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1、 厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册Executive Standard Operation InHilford Hotel,Xiamen 目 录录 1、 呈文管理制制度2、 行文管理制制度3、 收发文管理理制度4、 印章管理制制度5、 档案文件借借阅管理理制度6、 介绍信管理理制度7、 办公用品领领用管理理办法8、 车辆管理办办法9、 档案管理制制度10、 行政办公室室操作手手册11、 行政办公室室组织架架构及工工作职责责呈文管理规规定为使酒店各各部门行行文规范范化，提提高整体体办公效效率，特特做如下下规定：一、 呈文文字表表述应准准确、简简练、通通顺、标标点正确确。二、 呈文专题专专用
2、，一一文一事事，内容容明确。开开门见山山提出本本部门对对所请示示问题的的处理意意见，请请酒店领领导酌定定。三、 呈文由本部部门承办办人拟定定，由本本部门经经理负责责核稿。并并在部门门领导意意见一栏栏，写出出部门的的具体意意见。态态度要明明朗，简简明扼要要，最后后签名并并注明时时间。四、 呈文格式包包括：呈呈文文号号、呈文文题目、主主管领导导批示。呈呈文内容容书写要要符合规规范。文文号不得得重复；呈文题题目简明明扼要，高高度概括括；主管管领导名名称不得得袭用“酒店领领导”的简称称；在主主管领导导名称后后，另起起一行书书写请示示报告的的主要内内容；末末尾签署署呈文部部门及时时间。五、 各部门负责责
3、人作为为核稿人人，不仅仅要对呈呈文内容容审核，而而且要审审查呈文文格式是是否规范范，对呈呈文负全全面责任任。六、 各部门呈取取文，需需严格办办理收发发文手续续，写明明收发文文时间、文文稿内容容、收发发人姓名名。若手手续不全全，总经经理办公公室有权权不负责责递送。七、 各部门送来来阅批的的文件，总总经理签签发后两两个工作作日内发发出。八、 呈文程序： 在呈文文本上登登记 各部门呈文文 行行政办 主主管领导导 在在收文本本上登记记不按上述公公文传递递程序越越级呈文文，行政政办将予予以退回回。行文管理制制度一、 以酒店名义义的行文文，先由由部门承承办人拟拟稿，经经部门经经理审阅阅后，送送总经理理办公
4、室室核稿并并请总经经理签发发。二、 缮印的文件件均由拟拟稿人负负责校对对，重要要文件（以以酒店名名义的行行文）均均由总经经理办公公室校对对。打字字、校对对人均在在原稿上上签注姓姓名、日日期。三、 经修改后的的稿件，如如字迹潦潦草，涂涂改较多多，模糊糊不清的的，应由由原拟稿稿人誊清清后再打打印。 收发文管理理制度一、 公文办理一一般包括括登记、分分办、批批办、承承办、拟拟办、核核稿、签签发、印印刷、用用印、传传递、归归档、销销毁等程程序。二、 酒店的收文文，由档档案秘书书签收登登记，总总经理的的收文由由酒店总总经理签签收，属属酒店领领导亲收收件，一一律交收收件人亲亲自拆封封。三、 公文登记后后，
5、由行行政办公公室根据据总经理理的指示示，转交交各位领领导传阅阅，如需需转交有有关部门门阅办，应应由档案案秘书送送交，并并经登记记、签收收后才可可送交。四、 阅读文件应应按规定定范围，秘秘密级以以上文件件须到行行政办公公室阅读读。因工工作需要要借阅文文件应办办理手续续，用完完后及时时退还，秘秘密级以以上文件件，各级级领导及及有关人人员均不不得携离离办公室室。五、 各部门均应应实行公公文催办办制度。负负责办理理公文的的人员，对对自己经经手处理理的公文文，应件件件落实实，事事事有下文文，转办办要及时时，催办办有结果果，防止止积压误误事。六、 公文办完后后，应根根据文书书立卷、归归档的有有关规定定及时
