交通视频会议系统管理制度.docx

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1、./n./关于印发发视频会会议系统统管理办办法的通通知 为进一一步加强强交通视视频会议议系统的的管理，保证系系统运行行稳定可可靠，部部研究制制定了交通视视频会议议系统管管理办法法，现现印发给给你们，请遵照照执行。交通视频频会议系系统管理理办法 第一条条 为规规范交通通视频会会议系统统的管理理，保证证系统的的正常运运行，特特制定本本办法。 第二条条 视频频会议是是提高工工作效率率，适应应节约、便利办办公要求求的有效效方式，各单位位应积极极利用交交通视频频会议系系统召开开会议、组织讲讲座和培培训等，充分发发挥其效效能。 第三条条 以部部名义召召开的视视频会议议，须经经分管副副部长和和部长批批准；以

2、以司局名名义召开开的视频频会议，须经主主管副部部长批准准。召开开视频会会议的签签报均应应经办公公厅会签签。使用用视频会会议系统统举办讲讲座、培培训等，由主办办业务司司局领导导批准。交通系系统各单单位名义义召开视视频会议议，如需需使用交交通视频频会议系系统，由由各单位位领导批批准并报报交通视视频会议议系统技技术保障障和管理理部门备备案。 第四条条 中国国交通通通信中心心是交通通视频会会议系统统的技术术保障和和管理部部门。交交通视频频会议系系统各使使用单位位也应明明确系统统的具体体管理部部门及其其职责，并须指指定两名名以上系系统管理理员。 第五条条 以部部或司局局名义召召开视频频会议并并申请使使用

3、交通通视频会会议系统统，按以以下程序序办理：会会议发起起司局通通过部机机关内部部办公网网的“会议室室预订系系统”提前22个以上上工作日日预订视视频会议议室，并并提供会会议名称称、时间间、模式式、参会会单位等等有关信信息。得得到确认认后，会会议发起起司局应应提前11个以上上工作日日将会议议通知（包括电电子版）抄送部部通信中中心。 第六条条 交通通系统各各单位召召开视频频会议并并申请使使用交通通视频会会议系统统，须按按以下程程序办理理：会议发发起单位位应提前前3个以以上工作作日通过过“交通视视频会议议服务系系统”填报交通视视频会议议申请表表（见见附表11），打打印并加加盖公章章后，传传真至部部通信

4、中中心。得得到确认认后，发发起单位位应提前前1个以以上工作作日将会会议通知知（包括括电子版版）抄送送部通信信中心。如如会议需需交通部部机关有有关司局局参加，并使用用部机关关视频会会议室，发起单单位应在在申请表表中加以以说明，参会司司局按本本办法第第五条预预订会议议室。 第七条条 会前前准备注注意事项项：（一）各参会会单位在在接到会会议通知知后，应应在“交通视视频会议议服务系系统”中查询询系统联联调时间间安排及及有关要要求，准准时参加加联调。联调时时，各系系统管理理员应按按照交交通视频频会议系系统调试试情况记记录表的检查查项目（见附表表2），逐项检检查系统统状况。（二）会会议开始始前1小小时，各

5、各参会单单位的系系统管理理员应到到达工作作岗位开开始值机机。（三）如召开开紧急会会议，各各参会单单位系统统管理员员应在接接到通知知后立即即到达视视频会议议设备现现场参加加联调，保证系系统尽快快进入正正常运行行状态，并应在在联调后后立即开开始值机机。 第八条条 会议议期间注注意事项项：（一）各参会会单位应应在会场场的明显显位置设设置本单单位的名名称标牌牌，主要要领导要要设置桌桌签，重重要会议议还应在在会场悬悬挂会标标，标牌牌、桌签签及会标标应保证证图像效效果清晰晰；（二）系统管管理员应应坚守岗岗位，确确保电话话联络畅畅通，随随叫随应应；（三）系统管管理员应应随时关关注摄像像头位置置，防止止偏转、

