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1、企业内部控制应用指引第7号采购业务企业内部限制应用指引第7号选购业务（选购业务内部限制规范）中所称选购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。企业内部限制应用指引第7号选购业务对选购的主要流程进行了梳理，明确了选购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的限制措施。企业在健全选购业务内部限制时，应当比照健全资金、资产业务内部限制，着力从全面梳理相关流程入手。要着力健全各项选购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务选购按质按量按时和经济高效地满意生产经营的需求。 一、选购业务流程 选购业务流程主要涉及编制
2、需求安排和选购安排、请购、选择供应商、确定选购价格、订立框架协议或选购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计限制等环节。 二、选购业务的主要风险点及管控措施 （一）编制需求安排和选购安排 选购业务从安排（或预算）起先，包括需求安排和选购安排。该环节的主要风险是：需求或选购安排不合理、不按实际需求支配选购或随意超安排选购，甚至与企业生产经营安排不协调等。主要管控措施： 第一，生产、经营、项目建设等部门，应当依据实际需求精确、刚好编制需求安排。其次，选购安排是企业年度生产经营安排的一部分，在制定年度生产经营安排过程中， 企业应当依据发展目标实际须要，结合库存和在途状况，科学支配选购安排，防止选
3、购过高或过低。第三，选购安排应纳入选购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。（二）请购 请购是指企业生产经营部门依据选购安排和实际须要，提出的选购申请。该环节的主要风险是：缺乏选购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致选购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施： 第一，建立选购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。其次，具有请购权的部门对于预算内选购项目，应当严格根据预算执行进度办理请购手续，并依据市场改变提出合理选购申请。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批选购申请
4、时，应重点关注选购申请内容是否精确、完整，是否符合生产经营须要，是否符合选购安排，是否在选购预算范围内等。对不符合规定的选购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。某公司制定了严格的内部限制制度，规定：各需求部门按月填报产品需用安排，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加安排也要履行上述审批程序。电子商务中心接到产品需用安排后，复核各下属单位和专业主管处室上报的产品需用安排，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。该公司以上内部限制措施主要是为了防范选购业务的如下风险：（1）选购需求安排没有经过必要的审批；（
5、2）选购需求安排与实际需求不符。该公司拟通过以上限制措施，保证需求安排经过必要审批，并保证选购需求安排与实际需求相符。某公司为了防范内控风险，公司制定了具体的内部限制制度，其中关于选购业务请购申请的部分内容如下： （1）纳入选购部统一选购的，均须进行一般选购申请，经有效批准后方可进行实施选购。归口部门应提前进行预料和安排。（2）运用部门依据生产消耗和业务须要，向请购部门提出选购需求安排。（3）请购部门审核选购需求安排（是否必要、库存是否满意、是否可以调剂，是否超出预算等），对费用也归口管理的，还需审查预算限制状况。确认在预算内且须要选购的，审查运用要求，提出选购申请。（4）请购部门业务主管填写
6、或创建选购申请单，常用类按类别和部门汇总申请，项目类一项一申请。（5）选购申请的财务审核：财务部门成本限制员审核选购申请的预算和资金需求，限额以上的还须财务部业务主管人员审核。（6）选购申请的审批：归口部门负责人审批费用成本类10万元以下的申请；项目投资类30万元以下；公司分管领导审批费用成本类10万元以上（含），50万元以下项目投资类30万元以上（含），80万元以下的申请；财务总监审批费用成本类50万元以上（含），100万元以下，项目投资类80万元以上（含），100万元以下的申请；总经理审批费用成本类和项目投资类100万元以上的申请。（7）生产或经营工作急需时，如生产急需用修理急件、紧急托付
7、外部修理，运用部门应当在请购部门同意后，由选购部门实施选购。该公司选购业务请购申请的上述内部限制制度的（1）（6）均符合选购业务内部限制规范规定，但是（7）中的有关规定不符合选购业务内部限制规范规定，生产或经营工作急需时，应规定运用部门可干脆实施选购，以免影响生产经营，但事后应补充履行请购程序，并具体记录。（三）选择供应商 选择供应商，也就是确定选购渠道。它是企业选购业务流程中特别重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致选购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施： 第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉状况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健
8、全企业统一的供应商网络。其次，选购部门应当根据公允、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。（四）确定选购价格 如何以最优“性价比”选购到符合需求的物资。该环节的主要风险是：选购定价机制不科学，选购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起选购价格不合理，可能造成企业资金损失。主要管控措施： 第一，健全选购定价机制，实行协议选购、招标选购、询比价选购、动态竞价选购等多种方式，科学合理地确定选购价格。其次，选购部门应当定期探讨大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的
9、选购执行价格或参考价格。大宗选购应当采纳招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。招标选购包括公开招标，邀请招标，询标竞价等方式。公开招标。对选购金额在肯定额度以上且质量牢靠性不易确定，市场价格波动较大应采纳公开招标方式组织选购工作。邀请招标。对选购金额在肯定额度之内或项目专业性强、有资格承接的潜在投标人较少，或须要在较短时间内完成选购任务的可采纳邀请招标方式组织选购工作。询标竞价。对选购金额在肯定额度之内或标的质量牢靠性要求较高，价格弹性不大的也可采纳询标竞价方式组织选购工作。招标选购一般实行以下流程： （1）提出选购申请。需求部门依据大宗选购需求，填报选购申请单。（2）确定