6、将将公文定定稿，正正本和有有关材料料整理立立卷，当当年文件件应于第第二年第第一季度度移交完完成。七、 各级管理人人员调动动时，应应将文件件（含保保密记录录本）清清理移交交，凡参参加会议议带回的的文件，应应及时送送行政办办公室登登记保管管。八、 没有存查必必要的公公文，经经过鉴别别和主管管领导批批准，由由行政办办公室定定期销毁毁，销毁毁秘密公公文，要要进行登登记，有有专人监监督，保保证不丢丢失，不不漏销，秘秘密级以以上文件件，不准准作废品品处理，一一律集中中按有关关规定处处理。 印章管理制制度一、印章刻刻制刻制印章是是印章管管理工作作的一个个重要环环节。酒酒店需刻刻制新印印章须报报总经理理批准；
7、酒店各各部门需需刻制新新印章，要要写出报报告，并并附上新新印章的的名称、式式样和规规格，报报经行政政办公室室批准，方方可到当当地公安安部门申申请刻制制。新印印章要做做好戳记记，并留留样保存存，以便便被查。启启用新印印章，应应选择好好时间，并并提前向向有关单单位发出出正式启启用印章章的通知知。二、印章保保管酒店的行政政印章和和总经理理的私章章，由总总办统一一保管，并并有专人人专管；各部门门的印章章也要指指定专人人保管。未未经领导导批准，印印章保管管人不得得委托他他人代管管印章，并并不得携携带出办办公室使使用。三、印章使使用印章使用要要做到：严格手手续、认认真审阅阅、详细细登记、盖盖章正规规。印章
8、章使用必必须经批批准，其其权限可可分级掌掌握。使使用部门门的印章章，需经经部门领领导批准准；使用用酒店印印章，须须认真填填写用印印申请表表，并附附有关材材料，经经主管店店领导审审批后，方方可使用用印章，并并进行登登记，店店领导不不在时，授授权总办办主任核核准。员员工因私私须开具具各种证证明，加加盖酒店店印章，必必须书面面申请并并附有关关材料，经经部门经经理批准准并报酒酒店领导导审批。四、印章停停用由于机构变变动或部部门（单单位）撤撤销等原原因而造造成的印印章停用用，按规规定进行行清理，并并将其所所有停用用印章收收到酒店店行政办办公室统统一保管管，同时时办好移移交手续续。属于于个人的的印章应应退
9、给本本人。经经报请总总经理批批准后，按按规定将将停用印印章存档档或销毁毁。档案文件借借阅管理理制度一. 借阅阅档案（包包括文件件、资料料），必必须先履履行档案案借阅登登记手续续，秘密密级以上上档案文文件必须须经酒店店领导批批准方能能借阅。二. 案卷卷不能借借出，只只供在行行政办公公室阅看看，未立立卷的文文件及资资料可借借出。三. 文件件、资料料借阅期期限不得得超过两两个星期期，到期期必须归归还，如如需再借借，应办办理续借借手续。四. 借阅档案案的人员员必须爱爱护档案案，要保保证档案案的安全全与完整整，对档档案内容容要保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、翻翻印、复复
10、印、摄摄影、转转借或损损坏，否否则按违违反保保密法追追究当事事人的责责任。五. 借阅的档档案交还还时，必必须当面面点交清清楚，如如发现遗遗失或损损坏，应应及时报报告领导导。六. 外单位借阅阅档案，应应持有单单位介绍绍信，并并经总经经理批准准后方能能借阅，但但不能带带离行政政办公室室。七. 外单位摘抄抄卷内档档案，应应经总经经理同意意，对摘摘抄的材材料要进进行审核核、签章章后才能能带出。 介绍信管理理制度一.介绍信信种类1信笺介介绍信：用这种种信笺开开介绍信信，可以以表达较较为复杂杂内容。2存根介介绍信：用这种种介绍信信主要是是用于介介绍某人人到何处处办何事事的一个个凭证。这这种介绍绍信的存存根
11、要归归档，保保存期五五年。3证明信信：以酒酒店行政政的名义义证明某某人的身身份、经经历或者者有关事事件的真真实情况况的专用用书信。二.介绍信信保管与与使用酒店介绍信信一般由由人事部部秘书负负责保管管和开具具，开具具介绍信信要严格格履行审审批手续续。重要要事宜需需由部门门领导签签署意见见后，报报经主管管店领导导审批；一般事事宜需由由部门经经理签字字，人事事部经理理审批，方方可开具具介绍信信。严禁禁开出空空白介绍绍信。办公用品（设设备）领领用管理理办法 为为了进一一步加强强酒店办办公用品品（设备备）的申申购领用用管理，降降低办公公成本费费用，根根据有关关财务规规定和本本酒店当当前实际际情况，特特制