6、移动，甚至出出现不应应有的画画面；（四四）不得得随意播播放与会会议无关关的音视视频信息息；（五）各分会会场不发发言时，应将话话筒调至至静音状状态；（六六）参会会人员应应面对摄摄像头，保持坐坐姿端正正；（七）参会人人员应关关闭手机机或把手手机置于于震动状状态；（八八）会场场内禁止止吸烟等等。 第九条条 会议议期间，如分会会场系统统出现故故障，系系统管理理员应尽尽快予以以排除，并避免免影响主主会场会会议的正正常进行行。系统统管理员员在会后后应详细细记录故故障处理理情况。 第十条条 会议议结束后后，由主主会场统统一中断断系统连连接，各各分会场场在确认认主会场场中断后后，方可可关闭视视频会议议系统。

7、第十一一条 会会议结束束当天，各参会会单位系系统管理理员应及及时通过过“交通视视频会议议服务系系统”填写交通视视频会议议系统使使用情况况登记表表（见见附表33），以以便准确确掌握情情况，加加强对视视频会议议系统的的管理。会议的的录音、录像资资料应妥妥善保存存。 第十二二条 各各单位应应定期对对其视频频会议系系统进行行自检。部通信信中心将将组织对对交通视视频会议议系统的的整体例例行检测测（检测测内容见见附表44），各各单位应应配合参参加。 第十三三条 各各单位应应在其视视频会议议室设置置值班电电话，并并将号码码告知部部通信中中心。视视频会议议系统管管理部门门的领导导和系统统管理员员的姓名名及其联

8、联系方式式（包括括办公电电话、移移动电话话、电子子邮箱及及视频会会议室电电话）如如发生变变更，应应及时通通知部通通信中心心。 第十四四条 各各单位应应加强可可视电话话（桌面面视频会会议终端端）的管管理，系系统管理理员应定定期对可可视电话话进行检检测，保保证其正正常稳定定运行，同时做做好对使使用人的的培训和和服务工工作。 第十五五条 本办办法由交交通部科科技教育育司负责责解释，各单位位可根据据本办法法制定实实施细则则。 第十六六条 本本办法自自发布之之日起施施行。交通视视频会议议系统管管理暂行行办法（厅科科教字20006225号）同时废废止。主题词：印发视频会会议办法法 通知知抄送送：部属属有关

9、单单位视频会议议系统管管理制度度(暂行行)为进一步步规范管管理XXXXX有有限公司司（以下下简称公公司）视视频会议议系统，充分发发挥视频频会议系系统提升升效率、节省成成本的功功能作用用，特制制定本制制度。第一一条 公公司所属属各项目目公司应应指定一一名视频频会议系系统专管管员（以以下简称称专管员员）负责责视频会会议系统统设备的的日常管管理和维维护，并并将名单单上报至至公司行行政中心心网络部部。第二二条 专专管员应应对视频频会议系系统设备备进行登登记，列列出清单单。如遇遇设备故故障，专专管员应应及时向向公司管管理中心心行政管管理部报报告并组组织维修修，确保保视频会会议系统统正常运运行。第三三条

10、专专管员应应设置视视频会议议系统设设备操作作密码，并不得得在该设设备上安安装与视视频会议议系统无无关的软软件。严严禁其他他无关人人员操作作该系统统设备。第四四条 视视频会议议开始前前，主办办方应做做好以下下相关准准备工作作：（一） 拟定议议题议程程；（二） 确定主主持人、报告人人、记录录人、参参会人员员、需要要共享或或讨论的的文件以以及会议议时间、议程等等；（三） 提前一一天通知知参会单单位或个个人。第五五条 各各参会单单位接到到视频会会议召开开的通知知后，各各参会单单位专管管员必须须在视频频会议开开始的一一小时前前配合主主会场专专管员进进行系统统设备调调试，保保证所需需设备提提前到位位，按正

