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1、XXXXX保险股股份有限限公司采采购工作作指引(220144版)总公司物物控部20144年1月月目 录第一部分分 总公公司采购购工作指指引4一、采购购流程图图5二、分项项流程661.采购购联络员员62.学习习采购制制度73.确定定采购需需求84.提交交采购申申请95.1 统购1105.2 团购1115.2.1 询询价采购购135.2.2 招招标采购购145.2.3 单单一来源源采购1165.2.4 竞竞争性谈谈判采购购175.2.5 物物控部核核价1885.3 自购119第二部分分 分公公司采购购工作指指引 220办公室(行行政部)采采购工作作职责221一、采购购制度管管理222二、采购购审批
2、和和执行223(一)采采购流程程图244(二)分分项流程程251.采购购联络员员252.学习习采购制制度2663.确定定采购需需求2774.提交交采购申申请2885.采购购审批2296.采购购执行3316.1 统购3316.2 团购3326.2.1 询询价采购购346.2.2 招招标采购购356.2.2.11 报备备招标3356.2.2.22 报批批招标3376.2.2.33 物控控部组织织招标3396.2.3 单单一来源源采购4416.2.4 竞竞争性谈谈判采购购426.2.5 总总公司物物控部核核价4336.3 自购444三、机构构采购管管理455四、供应应商管理理46五、市场场调研447
3、第三部分分 附 件488一、采采购需求求表模模板499二、XXXXXX项目采采购商务务谈判要要素一览览表449三、采采购纪要要模板板49四、综综合类项项目招标标文件模模板499五、IIT类项项目招标标文件模模板499六、发发回标登登记表模模板499七、开开标记录录表模模板499八、采采购签报报审批流流程表(仅仅分公司司适用)49第一部分分总公司司采购工工作指引引一、 采购流程程图1.采购购联络员员2.学学习采购购制度3.确确定采购购需求 4.提交采采购申请请OA签签报/EERP申申请5.1 统购 55.2 团购 5.33 自购购 创建订单单 采购购受理 物控部部批复自自购 签发下单单需求部部门
4、自行行询价采采购 验收付款款 55.2.1 询价采采购 5.2.22 招招标采购购 5.22.3 单一一来源采采购 5.2.44 竞竞争性谈谈判采购购 5.22.5 物控控部核价价采购 采采购纪要要 资料存档档确定参参与供应应商成立立招标小小组确定定参与供供应商 确定参参与供应应商确定定参与供供应商签签订合同同 询价邀请请确定参参标供应应商 物物控部核核价验收收付款 反馈报价价编制招招标文件件定标资料料存档 发标验收收付款 回标资料料存档 开标 评标 商务会会谈 定标 采购纪要要 签订合同同 验收付款款 说说明:蓝蓝色部分分由物控控部负责责或主导导 黄黄色部分分由需求求部门负负责或主主导资料存
5、档档二分项流流程1.采购购联络员员1.1 定义 各部门门设立兼兼职采购购联络员员。人员员较多的的部门可可分室设设立联络络员,每每室不超超过一人人。设置置和变动动时,需需上报物物控部备备案。1.2 职责 1.22.1 采购购联络员员应主动动学习公公司的采采购制度度和流程程,同时时应了解解和熟悉悉本部门门常规采采购物品品和服务务的内容容及要求求。 1.22.2 采购购申请由由采购联联络员提提交。1.2.3 本部门门自购权权限的采采购,由由采购联联络员按按照相关关采购制制度经办办执行;统购和和团购由由采购联联络员配配合物控控部执行行。2.学习习采购制制度采购联络络员应主主动学习习公司采采购制度度:2
6、.1 XXXXX保保险股份份有限公公司物控控人员廉廉洁自律律规定2.2 XXXXX保保险股份份有限公公司总公公司采购购管理办办法2.3 XXXXX保保险股份份有限公公司采购购目录2.4 XXXXX保保险股份份有限公公司采购购工作指指引3.确定定采购需需求3.1 确定采采购项目目 需求部部门确定定采购项项目,包包括名称称 目目的 预算等等。3.2 采购购需求表表分类类 采购需需求应按按物品或或服务分分类别填填写采采购需求求表(见见附件11)。主主要分类类:印刷刷类 IT类类 非非IT物物品类 会议议类 服务类类。3.3 填写采采购需求求表 需求部部门确定定采购项项目的详详细需求求并填写写采购购需
7、求表表,包包括内容容 品品牌 规格 型号号等。重重要或技技术复杂杂的项目目应提供供采购购项目市市场调研研/技术术评估分分析报告告或项项目方案案 投投入产出出分析报报告等等。3.4 采购购需求表表要求求 3.44.1 采购购需求表表内容容应具体体 明明确 完整,以以便向供供应商发发标 询价和和供应商商反馈报报价。重重要或技技术复杂杂的项目目应另行行编制项目名名称项项目要求求。 3.44.2 采购购需求表表须经经需求部部门负责责人签字字后方生生效,物物控部按按有效签签署后的的需求进进行采购购,如需需求变更更,则需需经上次次采购购需求表表签字字人的上上一级领领导签字字方可生生效,同同时采购购时间将将