12、订如如下办法法：一、 酒店办公用用品（设设备）由由总经理理办公室室统一购购买及发发放。二、 各部门领用用办公用用品（设设备）需需填写“办公用用品领用用单”，经部部门经理理签字认认可后，到到人事行行政部领领取。三、 人事部根据据各部门门领用情情况，对对无库存存的办公公用品（设设备）进进行申购购，填制制酒店申申购单，列列明品名名、规格格型号及及数量，并并向供应应商询价价。经财财务部经经理审核核、总经经理批准准后，方方可购买买。 车辆管理规规定（ 暂 行 ）一、 公司办公用用车由总总办统一一调派。二、 各部门每日日上午99时，将将当日用用车计划划填写“用车申申请单”，注明明目的地地、事由由等，由由部
13、门经经理签字字后，交交总办统统一安排排。临时时用车也也应填写写“用车申申请单”，由总总办视事事情的缓缓急另行行安排。申申请单如如无部门门经理签签字，总总办有权权不予做做派车安安排。特特殊情况况除外。三、 总办接到申申请单后后，开具具“派车单单”给相关关驾驶员员。驾驶驶员在接接到“派车单单”后方可可出车。否否则，视视为私自自出车，按按旷工处处理。四、 驾驶员完成成出车任任务回到到单位后后，应立立即将派派车单填填写完整整交回行行政办，以以便备查查。五、 驾驶员在无无出车任任务时，应应在休息息室待命命，不得得私自外外出。否否则，视视为旷工工。档案管理制制度一、 酒店档案酒店档案是是酒店在在经营管管理
14、活动动中形成成的，具具有保存存价值的的，以备备查考的的文字、图图像、声声音及其其他各种种方式和和载体的的文件材材料。酒店档案管管理机构构总经理总办文员各部门兼职职档案管管理员1 文件立卷1.1文件件立卷即对酒店在在工作中中具有存存查价值值、处理理完毕的的文件材材料，系系统、完完整地归归入卷宗宗暂保管管，以备备随时调调用参考考。1.2文件件立卷的的原则按照文件形形成的自自然规律律，保持持文件之之间的历历史联系系，反映映酒店工工作活动动特点和和真实面面貌，以以利于加加强酒店店文件的的保管和和参考利利用。1.3文件件立卷的的范围1.3.11 重要要的会议议材料，包包括会议议通知、日日程安排排、工作作
15、报告、重重要讲话话、会议议记要或或决议、会会议记录录、典型型材料、录录音带、录录像带、照照片等；1.3.22上级发发来的与与酒店业业务有关关的决议议、决定定、指示示、条例例、办法法、计划划、规划划、批复复等；1.3.33 酒店店向上级级单位的的正式发发文，包包括请示示、报告告、计划划、各类类统计报报表等；1.3.44 酒店店及各部部门在接接待宾客客工作中中的各类类重要计计划、安安排、记记录、总总结，以以及营业业收入、创创汇等统统计材料料等；1.3.55 酒店店与有关关单位及及不相隶隶属单位位协商工工作的往往来文书书，以及及签订的的各类契契据，如如合同、协协议书等等；1.3.66 酒店店各级管管
16、理人员员的任免免书，职职工劳动动、工资资、福利利、教育育培训、考考核及奖奖惩等方方面的材材料等；1.3.77 酒店店财产、物物资、档档案交接接的凭证证等；1.3.8 酒店筹建或或更新改改造、设设备设施施大修一一系列工工程往来来的文件件、资料料等；1.3.9 酒店的大事事记录，反反映酒店店重要活活动的剪剪报、录录音、录录像、照照片等；社会有有关部门门、单位位发来的的要求酒酒店共同同贯彻执执行和横横向协作作的有关关文件、材材料等；1.3.10 重要投诉及及其他信信访工作作的材料料等；1.3.11 重要的业务务电报、电电传、传传真及有有关经营营管理而而撰拟的的各类条条据等；1.3.12 其他与酒店店
