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1、办公室部门职责说明书编号：1、基本资料：部门名称办公室直接上级总经理主要岗位主任、副主主任、律律师、秘秘书、信信息管理理员、保保卫干事事、后勤勤管理员员、档案案管理员员、文员员管理权限协调各部门门工作，行使公司日常行政管理权限。部门职能负责公司综综合管理理、计划划制定与与协调、行行政文书书、信息息管理、法法律事务务、企划划公关、治治安保卫卫、后勤勤保障等等工作以以及对子子公司相相关工作作的检查查、指导导。2、主要职职责：1、起草公公司的规规章制度度、工作作计划、工工作总结结。2、负责公公司会议议决议督督办、计计划落实实和任务务完成情情况检查查等综合合管理工工作和部部门之间间关系协协调。3、负责
2、公公司信息息系统建建设和信信息管理理工作。4、负责公公司的公公文处理理、会务务安排、档档案管理理、公关关接待。5、负责公公司的后后勤保障障工作、安安全保卫卫工作、房房产管理理工作。6、负责公公司法律律事务工工作。7、负责公公司的企企划宣传传工作。8、参与子子公司管管理工作作。3、主要工工作内容容：1、协助总总经理室室制定公公司的年年度工作作计划、公公司的基基本规章章制度和和管理办办法，编编写工作作总结，制制定公司司行政管管理方面面的各项项规章制制度和本本部门内内部的工工作计划划、管理理制度，经经总经理理审批后后组织实实施。2、及时与与各部门门沟通、协协调，贯贯彻总经经理室的的指示，做做好上下下
3、联系与与沟通，做做好各部部门之间间的综合合协调，负负责各项项工作计计划落实实情况、任任务完成成情况的的督办和和检查。3、建设、维维护信息息系统，保保障信息息系统的的正常运运行。4、收集、整整理、汇汇报公司司的经营营管理信信息，并并按照领领导要求求，对有有关信息息组织专专项调查查研究，为为领导研研究工作作和决策策提供综综合信息息资料，做做好领导导的参谋谋和助手手。5、起草公公司行政政管理方方面的公公文、撰撰写领导导讲话稿稿，办理理公司公公文的打打印、收收发、登登记、传传阅、催催办工作作。6、负责公公司办公公例会、生生产经营营工作会会议以及及各种专专题会议议的会务务准备、资资料准备备，做好好会议记
4、记录和整整理会议议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。7、负责并并指导公公司各类类公文、财财务与技技术档案案等资料料的收集集、整理理、归档档、立卷卷管理以以及销毁毁等工作作。8、组织公公司重要要活动，做做好公司司的接待待工作，处处理公司司公共关关系。9、承办公公司的企企业形象象设计和和对外宣宣传工作作。10、负责责公司行行政印鉴鉴的使用用和管理理。11、负责责公司办办公通信信设备的的购置和和维护，办办公、劳劳保用品品及礼品品的采购购和管理理，负责责各类标标志、信信笺的印印制、管管理。12、负责责公司相相关法律律事务的的处理。一三、组织织做好安安全教育育，落实实公司内内部治安安
5、保卫、消消防安全全工作。14、做好好机关固固定资产产、房屋屋产权管管理工作作。一五、协助助总经理理审定和和完善子公公司的章章程；定定期收集集、整理理子公司司的经营营管理信信息，并并及时向向总经理理报告；落实总总经理办办公会决决议，并并检查子子公司决决议执行行情况。16、编写写公司大大事记，编编写情情况交流流等公公司的内内部刊物物。17、负责责公司往往来信件件、邮件件、包裹裹的收发发、登记记、传递递、清退退和机关关订阅报报刊审定定工作。一八、做好好行政信信访接待待工作。19、做好好公司机机关的卫卫生、绿绿化、午午餐供应应等后勤勤保障工工作，做做好车辆辆使用管管理工作作。20、搞好好部门建建设，不