10、选购方案。选购部门依据需求部门的建议编制选购方案申请报告，选购方案申请报告提交选购部门负责人或具有相关权限的部门审批。（3）组织招标。审批确定采纳招标方式选购的项目，应当遵守国家法律规范，并严格根据企业相关规定要求开展招投标活动。招投标应做好监督工作，包括事前监督、事中监督和事后监督。第一，事前监督主要是对招投标前期打算阶段的工作进行监督，可以包括以下内容： 对于达到招投标条件的项目是否均已纳入了招标选购范围，有否存在躲避招标的行为；公开招标或邀请招标是否按规定程序申报批准； 公开招标是否选取合适信息渠道比较广泛地发出公告，有资质的投标人是否均可以自由地报名参与投标； 邀请招标是否按统一的质量
11、、技术、服务等要求向拟投标单位发出邀请，拟邀请的投标人是否在规定的人数以上； 招标工作人员是否擅自取消投标人资格，或以不合理条件限制或排斥潜在投标人，造成投标人之间不充分或不公允竞争。其次，事中监督主要是对招标以及与中标单位签订合同全过程的监督，可以包括以下内容： 评标成员的组成是否广泛，技术专家是否足够，评标成员是否与投标单位及关联单位有个人利益关系，是否实行了回避措施； 是否按确定的邀请单位名单发出投标邀请书； 是否按招标文件确定的时间、地点组织开标，邀请投标人实到数是否符合规定； 开标、中标、合同签订过程是否符合招标文件、评标方法的规定和要求； 标书是否经专家审核，是否经招投标领导小组集
12、体探讨确定； 从标的的编制、确定到开标，全部接触标的的人员是否有泄密行为； 评标工作是否封闭进行，评标人员是否有擅自离开评标地点的状况，是否隔断了评标人员与外界的通讯联系； 整个招标活动过程是否均有专人进行文字记录，并妥当保管。第三，事后监督是对中标单位合同履行过程进行跟踪监督，可以包括以下内容： 对中标单位建立客户档案并动态跟踪客户的经营状况； 监督合同履约过程中的变更事项以及中标人的违约记录； 抽查合同标的的执行是否与标书合同响应的一样。（4）进行选购决策。选购决策确定后，选购部门向投标供应商发出中标结果通知书，并签订合同。（五）订立框架协议或选购合同 该环节的主要风险是：框架协议签订不当
13、，可能导致物资选购不顺畅；未经授权对外订立选购合同，合同对方主体资格、履约实力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。主要管控措施： 第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约实力。其次，依据确定的供应商、选购方式、选购价格等状况，拟订选购合同，精确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，根据规定权限签署选购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系困难的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参加谈判，必要时可聘请外部专家参加相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应
14、当作出统一规定。某公司关于选购合同的管理，公司制定的内部限制制度如下：（1）依据公司管理信息系统中标准合同模板拟订合同文本，标准合同模板业经法律事务处确认，合同盖章生效前，需经法律事务处审核。（2）经办人形成合同文本；采办部主任、商务部中心主任分别对合同内容进行审核；法律事务处审核确认；公司主管经理审批生效后法律事务处盖章。（3）采办部主管主任、采办部主任、商务部中心主任分别对选购价格进行审核。公司第（1）项规定是为了防范合同没有完整的包括法律规定的必要条款的风险；第（2）项规定是为了防范合同内容存在重大疏漏和欺诈以及选购合同未经有效授权的风险；第（3）项规定主要是为了防范选购合同价格未经审批
15、的风险。（六）管理供应过程 管理供应过程，主要是指企业建立严格的选购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货状况，并依据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时驾驭物资选购供应过程的状况。该环节的主要风险是：缺乏对选购合同履行状况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致选购物资损失或无法保证供应。主要管控措施： 第一，依据选购合同中确定的主要条款跟踪合同履行状况。其次，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡察、点检和监造制度。第三，依据生产建设进度和选购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的选购登记制度或信息化管理
16、，确保选购过程的可追溯性。（七）验收 验收是指企业对选购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异样状况不作处理，可能造成账实不符、选购物资损失。主要管控措施： 第一，制定明确的选购验收标准，结合物资特性确定必检物资书目，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。其次，验收机构或人员应当依据选购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注选购合同、发票等原始单据与选购物资的数量、质量、规格型号等核对一样。第三，对于验收过程中发觉的异样状况，验收机构或人员应当马上向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明
17、缘由并刚好处理。（八）付款 付款是指企业在对选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，根据选购合同规定刚好向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额限制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。主要管控措施：企业应当加强选购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后根据合同规定，合理选择付款方式，刚好办理付款。要着力关注以下方面： 第一，严格审查选购发票等票据的真实性、合法性和有效性，推断选购款项是否的确应予支付。其次，依据国家有关支付结算的相关规定和企业生产
18、经营的实际状况，合理选择付款方式。第三，加强预付账款和定金的管理。 （九）会计限制 会计限制主要指选购业务会计系统限制。 该环节的主要风险是：缺乏有效的选购会计系统限制，未能全面真实地记录和反映企业选购各环节的资金流和实物流状况，相关会计记录与相关选购记录、仓储记录不一样，可能导致企业选购业务未能照实反映，以及选购物资和资金受损。主要管控措施： 第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统限制，做好选购业务各环节的记录，确保会计记录、选购记录与仓储记录核对一样。其次，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，对供应商提出的异议应刚好查明缘由，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。 三、选购业务的后评估 企业应当定期对物资需求安排、选购安排、选购渠道、选购价格、选购质量、选购成本、协调或合同签约与履行状况等物资选购供应活动进行专项评估和综合分析，刚好发觉选购业务薄弱环节，优化选购流程，同时，将物资需求安排管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资选购与生产、销售等环节的有效连接，不断防范选购风险，全面提升选购效能。 END