17、有关的的重要书书面材料料或资料料等。2. 档案案的收集集2.1 各各部门随随时收集集办理完完毕的文文件材料料，按类类别分别别存放。第第二年经经检查齐齐全后，整整理归档档。2.2 各各部门设设兼职档档案管理理员，负负责本部部门文书书档案的的日常收收集、管管理、监监督及检检查。2.3 文文字档案案的收集集使用档档案袋或或档案夹夹。2.4 电电脑档案案分别于于电脑硬硬盘和软软盘内保保存，机机密文件件加设保保护密码码。3. 档档案的分分类3.1 按按事宜分分类：即即按文件件内容所所涉及的的具体事事宜或工工作进行行分类。3.2 按按时间分分类：即即按文件件形成的的时间进进行分类类。3.3 按按收、发发文
18、单位位分类。3.4 按按酒店部部门设置置分类。4. 档案案的编号号4.1文件件编号各部门对本本部门发发出的文文件（发发文、会会议纪要要等），采采用部门门代码+文件类类型+日日期+序序号进行行编号：XXXXXXXXX。机机密文件件还应按按密级标标明“机密文文件”、“绝密文文件”。酒店部门设设置及代代码如下下：（英英文开头头字母）行政办 EO财务部 FC营业部 MS人事部 HR工程部 EN保安部 SE前厅部 FO房务部 HK餐饮部 FB4.2案卷卷编号对已处理完完毕的文文件，按按照文件件类别及及次序进进行编号号。5. 档案案的整理理5.1 检检查文件件认真检查每每一类别别中积累累的文件件是否齐齐全
19、、是是否符合合归类。5.2 文文件排序序每类文件可可按文件件形成时时间顺序序、重要要程度或或工作程程序等进进行排序序。系统统排列后后，应用用阿拉伯伯数字统统一编写写页码，以以固定排排列顺序序，保证证材料完完整。5.3 编编写案卷卷标题5.4案卷卷标题反反映该类类文件的的自然联联系与共共同特征征，要求求严谨，文文字通顺顺、扼要要。5.5 填填写案卷卷目录案卷目录包包括顺序序号、文文件标题题、文件件编号和和日期等等。5.6 填填写案卷卷封皮案卷封皮的的项目包包括单位位名称、案案卷标题题、卷内内文件材材料张数数、起止止日期和和保管期期限等。5.7 案案卷装订订案卷装订前前要拆除除金属物物，做好好文件
20、材材料的检检查，如如对破损损或褪色色的材料料，应当当进行修修补和复复制；装装订部位位过窄或或有字迹迹的材料料，要用用纸加衬衬边；纸纸面过大大的文件件，要按按卷宗大大小摺叠叠整齐。5.8 案案卷归档档装订后的案案卷，应应按照年年度进行行排列，统统一编号号登记，填填写归归档案卷卷目录。6. 档案的保管管6.1 涉涉及经济济的档案案，如合合同、协协议书、保保证书等等（原件件）档案案由财务务部统一一保管；硬件设设施使用用说明书书或操作作手册（原原件）档档案由工工程部统统一保管管，其余余档案由由总办统统一管理理。6.2 档档案室应应做好防防盗、防防火、防防水、防防潮、防防尘、防防鼠、防防高温、防防强光等
21、等措施。6.3 每每年对档档案进行行一次检检查，发发现问题题及时采采取补救救措施，确确保档案案的安全全。6.4 对对于已失失去作用用的档案案要进行行销毁。销销毁档案案要经过过认真鉴鉴定，确确定销毁毁的档案案材料必必须列册册登记，送送总经理理审批后后销毁。6.5 销销毁档案案材料时时，必须须指派专专人监销销，防止止失密。 7. 档案的借阅阅7.1 借借阅档案案，必须须在档案案借阅登登记簿登登记后方方可借阅阅；机密密级以上上的档案案文件须须经总经经理批准准方能借借阅。7.2 借借阅期限限不得超超过两周周，到期期必须归归还，如如需再借借，应办办理续借借手续。7.3 借借阅档案案的人员员必须爱爱护档案
