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1、事业单位人事档案信息化管理存问题及对策建议思考事业单位人事档案信息化管理存在的问题 及对策建议思索 事业单位是我国经济社会发展的重要参加者，事业单位的发展对于我国的社会稳定和人民生活都会产生不同程度的影响。在事业单位的众多管理工作中，人事档案管理是其中非常重要的内容，能够帮助事业单位领导进行科学的人员调动和岗位支配，对于事业单位在新时期的发展是非常有利的。科技的发展使得事业单位的人事档案管理工作面臨新的挑战，信息化已经成为了一种必定趋势。所以本文就对事业单位人事档案信息化管理工作进行探讨。事业单位对于我国经济社会发展的重要性是毋庸置疑的，我国许多事业单位都是国家相关政府部门职能的延长，协助相关
2、政府部门进行职能的落实，对于社会的和谐稳定以及人民生活都会产生很大影响。人事档案管理是事业单位众多管理工作中比较基础的内容，许多事业单位并没有重视该工作，但是随着事业单位不断发展，人事档案管理工作的重要性进一步凸显，特殊是随着科技的发展，各种信息技术和数字化技术的出现和应用，使得事业单位的人事档案管理工作也面临着改革，事业单位人事档案信息化管理已经成为了一种必定的趋势，是促进事业单位健康发展的重要保障。因此在当前的信息化时代，我国事业单位须要加强人事档案管理工作，开展人事档案信息化管理。一、事业单位人事档案信息化管理的重要性 （一）提高人事档案管理效率事业单位对我国经济社会发展的重要性，要求其
3、必需要提高工作质量，优化管理，以保证自身职能的有效发挥，而人事档案管理工作就是事业单位众多管理工作中非常基础的一环，事业单位的人事档案管理，主要是对事业单位内部员工的人事档案进行综合管理，而对其进行信息化的改进，能够有效提高人事档案管理的效率。事业单位人事档案信息化管理主要是将信息化技术和计算机技术应用于人事档案管理工作中，利用技术上的优势来变更传统人事档案管理的模式和方法，将原本的纸质档案转变为电子档案，利用计算机设备和系统进行统一的管理，将其存储于计算机设备中，建立起人事档案数据库。这种信息化管理与传统的管理方式相比，借助计算机设备和信息化技术进行档案资料的存储和管理，能够给人事档案管理供
4、应更多的空间，同时档案的整理和调用也会更加便利，工作人员利用信息系统开展管理工作更加便利，总而言之就是事业单位的人事档案管理工作效率得到显著提高。（二）降低人事档案管理成本事业单位开展人事档案管理工作也须要肯定的成本，主要集中在人事档案资料的收集、整理和存放上，传统的纸质档案在管理的过程中，纸质文件本身的整理就比较困难，耗时比较长，而且在存储的过程中，由于纸质文件的特别性，所以必需要严格限制存储环境，必要时还须要在室内放置除湿和防尘设备，防止文件损毁，要有特地的管理人员对档案室进行监管，在调用档案时也要经过许多的程序。通过这一系列的总结可以发觉，传统的人事档案管理工作，无论在时间成本还是人力成
5、本上消耗都比较高，但是人事档案信息化管理却不同。人事档案信息化管理工作中，工作人员可以利用扫描设备将纸质文件扫描出来，生成数字化的档案信息，然后利用计算机系统生成档案数据库，在数据库内对其进行高效的数据处理和整合，后期须要调用档案时，也只须要从数据库中调取相应的数字档案即可。因此，事业单位人事档案信息化管理的流程得到了精简，管理工作所需消耗的人力成本和时间成本也大大降低，人事档案信息化管理的整体成本比较低。（三）提高档案管理的平安性人事档案管理是事业单位众多管理工作中非常基础的内容，该工作虽然不会影响到事业单位相关职能的落实，但是其重要性是毋庸置疑的，所以在进行人事档案管理时，保证其平安性和完
6、整性就是非常重要的。传统的纸质档案在管理时，由于纸质文件简单被损毁和遗失，所以许多纸质的人事档案在保管的过程中都可能会不完整或丢失，导致人事档案信息不完整，影响其运用。但是信息化管理不同，信息化管理是对电子档案进行管理，进行数字信息的分析和利用，该过程不会应用到原始文件，所以可以防止文件丢失；另外，数字档案是可以备份的，即使在运用的过程中出现了丢失或不完整的状况，也可以通过备份还原的方式进行还原，从而保证档案信息的完整性和平安性。二、事业单位人事档案信息化管理存在的问题 （一）人事档案信息化管理系 统不完善事业单位在开展人事档案信息化管理工作时，必需要有一套相应的管理系统作为支撑，但是目前我国