8、重新开开始计算算。4.提交交采购申申请4.1 需求求部门根根据采采购管理理办法 采采购目录录及本本指引,提提交采购购申请;采购申申请应按按采购购目录规规定时效效提前提提交。统统购产品品采购申申请通过过ERPP系统提提交,团团购 自购项项目采购购申请通通过OAA签报提提交。4.2 ERRP/OOA申请请要求: 4.22.1 采购购申请应应对采购购项目进进行简要要描述。包包括,采采购项目目名称 采购购目的 采购购预算等等。 4.22.2 采购购申请均均须附采采购需求求表。 4.22.3 重大大或技术术复杂的的项目,另另附项目名名称项项目要求求或其其他相关关资料。 4.22.4 单一一来源采采购申请
9、请,应说说明符合合单一来来源采购购的条件件(参见见采购购管理办办法),提提供相关关资料说说明并经经物控部部审批。 4.22.5 必要要时,EERP申申请须附附OA申申请签报报说明。如如:资产产报废重重新购买买时,须须附资产产报废OOA签报报。4.3 采购申申请审批批链: 4.33.1 OAA签报审审批链:需求部部门-相相关审批批部门(如如信息管管理中心心 运运营中心心 品品牌宣传传部 产品精精算部等等)-财财务部-物控部部(采购购预算550000元及以以上)-董事会会招标代代表(采采购预算算50000元及及以上)-需求部部门分管管总(根根据权限限规定)-财务部部分管总总(根据据权限规规定)-物
10、控部部分管总总(200万及以以上)-董事长长(300万及以以上) 4.33.2 ERRP审批批链:参参见ERRP操作作手册。5.1统统购合同签订订 总公司司物控部部与供应应商签订订统购协协议。5.1.1 创建订订单 需求部部门采购购联络员员根据审审批意见见在ERRP系统统里创建建采购订订单。5.1.2 签发下下单 物控部部相关经经办人邮邮件接收收需求部部门采购购联络员员发送的的采购订订单,审审核无误误后按XXXX协议供应商采购订单授权签字书要求签字并向对应统购供应商下单。5.1.3 验收付付款 需求部部门负责责对统购购产品进进行到货货追踪和和验收,按按公司财财务要求求付款。用用户部门门配合。5
11、.1.4 资料存存档 5.11.4.1 物控部部记录电电子台帐帐,留存存纸质订订单。 5.11.4.2 用户部部门留存存到货清清单 验货清清单等资资料。5.2团团购采购受理理 物控部部经办人人邮件接接收有效效审批后后的签报报和需求求部门负负责人签签字确认认的采采购需求求表后后,根据据审批意意见受理理采购项项目。团购共性性操作指指引A 确确定参与与供应商商A.1 推荐荐初选供供应商 A.11.1 需求求部门推推荐初选选供应商商。招标标采购项项目推荐荐初选供供应商应应不少于于3个,询询价采购购项目推推荐初选选供应商商应不少少于2个个。 A.11.2 物控控部根据据采购项项目情况况,可补补充推荐荐初
12、选供供应商。 A.11.3 其他他部门均均可推荐荐初选供供应商。A.2 评审审初选供供应商 A.22.1 评审审条件确确定:由由物控部部 需需求部门门共同议议定。主主要评审审要素包包括:经经政府部部门有效效登记注注册 注册资资本金额额 相相关许可可及资质质,市场场地位 产品品质量 服务务保障。 A.22.2 基本本要求:供应商商应提供供经年审审合格的的营业执执照复印印件 税务登登记证复复印件 机构构组织代代码证复复印件。以以上文件件均可提提供电子子扫描文文档。 A.22.3 专项项要求:根据采采购标的的提供法法律规定定 行行业惯例例必备的的许可证证及资质质。 A.22.4 其他他要求:市场地地
13、位及供供应商认认为有利利于对其其评审的的相关资资料。 A.22.5 已在在我司供供应商库库中备案案的,可可不再重重复提供供。相关关资质证证明有更更新时需需另行备备案。A.3 确定定参与供供应商 经初选选供应商商评审,物物控部与与需求部部门共同同确定参参与供应应商。B 采采购执行行 物控部部经办人人根据审审批意见见执行采采购。C 商商务谈判判 物控部部负责与与供应商商进行商商务谈判判,需求求部门和和相关部部门配合合。招标标项目在在商务谈谈判时应应按照XXXX项目采购商务谈判要素一览表(附件2)中要素逐一谈判落实。D 定定标 物控部部根据商商务谈判判结果上上报董事事会招标标代表定定标,通通知中标标
14、供应商商中标并并按要求求签订合合同与供供货。E 采采购纪要要 物控部部经办人人根据定定标意见见编写采采购纪要要(附附件3)并并经董事事会招标标代表,需需求部门门经办人人 负负责人,物物控部经经办人签签字后生生效。F 签签订合同同 F.11 需需求部门门组织相相关部门门 物物控部 法律律合规部部审核合合同,采采购金额额在3万万元(含含)及以以上均需需签订合合同。金金额在33万元以以下的可可视情况况签订合合同;服服务类(小小额短期期类服务务项目除除外)采采购应签签订采购购合同。 F.22 需需求部门门提交合合同用印印签报,签签报需对对采购项项目情况况 中中标供应应商及价价格等情情况进行行简要描描述