22、案，要保保证档案案的安全全与保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、复复印、复复制、摄摄影、转转借或损损坏。否否则，按按违反保保密法追追究当事事人责任任。7.4 借借阅的档档案交还还时，必必须当面面点交清清楚，如如发现遗遗失或损损坏，应应立即报报告档案案管理负负责人。7.5 外外单位借借阅档案案，应持持有单位位介绍信信，并经经总经理理批准后后方能借借阅。但但不能带带离档案案室。7.6 外外单位摘摘抄档案案材料，应应经总经经理同意意；档案案管理负负责人应应对其摘摘抄的材材料进行行审查、签签章。各办公室操操作手册册1. 图文文传真、电电话和电电子邮件件的处理理（商务务中心
23、）1.1. 传真操操作1.1.11. 打打入的传传真/电电子邮件件必须要记录录接收日日期及时时间、传传真机或或电子邮件地址，以以便收件件人直接接签收。1.1.22. 因因公务而而发出的的传真/电子邮邮件：1.预备消消息内容容。2.校对讯讯息内容容及资料料，确保保以最短短时间发发出准确确的消息息。3.查明对对方（接接收者）姓姓名、职职位、机机构、地地域（国国家或城城市）名名称、传传真机号号码或邮邮件地址址。4.待部门门经理批批阅签字字后，方方可发出出。5.跟催有有关消息息发出后后打印副副本，作作为存档档之用。1.2. 电话操操作员工在电话话里的良良好谈吐吐、得体体应对是是替酒店店建立良良好形象象
24、的重要要一环。1.2.11. 接接听外来来电话1.听到电电话铃声声，立即即接听。说说出部门门名称或或你的名名字，再再加上礼礼貌的问问候，例例如“早晨好好”、“您好”等。2.表现友友善及乐乐于帮忙忙的态度度。3.不可使使用俚语语，更不不可粗言言秽语。4.通话内内容均须须保密不不可外涉涉。5.不要让让对方等等候太久久，必要要时请他他（她）留留言以便便回复。6.应随时时预备笔笔及记事事簿。7.当你不不在办公公室时，应应通知总总机或其其他同事事代为接接听。8.要找寻寻资料而而须对方方等候，应应通知对对方所需需的时间间，让对对方决定定继续等等候抑或或稍后再再联络。9.若对方方因任何何理由被被转错电电话，
25、应应尽量帮帮助他(她)转到正正确的部部门、内内线，转回总机。10.若谈谈话中断断，应把把听筒放放回，等等待对方方再来电电。11.若对对方要找找的人不不在，应应询问对对方：A)可否否转到办办公室中中其他同同事处理理;B)记下下对方姓姓名、电电话、公公司名称称，有待待回复；C)请对对方稍后后再来电电。12.确保保上司不不会被不不必要的的电话骚骚扰。记录留言言的要点点：A）接接听日期期及时间间B）被被电访的的人是谁谁C）对方方的姓名名、电话话号码（及及内线）及及公司名名称 DD）留言言（消息息）内容容E）复述述一遍有有关资料料，让他他（她）知知道你已已记下正正确的消消息F）最后，把把留言便便条放在在
26、被访者者的桌上上，使他他（她）回回来后能能即时知知道。 1.2.22.打出电电话 11.认定定电话号号码无误误。2.接不通通电话应应稍后片片刻再打打。 33.对方方接听后后，你应应说出要要找谁人人或内线线号码。4. 若屡次接不不通，而而你的电电话机操操作正常常，应将将接通工工作交予予下属初初级员工工负责，以以免浪费费你宝贵贵时间。此此外，可可透过电电话房查查询对方方电话是是否失灵灵。5.在打打出电话话前，应应记下通通话内容容要点，以以免遗漏漏某一部部分而要要重打，对对方也会会欣赏你你的工作作效率。6.谈话中中断，应应由你负负责重打打电话，继继续通话话内容。2. 办公公室文件件处理2.1.档档案
27、系统统、分类类、取阅阅档案储存存的主要要原因是是保存文文件整齐齐及在有有需要时时第一时时间可找找寻得到到。2.1.11.设立立档案系系统必需需合乎下下列七大大原则： 11.操作作简单、快快捷 22.必须须易于翻翻查 33.考虑虑文件的的数量、大大小及性性质 44.只存存放最新新的资料料 55.能配配合日后后扩充的的需要 66.所占占空间大大小适中中 77.防火火及防盗盗（例如如存放法法律文件件） 2.1.22.分类类大致可可分为：1.按笔划划、字母母来分类类（优点点：可作作无限的的扩充）。2.按项目目来分类类，而项项目的先先后次序序也用笔笔划来区区分。(优点：同同类型的的事情集集中一起起，方便