11、正确的方方法操作作设备，保障整整个会议议过程的的网络传传输效果果。第六六条 主主会场在在会前半半小时开开始对各各分会场场进行点点名登记记，并将将结果上上报会议议主持人人；对没没有准时时登陆系系统的分分会场，将追究究其相关关人员的的责任。参会人人员应提提前到会会，因故故中途离离场的领领导同志志应发送送消息至至会议主主持人。第七七条 各各分会场场未得到到主会场场允许，不得擅擅自退出出系统。会议结结束后，各分会会场应及及时将视视频会议议效果上上报公司司管理中中心行政政管理部部。第八八条 参参会人员员应保持持良好的的会风，参会人人员应关关闭手机机或将手手机调至至震动，不得打打断或干干扰他人人的发言言，

12、影响响会议的的正常进进行。第九九条 会会议主办办方全权权负责会会议内容容的保密密工作。参会人人员及记记录员对对会议内内容负有有保密的的义务。【转自bbbs.bittsCNN.】浙江大学学关于印印发浙浙江大学学网络视视频会议议管理办办法（试试行）的通知知浙大发2000815号各学院，各部门门，各校校区管委委会，直直属各单单位：为进一步步推动机机关效能能建设，提高工工作效率率，学校校将启用用网络视视频会议议系统。为规范范和加强强网络视视频会议议系统的的管理，现将浙江大大学网络络视频会会议管理理办法（试行）印发发给你们们，请认认真贯彻彻执行。执行中中有何问问题和建建议，请请及时向向校长办办公室和和网

13、络与与信息中中心反映映。二八八年五月月九日浙江大学学网络视视频会议议管理办办法（试试行）第一条为为充分发发挥学校校网络视视频会议议系统（以下简简称视频频会议系系统）的的效能，确保网网络视频频会议规规范、高高效、安安全运行行，特制制定本办办法。第二条启启用视频频会议系系统是学学校加强强效能建建设，进进一步转转变工作作方式，改进工工作作风风，提高高工作效效率的一一项重要要手段。各部门门（单位位）要高高度重视视，充分分运用视视频会议议系统召召开会议议。第三条视视频会议议系统的的使用管管理由校校长办公公室统筹筹协调，网络与与信息中中心、各各校区管管委会等等单位协协同配合合。各部部门（单单位）具具体职责

14、责分工如如下：（一）校校长办公公室负责责视频会会议的统统筹规划划及组织织协调工工作，包包括提出出视频会会议制度度化、规规范化建建设意见见，拟订订全校性性视频会会议方案案并组织织实施，审核部部门（单单位）申申报的视视频会议议方案，协调督督促有关关部门做做好视频频会议的的技术保保障和有有关服务务工作，协调处处理视频频会议系系统建设设和管理理中的其其它重要要事项等等。（二）网网络与信信息中心心负责视视频会议议系统的的技术支支持和保保障工作作，包括括视频会会议系统统网络、主控设设备等设设施的技技术维护护，拟订订视频会会议操作作规范并并组织实实施，安安排专业业人员负负责相关关技术保保障，组组织开展展必要

15、的的专业培培训等。（三）各各校区管管委会负负责视频频会议系系统和场场地使用用的日常常管理和和服务，包括视视频会议议系统设设备、麦麦克风、投影仪仪、音响响、视音音频及网网络模块块等设施施的日常常使用和和维护，组织落落实视频频会议操操作规范范，安排排专门人人员参加加必要的的专业培培训，并并负责会会前、会会中、会会后的相相关服务务和联络络工作。（四）视视频会议议系统设设备产权权归网络络与信息息中心；负责各各校区视视频会议议室管理理的单位位应与网网络与信信息中心心签订相相关设备备代管协协议，按按规定做做好日常常安全保保障工作作。第四条利利用视频频会议系系统组织织召开会会议，应应按以下下规定办办理：（一

16、）学学校决定定召开的的全校性性会议，具体由由党委办办公室、校长办办公室协协调落实实。（二）经经批准由由部门（单位）组织召召开的全全校性会会议，主主办部门门（单位位）一般般应提前前五个工工作日向向校长办办公室提提交会议议方案，经校长长办公室室审批同同意后方方可安排排。（三）各各部门（单位）组织召召开会议议，应向向校长办办公室报报批并送送有关校校区管委委会备案案。（四）部部门（单单位）内内部召开开会议，应向有有关校区区管委会会报批。第五条需需使用视视频会议议系统与与校外系系统对联联的，主主办部门门应报经经有关校校区管委委会批准准，并提提前三个个工作日日报网络络与信息息中心开开通。如如需召开开国际网

