：银行行存款优点：1. 应付发票票可以全全额匹配配采购订订单，采采购订单单可以自自动关闭闭2. 录入采购购订单时时运用公公司汇率率，减少少录入汇汇率发生生错误的的可能缺点：1. 平均成本本更新的的时点与与金额影影响财务务记帐的的准确性性与及时时性2. 平均成本本更新的的责任人人待定方案二：报关时时作以含含关税、运运费、保保险费的的价格制制作采购购订单报关时按照含运费价格制作采购订单接收入库接收入库库时：借：材料料采购 12（含含税、费费价格）贷：应计计负债 12 借：库存存 122贷：材料料采购 12发票匹配配时：借：应计计
44、负债112贷：应付付帐款 10（采采购价格格） 发票价价格差异异 2优点：库库存成本本较为准准确及时时反映缺点：1. 运用本方方案的前前提是在在报关时时，业务务员已经经清楚地地知道需需要计入入成本的的运保费费金额2. 要求业务务员在报报关后，录录入采购购订单的的价格为为手工计计算的含含关税、运运保费等等的价格格，数额额的准确确性同样样影响财财务记帐帐3. 由于关税税按照报报关单汇汇率计算算，需要要在录入入采购订订单时输输入用户户汇率 4. 采购订单单无法全全额匹配配，只能能手工关关闭5. 采购订单单制定时时间滞后后，审批批没有实实际意义义经过讨论论确定，运运用第一一种解决决方案，即即业务员员在
45、拿到到报关单单后，在在系统中中进行接接收入库库，平均均成本更更新的操操作。并并且确保保平均成成本更新新的数额额与实际际发生的的运费、关关税金额额相同，否否则在日日后运费费发票到到后，财财务无法法入帐。来料加工工业务的的处理由于来料料加工业业务发生生时不挤挤占本公公司的资资金，不不存在物物料货权权转移，只只向客户户收取一一定比例例的加工工费用，向向供应商商支付加加工费，建建议此类类业务通通过财务务模块进进行处理理。进料加工工不作价价业务的的处理进料加工工业务存存在物权权的转移移，北方方光电将将原材料料采购进进来后，委委托加工工厂商进进行加工工，再将将成品发发运至客客户。具具体解决决方案如如下：1 合同协商商成功后后：在系系统中做做销售订订单。同同时将销销售合同同号录入入销售订订单题头头界面。接接下来的的操作同同自营出出口业务务的处理理。 2 进口原料料：在系系统中直直接做采采购订单单。采购购订单号号以销售售合同号号为前缀缀，进口口合同号号在采购购订单界界面的说说明字段段中录入入，然后后进行采采购接收收入库等等操作。3 加工：1) 在系统中中录入加加工费用用采购订订单。费用采购购订单上上单价是是1，数数量显示示金额，加工费用item定义的具体内容参见库存解决方案。(该业务适用于三个生产基地的委外加工业务)2) 在收到成成品的入入库单据据时，在在系统中中进行原原料杂项项出库的的处理