28、便查阅)3.按地区区（国家家、城市市）来分分类。4.以以编号（代代码）代代替名称称存档。5.采用索索引卡可可快捷准准确地找找出资料料，以找找寻编号号档案索索引卡必必须按笔笔划排序序，放在在特别抽抽屉中。2.1.33.顺序序存档适用于每个个档案之之中，按按日期先先后存档档，把最最新（最最近期）的的文件放放在档案案的最前前或最上上面。 2.1.44.档案案储放的的形式 1.直立式式 2.横横放式 3.图图表 4.盒盒装 5.待待处理文文件6.微微型胶卷卷 2.1.55.取档档记录卡卡为省却追寻寻被取出出或外借借档案的的时间，“取档记录卡”可协助索回档案。每次取出文文件后，把把该卡放放入填补补空位。
29、卡卡有：借借件人姓姓名、部部门、借借出日期、答答允归还还日期、借借件人及及经办人人签署，方方便日后后追寻。取取档记录卡宜用鲜鲜明颜色色纸制成成（例如如红色），卡卡纸标题题应高出出其他档档案，令令人一目了然然，容易易跟催。 * 每次次外借档档案均须须获得直直属上级级同意才才可办理理2.11.6跟催档档案为确保按按时处理理任务，而而且不会会有所遗遗漏，这这个档案案非常有有效。档档案以一年十二个个月份来来分隔，与与及以三三十一天天来分隔隔。把将将要做的的工作写写成字条，放在在预定的的“月份”或“日期”的小格格中。只只要我们们每天查查看这档案，便可可作出当当天应做做的“跟催”工作。 2.1.77 存档
30、档的一般般守则1.按按档案系系统把文文件分类类、集中中。2.把把文件放放在正确确的档案案内。3.存存档时按按日期的的次序正正确地排排列，最最近期的的放在前前。4.为避避免档案案堆积，应应将过时时的或现现时不需需要的文文件与其其他的分分隔。考考虑将这些拔拔归入“旧档案案”中或甚甚至将它它毁灭。在在已抽出出旧资料料的档案中记下那那些文件件所属的的旧档编编号、名名称或存存放位置置。“旧档案案”也须按放妥当当及分类类，方便便日后翻翻查。5.不可随随意把档档案中的的文件取取去。若若有必要要，须把把“取档记记录卡”放在取去文件的的位置。甚甚至整个个档案亦亦须使用用此卡。6.如无足足够资料料来建立立新的档档
31、案，应应把这些些文件集集中在“杂项”档案中中。7.找找寻某些些档案名名称可能能涉及多多个途径径，应把把有关资资料分别别记在不不同的索引卡上，加加快翻查查速度。例如档案名名称“CHIIEFCONNSTAABLEE OOF BLAANKSSHIRRE PETTERJJENKKINSS”，应记记在“CHIIEF”“BLLANKKSHIIRE”及“JENNKINNS（即C，BB，及J字）索索引卡上上。8.每天存存档令你你的档案案储有最最新的资资料。9.放放置档案案或索引引卡应遵遵守下列列原则：A)先排排姓氏，再再排名字字。若同同姓则以以名字笔笔划、字字母排列列。B)若公司司名称包包含姓名名，例如如LE
32、OONARRD WWHITTE AAND COMMPANNY，应将此档案案放在“W”（WHIITE）档档中。C)若公司司名称包包含多个个人名，取取其第一一个。例例如： “MESSSERRS MMAY，JONNES ANDD JEENKIINS”应放在在“M” 档中中。D)若若公司名名称包含含“THEE”字，可可省去。例例如：“THEE HIGGH PPRESSSURRE TTOOLLS LTDD”应放在在“H”（HIGGH）档档中。文件件应在存存档前作作分类，一一个分类类架（或或分类盒盒）实在在合用。它它可以是是按笔划划多寡（或或英文字字母先后后）来分分成多格格，帮助助应付大大量文件件存档。1