17、网络视频频会议的的，主办办部门应应按规定定支付互互联网国国际流入入量费。第六条全全校性视视频会议议由党委委办公室室、校长长办公室室名义印印发会议议通知。会议通通知应明明确会场场设置要要求、系系统联调调测试时时间、主主会场的的技术支支持、相相关会务务安排、联系人人和联系系电话等等事项，并及时时抄送网网络与信信息中心心和各校校区管委委会。第七条视视频会议议主办单单位应在在视频会会议召开开的三个个工作日日之前主主动与网网络与信信息中心心等单位位联系，做好相相关设备备调试及及技术保保障工作作。视频频会议因因故推迟迟或取消消，主办办单位应应及时告告知有关关单位。第八条视视频会议议会场应应当满足足会议需需

18、要，环环境整洁洁，设备备齐全。在会议议召开期期间，参参会人员员应当着着装整齐齐，自觉觉保持良良好秩序序，不得得随意走走动。不不安排发发言的分分会场应应将麦克克风置于于静音状状态。第九条视视频会议议应当严严格按照照操作程程序和规规范要求求进行技技术操作作。第十条各各校区管管委会和和部门要要明确职职责，加加强管理理，切实实保证视视频会议议系统的的稳定运运行，应应结合实实际，制制订本校校区、本本单位视视频会议议管理办办法。第十一条条本办法法自发布布之日起起实施，由校长长办公室室负责解解释。关于印发发南阳阳烟草商商业视频频会议系系统管理理办法的通知知时间：220100-9-27 15:39:00 点击

19、：1477各直属单单位，机机关各部部门:现将南南阳烟草草商业视视频会议议系统管管理办法法印发发给你们们，请遵遵照执行行。二一年九月月二十六六日南阳烟草草商业视视频会议议系统管管理办法法第一条 为加强强全市行行业视频频会议系系统管理理，规范范会议流流程，提提高会议议质量，特制定定本办法法。第二二条 全全市行业业视频会会议系统统（以下下简称视视频会议议系统）是通过过数据专专线建立立的市到到县之间间互联互互通的实实时通讯讯平台，并与全全省视频频会议系系统实现现无缝对对接，接接受全省省视频会会议系统统的统一一管理。视频会会议系统统的主会会场设在在市公司司，分会会场设在在各县分分公司。第三三条 视视频会

20、议议是提高高工作效效率，适适应节约约、便利利办公要要求的有有效方式式，各类类会议及及培训应应积极利利用视频频会议系系统召开开，以充充分发挥挥其效能能。第四四条 各各级单位位要明确确职责，加强管管理，切切实保证证视频会会议系统统的稳定定运行。会议或或培训的的主办部部门负责责会议的的召集与与管理，信息中中心负责责技术支支持，后后勤服务务部门负负责会务务保障。（一一）会议议或培训训的主办办部门负负责对参参加国家家局、省省局及本本级组织织的视频频会议提提出会场场及分会会场的布布置方案案（包括括会标、座席牌牌及代表表人数等等）；负负责提前前通知参参会单位位和人员员。（二二）各级级信息中中心负责责视频会会

21、议系统统的技术术支持工工作，包包括视频频会议系系统设备备、灯光光系统及及音响设设备的管管理维护护，会前前、会中中和会后后的技术术保障，以及数数据存储储、归档档等。（三三）各级级后勤服服务部门门负责会会场的环环境卫生生，后勤勤保障等等服务工工作。第五五条 会会议或培培训的主主办部门门原则上上应提前前一天向向市公司司信息中中心提出出申请，填写南阳市市局（公公司）视视频会议议系统使使用申请请表，注明会会议的时时间、参参加人数数等。同同时，通通知后勤勤服务部部门做好好环境准准备和服服务保障障。第六六条 会会议要求求（一一）与会会人员应应提前115分钟钟入场，不能参参加会议议的需提提前向主主办部门门请假