7、大部分事业单位的档案信息化管理系统并不完善，虽然信息化时代的到来，使得信息技术和计算机技术在事业单位人事档案管理中得到了进一步的普及和应用，可是却并没有建立专业的人事档案信息化管理系统，只是将一些计算机设备和软件系统应用于管理工作中，使得人事档案信息化管理工作缺乏系统性和规范性，该工作的信息化水平并不高，在实际操作过程中，是以计算机管理和人工管理相结合的方式，根本无法发挥出相关设备和系统的功能。（二）缺乏统一 的信息化管理标准事业单位想要开展规范化的人事档案信息化管理，首先就必需要确立统一的信息化管理标准，这是人事档案信息化管理的基础。但是在实际的管理工作中可以发觉，由于事业单位的职能不同，所
8、以在开展人事档案管理工作时，出于各自职能发挥和利益方面的考虑，事业单位的人事档案信息化管理的标准并不统一，所以相关的人事档案信息无法实现共享，也无法进行统一的管理，这会影响到信息化管理的开展。（三）管理人员的素养有待提高在事业单位的人事档案信息化管理工作中，对于管理人员的素养有着比较高的要求，因为信息化管理与传统的管理不同，须要应用到计算机设备和许多先进的信息化管理技术和管理系统，对于管理人员的信息技术实力以及信息化意识都有着较高的要求，但是目前我国事业单位的人事档案管理人员其素养根本无法满意须要。我国事业单位人事档案管理人员的整体素养相对比较低，大部分的管理人员都是一些年纪比较大，阅历比较丰
9、富的员工，甚至一些管理人员还不具备专业的人事档案管理理论，对于簇新事物的接受程度比较低，缺乏信息化意识，对于信息技术和信息系统的操作实力也比较低，其工作主动性不高，责任感差。这些问题都会影响到人事档案信息化管理工作的开展。三、事业单位人事档案信息化管理的有效策略 （一）加强对人事档案信息化管理的重视在新形势下，我国事业单位想要开展人事档案信息化管理，就必需要对该工作有正确的相识，要了解信息化管理与传统管理之间的差异，了解其先进性和重要性，了解其对于事业单位发展的意义，这样才能够使事业单位的领导和员工都主动投身于信息化建设中，促进人事档案管理的信息化建设。事业单位人事档案管理信息化管理须要大量的
10、资金、设备和人力投入，事业单位领导须要加大投入，完善信息化管理的相关硬件设备，比如扫描仪和计算机等，完善相关的信息管理系统，依据事业单位人事档案管理的特点以及实际要求，建设具有针对性和可行性的信息管理系统，提高人事档案管理的效率。（二）完善人事档案信息化管理的制度我国事业单位人事档案信息化管理工作的开展，须要依靠于完善的管理制度，这是促进人事档案信息化管理规范化开展的必要保障，所以我国事业单位的领导须要完善人事档案信息化管理制度。人事档案信息化管理与传统的管理模式存在着极大的差异，事业单位的领导须要相识到这一点，在建设相关制度时，须要将信息技术和信息化建设的相关理论融入其中，结合事业单位人事档
11、案管理的详细要求，提出更加详细的信息化管理制度。在人事档案信息化管理制度中，须要对信息化管理的流程以及信息化系统的维护等进行说明，对信息化管理的详细流程和规范以及工作人员的工作要求等进行明确，还要针对信息化系统平台的运行提出规范化的要求，做好系统平台的维护，针对信息化管理中可能出现的问题，提出有效的防范预案，加强平安管理，防止人事档案资料丢失或受损。（三）建立统一的信息化管理标准我国事业单位想要实现人事档案信息化管理的全面推动，就必需要建立统一的信息化管理标准，对事业单位的人事档案资料等进行统一的规范和管理，实现人事档案资料的共享和有效利用，这样才能发挥信息化管理的优势和作用。事业单位在开展人
12、事档案信息化管理之前，须要结合其人事管理特征以及信息化管理的特点，将人事档案管理与事业单位其他管理工作的开展以及职能的落实联系在一起，通过分析，提出人事档案信息化管理的普遍标准，保证人事档案信息化管理的标准化和一样性，便于资源的沟通和共享。（四）提高管理人员素养事业单位人事档案信息化管理工作的开展，对于管理人员的素养有着比较高的要求，要求管理人员必需要具备信息化管理的意识，同时具有较高的信息化技术以及信息化系统的应用实力，能够娴熟应用信息化技术来开展人事档案管理工作，从而保证人事档案信息化管理的有效开展。事业单位须要对人事档案管理人员进行培训，让其驾驭信息化管理的理念和方法，提高其信息化管理的
13、意识，引进一些高素养的信息化管理人才，取代那些传统的年纪比较大的管理人员，提高管理人员队伍的整体素养。四、结语 通过上文内容的综合分析可以得知，人事档案管理工作作为事业单位众多管理工作中最基礎的内容，始终以来都受到了忽视，但是随着信息化时代的到来，事业单位在发展的过程中会面临海量的数据和信息，人事档案信息也会急剧增多，这给事业单位的人事档案管理工作提出了新的挑战。在这种状况下，信息技术和计算机技术的发展给事业单位人事档案管理工作指明白方向，人事档案信息化管理已经成为了一种必定趋势，只是许多事业单位的人事档案，信息化管理水平还比较低。因此在新时期，事业单位须要加强对信息化管理的相识，通过完善相关制度、确立管理标准以及提高管理人员素养等方式，提高事业单位人事档案管理信息化水平。