6、不断改建建内部管管理工作作，提高高员工综综合素质质和部门门工作绩绩效。21、完成成公司领领导交给给的其它它任务。4、主要工工作要求求：1、工作计计划、总总结1.1准确确理解总总经理对对年度工工作计划划、工作作总结编编写的目目标和要要求，为为制定年年度工作作计划、总总结准备备必要的的资料供供领导参参考，根根据领导导的要求求起草工工作计划划和总结结，报总总经理审审阅修改改后，行行文实施施。1.2 在在每月第第一个工工作日，每每季度首首月的第第三个工工作日内内，制定定部门工工作计划划并检查查落实情情况。每每年1月月一五日日前，制制定出本本部门的的年度工工作计划划，上报报总经理理，经审审批后组组织实施
7、施；工作作计划的的制定要要及时、客客观，要要具有全全面性、科科学性和和可操作作性；按按计划开开展各项项工作，要要及时跟跟踪计划划实施情情况，发发现问题题立即处处理；要要根据实实际工作作需要及及时修改改工作计计划，并并做修改改记录。工工作计划划要有落落实、有有小结，与与考核挂挂钩。2、制定制制度2.1全面面了解公公司的生生产经营营情况，根根据公司司总体管管理要求求，组织织制定公公司的基基本规章章制度和和管理办办法，经经有关部部门会签签后，报报领导审审批，行行文下发发、组织织实施并并跟踪检检查落实实情况。及及时反馈馈检查意意见。2.2制定定并完善善公司行行政办公公制度、文文件收发发制度、档档案管理
8、理制度、办办公用品品管理制制度、清清洁卫生生管理制制度、安安全保卫卫管理制制度等行行政管理理方面的的相关制制度，经经总经理理审批后后组织实实施，并并跟踪检检查落实实情况。3、综合管管理与协协调3.1保持持与各部部门之间间的协调调与沟通通，及时时了解各各部门工工作任务务完成情情况，并并将有关关情况和和问题向向总经理理室汇报报。3.2协助助总经理理室处理理部门工工作中所所反映的的问题，针针对要解解决的问问题进行行深入的的调查、了了解和跟跟踪，与与相关部部门或人人员交流流、协商商，必要要时组织织召开协协调会，寻寻求最佳佳解决方方案，对对于超出出职能范范围的情情况，如如实向总总经理汇汇报，并并提出参参
9、考意见见请总经经理室裁裁定。4、信息管管理4.1制定定公司的的信息管管理制度度，规范范计算机机系统应应用行为为，明确确公司信信息管理理的分工工、信息息处理的的程序、信信息存储储和使用用的要求求，经总总经理室室审批后后组织实实施。4.2提出出公司信信息化建建设方案案，制定定部门和和全公司司信息投投资预算算方案、信信息设备备采购方方案，报报总经理理批准后后组织实实施。 4.3调查查、了解解计算机机软、硬硬件的性性能和市市场行情情，收集集相关供供应商的的资料，负负责与供供应商联联系、洽洽谈，为为领导做做出引进进先进信信息技术术的决策策提供参参考意见见。4.4每月月对公司司的电话话、传真真等信息息设备
10、和和计算机机应用系系统进行行一次全全面的检检查和维维护；对对计算机机硬件设设备进行行维护、保保养，对对软件使使用情况况进行跟跟踪检查查和维护护、升级级；对于于各部门门在计算算机系统统应用中中反映的的问题要要立即解解决处理理，不拖拖延、推推诿。4.5及时时检查计计算机防防病毒情情况，做做好防毒毒软件升升级，在在病毒爆爆发日前前要提醒醒各部门门注意防防毒，做做好防止止黑客入入侵的技技术工作作，确保保公司计计算机应应用系统统的安全全性和计计算机信信息资料料的BaaoMii性。4.6组织织计算机机应用知知识的培培训，提提高员工工应用水水平。4.7收集集、整理理有关政政策法规规、行业业信息等等综合信信息
11、，及及时掌握握公司相相关的经经营、管管理信息息，每月月向总经经理室汇汇报一次次；遇有有重要信信息，立立即汇报报。4.8为公公司重大大决策事事项提供供信息支支撑和专专项研究究报告：根据领领导交办办的工作作或公司司管理中中需要解解决的重重点问题题，广泛泛收集相相关信息息，必要要时确定定调研项项目，做做好调研研前基础础工作，明明确调研研的目的的和任务务，制定定调研计计划，联联系调研研单位和和有关人人员，做做好调研研记录，认认真整理理、分析析资料，撰撰写书面面报告呈呈送领导导参考审审阅。5、公文处处理5.1收到到上级的的机关文文件、通通知、明明传电报报、传真真、电话话指示；下级单单位的请请示、报报告、
