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1、哈佛经理理会议手手册我们的大大厦宽敞敞而开放放，它向向一切人人开放，无无论他们们是持相相同意见见还是持持反对意意见。 林林顿B约翰逊逊忙碌和紧紧张，能能带来高高昂的工工作情绪绪；只有有全神贯贯注时，工工作才能能产生高高效率。 松松下幸之之助在哈佛经经理交流流信息、制制定战略略、下达达命令的的过程中中，会议议是一个个有效的的但不是是必需的的手段。一一个成功功的哈佛佛经理的的每个会会议既是是最必要要的也应应是最有有效的。 编者者哈佛语录录在一个管管理系统统中，效效率的降降低有时时是由于于单个领领导执行行者或团团体领导导执行者者的情绪绪动摇的的结果。吉诺夫有两种效效率：一一种只是是表面上上的效率率，
2、而且且只是通通过纪律律约束才才在组织织中产生生的。它它只是另另一种真真正的效效率的模模拟。迪克卡卡尔森生生产率和和创造性性一样是是取得进进步的主主要工具具。伊桥俊彦彦第一章哈哈佛经理理会议通则则一、会议议准则 会议的特特征会议是指指三个或或三个以以上的人人(其中一一个为主主持人)，为发发挥特定定功能而而进行的的一种面面对面的的多向沟沟通。其其特定功功能，即即指下列列五项功功能中的的某一项项或某几几项：提供信信息；汇集信信息；解决问问题；宣传政政策；培育训训练。会议只是是一种管管理工具具，一般般人对它它有着热热衷与厌厌恶两种种极端的的态度!热衷会会议的人人认为会会议不可可缺少，他他们能够够举出许
3、许多冠冕冕堂皇的的理由，来来维护自自己的观观点；厌厌恶会议议的人则则将会议议看作浪浪费时间间与浪费费精力的的一种活活动。他他们也能能够举出出许多耸耸人听闻闻的理由由，来支支持自己己的见解解。在这这两类人人士之中中，厌恶恶会议者者似乎比比热衷会会议者更更多，极极具讽刺刺意味的的是：诅诅咒会议议的人往往往是些些最不懂懂得开会会，甚至至是最喜喜欢滥开开会议的的人!客观地说说，会议议本身并并不具备备被热衷衷或被厌厌恶的理理由。因因此，我我们有必必要恢复复会议的的真面目目。热衷会议议的人总总是强调调会议的的必要性性，甚至至认为它它是不可可缺少的的。这未未免言重重了，因因为就算算不召开开会议，一一个机构构
4、照样可可以存在在下去，更更何况我我们总能能找到一一些可以以取代会会议的途途径。让我们探探索一下下不用开开会，却却照样可可以发挥挥会议功功能提供信信息、收收集信息息、解决决问题、宣宣传政策策、培育育训练等诸诸种途径径。 1提供信信息我们可凭凭便条、备备忘录、甚甚至正式式的书面面报告从从事信息息的交流流。这样样做，显显然要比比开会更更加经济济划算。但但值得注注意的是是，人们们对书面面的东西西有时不不一定看看，就算算看了也也不一定定能完全全理解。从从这种意意义来说说，则开开会不失失为提供供信息的的一种明明智的举举措。在在会议中中，主席席不但能能当面澄澄清与会会者的疑疑问，而而且可借借助视听听器材，以
5、以增进与与会者对对信息的的了解与与兴趣。 2收集信信息召集能够够提供信信息的人人开会，是是收集信信息的一一种有效效的方法法。你可可以请求求信息提提供者，用用书面的的方式将将信息传传递给你你。如果果有必要要让其他他的人了了解这种种信息，你你也可将将它复印印然后分分发出去去。另外外，可通通过个别别约见有有关人士士，当面面向他们们收集信信息，这这样做效效果极佳佳。3解决决问题当一位主主管面临临问题时时，他可可当机立立断地亲亲自加以以解决，也也可将它它授权给给别人代代为解决决，而不不需付诸诸于会议议。但若若问题紧紧迫度不不高，同同时主管管希望获获得集思思广益的的效果，则则最好是是能邀请请部属开开会解决
6、决。邀请请部属共共商问题题、解决决方案，不不但可让让部属感感受到尊尊重，而而且也能能表现出出对协商商解决的的热情。4宣传传政策当一位主主管准备备将既定定的政策策传达给给部属的的时候，他他可以采采取三种种途径：第一、书书面宣传传；第二二、面对对面个别别宣传；第三、凭凭开会宣宣传。书书面宣传传虽然最最符合经经济原则则，但却却不如面面对面个个别宣传传那样有有说服力力，因为为若采用用面对面面方式，则则主管可可根据每每位员工工特点以以调整其其宣传方方式。至至于接受受会议形形式与否否，最主主要考虑虑在：与与会者之之间的交交流是否否足以产产生良好好的说服服效果。假假如主管管认为交交流有利利于说服服效果提提高
