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1、公司行政办公用品管理制度行政办公用品管理制度 第一章 总则 一、 目的 为适应公司快速发展的须要，推动行政办公物品的规范化管理，限制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。二、 适用范围 本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。 其次章 办公用品的分类 一、行政办公物品的分类 行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。 办公固定资产：运用期限在两年以上，在运用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2
2、000元及以上的各种办公家具及办公设备。办公低值资产：指运用期限较长，在运用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。办公用品：运用期限较短，价值较低，在运用过程中简单消耗的各种办公类资产。 第三章 行政办公物品的管理职责 一、行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责 行政办公物品支出状况进行监督、限制，其管理职责主要包括： 1.供应商选择及管理； 2.组织各部门行政物品管理程序监控； 3.年度、每月办公物品开支安排的编制、报批和执行； 4.行政办公用品的安排、调拨、修理和报废； 5.协作财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责
3、日常维护和修理。 二、部门资产负责人的主要职责： 仔细贯彻执行公司的资产管理制度； 部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产； 三、 资产运用人的主要职责： 应当爱惜公司财产，合理运用办公设备，由人力资源部帮助负责培训员工爱惜国有资产意识，正确运用办公设备。假如因运用不当，人为破坏，由运用人自行付费修理，并报送人行部门进行修理登记。 第四章 行政办公物品选购 一、办公用品的选购采纳集中选购定量供应的方法 1.集中选购由行政管理部负责并管理。 2.集中选购的办公用品包括复印纸、传真纸，计算机消耗的磁盘，打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒，
4、日记本、各类笔墨等。3.实行定期安排批量选购供应。即每月_日前各部室向人事行政管理部提报当月所需用品安排，由行政管理部统一选购。4.特别办公用品可以经人事行政管理部门同意授权，各部门自行选购。5.各部门或班组若临时急需选购办公用品，由部门或班组专人填写“办公用品请购单”，并在备注栏内注明急需选购的缘由，经班组负责人审定同意后，交人事行政管理部审批同意后，实施选购任务。6.必需品、选购不易或耗用量大者应酌量库存。7.结算方法。综合办公室依据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。二、办公类服务选购 办公类服务选购指公司各部门对外印刷品、宣扬品、名片等服务类的选购。1、人事行政
5、部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。2、各部门有对外宣扬品、印刷品、名片印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。三、办公资产选购 办公资产选购安排 各部门须要置办办公资产时，填写办公物品申请表，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施选购。1、实施选购 行政部进行货比三家的方法进行询价后，连同选购申请表和询价后的选购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。2、验收 行政人事部汇总运用依据选购安排或申请表、购物发票、购物明细验收选购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和运用部门各自登记办公资产台账。财务部依据入库单和购物
6、发票进行账务处理。办公物品申请表和购物明细复印件由人事行政部统一保管。第五章 办公用品的分发领用 1.填写领用单 各部门领用办公用品需填写“办公用品领用单”，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。2.核对登记 接到各部门的两份“办公用品领用单”之后，有关人员要进行核对，并做好登记，然后再填写一份“办公用品分发通知书”交发送室。3.办公用品分发 发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。4. 登记存档 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同“办公用品分发通知书”转交办公用品管理室记账存档；另一份“办公用品分发通知书”连同分发物品
7、一起返回各部门。 第六章 办公物品的管理 一、办公用品的配发 1.各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。 2.办公用品按需领用，行政部负责办理运用部门的领用手续，仔细填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、运用人及数量等。3.员工在公司内部调动，其运用的办公用品可以随职位转移带走。二、办公资产的管理 1.资产调拨 部门与部门之间转移办公设备等资产必需填写资产调拨单。必需严格根据审批依次执行。审批依次：调出部门负责人调入部门负责人行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己运用的办公设备等资产。2.资产报废 由部门负责人填写资产报废申请单，报行政部。行政部
8、会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再运用价值的，由行政部收回统一修理、保管、再安排，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门根据其原值赔偿，并根据公司相关规定惩罚。3、资产的租用、出租和外借 公司须要的办公资产原则上不提倡租用。假如确属须要，租用部门必需报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的状况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。公司长期不运用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政人事部定期对全部闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相
9、关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有运用价值的物品进行出售。4.办公资产的日常维护、修理 （1）行政人事部是办公资产日常维护、修理的责任部门。（2）行政人事部编制办公资产修理安排，并纳入预算和经营安排。依据修理安排对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。（3）各部门的办公资产须要修理时，由部门负责人填写办公设备修理申请表报送行政部。不经部门资产负责人而私自修理的，相关费用行政人事部不予受理。行政人事部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的修理、更换，一般性修理理应在三个工作日内修理完毕，其他较为困难的修理应在七个工作日内修理完毕。修理完毕后刚
10、好登记办公设备修理记录表，资产运用部门负责人签字确认。（4）若聘请外部单位进行修理，相关付款事项执行资金支付程序。（5）由于人为缘由造成办公资产损坏，需根据物品的原价进行赔偿。5.办公资产的年终盘点 1.年终资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失的办公资产由丢失部门根据原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年终清查报告上报公司领导。2.办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应担当相应的赔偿责任。3.各部门负责人要调离本部门时，人事行政部要刚好通知办公室，办公室依据办公资产台账清点调出人负责部门所运用的资产。有短缺者，按物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离
11、本部门，由部门主管负责该员工运用资产的移交，由人事行政部帮助完成。附则 本制度由公司人事行政部负责制定、说明。修订并实施监督。 本制度自颁布之日起执行。 附件表格：1.办公用品一览表 2.办公用品统计表 3.办公用品申领单 4.办公用品选购单 5.办公设备选购申请单 办公用品一览表 办公用品名称 规格 单位 单价 （元） 代号 办公用品名称 规格 单位 单价 (元) 代号 办公用品统计表 编 号： 部 门： 填表日期： 名 称 规格/型号 数 量 金 额 存放地点 负责人 备 注 审核人 填表人 办公用品申领单 部 门： 编 号： 日 期 名 称 规 格 单 位 数 量 运用人 备 注 部门领导签字 办公用品保管员 填表人 办公用品选购单 财管字第 号 填单日期： 年 月 日 财产名称 规 格 用 途 单 位 数 量 需用日期 估计价值 签 注 总经理批准 办公室主随意见 请购部门负责人看法 日期：_年_月_日 日期：_年_月_日 日期：_年_月_日 办公设备选购申请单 申请部门 申请日期 序号 申请选购办公设备名称 规格/品牌 金额 数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 申请人 主管领导 办公室主任 常务副总 总经理 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 文档内容仅供参考