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1、 第6章 采购管理 125第 6章采购管理采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。 图6-1 采购管理菜单完整的商品进货过程应该是由“商品进货订单”到“商品进货通知单”到“商品进货入库单”。但是由于各个公司业务流程的不同，我们也可以不用三个单据都必须制作，直接做“商品进货单”也可以。图6-2所示是采购进货业务流程。图6-2 采购业务导航图之采购进货完整的商品退货过程应该是由“商品退货申请单”到“商品退货通知单”到“商品退货出库单”。退货过程也可直接做“商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。图6-3 采购业务导航图之采购退货采购管理
2、由三部分组成：业务单据输入、销售订单转采购、统计分析。业务单据输入采购管理中共有6种单据，分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。销售订单转采购可以将销售订单，包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单，直接转为商品进货订单。统计分析采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。提示：商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐，记帐后修改供应商应付帐款。
3、商品库存帐可在菜单“库存管理”的“统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单“结算管理”的“应付帐分析”中查询。6.1 进货业务单据的输入、编辑及使用商品进货订单商品进货订单，是记录进货业务的重要单据，在企业与供货商间确定了采购业务后，可在系统中输入商品进货订单，以便跟踪采购业务的执行情况。通常一次进货的订单会分批到货，所以一张“商品进货订单”可以重复执行，生成多张“商品进货通知单”，但是如果执行数量超过包括等于订单数时执行按纽变灰，就不允许再执行该订单。 打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货订单”。如图6-4 所示。编辑商品采购订单详细操作请参见附录A 单据录入、编辑图6-4 商品进货订
4、单商品进货通知单商品进货通知单是当采购商品到达后，业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单可以生成多张“商品进货通知单”，一张通知单只可以生成一张“商品进货单”。 打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货通知单”。如图6-5 所示。图6-5 商品进货通知单新增“商品进货通知单”有两种方式：一种是与商品进货订单相同的人工输入方式，另一种是由商品进货订单直接生成通知单，商品进货订单审核并记帐后按“执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量，可以有三种产生方式： ）空数量：在生成通知单时，商品的明细和数量不从订单中带过来，只带出单据的表头信息，明细
5、数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。）未通知数：通知单的数量=订单中的商品数量该订单已经通知了的商品数量。）未执行数：通知单的数量=订单中的商品数量该订单已经执行的商品数量。 如图6-6 所示。图6-6 订单通知通知单的执行也有两种方式：生成发货单 生成装箱单，如果选择，则生成一张装箱批号对应这张通知单的装箱单，反复执行装箱，生成不同的箱号，直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单，不能再执行生成发货单，同样，已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。商品进货入库单商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时
6、候制作的，商品进货入库单验收后增加商品库存帐，如果该供应商是需要结算货款的，那么在商品进货单记帐后，自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的，财务只有在进货单验收后才可以记帐。打开菜单“采购管理”“进货业务”“商品进货入库单”。如图6-7 所示。图6-7商品进货入库单商品进货入库单可以通过商品进货通知单执行后生成，也可以直接输入或条码扫描输入，还可以由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时，如是采用“装箱单执行发货单”的业务流程，装箱单据上的装箱批号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内，商品明细自动带出；如是商品进货通知单直接执行生成，从通知单到进货单的数量，可以有三种生成方式：