7、，则则采用开开会宣传传方式；但若主主管认为为可能导导致与会会者矛盾盾，则宁宁可采用用面对面面个别宣宣传或书书面宣传传方式。 5培育训训练由于人力力开发重重要性已已被企业业界所确确认，因因此员工工的培育育训练也也越来越越普遍。大大多数企企业除采采用专门门会议的的方式，为为其员工工实施培培育训练练除却却一般所所谓的会会议培训训之外，尚尚可采取取以下五五种措施施： (1)指定员员工阅读读书刊； (2)要求参参加函授授课程； (3)主管或或其他有有训练专专长的人人，为员员工进行行个别指指导； (4)派遣员员工学习习外界训训练课程程； (5)以“企校联联合”方式，派派遣员工工到教育育机构进进修。尽管培训
8、训会议已已逐渐受受企业界界所重视视，但该该种会议议兴办，至至少应能能满足下下列六个个条件： (1)需要培培训人数数甚多(至少在在10人以以上)； (2)培训会会议可以以满足培培训人员员真正需需要； (3)企业可可以提供供或租到到良好的的培训场场地及设设备； (4)企业可可以腾出出上班时时间供员员工培训训；或员员工愿意意利用私私人时间间接受培培训；或或企业愿愿为员工工提供私私人时间间接受培培训，而而给与津津贴； (5)企业内内部能够够物色到到合适人人选，来来从事培培训工作作策划及及实行； (66)培训训会议效效益大于于培训会会议成本本。如果这六六个条件件未能同同时满足足，则不不应轻易易采取培培训
9、会议议作为培培训手段段，而应应选择其其它的替替代途径径。就厌恶会会议的人人来说，会会议不但但没有什什么益处处，而且且有害。但但是当我我们面对对滥于开开会的现现状后，将将不得不不承认这这种态度度的产生生并非毫毫无根据据。只要要仔细观观察，不不难发现现有许多多会议是是基于不不正当的的理由而而召开的的。它们们至少包包括下列列六种： (1)为满足足无聊的的愿望而而开会有些些会议是是因“不妨找找个时间间大家聚聚一聚，不不拘形式式地谈一一谈与大大家有关关的问题题”而召开开。这一一类的会会议其实实与交际际或聊天天，并没没有多大大差别。 (2)为符合合惯例或或传统作作风而开开会有些会会议是因因“历来都都利用星
10、星期三下下午那段段时间开开会”而召开开。这就就是一般般所谓的的“例会”。例会会召开与与议案有有时无关关，因为为它基本本上是一一种为开开会而召召开的会会议! (3)为攀比比而开会会有些些会议是是因“人家部部财务部部每星期期都举行行一次会会议，咱咱们人力力资源又又岂能落落后”而召开开。这一一类会议议在目的的不是为为处理实实际问题题。 (4)为表功功而开会会有些些会议是是因“若不多多开会，则则上级领领导会以以为咱们们偷懒”而召开开。这一一类会议议被当作作取得上上司信任任与好感感的手段段。 (5)为推却却责任而而开会有些些会议是是因“没有理理由让我我单独承承担全部部的责任任”而召开开。这一一类会议议是
11、欠缺缺勇气面面对决策策风险的的管理者者所惯用用的伎俩俩。 (6)为逃避避个别接接触所可可能产生生的难堪堪局面而而开会有些些会议是是因“我不想想让少数数人太难难堪”而召开开。例如如某位管管理者在在他所管管理的115位部部属之中中，有两两位经常常迟到早早退。他他于是召召集会议议，在全全体部属属面前重重申准时时上下班班的要求求，希望望借此警警告那两两位不守守时的部部属。但但是那两两位部属属因见其其他同事事在场而而产生一一种错觉觉，以为为其他同同事不守守时的恶恶习与自自己不相相上下，因因此对自自己的过过失不太太介意。至至于其他他守时的的13位同同事，则则可能因因无辜受受责备而而士气低低沉。因因此，这这