33、0. 酒店内内部各部部门间的的沟通，其其中一个个主要方方式为来来往之备备忘录，所所有经行政部部发出之之信件，备备忘录应应有一影影印本存存放于独独立的总总档案内，此外，亦亦须影印印一份存存放于有有关该事事项或该该部门的的档案内内。3. 处理理邮递文文件3.1.11外来的的信件 处处理外来来信件需需要系统统并有效效率，以以求尽快快送到收收件人手手中。1. 把商业业信件与与“私人”信件及及“机密”文件分分开。 22. 用开开信刀或或开信机机拆信，并并确保文文件完整整。3. 打开开信件，如如有附件件，将它它一并钉钉装。 44. 在在信件上上盖收件件日期作作为记录录。5. 到挂挂号邮件件，须在在邮局的的
34、收据上上盖印、签签署。 6. 若信信件连同同支票、汇汇票或汇汇款，应应把金额额写在信信件的右右上角及及签署，以以便财务务部进一一步工作作。7. 把信信件连同同信封分分发到各各收件人人。8.“私人”及“机密”信件应应原封送送往收件件人。9. 收到到资料不不全的邮邮件，例例如没有有注明部部门，或或只写上上人名及及地址等等，应向向前厅部部或人事事部查询询。3.1.22 行政办办秘书必必须把其其上司的的信件细细阅，然然后指出出重要的的部份，节节省其上上司的阅阅读时间间。信件件中会提提及几个个有关事事项而需需要知会会不同部部门，则则可以下下列方法法处理： 1. 把文文件传阅阅各有关关部门 2.把正本本交
35、给须须处理信信件中重重要事情情的部门门，再由由他们负负责传给给其他。 3.影印该该文件送送交各部部门3.1.33 发出出的信件件 由由秘书预预备好发发出的信信件： 1. 交给给其上司司签署。 2. 检查查附件是是否已放放在一起起。(把把信件副副本留作作存档之之用) 3. 核对对信件与与信封所所写的收收件人是是否无误误。 4. 摺起起文件放放入信封封内并封封口。 5. 由由于酒店店部门众众多，应应在信封封上当眼眼位置用用铅笔写写上部门门名称或或代号，方方便信差差计算各各部门邮邮费及日日后退件件处理。6. 集中中所有发发出的邮邮件，交交由商务务中心统统一寄出出。7. 计算信信件重量量，记录录邮费。
36、 88. 将将一般信信件与挂挂号、特特快、航航空邮件件、包裹裹等分开开，并且且填妥所所需的表表格或报报关表等等。3.1.44 中央央信箱1. 设置置在各办办公室职职员容易易到达的的地方。2. 信箱箱尺码宜宜于可放放置标准准信件。 3. 每部部门一格格，设一一格较大大的来放放置寄出出的信件件。3.1.55内部信信封使用内部信信封,可可节省传传送内部部文件的的成本。4. 复印印文件4.1 复印复印印操作的的要点：1. 尺码码合用的的纸张，以以免造成成不必要要的浪费费。2. 各部部门自带带复印纸纸张。3. 正确确地摆放放正本，使使影印之之副本（无无论文件件或图形形）合理理工整。4. 按需需要可将将文
37、件缩缩印，节节省储存存空间。5. 操作作完毕，切切记带走走所有文文件，尤尤其是正正本。6. 勿浪浪费不合合用的副副本，这这些纸张张之背面面可作草草稿。机机密文件件，应立立刻销毁毁。5. 出外外公干的的安排 55.1 出出外公干干主要涉涉及公干干人员的的交通、住住宿的安安排。1. 查询询预计出出发、回回程日期期、目的的地、公公干人员员正确姓姓名。2. 查询询航班时时间表及及到达时时间，以以配合预预计行程程。3. 把以以上资料料交给旅旅行社代代办，或或直接与与铁路局局、轮船船公司、航航空公司司联系。4. 若不不能符合合预计中中的安排排，应尽尽快知会会公干人人员并落落实修改改行程与与否。5. 当所所
38、有安排排确实后后，尽快快安排付付款及取取票。6. 准备备明细行行程表给给公干人人员备用用。 55.2. 住宿宿安排 在订房房之前，应应考虑酒酒店地点点是否接接近探访访的机构构,交通通方便,价格适适中。酒店订订房应提提供的事事项：1. 入住住公干人人员的姓姓名2. 入住住及离店店日期3. 入住住人数及及房间数数量（基基本为双双人标准准客房）4. 到达达及离开开时使用用的交通通工具及及详细资资料5若正值值旅游旺旺季，应应在订房房时确保保房间的的预定。 66. 说说明公司司名称、地地址、电电话、传传真等，以以便酒店店参考及及方便进进一步联联络。 5.3. 行程程表行程表是预预先对公公干期间间的安排排