22、，参会人人员需填填写参会会人员登登记表，各分公公司接受受点名时时，需如如实汇报报参会人人数。（二二）与会会人员要要保持会会场秩序序，坐姿姿端正，着装整整齐，认认真听会会，不得得在镜头头前随意意走动、中途退退席，并并将随身身通讯工工具置于于关机或或静音状状态。第七七条 工工作要求求和注意意事项（一一）各级级视频会会议管理理员要严严格按照照全市市行业视视频会议议系统使使用操作作规范的要求求进行操操作。（二二）每次次视频会会议前，根据会会议通知知提前进进行系统统设备联联调，各各分会场场系统管管理员应应配合主主会场进进行设备备调试，保证系系统正常常。（三三）各分分会场应应实时监监控设备备运行情情况，随

23、随时与主主会场保保持联系系，及时时调整镜镜头和麦麦克风。设备或或网络出出现故障障时，应应及时排排除，并并向主会会场汇报报。（四四）会议议期间，技术操操作人员员要坚守守岗位，保障系系统的平平稳运行行；主会会场技术术人员应应根据会会议需要要，及时时切换会会场画面面。（五五）会议议期间，除视频频会议操操作人员员之外，其他人人员一律律不得进进入监控控及设备备操作区区，不得得操作与与视频会会议有关关的设备备。（六六）会议议期间，各分会会场终端端未经主主会场允允许严禁禁擅自断断开会议议。会议议结束后后，由主主会场统统一中断断会议连连接。各各分会场场在主会会场中断断会议后后，按操操作流程程关闭视视频设备备。

24、（七七）各单单位视频频会议管管理人员员应熟悉悉视频会会议系统统操作，并保持持岗位固固定，如如有人员员变动，须及时时将管理理人员姓姓名及联联系方式式报告市市公司信信息中心心，接受受岗位培培训后方方可上岗岗。第八八条 如如网络或或设备出出现问题题，导致致分会场场无法参参会，分分会场向向会议召召集部门门汇报后后，与会会人员可可到其它它会场参参加会议议。第九九条 视视频会议议系统具具有录像像功能，主办部部门若需需要对视视频会议议进行全全程录像像，必须须提前通通知信息息中心。会议结结束后，系统管管理员应应及时将将录制的的内容从从系统中中导出，送交会会议主办办部门。第十十条 信信息中心心要做好好视频会会议

25、电子子数据和和有关资资料的保保密工作作。未经经会议或或培训的的主办部部门领导导批准，不得对对外公布布相关信信息。第十十一条 各直属属单位因因不遵守守管理规规定或违违反操作作规范造造成视频频会议运运行故障障的，市市公司将将中断其其系统连连接，并并在会后后进行通通报批评评。第十十二条 市公司司将视频频会议系系统的运运行情况况纳入信信息化工工作的考考核。第十三条条 各单单位可结结合实际际，参照照本办法法，制定定本单位位视频会会议管理理办法。第十四条条 本办办法由市市公司信信息中心心负责解解释。附件: 1、市市局(公公司)视视频会议议系统使使用申请请表2、南阳阳烟草商商业视频频会议系系统操作作规范附件

26、1市局（公公司）视视频会议议系统使使用申请请表会议范围围国家局局全省 本级级本级烟烟叶区会议名称称会议时间间200年月日时分申请部门门主会场参参会人员员参会领导导：参会部门门：参会总人人数 会议标题题或横幅幅（注11）座席牌要要求（注注2）其它会议议注意事事项（注注3）会议联系系人：电子邮邮件：联系电话话：手手机 座机机：主办部门门负责人人签字主管领导导签字 申请请时间：年年月月日日注1：一一般情况况下显示示在主席席台背景景屏幕；注2：请请写明人人员或部部门；同同时报市市公司办办公室注3：如如涉及其其它部门门，请会会议联系系人与其其它部门门相关人人员联系系。附件2南阳烟草草商业视视频会议议系统