15、,并并附采购购申请签签报和有有效签署署后的采采购纪要要及相相关资料料。 F.33 需需求部门门按照公公司合同同管理规规定及时时将合同同交办公公室归档档,需求求部门留留存合同同复印件件和电子子扫描件件,并将将合同电电子扫描描件发物物控部备备案。G 验验收付款款 G.11 需需求部门门负责验验收产品品的品牌牌 到到货数量量 型型号 系列号号 包包装 外观等等,并在在设备验验收报告告上签字字确认。用用户部门门配合。 G.22 需需求部门门按合同同约定和和财务要要求付款款。 G.33 正正常验收收 符符合付款款条件的的项目,应应及时付付款,无无特殊原原因不得得拖欠供供应商货货款。H 资资料存档档 H.
16、11 物物控部留留存采购购OA签签报/EERP申申请 采购购需求表表 采购购纪要或或核价单单等资料料。 H.22 需需求部门门留存合合同电子子扫描件件 验验货清单单等资料料。5.2.1 询价采采购5.2.1.11 确确定参与与供应商商 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.1.22 询询价邀请请 物控部部经办人人在正式式受理采采购项目目后向参参与供应应商进行行询价。5.2.1.33 反反馈报价价 供应商商反馈报报价单。5.2.1.44 商商务谈判判 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.1.55 定定标 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.1.66 采采购纪要要 参见55.
17、2团团购共性性操作指指引。5.2.1.77 签签订合同同 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.1.88 验验收付款款 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.1.99 资资料存档档 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2 招标采采购5.2.2.11 成成立招标标小组 物控部部经办人人在接到到正式OOA签报报申请后后,组织织需求部部门 稽核部部 财财务部 相关关部门人人员成立立临时招招标小组组。招标标小组负负责开标标 评评标。5.2.2.22 确确定参标标供应商商 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.33 编编制招标标文件 物控部部负责招招标文件件(见附附件4 5
18、)的的制作,需需求部门门配合。招招标文件件须需求求部门经经办人及及负责人人 物物控部经经办人及及负责人人签字确确认。5.2.2.44 发发标 物控部部向参标标供应商商发招标标文件,并并填写发发/回标标登记表表(见见附件66)。5.2.2.55 回回标 物控部部回收供供应商的的投标文文件,填填写发发/回标标登记表表。回回标时间间最短不不低于33个工作作日,最最长不超超过5个个工作日日。5.2.2.66 开开标 评标 a 招标小小组确定定具体评评标标准准。 b 招标小小组共同同开标并并评标。形形成开开标记录录表(见见附件77)并由由招标小小组成员员签字。重重要或技技术复杂杂的项目目视情况况安排投投
19、标供应应商进行行讲标。5.2.2.77 商商务谈判判 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.88 定定标 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.99 采采购纪要要 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.110 签订合合同 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.111 验收付付款 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.2.112 资料存存档 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3 单一来来源采购购5.2.3.11 确确定参与与供应商商 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3.22 商商务谈判判 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.