39、及把需需确认的的事项列列明，使使其上司司能利用用有限的的时间作作出最大大的利益益。当编编制行程程表时请请注意以以下各点点：1. 行程程表应方方便随身身携带及及翻阅。2. 大城市市通常有有多个火火车站（机机场或码码头），尽尽可能安安排在同同一地方方进出境境。3. 留意意交通工工具的时时间表，随随时更新新资料。4. 留意意各地时时差，正正确说明明离境及及到达目目的地的的当地时时间。5. 在公公干期间间，应花花最短的的时间在在交通上上。 55.4. 计划划海外公公干 搜集集目的地地一般资资料，例例如面积积、人口口、主要要城市、气气候、服服饰、工工作时间等。入入境方面面则查询询有关护护照、入入境签证证
40、、防疫疫注射、通通用货币币、生活活习惯等等；酒店店及餐厅厅；邮务务、电话话及电讯讯设施；经济发发展、进进出口贸贸易条例例、政府府及工商商机构、商商务法则则等。1.公干费费用：按按已批准准预算案案向财务务部申请请公干费费用，兑兑换目的的地流通通货币。2其它事事项： 预备备当地的的地图或或交通图图确确认交通通、酒店店订房、被被访者的的约会详详情制作行程程表，内内容包括括酒店、约约会、会会议日期期、时间间、地点点、联络络电话等等。若其上司司出外公公干，出出发前须须集中一一切行程程中所需需要的文文件、文文具交付付。6. 办公公室文仪仪器材 66.1.计算机机 操操作计算算机须先先练习指指法。1. 保持
41、持机器清清洁，用用干抹布布擦试。2. 清洁洁鼠标内内壁。3.将计算算机移走走时应先先关掉电电源，并并以机背背为重心心。4.切勿把把计算机机放近热热源。5.切勿把把计算机机放进通通道，容容易被人人碰倒。6.计算机机操作有有偏差，可可尝试找找出根源源，作适适当调正正。若修修正无效效或理由由不明，应应停止使使用及通通知维修修人员。6.2.碎碎纸机旧档案或机机密文件件初稿不不适合留留存在办办公室内内，应利利用碎纸纸机第一一时间把把它们毁毁灭，将将纸张放放在机内内切成条条状或碎碎屑。6.33.订装机机为配合大型型工商机机构的需需要，例例如内部部预算、计计划书，可可能有数数十页纸纸之多，小小型订装装机便甚
42、甚为全用用。由于于订装机机款式形形形种种种，操作作按个别别种类而而定。7. 辅助助记忆材材料为求部门门运作过过程中所所有工作作、资料料不致遗遗漏，文文职人员员必须采采取下列列辅助工工具作记记录及跟跟催。7.11.日志志使用用日志要要点：1.不确定定之项目目可用铅铅笔记下下，方便便更改。待待确定后后可用原原子笔、墨墨水笔记记下。2.在有关关日期之之栏内记记下时间间，会面面者之姓姓名（及及公司名名）、地地点及话话题。3.遇上西西式社交交场合，应应记下酒酒会时间间及有关关衣着服服饰提示示之类。4.每天约约会须按按时间先先后（分分上、下下午）记记下。5.一天工工作开始始，应先先看日志志，预备备其上司司
43、的约会会、备好好会议所所需要的的文件。6.一天工工作完毕毕，确定定日志上上每一事事项都已已办理，没没有遗漏漏。从日日志谈到到安排约约会应注注意的事事项：1.记着其其上司日日常的工工作，避避免与会会面重叠叠。2.当其上上司须外外出会客客，预留留一些花花在交通通上的时时间。3.若来访访者约会会在其上上司参加加会议之之后，应应先向前前者解释释有可能能延迟散散会。除除非其上上司事先先声明或或来访者者乃非常常重要人人物，否否则不可可骚扰会会议的进进行。4.约会通通常以电电话联络络，挂线线后应补补发信确确认谈话话内容，将将信件副副本存档档，还须须记录在在其上司司的日志志内。5.记下来来访者的的姓名、职职衍、公公司名称称、地址址、电话话，若更更改约会会可与他他（她）联联系。6.遇上社社交场合合须携伴伴出席，确确定其上上司的伴伴侣（