12、一类会会议除了了平白浪浪费了116个人人的时间间与引起起13个人人士气低低沉之外外，将无无实际效效果可言言。为了消除除基于不不正当的的理由而而召开的的会议，目目前一般般机构所所采取的的对策是是： (1)偶而取取消一两两次会议议，以检检验这类类会议需需要程度度； (2)将预定定会议延延期举行行，或将将其议程程并入下下次会议议的议程程之中，以以减少会会议次数数； (3)局部或或全部取取消例会会，将需需要开会会讨论的的议案集集中在一一起，等等议案积积累到相相当程度度再开会会。至于于重要且且紧迫的的议案，则则可随时时召开会会议讨论论； (4)在机构构内部制制定这样样的政策策：所有有的会议议都要获获得上
13、级级的批准准才能召召开。只只要上级级主管对对属下所所要求召召开的会会议不是是有求必必应，这这种政策策才能发发挥实效效，属下下若无充充分的正正当理由，将将不敢随随便开会会。最后，让让我们总总结一下下：会议议是一种种可以帮帮助我们们发挥“提供信信息、解解决问题题、宣传传政策与与培育训训练”等功能能的手段段，但它它并非是是发挥该该功能的的唯一手手段，也也未必是是最好的的手段，应应设法减减少那些些基于不不正当的的理由而而召开的的会议。同同时在考考虑召开开会议之之前，应应设法探探寻取代代会议的的更有效效途径以以提高工工作效率率。 会议实效效性1什么么样的会会议才算算富有实实效如何使会会议富于于实效?在寻
14、找找这个问问题的答答案之前前，须先先了解什什么样的的会议才才算富于于实效。严严格说来来，符合合以下三三种要求求的会议议才算富富于实效效： (1)目标能能被实现现会议议既然是是一种用用以发挥挥特定功功能，或或更确切切地说，用用以实现现特定目目标的手手段，因因此评测测会议是是否具实实效，其其首要的的标准便便是审视视开会之之前为会会议所设设定的目目标有实实现的价价值。 (2)目标能能在最短短时间内内被实现现这个个要求本本身颇具具争论性性。有些些人认为为开会过过程中的的讨论甚甚至争议议，是一一种必然然的事情情，因此此对这些些人来说说，尽管管是冗长长的讨论论或争辩辩，也不不可能被被视为违违背“在最短短时
15、间内内实现目目标”的要求求。但是是另一些些人则认认为，会会议中的的讨论或或争辩并并无实质质的意义义可言，因因此对这这些人来来说，就就算短暂暂的讨论论或争辩辩，也可可能被认认为浪费费时间。但但不管怎怎样，绝绝大多数数人都同同意：越越能在短短时间内内实现会会议目标标越好。 (3)与会者者对会议议感到满满意所谓满满意，并并不意味味与会者者对会议议的主题题或决议议感到高高兴。例例如当会会议的主主题在于于探讨裁裁减，与与会者对对这样的的会议一一定不会会感到高高兴。但但若能设设法令与与会者了了解裁员员的理由由，并令令他们有有机会发发表意见见或提出出实施办办法，这这种作法法多少会会使他们们感到满满意。所所以
16、想使使与会者者对会议议感到满满意，则则应提供供机会让让他们尽尽量吐露露心声，并并参与讨讨论。以上三个个要求中中，(22)与(3)在相当当大的范范围内是是相互冲冲突的。这这是因为为若想使使与会者者感到满满意，就就不能不不花时间间讨论，但但是若想想在短时时间内实实现目标标，就必必须剥夺夺与会者者自由讨讨论的机机会。总之，真真正富于于实效的的会议所所应具备备的条件件是：在在与会者者均感满满意的情情况下，以以最短时时间实现现会议目目标。当当然，要要使会议议全部符符合这些些要求实实在不容容易，但但这些要要求至少少应成为为会议主主持人及及与会者者共同努努力的方方向。 2不切实实效的会会议有何何危害富于实效
17、效的会议议，可以以帮助我我们发挥挥“提供信信息、收收集信息息、解决决问题、宣宣传政策策、培育育训练”等功能能。这显显然是有有益的，尽尽管其效效益大小小很难衡衡量。而而不富实实效的会会议，将将有三大大危害： (1)会议目目标无法法实现。会会议是以以目标的的实现为为导向，一一旦目标标无法实实现，那那么为会会议投入入的一切切时间、精精力及金金钱将全全部“泡汤”。 (2)会议所所承担的的机会成成本相当当可观。所所谓机会会成本，即即指投入入于会议议的时间间、精力力及金钱钱改变使使用途径径所能产产生的效效益。时时间、精精力及金金钱本来来可以充充作多种种用途。倘倘若不将将它们投投入于徒徒劳无功功的会议议，而