20、2.3.33 定定标 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3.44 采采购纪要要 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3.55 签签订合同同 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3.66 验验收付款款 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.3.77 资资料存档档 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4 竞争性性谈判采采购5.2.4.11 确确定参与与供应商商 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.22 商商务谈判判 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.33 定定标 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.44 采采购纪要要 参
21、见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.55 签签订合同同 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.66 验验收付款款 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.4.77 资资料存档档 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.5 物控部部核价5.2.5.11 确确定参与与供应商商 物控部部确定参参与供应应商。5.2.5.22 物物控部核核价 物控部部经办人人向参与与供应商商进行核核价。5.2.5.33 定定标 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.5.44 验验收付款款 参见55.2团团购共性性操作指指引。5.2.5.55 资资料存档档 参见55.2团团购共性性操作指
22、指引。5.3自自购5.3.1 需求部部门自行行询价采采购 需求部部门按物物控部批批复意见见或标准准采购权权限执行行询价采采购。 参与供供应商的的选择 询价价邀请 商务务谈判 定标标等过程程均由需需求部门门自行完完成。具具体执行行时可参参考“6.22询价采采购指引引”。5.3.2 采购纪纪要 采购金金额超过过50000元(含含)及以以上的项项目需编编制采购购纪要并并由经办办人和部部门负责责人签字字确认。5.3.3 签订合合同 物品类类项目可可视情况况签订合合同,服服务类(小小额短期期类服务务项目除除外)采采购应签签订采购购合同。5.3.4 验收付付款 参见团团购共性性操作指指引。5.3.5 资料
23、存存档 需求部部门留存存签报 采购购纪要 验货货清单等等资料。第二部分分分公司采采购工作作指引办公室(行行政部)采采购工作作职责 1 办公室室(行政政部)经经理采购购工作职职责 1.11 执执行总公公司采购购管理制制度,并并制定 修订订 颁颁布分公公司及下下属机构构采购管管理制度度 标标准 流程 指引引。 1.22 审审批 审核 备案案分公司司及下属属机构采采购业务务。 1.33 监监督 检查 指导导 考考核分公公司及下下属机构构采购业业务。 1.44 管管理 考核 评估估供应商商。 1.55 收收集 调研 分析析市场价价格。 2 采购管管理岗工工作职责责 2.11 掌掌握总 分公公司采购购制
24、度,并并对其宣宣导 解释和和执行。 2.22 审审批 审核 组织织 参参与分公公司各部部门 下属机机构采购购项目。 2.33 分分公司下下属机构构采购业业务的指指导 管理 监督督和评价价。 2.44 分分公司联联合招标标小组和和采购岗岗设立 变更更的报备备。 2.55 分分公司采采购管理理的自检检自查,汇汇总上报报并落实实整改。 2.66 分分公司采采购数据据的采集集 统统计 分析和和上报。 2.77 分分公司供供应商管管理。 2.88 分分公司采采购市场场调研。 2.99 分分公司采采购档案案管理。一 采采购制度度管理 1 分公公司办公公室(行行政部)学学习 宣导 执行行总公司司采购制制度。