12、传传真；平平行单位位的函件件、传真真，必须须按照准准确、迅迅速、安安全的原原则和公公文处理理的规定定，进行行拆封、登登记、阅阅读，按按照公文文的时间间、内容容和要求求及时分分转、注注批注办办、传阅阅、催办办、拟稿稿、审核核、呈批批、清退退、打印印、校对对、分发发、立卷卷、存档档，并做做好记录录。5.2凡是是从公司司机关发发出的一一切有关关公务的的文件、电电报、信信函及其其他文字字材料，都都必须按按照发文文规范做做好拟稿稿、核稿稿、签发发、登记记编号、缮缮印、校校对、用用印、封封发、立立卷、归归档工作作，并做做好记录录。5.3根据据领导的的要求，协协助领导导起草会会议讲话话稿等有有关文件件，做到
13、到工作及及时，文文稿质量量符合领领导要求求。6、会务工工作6.1有组组织、有有秩序地地做好会会前准备备、会中中管理和和服务、会会后办结结事宜。掌掌握会议议的时间间、地点点、内容容、出席席人员、议议程，布布置会场场、安排排食宿、调调度车辆辆有条有有序，做做到承上上起下、联联络左右右、内外外照应，妥妥善应对对临时出出现的事事项。6.2做好好会议的的录音、摄摄像、记记录，做做好会议议记录、纪纪要的拟拟定，必要时时形成内内参后发发文。6.3贯彻彻会议精精神、决决议，检检查落实实情况并并及时做做好汇报报工作。7、档案管管理7.1制定定公司档档案管理理规定，明明确公司司资料、文文件归档档的范围围、归档档时
14、间、保保管期限限、归档档案卷的的质量要要求。7.2用现现代档案案管理技技术整理理、保管管档案，及及时做好好档案的的收集、鉴鉴定、整整理等工工作；履履行BaaoMii职能，按按要求及及时收发发、登记记、保管管、销毁毁BaooMi文文件。7.3对其其他部门门及直属属单位进进行档案案管理的的业务指指导，检检查督促促重要档档案的收收集、归归档情况况。8、接待与与公共关关系8.1内宾宾接待：事先或或迅速了了解来访访人员的的基本情情况和来来访目的的，热情情接待来来访人员员或联系系有关人人员接待待；对重重要客人人来访，要要迅速向向领导汇汇报，商商定接待待方案，落落实相关关人员参参加接待待并准备备好相关关会谈
15、资资料。 8.2外事事活动：了解外外事活动动基本要要求，按按外事礼礼仪确定定接待规规格，制制定日程程，严格格掌握抵抵达、离离开时间间，落实实专人负负责迎送送和相关关人员参参加接待待，提供供相关资资料。做做好接待待工作小小结。8.3领导导公务活活动：提提前做好好准备，落落实时间间、地点点、出席席人员，必必要时准准备相关关资料，落落实专人人负责全全程服务务。8.4公司司商务活活动：事事先制定定计划，确确定时间间、地点点、出席席人员，安安排活动动场地，发发出请柬柬，落实实迎送、接接待人员员，必要要时准备备相关宣宣传资料料。8.5上述述活动要要做到组组织有序序，接待待诚恳、热热情、周周到、细细致，符符
16、合礼仪仪规范，体体现公司司形象。8.6妥善善协调、处处理公司司的对外外事务，协协调公司司的公共共关系；及时拜拜访有关关单位和和人员，妥妥善办理理相关事事宜；及及时安排排适当的的人员参参加外部部相关会会议和活活动。8.7承办办公司的的企业形形象设计计事项，联联系设计计单位，审审核设计计结果，组组织导入入系统。8.8做好好公司形形象的新新闻宣传传，以及及相关公公关资料料、图片片、录音音、录像像、题词词等收集集、整理理、记载存存档工作作。 8.9建设设、维护护公司网网站，及及时更新新网页、发发布信息息。8.10注注意收集集影响本本公司形形象、声声誉、关关系的因因素和事事件的信信息，分分析其后后果，及
17、及时做出出应对处处理，重重要事件件要提出出处理意意见报总总经理室室决策。9、后勤保保障9.1保持持办公场场所的整整洁干净净，绿化化、美化化办公环环境，办办公场所所公共部部位要做做到整齐齐、清洁洁、明亮亮、无异异味。9.2制定定午餐伙伙食标准准，确定定供应商商，保证证卫生、营营养合理理。9.3根据据办公用用品、劳劳保用品品、礼品品库存及及消耗情情况，及及时编制制采购计计划，实实施采购购。保证证采购价价格合理理，质量量优良，严严格掌握握发放范范围，不不积压浪浪费。采采购完毕毕要凭货货票清点点入库，单单据、账账目、手手续齐全全、清楚楚。要建建立发放放、领用用制度，做做好记账账、核算算工作。9.4租赁