18、将将它们导导入其它它途径，则则可能因因而获得得某些效效益。这这些可能能获得的的效益，就就是召开开会议所所必须承承担的代代价。尽尽管会议议的机会会成本难难以衡量量，但可可从一场场会议花花销，对对它作初初步的估估计。假假定：AA、某场场会议的的与会者者共有110位；B、每一一位与会会者月薪薪为3000000元；C、每一一位与会会者每个个月工作作时间为为100000分分钟；DD、每一一位与会会者在平平时所享享有的福福利等于于月薪的的25%。在以以上的假假设下，每每一位与与会者在在上班时时间内每每开一分分钟的会会议所须须支付的的代价是是3.775元，而而对十位位与会者者每开一一个钟头头的会议议所须支支
19、付的代代价则为为2250元!倘若将将会议主主持人规规划会议议的时间间，以及及会议的的直接成成本(资料印印制、纸纸张、茶茶点等费费用)包括在在内，则则十个人人开一个个钟头的的会议，所所须支付付的代价价可能接接近30000元元!这即是是说，这这十个人人所开的的一个钟钟头的会会议如果果无法实实现目标标，那么么30000元就就会“泡汤”，而且且原先若若不召开开这一个个钟头的的会议，而而将这个个“泡汤”的30000元使使用于其其它途径径，则可可能产生生相当可可观的效效益! (3)与会者者对会议议感到不不满。与与会者若若对某一一次会议议感到不不满，则则其反应应将可能能是这样样的：“会议的的主持人人原来是是
20、这样无无能!”“以后再再由同一一个主持持人所召召开的会会议，将将拒绝参参加!”“会议、会会议、会会而不议议、议而而不决、决决而不行行、行而而无效!”这些消极极的反应应可能降降低士气气，甚至至导致员员工缺勤勤率或流流动率提提高。3为什什么会议议没有实实效导致会议议失效的的因素极极多，有有的存在在于开会会之前，有有的发生生于会议议进行中中，有的则出出现于开开完会之之后。现现将诸因因素罗列列如下： (1)会议前前欠缺目目标。目标不不明确。欠缺议议程。与会人人选不当当(与会者者太多或或与会者者太少)。会议时时间不当当。开会通通知时间间不当(太早通通知开会会或太晚晚通知开开会)。开会通通知内容容欠周详详
21、。会议地地点不当当。会议场场地设备备欠佳。 10与与会者无无准备而而来。 11未未订明会会议终止止时间或或每一议议案时间间分配不不当。 12会会议不能能准时开开始。 13会会议太多多，致使使与会者者一听说说要开会会，无不不感觉厌厌烦。 14向向来很少少开会，致致使每次次会议议议案堆积积过多。 (2)会议中中从事交交谊活动动。外界干干扰。与会者者发言离离题。主席出出难题。让没有有必要留留在会场场的人员员留在会会场。犹豫不不决。资料不不充足，却却贸然决决策。少数人人垄断会会议。与会者者之间交交头接耳耳。 10与与会者不不表明真真正感受受或意见见。 11与与会者之之间争论论。 12与与会者与与主席争
22、争论。 13视视听器材材发生故故障。 14 与会者者欠缺热热心。 15会会议超出出预定时时间。 16主主席未能能总结会会议成果果。 (3)会议后后欠缺会会议记录录。不能对对决议事事项进行行追踪。不能对对会议成成败得失失进行检检讨。不能及及时解散散已实现现任务的的临时性性委员会会或工作作小组。与会者者对会议议感到不不满。以上诸种种因素大大都可由由主席加加以控制制。以后后将在有有关章节节中分别别阐释主主席所扮扮演的角角色，以以及主席席角色所所应具备备的条件件，之后后再循序序探讨主主席应如如何克服服导致会会议没有有实效的的诸种因因素。 主席角色色有人说：“会议的的主席有有如乐队队的指挥挥。”这句话话
23、只说对对一半。会会议的主主席固然然有如乐乐队的指指挥那样样具有举举足轻重重的作用用，但是是担当会会议的主主席却比比担当乐乐队的指指挥更加加困难，因因为前者者在主持持会议过过程中需需要扮演演多种角角色，而而后者在在主持演演奏过程程中则始始终扮演演同一角角色。现现将主席席在各种种会议中中所扮演演的角色色阐释如如下： 1提供信信息在这一类类会议中中，主席席所扮演演的角色色是信息息的提供供者。主主席不但但要令与与会者了了解信息息的内容容，而且且要避免免使他们们对信息息产生误误解或曲曲解。为为了达到到这个目目的，主主席应尽尽量避免免以单向向说教的的方式垄垄断整个个会议，而而最好是是能留出出一些时时间(比