7、）空数量：在产生进/退货单时，商品的明细和数量不从通知单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。）通知数：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，并且实际发货的数量也与通知数量一致。）零数量：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，只是实际发货的数量为零。如图6-8 所示。图6-8 通知单执行当由装箱单生成时如图6-9所示，选择供货商等相应信息后进入“装箱信息”页面，点新增，选择相应的装箱编号，然后点填充明细即可在商品明细中显示所选箱号的信息。这种执行单生成方式在调
8、拨、批发、配货和移仓中同样这样使用。图6-9 装箱信息补充：商品明细数量录入时可以查看到一段时间内该商品该供应商的进货数。如图6-10所示。图6-10 数量二维框在发货日期设置需要查询的时间段，点“刷新”，会在列表中显示该段时间从该供应商进货的数量。6.2 退货业务单据的输入、编辑及使用退货业务的三种单据操作基本同进货业务单据，商品退货出库单验收后减少商品库存帐，记帐后将减少供应商应付帐款。对单据的编辑详细操作请参见附录A 单据录入、编辑6.3 单据的其它操作对于已审核、已记帐或已验收的进退货单据不可删除或修改；所有单据均可以对单据头表格格式和单据体表格格式进行自定义（具体操作参见附录A 单据
9、录入、编辑）；单据提供标准打印、扩展打印、自定义打印（具体操作参见附录C 报表打印）；单据的查找方法可以通过单据上的“查找”和“最前”、“最后”、“向前”、“向后”功能快速找到。6.4 销售转采购在采购业务导航图之采购进货上，点击“销售转采购”，弹出销售转采购订单窗口。如图6-11所示。图6-11 销售订单转采购订单 选择获取销售订单的“起始日期”和“终止日期”，选择销售订单的类型：批发、调拨、配货，然后点击“查询”，可查询出满足条件的销售订单。 选择、“默认仓库”、“价格”、“折扣”，可以转成订单，也可以直接转成退货单。 选择转成方式：订货数、未完工数、库存差、零数量。 定单验收就回写定单数
10、据到“销售定单转采购”中，生成定单的类型定义如下：1）定单数：是未执行的明细总和2）未完定单数：为执行的那部分数据3）库存差：并不是在商品选择中的库存差，生成后实际是相对于明细的数据4）商品选择中的库存：是本渠道的总库存，并不是某个仓库的库存 将本次不需要转采购订单的销售前的勾去掉。 点击“商品明细”按钮，弹出商品选择对话框，将本次不需要转采购明细的商品前的勾去掉，最后点击“确定”按钮，系统会自动生成一张新的商品进货订单。如图6-12所示。 在商品选择的时候，可以通过左下角的“数量增加”增加或减少商品数量。图6-12 转采购明细商品选择 6.5 统计分析BS3000系统提供给用户强大的统计与数
11、据分析功能，并支持各种形式的组合查询，使用户在查询统计时得心应手。采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。明细类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单的详细情况，可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行统计，并可以直接链接到原始业务单据。汇总类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单汇总后的情况，一般汇总到商品明细级，同样可根据单据类型、单据状态
12、、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行汇总统计。数据分析类统计是一种多维的汇总统计（数据仓库），可以将相关的统计内容集中一起，根据需要组合分析统计结果，并输出统计格式或统计结果。同样是可依据日期、供应商等条件统计各类业务单据，另数据分析类的还增加了关于配码的通知和进退货统计。统计分析中常见的几种功能：扩展统计表示统计结果尺码横排，颜色竖排。所有统计可以编辑结果显示格式，分别对表格列和表体进行定义，例如修改列名、排序、锁定、隐藏、表体风格等，这些操作都可以保存，下一次再打开该统计表时，就是以用户保存过的格式显示了。统计表都可转成“EXCEL”表，如用户对统计表有什么特殊
13、要求，可以根据自己的需要转成“EXCEL”表。汇总统计的结果可以用图表方式直观显示或打印，图表可以是“柱图”、“饼图”、“线图”，还可用立体（3D）方式表示。关于统计分析的详细操作使用请参考附录B 统计分析。下面来介绍一下其他分析类里的几个统计分析报表。打开菜单“采购管理”“统计分析”“其他分析”。如图6-13所示。其中进货入库月结数据分析没有做。图6-13 采购管理的其他分析菜单6.5.1 采购订单到货汇总统计 采购订单到货汇总统计用于查询所有（或某个）供应商所提供货品的情况，包括订货情况、到货情况、欠货情况、退货情况、实（际）退（货）情况以及对厂商的应付款情况。当勾上商品、颜色、尺码时可显
