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1、东莞喜来登大酒店采购部管理理手册目录第一章采购购管理制度度第二章采购购部工作流流程第三章采购购部各岗位位职责及分分工第四章采购购部相关工工作表格.喜来登大酒酒店采购管管理制度 为使使酒店的采采购工作走走上制度化化、规范化,合理控制制成本,加加强内部工工作协调和和提高工作作效率,特特制定本采采购管理制制度:一、 采购管理部部门酒店设立专专职采购部部,隶属酒酒店财务部部管理,接接受财务总总监、成本本控制、集集团稽查部部及其它部部门的监督督,全面负负责酒店的的采购工作作.二、 采购部工作作基本要求求1. 所有采购项项目均需董董事会签批批授权及酒酒店财务部部批准同意意2. 所有采购物物品均需比比较至少
2、三三家的价格格和品质,月结类物物品每月每每一类至少少有三家供供货商提供供报价单3. 所有采购物物品的品质质须保持一一惯稳定4. 采购部工作作人员须对对自己采购购物品的价价格和品质质负责5. 采购部须每每半个月一一次通过电电话、传真真、外出调调查、接待待厂商等方方式获取酒酒店使用的的各类物品品主要品种种的价格信信息并整理理成价格信信息库,以以书面形式式汇报给酒酒店财务部部及董事会会6. 所有供应商商名片、报报价单、合合同等资料料及样品采采购部须登登记归档并并妥善保管管,有人员员变动时须须全部列入入移交.上上述资料及及采购人员员自购物品品价格信息息采购部每每天须录入入至采购部部价格信息息库.7.
3、采购时间要要求:一般般物品采购购时间为33天;急用用物品当天天必须采购购回来;印印刷品、客客房一次性性用品、布布草等使用用部门须提提前一个月月下单采购购8. 采购部禁止止采购任何何未下申购购单的物品品,否则财财务部将不不予以报销销9. 禁止使用部部门自行采采购物品或或私自与供供应商洽谈谈采购事宜宜10. 采购部负责责跟进各协协作厂商的的货款及时时签批支付付事宜.对对到期的应应付帐款,酒店应及及时支付,以建立酒酒店良好形形象,维护护酒店财务务信誉,同同时也为日日后的采购购工作提供供便利.三、 采购审批程程序1.申购单单审批程序序：使用部门经经理(仓库主管) 资产会会计复查 董事同同意 采采购部询
4、价价 财务总监 稽查部 行政政办董事会 申购单单返回采购购部 22.单位价价值10000元以下下或批量价价值在20000元以以下的由采采购部现金金自购的物物品,采购购部须事先先货比三家家,并在申申购单上注注明询价结结果和选定定的供应商商,经董事事会最后批批准后方可可采购.酒酒店财务部部和集团稽稽查部将对对价格及品品质进行不不定期抽查查.2. 单位位价值10000元以以上或批量量价值在22000元元以上的物物品采购审审批程序:采购部寻找找至少三家家厂商比较较价格品质质 评定定小组确定定供货商 采购部部与供货商商共同草拟拟合同或采采购协议财务审批 行政办办审批 董事会审审批盖章或或签字执行合同或或
5、协议(评定小组组由采购部部、使用部部门、财务务部、主管管副总、集集团稽查组组成) 3.赊购(月月结)物品品采购审批批程序蔬菜、肉类类、冻品、三三鸟、海鲜鲜，水果由由各厨主厨厨直接下单单至采购部部叫货.其其它物品按按上述第11、2、33款程序执执行.各月结供应应商选定办办法：采购购部每月每每类物品均均应邀请至少三三家供应商商报价,采采购部、使使用部门、主管副总总、财务部和集团稽查查部组成供供货商评定定小组,通通力合作，进进行价格及及质量的比比较和讨论论，选定供供应商。采采购部及上上述相关部部门可分头头或联合组组织市场调调查，根椐椐市场调查查的价格，与与供应商确确定固定的的一个月的的供应价，在在此
6、确认期期间内，供供应商将按按此固定价价格提供酒店店所需的物物料.四、 采购监督采购成本的的控制由财财务部、采采购部、使使用部门及及集团稽查查部共同完完成,平时时各部门应应及时到市市场上了解解价格行情情,以促进进酒店采购购成本的控控制与监督督. 五、 供应商管理理1. 财务部应定定期(每月月或每季度度)牵头,组织财务务部、采购购部、使用用部门及集集团稽查部部对供应商商进行评估估(酒店每每类物品须须有至少三三家供货商商),淘汰汰部分不合合格供货商商.2. 选用供应商商角度采用用1+2+N原则，所所谓1+22+N是指一一类商品一一个主供应应商、2个辅助供供应商、NN个考察供供应商。这这类商品只只有一
7、个主主要供应商商，大约770%的物物资从他手手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。3. 采购部要做做好同供货货商的联系系和接待等等工作,维维护酒店形形象.采购部工作作流程一、各类物物品采购工工作流程1、 仓库补仓物物品的采购购工作流程程： 仓库的的每种存仓仓物品，均均应设定合合理的采购购线，在存存量接近或或低于采购购线时，即即需要补充充货仓里的的存货，仓仓库主任要要填写一份份仓库补仓仓“采购申申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；
8、（2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。2、 部门新增物物品的采购工作流流程： 若部门门欲添置新物品，部门经经理或各餐餐厅总厨应应撰写有关专门门申请报告告，经董事事会审批后后,连同“采采购申请单单”一并送送交