24、方说说10%的时间间)解答与与会者的的疑问。在在这种情情况下，主主席又扮扮演了解解说者的的角色。 2培育训训练在这一类类会议里里，主席席所扮演演的角色色是传道道、授业业、解惑惑的教师师。主席席的参与与程度要要视课程程的性质质，以及及与会者者对课程程的熟悉悉程度而而定。例例如课程程本身颇颇为深奥奥，而且且与会者者对该课课程相当当陌生，则则主席的的参与程程度恐怕怕非高达达总会议议时间的的75%900%不可可。但若若课程本本身很适适合采取取专案讨讨论或角角色扮演演等方式式进行，那那么即使使与会者者对该课课程不甚甚了解，主主席的参参与程度度大概可可以降低低到总会会议时间间的500%左右右。再如如与会者
25、者对课程程相当熟熟悉，而而且课程程本身又又适合广广泛的讨讨论，则则主席的的参与程程度甚至至可以减减至总会会议时间间的200%。3宣传传政策在这一类类会议中中，主席席为使与与会者按按受新政政策，他他首先必必须扮演演提供者者的角色色，将他他所要宣宣传的政政策作一一番叙述述。其次次，他必必须扮演演媒介的的角色，鼓鼓励与会会者对他他所提供供的政策策发生兴兴趣。再再次，他他必须扮扮演解说说者的角角色，对对与会者者的任何何疑问提提供解答答。最后后，他必必须扮演演说服者者的角色色，设法法使与会会者心悦悦诚服地地接受方方针政策策。在这这一类会会议中，主主席的参参与程度度，大致致以占总总会议时时间的550%至至
26、70%较为恰恰当。 4解决问问题在这一类类会议中中，主席席最重要要的任务务在于领领导与会会者探索索问题最最佳解决决途径。他他通常需需要做到到下列五五件事：(1) 阐释问题题的内涵涵、问题题发生的的背景、以以及解决决问题的的重要性性。(2)借借解说者者角色，鼓鼓动所有有与会者者参与问问题解决决。 (3)借控制制者角色色，将会会议导入入实现目目标途径径，以避避免时间间浪费以以及无谓谓的意见见冲突。 (4)借与会会者角色色(即脱离离主席身身份而成成为与会会者之一一)，提出出自己的的见解。 (5)回复主主席身份份，归结结会议的的成果及及指明未未来方向向。在这这一类会会议里，主主席的参参与程度度，大概概
27、介于总总会议时时间的440%至至60%较为理理想。 5收集信信息在这一类类会议中中，主席席除了扮扮演陈述述者与媒媒介两种种角色，以以阐明会会议目标标及鼓动动与会者者提供信信息外，最最重要的的便是扮扮演聆听听者角色色，以搜搜集与会会者所提提供的信信息。因因此，主主席的参参与程度度，应以以不超过过总会议议时间的的20%较为理理想。由以上阐阐释可知知，主席席在不同同的会议议中，需需要扮演演不同的的角色，甚甚至在同同一个会会议中，也也要扮演演多种不不同的角角色。因因此，除除非主席席能够恰恰如其分分地扮演演各种角角色，以以及适当当地从事事角色转转换，否否则他将将难以实实现会议议目标。任任何一种种会议极极
28、少为单单一目标标而召开开，它通通常是为为实现多多种目标标而召开开的。在在这种情情况下，主主席所需需扮演的的角色将将要更多多，角色色转换自自然更加加频繁。 主席素质质HT在任何一一场会议议中，主主席均要要扮演多多种角色色，以及及从事多多次的角角色转换换。由此此可知，要要成为优优秀的会会议主席席并不是是一件容容易的事事。现在在，看看看一位卓卓越的主主席所应应具备的的素质：1思考考清晰敏敏锐尽管主席席没有必必要成为为参加会会议的人人群中思思考最清清晰敏锐锐者，但但他若想想获得与与会者的的尊敬，他他的思考考至少应应比大多多数的与与会者更更加清晰晰敏锐。只只要主席席能在会会议之前前多作准准备，则则他的思
29、思考能力力一定可可以大大大提高。2善于于言词表表达主席对语语言应具具有高度度的掌握握能力，以以便将自自己的思思想观念念准确、无无误地表表达出来来。他必必须能够够以语言言推动讨讨论、疏疏导与会会者的思思维方向向，以及及在会议议的各个个阶段总总结所取取得的成成果。3良好好的分析析能力主席必须须懂得如如何澄清清问题，透透视问题题的每一一个层面面，指出出每一种种见解的的利弊得得失，以以及分辨辨事情的的轻重缓缓急。 4抱着对对事不对对人的态态度主席必须须使每一一位与会会者的意意见，都都能得到到其他与与会者所所关注。即即使主席席本人对对某些与与会者的的某些观观点有所所偏爱或或厌恶感感，他都都不应以以他的个
