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1、企业常用公公文写作作公司办宋宋利敏一、公文概概念及其作用二、常用文文种写作范式三、常用公文写作要求概念公文公务务文书的简称是党政机关关、人广义民团体、企企事业单位在各自的的公 务活动中为处理公务而形成的具有一定格格式的 文字材料狭义是行政政机关在在行政管理过程程中形 成的具有法定效力和规范范体式的 文书是依法法行 政和和进行公务活 动的重要工具具。企业公文文的概念是企业机关关治理企企业的重要要工具也是企企业中的各各部门共同使用、企企业处理公公共事务务的书面文字字材料。它担负着传传达贯彻党和和国家的的方针、政策策请示答复复问题 指导商洽工工作汇报沟通通情况总结交流流经验等重重要职能。作用公文是规
2、范范协调组组织各项活动的重要要工具公文是体现现自我综合素质的重要要载体公文就是一一个组织企业的脸面在公务活动中具有代表公司司书面沟通与交流的作用用可以说是公司整体 水平的书面代表表。公文处理的的正确与与规范也代表着公司的管管理水平同 时也可为公司创造效益并减少不必必要的麻烦。特点公文必须与与党的方针政策相符合保证各项方方针政策的贯彻落实。是否需要行行文、文文字如何表述、文种如何选用用、格式式如何安排以及及处理程序序等均有严格的规范要求。政策性规规范性撰写公文是是为了解决实际问实题用性性及时性公文都有着着实用目的迟反映的情况况和事例必须确实有现实的针对性性。缓或拖延办办理必然给工作带来损失。文种
3、文种用于于揭示公文的性质、发文机关的职权范围与行文目的以及及发文机关之间的行文关系是公文标题的组成部分。正确选择文文种的依据国家的有关关法规不得漏掉、错选或自造文种发文机关的的职权发文机关的的行文目目的发文机关与与主送机机关之间的行文关系文种国家行政政机关公文处理办法国办发20000223号规定的133种文种命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要文种决定适用用于对重要事项或者重大行为做出安排奖惩有关关 单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项中共中央央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定通知适用用于转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要 求下
4、级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免 干部关于春节放假的通知、关于XX等职务任免的通知通报适用用于表彰彰先进批评错误传达重要精神或者情况况关于XXX市场数据业务务弄虚作假的情况通报 报告适用于于向上级机关汇报工作反映情况、答复上级机关的询问薪酬调查报告文种请示适用用于向上上级机关请求指示、批准关于召开开2009年度总结表彰大会的请示批复适用用于答复复下级机关的请示事项关于抗震震救灾捐赠额度的批复意见适用用于对重要问题提出见解和处理办法劲牌公司司关于加强接访活动的实施意见函适用于于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项关于开展展健康美食周活动的函会议纪要适用于记载
5、、传达会议情况和议定事项劲牌公司司经营例会会议纪要分类按性质分党内公文、行政公文、社会团体公文及企事业单位公文文。按紧急程度度分特急件、急件和平件。按行文方向向分上行文下下级机关向上级机关报送的公文 平行文同级或不相隶属机关之间的公文下行文上上级机关向下级机关发送的公文目录一、公文概概念及其作用二、常用文文种写作范式三、常用公公文写作要求请示请示是下级级组织向向上级组组织或业务主管机关请求指示、批批准时使用的公文。请示的写写法标题上款发么文机关+事由+文种请示可省略 主主送机关只限一个正文落款缘由事项结尾尾语发文机关上级的精神神、下面面的情况况请求的事项项 妥否否请批复。当否请批示。时间中文文
6、、全称二00九年十月十日案例写作请示示的常见问题1.把请示示写成“请示报告”2.抓不住住问题的关键请示缘由写得太抽抽象、太笼统使人看不出所 要办理的事情的的必要性同时对如何何办理这件事未提出办法和措措施或措施施欠具体3.不是一一事一请示而是把不不同类的事情情或几件事事情放在一份请示 中写写。这是不允允许的4.在写请请示时限定领导机关几几日内批复这是不礼貌貌的。作为下级机 关最多只能写写“请速批示示”而不能能限定时间案例关于于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示.d报告报告是下级级组织向上级机关汇报工作、反映情况、提提出意见或建议、答复上级机关询问时使用的公文文。报告的写写法标题