27、操操作规范范一、各级级视频会会议技术术操作人人员，会会议调试试前应检检查本会会场内电电源、灯灯光、麦麦克风、音箱、调音台台、视频频显示设设备等会会议设施施是否正正常，监监测网络络状况是是否良好好、有无无IP冲冲突、数数据丢包包等现象象。出现现问题及及时处理理，要求求在正式式会议开开始前一一切准备备就绪，避免开开会时出出现技术术问题。二、各会会场打开开终端进进行调试试前，应应首先检检查线缆缆是否正正确连接接，再加加电打开开设备及及摄像头头，如无无法连接接主会场场或无法法正常收收听收看看主会场场信号，需仔细细查看设设备连接接及网络络状态，并及时时告知市市公司会会议管理理人员协协助排查查问题。三、分

28、会会场会议议中不发发言时应应主动关关闭本端端麦克风风，避免免产生杂杂音，影影响会议议音频效效果；主主会场也也要通过过MCUU对非发发言会场场进行静静音，以以保证会会议效果果。四、主会会场操作作人员在在会议进进行时，应首先先在MCCU上将将主会场场锁定主主席权限限并进行行广播，再对所所要进行行通话的的分会场场进行点点名发言言。五、在会会议开始始前，各各分会场场将摄像像头取会会场全景景，会议议进行中中，各分分会场不不要操作作摄像头头，避免免影响视视频质量量，统一一由市局局会议管管理员远远程控制制。六、各会会场发言言者应距距离麦克克风200厘米左左右，不不要背对对麦克风风讲话，不要把把麦克风风放到音

29、音箱附近近，避免免产生啸啸叫。七、所有有会场必必须在正正后方放放置明显显的地区区标志，并在连连入主会会场前检检查本地地图像是是否符合合会议要要求。八、所有有会场必必须加装装三基色色灯，光光线弱时时应采用用日光型型灯光作作为辅助助灯光。召开视视频会议议时不能能使用白白色桌布布，应使使用颜色色较暗的的桌布。会场窗窗帘透光光性不易易过大，如果透透光性过过大应更更换遮光光效果好好的窗帘帘九、主摄摄像头应应直接安安装到会会场前方方，保证证能照到到整个会会场。为为保证视视频质量量，不得得把摄像像头逆光光放置（避免光光线从正正前方、侧前方方、上方方照射到到摄像头头）。视视频终端端离交换换机的线线路不超超过5

30、00米。十、如果果需要更更换视频频终端的的IP地地址，必必须在会会议联调调之前上上报到市市公司信信息中心心。十一、各各地终端端只有等等待主会会场的MMCU主主动呼叫叫才可参参加会议议，如果果开机后后发现会会议已经经召开，而自己己没有加加入到会会议中，或者在在会议中中意外断断开，无无法建立立连接，必须联联系主会会场系统统管理员员把本地地会场再再次加入入到会议议中。十二、会会议期间间，各分分会场操操作人员员要对分分会场到到主会场场的线路路进行监监控并认认真做好好记录，及时发发现问题题，在会会议结束束后针对对问题查查找原因因，避免免以后出出现类似似问题。十三、其其它注意意事项：（1）严禁带带电插拔拔任何连连接线缆缆；（22）严禁禁带电清清洁和维维护设备备；（33）严禁禁用手转转动镜头头；（44）严禁禁震动和和挤压设设备，特特别是镜镜头；（5）设设备应放放置在固固定位置置，尽量量避免移移动和插插拔接线线；（66）严禁禁随意更更改设备备的系统统设置；（7）开会时时各分会会场应尽尽量避免免控制摄摄像头；（8）不发言言的会场场应将麦麦克风关关闭；（9）会会议结束束后，设设备及摄摄像头要要做好防防尘维护护，并关关闭一切切电源；（100）设备备电源应应有接地地端；（11）设备要要专用并并由专人人管理；（122）注意意更换麦麦克风和和遥控器器电池，长期不不用则应应取出电电池。