30、个人好恶恶影响他他对事情情的判断断。当他他想提出出个人观观点时，他他必须告告诉与会会者他是是站在个个人立场场发言，而而并非以以主席的的身份说说话。 5公正主席在会会议中绝绝对不应应有袒护护的行为为，因为为他有这这种行为为，不但但阻碍进进一步的的讨论，而而且将使使与会者者甚至至包括被被袒护者者在内对他他失去信信心。 6耐性有些与会会者在发发表意见见时往往往辞不达达意，另另一些与与会者则则可能在在群众面面前因感感到胆怯怯而回避避发言。面面对这一一类的与与会者，主主席应主主动提供供协助与与鼓励，要要做到这这一点，主主席非具具有高度度的耐性性不可。 7能灵活活地应付付“挑刺”人物与会者之之中，难难免会
31、有有少数“挑刺”人物存存在，诸诸如有高高度偏见见者、喜喜爱垄断断发言者者、火气气特别大大者等。主主席必须须能够在在不冒犯犯他们的的前提下下，有效效地对付付他们。 8沉着并并自我约约束为了激励励与会者者信心，主主席除了了应表现现热诚与与果敢的的态度之之外，须须保持沉沉着坚定定，并自自我约束束。他应应避免在在幕前过过度地暴暴露自己己。比如如不应放放荡不羁羁地发表表自己的的意见、垄垄断发言言或理论论说教等等等。 9具有幽幽默感幽默感对对消除紧紧张气氛氛，以及及令会议议顺利进进行具有有很大的的作用。主主席在运运用时应应特别注注意避免免轻浮或或浅薄的的话语。二、会议议过程 全体小组组讨论如果说，成成功的
32、会会议有什什么秘诀诀的话，那那就是自自由而公公开的讨讨论。训训斥或指指令对现现代的员员工都是是没用的的。几乎乎每个下下属人员员都希望望有机会会自由提提问和讨讨论组织织内部的的重大事事件的决决策内容容，相互互交流切切磋彼此此的思想想。有成效的的小组讨讨论和“漫谈”的区别别，可以以归结为为会议主主持人的的统驭能能力的大大小。圆圆桌会议议的成功功或失败败完全取取决于会会议主持持人本身身。 1对领导导人的提提示一般都认认为领导导人的工工作就是是在会议议中组织织、激发发和引导导会议的的思考和和进程。在在某些方方面，非非正式的的圆桌讨讨论把最最大的责责任放在在会议主主持人肩肩上。由由于讨论论的质量量取决于
33、于与会者者态度的的相互影影响，所所以会议议领导人人必须既既敏感又又灵活。他他必须能能适应讨讨论问题题多变的的要求以以及各人人的性格格。虽然然没有可可以做为为模式的的实际做做法，领领导讨论论的能力力一般可可以应用用以下原原则和技技巧得到到改进： (1)做好准准备，会会议主持持人应对对讨论主主题的背背景有完完善充分分的了解解。 (2)事先思思考，以以便发现现常见的的可能出出现的问问题和反反对者可可能采取取的论点点。 (3)通过事事先计划划来防止止干扰。假假如打进进来的电电话必须须接，就就要考虑虑在另外外的地方方开会；要检查查材料和和视听设设备，以以保证一一切顺利利。 (4)评估你你的听众众，不可可
34、低估他他们的才才智，也也不可高高估他们们知识的的丰富程程度。 (5)了了解与会会者中的的每一个个人，充充分考虑虑与每个个具有特特殊个性性的与会会者的交交流方式式。 (6)为了让让与会者者感觉轻轻松，你你应表现现为小组组的一员员，而不不是做有有威胁性性的局外外人。幽幽默和插插话能起起作用，但但当这种种情况达达到一定定程度时时，会议议领导人人要向小小组及时时提醒会会议的目目的。 (7)和听众众一起平平等合作作，避免免操纵人人们。 (8)用一般般的语言言讲话，不不要总想想表现得得高人一一等。 (9)明确会会议的目目的，假假如宗旨旨是解决决问题，则则用简洁洁而精确确的话陈陈述问题题，以使使与会者者确切