7、上款发文机关+事由 +文种报告可省略主送机关不限一一个正文落款缘由事项结尾尾语发文机关上级的精神神、下面面的情况况报告的事项项 特此此报告。时间中文文、全称称二00九九年十月月十日案例于出差深深圳的学习报告.d报告的撰撰写要求1.报告中中不能带呈请事项不能要求上级务必给予批示2.应突出出重点情况况重点讲按制度规定和上级要求或上 级关心的新情况况、新经验、新问题淡化次要内容3.应及时时行文以便于上级能掌握即时信息及时指示 方向纠正错误解决问题4.对有关关数字、数数据的陈述务必真实、准确、全面以 免上上级以此为依据制定决策时造成失误5.撰写答答复询问的报告时要注意针对性首先要指明 所针对的来文日日
8、期与来文询问的内容然后扣住上级提出的的问题明确作答不要涉及无关的情况请示与报报告的区别相同点上上行文行文对象一般都都是直接接上级区别点请请示报告行文目的根本区别向向上级请请求指示示或批准准先说明请示示原因在此基基础汇报工作、反反映情况况、答复复上级询询问先概括汇报报的基本本情况后汇报主写作结构上引出请示示的具体体事项然后是结束语语要成绩、经经验、教教训、存在在问题并针对这些些汇报今后后的打算算和安排排处理方式上级必须表态上级可表态也可仅作为知晓内容宽窄只能一文一一事篇幅较较短内容可宽可可窄既有专专题报告告也有综合报告告篇幅较较长发文时机在工作进行行之前或或之中发发出在工作完成成后或告告一段落落
9、时发出出报送制度只有在在必要时时才能行行文可有临临时也有月月报、季季报等定定期报告通知通知是批转转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件件、发布规章、传达要求下级机关和有关 单位位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部 时使使用的文种。通知的写写法标题上款发文机关关+事由 +文种通知可省略主送机关正文落款要素要求 结结尾语 发文机关关时间、地点点、谁、事项其它要求的的事项 特此通知。时间中文文、全称称二00四四年十月月十日案例会议议通知.任免通知知.d会议纪要要记载和传达达会议情况和议定事项时使用的文种。会议纪要要的写法标题开头主体结尾尾时间会议名称+纪要开会的依据据、目的、背景、时间、地
10、点、名称、范 围围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会 议议基本议程、主要活动、主要收获等。会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。 希望、号召。 中文、全称二00九年十月十日案例劲牌牌公司经营例会会议纪要20911号.dd调查报告告是根据以市市场为对象的调查研究活动或调查工作过程、以以及调查成果而写成的书面报告。调查报告告针对性真真实性时效性竞竞争性市场调查查报告的种类关于产品情情况的调查查关于消费情情况的调查查 关于于销售情况的调查查市场调查查报告的写法标题前言 正正文结尾单行、双行行主、副副标题调查的目的的、时间间、对象象、范围围、方法法、主要要内 容容、主要要收获等等。1情况、资料
11、、数据以及据此进行的分析2预测未未来3建议 有话则则说无话则则省。市场调查查报告的写法突出重点资料可靠 内容明确 分析有力目录一、公文概概念及其作用二、常用文文种写作范式三、常用用文种写作要求行文规则则遵守行文规规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效避免公公文旅行阻止部分公文进入不必要的流通过程抑制 无价值公文的产生单位关系确确定行文关系行文规则规定了各级单位的行文 关系即各级机关之间公文的授受关系它是根据单位的 组织系统、领导关系和职权范围来确定的行文规则则上行文的行行文规则请示、报告单头主送不多头主送可采取抄送形式逐级行文不要越级行文要向机关行行文不要向领导者个人行文“请示”应应一文一事
12、、只主送一个机关、不抄送下级机关“报告”中中不得夹带请示事项行文规则则下行文的行行文规则通知、通报、批复、决定按照职权范范围行文部门之间应应当协商一致后方可就有关问题发文通知类普发发性文件各主单位排列顺序应为先外后内级别先高后后低行文规则则平行文的行行文规则函平级之间不不宜使用上行或下行文不相隶属机机关之间一般用“函”行文无论向什么么机关行文无论要求解决什么问题只要彼此间没有隶隶属关系一般都得用函行文规则则联合行文规规则原则上互不不隶属之之间的同级组织可联合行文业务涉及其其他部门职权范围的可商该有关部门联合行文并根据职能主从从商定或确定一个主办单位 属于于主管部门职权范围内的具体问题应直接报送