14、示相应栏目，但不再显示进货费用和进货付款。如图6-14所示。图6-14 采购订单到货汇总统计在普通条件中业务日期默认为当前月第一天当前月最后一天，交货日期默认为当前月第一天当前月最后一天，审核状态状态包括全部、已审核和未审核，执行状态包括全部、已执行和未执行。在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的。下面是可视栏目名称及其定义：1. 供应商全部（或某个）供应商2. 计划（有效）订货汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期数量/金额、累计数量/金额本期数量：本期计划（有效）进货数量本期金额：本期计划（有效）进货金额累计数量：到目前为止累计计划（有效）进货的数量累计金额：到目前为止累计计划（有效
15、）进货的金额3. 实际到货汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期数量/金额、累计数量/金额、到货率。本期数量：本期实际进货数量本期金额：本期实际进货金额累计数量：到目前为止累计实际到货的数量累计金额：到目前为止累计实际到货的金额 到货率：本期实际到货数量/本期计划进货有效数量4. 欠货汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期完成入库本期数量/金额、累计执行数量/金额、欠货率。本期数量：本期欠货数量本期金额：本期欠货金额累计数量：到目前为止累计欠货的数量累计金额：到目前为止累计欠货的金额 欠货率：本期欠货数量/本期计划进货有效数量5. 终止汇总供应商在所选择的时间段内的终止的进货订单尚
16、未完成入库的本期数量/金额、累计数量/金额、终止率。本期数量：本期订货终止数量本期金额：本期订货终止金额累计数量：到目前为止累计实际订货终止的数量累计金额：到目前为止累计实际订货终止的金额 终止率：本期定货终止的数量/本期计划进货数量6. 计划退货汇总供应商在所选择的时间段内的退货申请单的本期数量/金额、累计数量/金额。本期数量：本期计划退货数量本期金额：本期计划退货金额累计数量：到目前为止累计计划退货的数量累计金额：到目前为止累计计划退货的金额7. 实际退货汇总供应商在所选择的时间段内的退货申请单的本期完成出库数量/金额、累计执行数量/金额、退货率。本期数量：本期实际退货数量本期金额：本期实
17、际退货金额累计数量：到目前为止累计实际退货的数量累计金额：到目前为止累计实际退货的金额 退货率：本期实际退货数量/本期计划退货数量8. 进货费用汇总供应商在所选择的时间段内发生的进货费用9. 调整费用汇总供应商在所选择的时间段内发生的调整费用10. 进货付款汇总供应商在所选择的时间段内已付金额和未付金额。注意：1）只有要结算的执行单记帐后才能查出未付金额。 2）付款单保存后就可以查出已付金额补充：1.勾上商品、颜色、尺码，要显示相应栏目，并不再显示进货费用和进货付款6.5.2 采购综合汇总统计采购综合汇总统计用于查询仓库在一段时间内的期初、本期、期末的进退货情况，包括相应的采购订单数、通知数和
18、入库数，退货申请数、通知数和退货数。如图6-15所示。图6-15 采购综合汇总统计其中查询条件中的普通条件中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天当前月最后一天，在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的，但尺码不可以扩展显示。下面是可视栏目名称及其定义：1. 商品全部（或某个）商品2. 期初汇总在所选择的时间段内之前的进货订单的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。1） 进货：订数：期初的采购订单的订货数量有效数：期初的采购订单有效数终止数：期初的采购订单终止数通数：期初的采购通知单的通知数量入数：期初的采购入库单的入库
19、数量入额：期初的采购入库单的入库金额完成率：期初的采购入库单的入库数量/期初的采购订单的订货有效数量2） 退货：订数：期初的采购退货订单的订货数量有效数：期初的采购退货订单有效数终止数：期初的采购退货订单终止数通数：期初的采购退货通知单的通知数量入数：期初的采购退货入库单的入库数量入额：期初的采购退货入库单的入库金额 退货率：期初的采购退货入库单的入库数量/期初的采购入库单的入库数量本期和期末每个显示列的定义同上。3. 本期汇总在所选择的时间段内的进货订单的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、有效数、终止数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。4. 期末
20、汇总截止到在本期的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、有效数、终止数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。补充：勾上颜色、尺码，要显示栏目6.5.3 供应商交货汇总统计供应商交货汇总统计用于查询所有（或某个）供应商所提供货品的情况，包括订货情况、到货情况也交货日期对比情况，以及对厂商的应付款情况。当勾选上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目，但不再显示已付金额和未付金额。如图6-16所示。图6-16 供应商交货汇总统计 其中查询条件的普通条件中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天当前月最后一天，入库标志包括全部、已审核和未审核，结算单据状态包括全部、记帐