9、采购部部，采购部部经理初审审同意后，按按 “采购购申请单”内内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.3、 部门更新替替换旧有设备和物物品的采购工作流流程： 如部门门欲更新替替换旧有设设备或旧有有物品，应应先填写一一份“物品品报损报告告”给财务务部及董事会审批批。经审批批后，将一一份“物品品报损报告告”和采购购申请单一一并送交采采购部，采采购部须在在采购申请请单内必须须注明以下下资料:（1）货货品名称，规规格； （2）最近一一次订货单单价； （3）最近一一次订货数数量； （4）提供本本次订货数数量建议。采购部在至
10、少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。4、 鲜活食品冻冻品的采购购工作流程程：蔬菜、肉肉类、冻品品、三鸟、海海鲜，水果果等物料的采采购申请，由由各酒吧、各各部门总厨厨或主管，根根据当日经经营情况，预预测明天用用量，填写写每日申购单交采购购部，采购部当当日下午以以电话落单单或第二日日直接到市市场选购。5、 燃料的采购购工作流程程：采购部根根据营业情情况与工程程部编制每每月燃油、石石油气、柴柴油采购申申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。6、 维修零配件件和工程物料料的采购工作流流程：工程仓日常常补仓由工工程部填写写“采
11、购申申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。大型改造工工程或大型型维修活动动,工程部部须做工程程预算,并并根据预算算表项目填填写采购申申请单(工工程预算表表附在采购购申请单下下面), 且采购申申请单内必必须注明以以下资料:（1）货货品名称，规规格； （2）库存数数量； （3）最近一一次订货单单价； （4）最近一一次订货数数量； （5）提供本本次订货数数量建议。以上采购申申请单经何何董事签批批同意后送送采购部经经理初审，采采购部经理理初审同意意后，按
12、 “采购申申请单”内内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.二、采购工工作流程中中须规范事事项:1、所有的的采购申请请必须填写写一式四联联，采购申申请单经部部门经理核核签后，整整份共四联联交给资产产会计，资产会计计复核后送董事。2、采购申申请单一共共四联，在在经审批批批准后：第第一联作仓仓库收货用用。第二联联采购部存存档并组织织采购。第第三联财务务部成本会计存存档核实。第第四联部门门存档。33、审核采购申清清单：收到到采购申请请单后、采采购部应作作出以下复复查以防错错漏。（11）签置核核对：检查查采购申请请单是
13、否部部门经理签签置，核对对其是否正正确。（22）数量核核对，复查查存仓数量量及每月消消耗，决定定采购申请请单上的数数量是否正正确。4、邀请供应商商报价。三、货比三三家工作流流程： 每类物物品报价单单需要最少少三家作出出比较，目目的是防止止有关人员员从中徇私私舞弊，保保证采购物物品价格的的合理性。酒酒店采取三三方报价的的方法进行行采购工作作，即在订订货前，必必须征询33个或3个个以上供应应商报价，然然后确定选选用那家供供应商的物物品，具体做做法是： 1、采采购部按照照采购申请请单的要求求组织进货货，填制空空白报价单单， 包包括：填填写空白报价单单中所需要要的物品名名称、产地地、规格、型型号、数量
14、量、包装、质质量标准及及交货时间间，送交供供应商（至至少选择33个供应商商），要求求供应商填填写价格并并签名退回回。对于于交通不便便或外地的的供应商，可可用传真或或电话询价价。用电话话询价时，应应把询价结结果填在报报价单上并并记下报价价人的姓名名，职务等等。提出出采购部的的选择意见见和理由，连连同报价单单一起送交交评定小组审审批。2、评定小组根根据采购部部提供的有有关报价资资料，参考考采购部的的意见，对对几个供应应商报来的的货品价格格以及质量量，信誉等等进行评估估后，确定定其中一家家信誉好、品品质高、价价格低的供供应商，报报董事会审核核.四、采购活动动的后续须须跟进工作作 1、采购购订单的跟跟
15、催当订单单发出后，采采购部需要要跟催整个个过程直至至收货入库库。2、采采购订单取取消（1）酒酒店取消订订单： 如因因某种原因因，酒店需需要取消己己发出之订订单，供应应商可能提提出取消的的赔偿，故故采购部必必须预先提提出有可能能出现的问题题及可行解解决方法，以以便报董事事会作出决决定。（22）供应商商取消订单单： 如因因某种原因因，供应商商取消了酒酒店已发出出的订单，采采购部必须须能找到另另一供应商商并立即通通知需求部部门。为保保障酒店利利益，供应应商必须赔赔偿酒店人人力、时间间及其他经经济损失。3.违反合合同： 合合同上应载载明详细细细则，如有有违反，便便应依合同同上所载处处理。 4.档案储储
16、存： 所有供应应商名片、报报价单、合合同等资料料须分类归归档备查,并连同 采购人员员自购物品品价格信息息每天须录录入至采购购部价格信信息库.5.采购交交货延迟检检讨凡未能能按时、按按量采购所所需物品，并并影响申购购部门正常常经营活动动的，需填填写采购购交货延迟迟检讨表，说说明原因及及跟进情况况并呈财务务部及董事事会批示。6.采购物物品的维护护保养：如所购买的的物品是需需要日后维维修保养的的，选择供供应商便需需要注意这这一项.对设备等等项目的购购买，采购购员要向工工程部咨询询有关自行行维护的可可能性及日日后保养维维修方法。同同时，事先先一定要向向工程部了了解所购物物品能否与与酒店的现现有配套系系统兼容，以以免造成不不能配套或或无法安装装的情况。