35、了了解会议议内容。要要正视和和处理争争论的焦焦点，避避免争论论白热化化，个个个面红耳耳赤。 (100)引导导会议按按规定的的议程进进行，始始终要围围绕中心心议题展展开。 (111)要遏遏制操纵纵会议的的任何倾倾向，实实际经验验表明，任任何人谈谈话超过过时间的的20%，就意意味着失失效。 (122)避免免材料不不足，如如果缺少少的资料料对讨论论本身确确实是必必不可少少的，在在紧急情情况下，可可以考虑虑暂时休休会。 (133)不断断核对回回馈的信信息，要要问一下下：“这些有有道理吗吗?”要确知知与会者者正以和和你相同同的目的行动动。 (144)既讲讲述，又又表演，选选用直观观器材。用用黑板记记录小
36、组组成员的的论点。这这样可以以避免离离题，也可以帮帮助你归归纳和做做出结论论。 (155)鼓励励小组的的全体成成员参加加讨论。 (166)鼓励励在友好好协作的的基础上上进行生生气勃勃勃的讨论论。 (177)扮演演公平的的调解人人来缓和和激烈的的争论，或或引导其其他与会会者介入入讨论，以以使争论论主角冷冷静下来来，或者者宣布极极短暂的的休息，要要创造性性地利用用不同意意见。 (188)在还还有其他他观点需需要聆听听时，要要限制某某一个观观点的发发表时间间。(19)随时提提防注意意力的分分散，保保持会议议活跃。假假如与会会者开始始烦躁不不安，要要设法让让他们参参加行动动。(20)要有节节制地使使用
37、直接接问句，这这种问句句会产生生一种学学校教室室的气氛氛，而阻阻碍自由由表达的的气氛。但但直接问问句可用用以介绍绍一个特特殊观点点，中止止离开正正题的讨讨论，使使漫不经经心或腼腼腆的人人介入讨讨论，缩缩短冗长长独白，领领导人意意识到有有某些意意见与已已经发表表的观点点相反的的时候，应应设法激激发辩论论。 (211)要有有耐心，要要记住交交流意见见是需要要时间的的，当想想法新奇奇或是有有许多言言外之意意有待探探索时，尤尤为如此此。 (222)要预预先考虑虑到对与与会者可可能提出出的意见见的抵制制。 (233)在任任何会议议闭幕以以前，要要做出总总结，归归纳会议议成果或或着手行行动。2应该该避免的
38、的一些问问题当会议不不能实现现与会者者的期望望时，指指责通常常指向会会议的领领导。常常见的情情况是领领导方式式有毛病病领导导人垄断断会议或或其它原原因。领领导人如如果能学学会如下下的避免免事项，可可以更有有效地领领导： (1)避免使使与会者者为难。你你也许想想责备某某一个人人，但是是这种行行动会使使得所有有的与会会者产生生自卫态态度。 (2)避免代代替小组组思考。有有些领导导人往往往想走在在小组的的前头，做做总结或或回答问问题，而而不是鼓鼓励讨论论。 (3)避免以以错误的的方式叙叙述事情情。小组组的对立立很容易易由于领领导人粗粗心大意意或添加加色彩的的陈述而而造成。平平淡地陈陈述意见见容易抑抑
39、制讨论论。 (4)避免透透露领导导人认为为能接受受的答案案或解决决办法。表表面上，职职员倾向向于按照照他们想想象的管管理部门门的希望望来做出出反应。假假如目的的是客观观地思考考和真诚诚的双向向交流，那那就要避避免偏颇颇错误的的想法。 (5)避免把把讨论从从中心目目的引发发离题议议论。要要委婉地地要求小小组成员员井井有有条地走走向会议议的目的的。当人人们从事事于细节节性讨论论时，最最好用提提问把他他们引回回到正题题。 (6)避免傲傲慢地对对待关键键问题或或与会者者。不同同的人以以不同的的形式吸吸收信息息。要核核查回馈馈的信息息，以确确定会议议的成效效。 (7)避免尚尚未得出出结论或或者尚未未开始
40、积积极行动动就休会会。要使使结论为为大家共共同理解解，并且且即将付诸诸于行动动。 3难应付付的与会会者有些难对对付的人人可能使使主持人人左右为为难，下下面是应应付他们们的一些些建议： (1)对付万万事通的的人，鼓鼓励其他他与会者者附和他他们自己己的见解解，使小小组成员员降低他他议论的的重要性性。 (2)从容地地应付好好辩的与与会者，并并保持冷冷静。利利用提问问让他把把话说出出来，然然后把他他交给小小组去对对付。同同时强调调大多数数的意见见，并且且不使与与会者发发言涉及及个人。 (3)容易怨怨恨的人人可能觉觉得尊严严受到了了伤害，因因为他认认为有人人正教训训他怎样样做工作作。要向向他保证证，他的