13、主管部门处理不得采取取联合行文方式禁止联合单单位过多。一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多可以提请同同级公司协调或以公司名义发文 须经公司审批的事项经公司同意也可以由部门行文文中应当注明经公司同意写作要则则公文格式要要规范语言表述要要准确 常见错误要避免写作要则则格式要要规范公文框架格格式标题+主送机关+主体+结尾 标题格式发文机关+关于+事由+文种 主送单位格式上行文一般是一个主送单位公文要素字字号格式标题2号小标宋体、发文字号3号仿仿 宋、主送机关和正文3号仿宋公文结尾格格式根据文种要求写作要则则格式要要规范标题使用中中常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”把“汇报”
14、当作”报告”。 “申请”和“汇报”不能作为文种来用请示和报告告混用。请示需上级单位给予批复报告是报上级单位阅知下情上达即可不需批复规章制度类类标题建议关于印发通知而不 是关于下发的通知知标题一般不不加标点符号写作要则则格式要要规范正文层次序序数正确确使用第一层一、第二层一第 三层1.第四层1。公文中最好不要采用11.1AAa等符号号。 段落落中无论有无层次序数段落首行须两个汉字符回行须顶格。若若使用自自动生成的段落编号请手动调整排版表格图形等等尽量不不在正文出现可放入附件中写作要则则格式要要规范正文措词施施要得体条理清楚感情中立不宜使用语气 词或感情情色彩较浓的词结尾语一般般要单另一行语气要谦
15、虚结束时使用的标点 符号一般为句号“。”如“妥否请批示。”不宜用 感叹号“”“”等数字间的逗逗号为半角如“1233,0000元”不能写成“1233000元”落款时间应应为大写汉字如“二九年五月十十八日”1标题要求居中中、上下空行 2上款要求左边边顶格3结尾语语要求作为为一个自自然段处处理。紧接正文文另起一行左边空两格格。4落款要求发文文机关和和时间以字数数多 的的一项定位右边空一格格。5盖章要求骑年年跨月清晰端端正回主行送时机000001仍关顶格标。题下空1公文标机密一年年题特急红色反线下行200551号签发人空2左行侧顶请示2格号用小。3标号宋 仿体 宋字 体字标识公成文文如日。有期附右注空
16、4附件件1.居字22.左空中2文字小加写二九年年四月二二十日圆。括发至至级号标识在成文日期下1行。附附附件件件应与在公正文文正下文空一1起行装左订空2并字 在标附识件。左上角第1行 顶 格格 标识加盖印章应应上距正文1行之之内端正、 居中下压成文日期印章用红色。当印章下弧弧无文 字时采用下套方式即仅以下弧压在成文 日期上。二九九年元月五日当印章下弧弧有文字字时采用中中套方式式即印章中心线压压在成文日日期上。写作要则则语言表述要正确公文用词必必须规范、精炼、严谨、简洁、谦虚、庄重重大部分以规范的书面白话为基础不要使使用方言、口口语、俚俗俗语表述。公文词语应概念清楚有严格限定无歧义含义准确已约定俗
17、成。公文中很多多凝练词语是沿袭历历代文言具有特定含含义很难用同义白话替代而且言简意赅易领会、理解解经长期使使用、淘汰和选择已趋于定型成为专门语。如开头词近查、根据、兹因、遵照、奉、对于等称谓词语语我公司、本部、贵厂、该单位请示词拟请、恳请、特请询问词语语当否、如无不妥、是否可行表态词语语存案备查、遵照执行、参照办理、责成、试行结尾词语语特此报告、为荷、为要、此布、此令、综上所述、鉴于写作要则则语言表述要正确常用的事物物和概念的特殊表达要求时间的表表达今年、明明天、本本月、年份1-7月空间的表表达国外、国内、这里、那里里职务、姓姓名的表表达全称、多种职职务、党内党外数量的表表达倍数、分数、到、了
18、、以以上、以以下范围的表表达全部和部分程度的表表达很、更、特、最最等等公文标题方方面的错错误写作要则则避免常常见错误1.标题要要素不全发文机关事由文种例标题中中的“事由”缺失关键词或随意省略事由由如公 司决定看不出决定的主要内容、事项和基本本观点缺失 文种2.标题不不准确事由概括不准、文种名称不准确3.标题不不够简要事由、批转文件等过于冗长4.标题与与落款矛盾请示最后出现“特此报告”。报告最后出现“妥妥否”等写作要则则避免常常见错误文字表达方方面的错错误语不对体体例关于做做好安全生产检查各项准备工作问题的通知叙述事实实滥用文文学语言轻易造新新词错用、滥滥用字、词词重复交叉叉使用前后矛盾盾写作要则则避免常常见错误公文语句结结构方面的错误句子成分分搭配不当语句位置置颠倒语句成分分残缺语言结构构混乱指代不明明关于要求拨拨给赴京参观学习所需经费的请示报告公司领导 根据据中国酿酒工业协会二一年元月十日下发的关于组织各名牌酒企企赴京参观学学习的通知中的要求“参观时间拟定九月中旬经费由单位承担每人预交一千千元在九月初将此经费汇酒协办公室。”为解决此问题建议我公司派 员参加请公司财务给予拨款一千元。当否请批批示。 二九年元月13日要求根据据此文件件中的相关信息重新拟写一份内容清楚格式完备的公文。