18、赁车辆，按按时结算算租赁费费用，做做好车辆辆使用调调度。10、固定定资产管管理10.1对对办公室室管理的的固定资资产要列列明清单单、造册册登记。10.2购购置办公公用固定定资产前前必须编编制采购购计划或或定货计计划，在在充分利利用原有有设备的的基础上上确定增增添，不不盲目采采购。10.3对对超过使使用年限限，或确确已丧失失效能需需报废的的固定资资产，经经技术鉴鉴定后履履行批准准手续，被被批准报报废的固固定资产产，经市市场寻价价后处置置，其变变价处理理的残值值，上缴缴财务部部后做销销账记录录。10.4统统一房屋屋产权管管理，做做到产权权来源清清楚、房房源清楚楚，造册册登记。房房屋坐落落、结构构、
19、面积积、建造造年份、维维修变动动资料齐齐全。及及时收集集新建、扩扩建办公公用房和和场址的的竣工资资料、图图纸、水水电管线线图纸、通通讯网络络线路图图纸，整整理归档档保管。11、安全全保卫11.1维维护公司司内部治治安秩序序，以“预防为为主”为中心心，通过过宣传教教育增强强职工法法制观念念和安全全意识。配配合公安安部门做做好防火火、防盗盗、防毒毒、防治治安事故故的“四防”工作，及及时、妥妥善地调调解处理理内部治治安纠纷纷。11.2对对公司的的重点部部门、要要害部位位加强安安全防范范措施，及及时发现现隐患，采采取有力力措施整整改，确确保陆上上单位安安全生产产无事故故。11.3管管理公司司常住人人口
20、、外外来人口口、临时时人口户户籍资料料，及时时清理离离职人口口的户籍籍；办理理边防证证、通行行证、身身份证等等证件。12、法律律事务12.1、开开展法律律教育、宣宣传，及及时、热热情地为为相关部部门和人人员提供供法律咨咨询服务务。12.2对对公司的的重要文文件、重重要合同同等管理理和经营营过程中中的法律律性文件件的制定定、颁布布、签署署等进行行严格审审查，对对公司的的重要活活动进行行法律指指导，提提出法律律方面的的意见和和建议，保保证公司司行为的的合法性性，保护护公司的的合法权权益。12.3处处理公司司的法律律事务。联联系有关关单位开开展调查查取证工工作，组组织或参参加外出出调查、收收集证据据
21、材料；根据领领导指示示起草诉诉讼状、上上诉状、代代理词、答答辩状；联系律律师和司司法部门门；进入入司法程程序后密密切与司司法部门门保持联联系，关关注办案案进展情情况，及及时向总总经理室室汇报；结案后后要及时时做好总总结，及及时整理理资料，归归档保管管。一三、子公公司管理理一三.1参参与对子子公司经经济目标标责任的的确定和和考核，提提出合理理的意见见和建议议，并说说明理由由。一三.2每每年5月月中旬至至6月下下旬，参参与对子子公司的的工作检检查，了了解子公公司的经经营管理理活动完完成情况况、执行行公司章章程和法法律要求求情况等等，并做做工作汇汇报。一三.3定定期收集集、整理理子公司司的经营营管理
22、信信息，并并及时向向总经理理报告。一三.4及及时办理理总经理理办公会会决议中中关于子子公司运运营管理理方面的的事项，并并检查子子公司执执行会议议决议的的情况。14、其他他14.1将将公司重重要事项项及时编编入大大事记；定期编编辑情情况交流流。14.2及及时做好好公司往往来信件件、邮件件、包裹裹的收发发、登记记、传递递、清退退和机关关订阅报报刊审定定工作。14.3做做好行政政信访接接待工作作，调查查了解信信访实际际情况，及及时处理理答复。14.4规规范公司司行政印印鉴的管管理和使使用。14.5搞搞好部门门员工队队伍建设设，组织织部门员员工的学学习、培培训、考考核，不不断提高高员工业业务素质质。14.6根根据领导导要求牵牵头组织织或参与与公司企企业文化化建设。14.7定定期检查查本部门门计划完完成和规规章制度度执行的的情况，做做好工作作总结，形形成书面面报告，按按时向总总经理汇汇报。14.8按按时、按按量、按按质完成成公司下下达的各各项考核核指标和和总经理理室交办办的其他他任务。