21、和未记帐。在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的。下面是可视栏目名称及其定义：1. 供货商全部（或某个）供应商2. 订单号所选择的时间段内进货订单号3. 计划交货日期进货订单对应的交货日期4. 订单数量统计日期内进货订单订单数5. 订单金额统计日期内进货订单订单金额6. 有效数量统计日期内进货订单有效数量7. 有效金额统计日期内进货订单有效金额8. 终止数量统计日期内进货订单终止数量9. 终止金额统计日期内进货订单终止金额10. 准时交货数量商品进货订单准时交货的数量，准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期=订单计划交货日期。11. 准时交货金额商品进货订单准时交货的金额，准时交货记
22、录的条件为订单相关联的入库单的业务日期订单计划交货日期。14. 延时交货金额商品进货订单延时交货的金额，准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期订单计划交货日期。15. 延时交货率延时交货数量/订单有效数量16. 到货数量进货订单执行数，是准时交货数量和延时交货数量的总和17. 到货金额进货订单执行金额，是准时交货金额和延时交货金额的总和18. 进货付款汇总供应商在所选择的时间段内已付金额和未付金额1）只有要结算的执行单记帐后才能查出未付金额。2）付款单保存后就可以查出已付金额补充：勾上商品、颜色、尺码，要显示相应栏目，并不再显示已付金额和未付金额。6.5.4 供应商存货价格分析供应商
23、存货价格分析是对不同供应商所供应的相同商品的价格行进比较。如图6-17 所示。图6-17 供货商存货价格分析其中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天当前月最后一天。记帐标志包括全部、已记帐和未记帐。商品是必须展开而颜色和尺码是不展开的下面是可视栏目名称及其定义：1. 供货商全部（或某个）供应商2. 商品该供应商有存货的商品3. 采购数量统计日期内进货入库单中该商品数量总和4. 采购金额统计日期内进货入库单中该商品金额总和5. 第一次入库日期统计日期内该商品第一张进货入库单业务日期6. 最低进价相同（供应商存货）记录中最低的单价。7. 最高进价相同（供应商存货）记录中最高的单价。8. 最近进
24、价相同（供应商存货）记录中最近的单价。9. 最近入库日期最后一张进货入库单业务日期10. 平均价采购金额/采购数量。补充：勾上颜色、尺码不显示相应栏目。因此选上颜色和尺码的查询可视栏目不变。6.5.5 采购进货跟踪统计采购进货跟踪统计采购货物的执行情况，该统计是根据商品进行汇总的。如图6-18所示。图6-18 采购进货跟踪统计下面是可视栏目名称及其定义：1商品所有有采购信息的商品或符合某一条件的商品。2有效订单数统计日期范围内该商品的有效数之和。3通知数统计日期范围内该商品的通知数之和。4发货数统计日期范围内该商品的执行数之和。5未完数统计日期范围内该商品的未执行数之和。6退货数统计日期范围内
25、该商品的退货数之和。6.5.6 销售转采购数据分析销售转采购数据分析用于统计销售数据转采购的情况。如图6-19所示。图6-19 销售转采购数据分析 查询条件的业务日期默认为当前月的第一天到最后一天，单据选择包括全部、采购订单、采购进货单、采购退货单。6.6 供应商管理6.6.1询价单对一个未审核的采购订单根据最近进价进行询价，设置本张订单的进价。如图6-20所示。图6-20 询价单询价单可以直接新增，也可以由采购订单通过【询价】生成。1、一张订单只能询价一次。2、直接新增订单，选择原单据号会自动带出供货商、默认仓库、折扣等信息。3、商品只能选择到本张采购订单上的商品。询价单中的商品的最近进价是
26、：A、最后一张含有这款供应商+商品的已审批订单的实际进价。B、A情况获取不到，这款商品没有做过订单，就取这款商品在本张订单中的实际进价。 4、询价单审核后回写折扣、单价和金额给订单。提示：1.询价单可以通过订单的询价标志来新增；也可以自己新增；2.询价单可以修改折扣、本次进价和金额，不可以修改数量。6.6.2 供应商存货对照表 了解某一供应商可以提供哪些商品或者某一商品由哪些供应商提供。如图6-21所示。图6-21 供货商存货对照表 查询条件分为2个统计角度：供应商的商品和商品的供应商，统计角度供应商的商品，选择一个供应商，商品根据供应商来筛选；统计角度商品的供应商，选择一个商品，供应商依据商品来筛选。如不选择严格参照定单的话：订单状态是用来过滤订单的数据，入库状态用来过滤到货和退货的数据，这里的到货退货数据是执行单中的数据，如果直接新增产生的执行单，这个数据也考虑进去；如果选择严格参照定单是不统计退货数据的，到货数据就是相关联定单执行的那部分数据。6.6.3 供应商采购合同进度图 统计某个时期内，供应商采购合同的具体执行到什么程度了，状态是怎样 打开采购管理供应商管理供应商采购合同进度图，如图6-22所示。图6-22 供货商采购合同进度图