25、 2 分公公司办公公室(行行政部)根根据总公公司采购购制度制制定分公公司及下下属机构构的采购购制度,并并及时进进行修订订和完善善。二 采采购审批批和执行行 1 分公公司办公公室(行行政部)根根据总 分公公司采购购制度,审审核 审批分分公司及及下属机机构采购购业务。 2 分公公司办公公室(行行政部)组组织分公公司及下下属机构构超权限限采购项项目,有有效控制制采购成成本,保保证采购购质量。(一)采采购流程程图1 采采购联络络员 2 学习采采购制度度3 确定采采购需求求4 提交采采购申请请OA签签报/EERP申申请5 采购审审批6 采购执执行6.1 统购购 6.22 团团购 6.33 自自购 创建订
26、单单采购受受理需求求部门/下属机机构自行询询价采购购签发下单单验收付付款验收付款款 6.2.11 询询价采购购 6.22.2 招标标采购 6.22.3 单一一来源 6.2.44 竞竞争性谈谈判 6.2.55 总总公司物物控部 采购购 采采购 核价价采购 资资料存档档资料存档档确定参参与供应应商 6.22.2.1 66.2.2.22 6.22.2.3 确确定参与与供应商商确定参参与供应应商确定定参与供供应商询价邀请请 报报备招标标 报批批招标 物控控部组织织招标 商务谈谈判商务务谈判物物控部核核价反馈报价价确定参参标供应应商确定定参标供供应商确确定参标标供应商商 定标定标标定标 商务谈谈判 编编
27、制招标标文件编编制招标标文件编编制招标标文件 采购纪纪要采购购纪要 验收付付款定标发标标物控部部审核发发标 签订合合同 签签订合同同资料存存档采购纪要要回标发标标回标 验收付付款验收收付款签订合同同开标 评标标回标开标标 评评标 资料存存档资料料存档验收付款款商务谈谈判开标标 评评标商务务谈判 资料存档档定标商务务谈判定定标 采购纪要要定标采购购纪要 签订合同同采购纪纪要签订订合同 报备物控控部物控控部审核核验收付付款 验收付款款签订合合同资料料存档 资料存档档验收付付款 说明明:蓝色色部分由由总公司司物控部部负责或或主导 绿色部部分由分分公司办办公室(行行政部)负负责或主主导资料存档档 黄色
28、部部分由分分公司需需求部门门/下属属机构负负责或主主导(二)分分项流程程1.采购购联络员员1.1 定义义 分公司司各部门门/下属属机构设设立兼职职采购联联络员。设设置和变变动时,上上报办公公室(行行政部)备备案。1.2 职责责 1.22.1 采购购联络员员应主动动学习公公司的采采购制度度和流程程,同时时应了解解和熟悉悉本部门门/下属属机构常常规采购购物品和和服务的的内容及及要求。 1.22.2 采购购申请由由采购联联络员提提交。 1.22.3 本部部门/下下属机构构自购权权限的采采购,由由采购联联络员按按照相关关采购制制度经办办执行;团购由由采购联联络员配配合办公公室(行行政部)执执行。2.学
29、习习采购制制度采购联络络员应主主动学习习总 分公司司采购制制度:2.1 XXXXXX保险股股份有限限公司物物控人员员廉洁自自律规定定2.2 XXXXXX保险股股份有限限公司分分公司采采购管理理办法2.3 XXXXXX保险股股份有限限公司采采购目录录2.4 新新筹机构构非ITT资产配配置标准准2.5 XXXXXX保险股股份有限限公司采采购工作作指引2.6 XXXXXX保险股股份有限限公司机机构物控控工作考考核办法法2.7 分公公司制定定和颁布布的相关关采购制制度3.确定定采购需需求3.1确确定采购购项目 需求部部门/下下属机构构确定采采购项目目,包括括名称 目的的 预预算等。3.2 采采购需求求
30、表分分类 采购需需求应按按物品或或服务分分类别填填写采采购需求求表(见见附件11)。主主要分类类:印刷刷类 IT类类 非非IT物物品类 会议议类 服务类类。3.3 填写写采购购需求表表 需求部部门/下下属机构构确定采采购项目目的详细细需求并并填写采采购需求求表,包包括内容容 品品牌 规格 型号号等。重重要或技技术复杂杂的项目目应提供供采购购项目市市场调研研/技术术评估分分析报告告或项项目方案案 投投入产出出分析报报告等等。3.4 采采购需求求表要要求 3.44.1 采采购需求求表内内容应具具体 明确 完整整,以便便向供应应商发标标 询询价和供供应商反反馈报价价。重要要或技术术复杂的的项目应应另行编编制项目名名称项项目要求求。 3.44.2采采购需求求表须须经需求求部门/下属机机构负责责人签字字后方生生效,办办公室(行行政部)按按有效签签署后的的需求进进行采购购,如需需求变更更,则需需经上次次采购购需求表表签字字人的上上一级领领导签字字方可生生效,同同时采购购时间将将重新开开始计算算。4.提交交采购申申