41、的经验可可以对其其他与会会者有价价值，而而且交流流思想对对会议目目的是重重要的。 (4)要得到到多嘴与与会者的的支持，需需要老练练的领导导能力。抓抓住他的的某个观观点，征征求其他他人的意意见，并并在小组组内传递递这个问问题。 (5)犹豫不不定的与与会者可可能积极极性不高高。要让让他行动动起来，提提一个他他很可能能回答好好的或很很容易回回答的问问题，点点他的名名，让他他回答；多方设设法使他他参加，例例如，协协助示范范表演或或者鼓励励他作报报告。 (6)为使没没有兴趣趣的人参参与，设设法提出出涉及他他工作内内容的直直接问句句。找一一些他活活动中的的事情来来赞扬，并并评价他他的作用用，以便便把一些些
42、他有兴兴趣的事事引入讨讨论。 (7)假如一一个捣乱乱的人，只只是想“出风头头”得到大大家注意意，就设设法绕过过他，让让那些有有更重要要的话要要说的人人发言，或或者就象象对待喜喜欢多嘴嘴的人那那样对待待他。假假如这个个捣乱者者故意出出难题，要要避免对对他直接接批评、讥讥讽或嘲嘲笑，而而要重申申他的反反对或批批评意见见，并把把问题交交给小组组处理(假如他他继续捣捣乱，小小组应一一致把他他看做一一种威胁胁，并挫挫其锐气气)。必要要时可以以和他单单独谈话话。 (8)由于“应声虫虫”的公开开或隐含含的奉承承阿谀和和始终同同意，他他向领导导者反馈馈的信息息反应是是虚假的的。在小小组集中中讨论专专门议题题时
43、，最最好回避避这个人人，而集集中注意意力于那那些具有有客观见见解的人人。 工作人员员会议工作人员员会议使使下级管管理人员员及监督督人员有有机会对对管理职职能进行行参与献献策。更更重要的的是，它它向最高高管理部部门提供供了最基基层一线线的信息息。集体体参与是是基本目目标之一一，因为为大多数数工作人人员会议议是了解解实情解解决问题题的会议议。主持持人的职职责在很很大程度度上是调调动所有有一线管管理人员员的发言言热情。因为成员员们作为为一个集集体定期期会晤，天天天接触触，所以以就形成成一种亲亲密的非非正式的的形式。但但这里面面也有危危机，即即小组中中任何一一个人的的言行可可造成一一定的政政治影响响。
44、除非非会议主主持人认认识到这这个情况况，并作作为一种种日常习习惯去抵抵制它，否否则，某某些议程程可能影影响他作作为会议议主持人人的威信信。 1工作人人员应该该多长时时间开一一次会工作人员员开会的的频率取取决于两两个因素素： (1)利用工工作人员员会议来来交流信信息、作作出决策策和解决决实际问问题的程程度。 (2)业务活活动的性性质，有有节制地地经营比比对条件件和环境境高度敏敏感的动动态项目目，所需需的开会会频率为为低。工作人员员会议的的频率最最终取决决于会议议的作用用和期望望它达到到的成果果。具有有其它有有效联络络手段的的机构可可能每月月开一次次工作人人员会议议就够了了。有些些机构觉觉得每周周
45、开一次次工作人人员会议议对他们们很合适适，另一一些机构构觉得每每天开一一次会也也不算多多。喜欢欢多开定定期会议议的机构构宣称，增增加开会会的频率率有助于于：提供与与上级管管理部门门的最近近信息交交流。取得更更密切的的接触，日日常的进进展可予予以记录录，但是是特殊的的成就可可予以突突出，以以便立即即得到特别别处理。鼓励通通过持续续的检查查回顾，不不断思考考现实的的和潜在在的问题题。提供机机会和每每一位经经理的内内在联系系，他的的工作可可能与出出现的问问题有关关系。发表许许多观点点和范围围广泛的的背景经经验，以以供解决决问题或或作出决决策。使每位位经理洞洞悉其它它部门的的问题。认识总总体经营营及其现现状。作为训训练基地地，为机机构培养养将来的的上层管管理人员员。有些领导导人报告告称，他他们通过过半小时时工作人人员会议议所学到到的东西西，比他他们整日日的个人人谈话、特特别会议议和电话话磋商为为多。只只要适当当地并入入整个机机构的管管理体系系，这种种经常而而定期的的工作人人员会议议就可以以成为公公司最有有生产性性的财富富之一。但是，对对主张多多开工作作人员会会议的每每个论点点都有其其对立面面。反面面的论点点是告诫诫不要“由委员员会管理理”。许多多信