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1、国家行政机关公文格式释义来源：嘉善县语言文字网 注：黑色字字体标识识部分为为国家家行政机机关公文文格式原原文，蓝蓝色字体体标识部部分为所所对应原原文的释释义。1范围本标准准规定了了国家行行政机关关公文通通用的纸纸张要求求、印制制要求、公公文中各各要素排排列顺序序和标识识规则。 本本标准适适用于国国家各级级行政机机关制发发的公文文。其他他机关公公文可参参照执行行。 使用用少数民民族文字字印制的的公文，其其格式可可参照本本标准按按有关规规定执行行。 本章规定了了标准的的内容范范围、适适用范围围和特定定范围。 (1)内内容范围围 内容范范围只涵涵盖国家家行政机机关公文文（以下下简称“公文”）格式式中
2、的纸纸张要求求、印制制要求、公公文各要要素的排排列顺序序和标识识规则，并并不是公公文格式式的全部部范围。对对公文格格式的完完整要求求应是把把国家家行政机机关公文文处理办办法中中对公文文格式的的要求与与本标准准结合起起来学习习。 (22)适用用范围 本本标准适适用于国国家各级级行政机机关的公公文，其其他机关关、企事事业单位位的公文文可参照照执行。所所谓参照照执行的的含义是是可以结结合自己己的实际际执行。 (3)特特定范围围 办法法规定定，少数数民族自自治地区区公文可可以同时时使用少少数民族族文字。由由于少数数民族文文字的字字体、字字型和书书写习惯惯与汉字字不同，执执行本标标准在某某些地方方可参照
3、照本标准准另行规规定。2引用标准准GBT114819997印刷刷、书写写和绘图图纸幅面面尺寸。在本标准中中引用的的国家标标准GBBT114819997印印刷、书书写和绘绘图纸幅幅面尺寸寸，主主要规定定了印刷刷、书写写和绘图图纸的幅幅面尺寸寸，在一一般的公公文用纸纸中，主主要是采采用印刷刷纸和书书写纸。由由于该标标准是根根据国际际标准IISO2218等等同采用用过来的的，因此此其中的的纸张幅幅面尺寸寸完全与与国际标标准一致致。在AA系列纸纸型中，公公文用纸纸的纸型型为A44型，即即幅面尺尺寸为2210mmm2977mm，并并规定各各裁边的的误差为为3mmm。因此此GBT9770419999国国家
4、行政政机关公公文格式式中规规定的公公文用纸纸幅面尺尺寸的依依据就是是GBT144819997印印刷、书书写和绘绘图纸幅幅面尺寸寸。 3定义本标准采用用下列定定义。 331字字Worrd 标识识公文中中横向距距离的长长度单位位。一个个字指一一个汉字字所占空空间。 332行行Linne 标识识公文中中纵向距距离的长长度单位位。本标标准以33号字高高度加33号字高高度78倍的的距离为为一基准准行；公公文标题题以2号号字高度度加2号号字高度度788倍的距距离为一一基准行行。 在本标准中中为确定定公文中中各项要要素的位位置，就就需要对对公文的的纵向和和横向的的定位给给出统一一的规定定。为此此，对于于公文
5、的的横向描描述形式式就是“字”，纵向向描述就就是“行”。在这这两项定定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其78倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。 4公文用纸纸主要技技术指标标公文用用纸一般般使用纸纸张定量量为600gmm2880gm2的的胶版印印刷纸或或复印纸纸。纸张张白度为为85900，横横向耐折折度15次次，不透透明度85，pHH值为775955。由于公文的的特殊地地位，一一方面要要考虑其其外观严严肃、庄庄重，另另一方面面更要考考虑其频频繁使用用和作为
6、为档案长长期保存存的要求求，因此此对公文文用纸的的技术指指标必须须作出相相应的规规定。 公公文用纸纸的质量量为600gmm2880gm2的的胶版印印刷纸或或复印纸纸，是综综合考虑虑了公文文用纸的的经济性性和美观观性。经经济条件件相对差差一些的的单位可可以采用用纸张质质量不低低于600gmm2的胶胶版印刷刷纸，一一般公文文用纸可可以采用用70ggm22的胶版版印刷纸纸。对于于一些使使用高档档印制设设备的单单位可以以采用纸纸张质量量不高于于80ggm22的胶版版印刷纸纸或复印印纸。这这种相对对灵活的的规定避避免了一一刀切的的做法，各各使用单单位可根根据自己己的情况况具体掌掌握，只只要不低低于下限限
7、或不高高于上限限均是符符合标准准的。 公公文用纸纸纸张白白度是根根据与AA等书写写纸和胶胶版印刷刷纸相关关的国家家标准和和行业标标准关于于纸张白白度的指指标，进进行分析析总结得得来的。纸纸张白度度如果过过低，看看上去纸纸张较黑黑，如同同报纸一一般，很很不庄重重；纸张张白度过过高，反反光度加加大，看看上去晃晃眼，特特别是在在晚间，纸纸张白度度过高，对对视力影影响很大大，时间间长了很很不舒服服。 横向向耐折度度15次次是为了了保证公公文用纸纸的纸张张不能太太脆，必必须保证证一定的的柔韧性性。因为为很多公公文需要要在较多多的层次次传阅流流转，如如果公文文用纸过过脆，没没看几次次纸张就就发生断断裂，使
8、使公文不不能完整整地保存存，将直直接影响响公文效效力的发发挥。不透明度85是为了了保证公公文不使使用透明明度过高高的纸张张。如果果公文用用纸的透透明度过过高，在在正反两两面所印印的文字字就会出出现相互互洇透，看看上去文文字很花花很乱，导导致印制制质量不不高，影影响公文文的阅示示传看。这这也是公公文用纸纸的一项项重要指指标。pH值为775955是根据据国家档档案局制制定的行行业标准准DAT11119994文文件用纸纸耐久性性测试法法中的的相关规规定确定定的。 这这项行业业标准规规定，存存档时间间在2000年以以上的一一般耐久久纸，其其用纸的的pH值值应为775955。出于于公文将将作为档档案长期
9、期保存和和使用的的需要，因因此有必必要对此此项指标标加以规规定。5公文用纸纸幅面及及版面尺尺寸51公文文用纸幅幅面尺寸寸公文用用纸采用用GBT1448中规规定的AA4型纸纸，其成成品幅面面尺寸为为：2110mmm2977mm，尺尺寸的允允许偏差差见GBBT1148。 552公公文页边边与版心心尺寸 公公文用纸纸天头(上白边边)为：37mmmlmmm 公文用用纸订口口(左白白边)为为：288mm1mmm 版心尺尺寸为：1566mm2255mm(不含页页码) 本标准改变变了我国国公文用用纸长期期以来一一直沿用用的166开型，而而将公文文用纸的的幅面尺尺寸改为为国际标标准纸型型A4型型。作出出这项规
10、规定应该该说是在在进行大大量调查查研究和和对改变变公文用用纸纸型型将对我我国相应应工业系系统产生生何种影影响作调调查和分分析的基基础上得得出的。 作作出这项项重大改改变主要要是基于于以下三三方面的的考虑： (1)采用国国际标准准已成为为国际范范围公文文用纸的的普遍趋趋势 国际际标准化化组织(ISOO)早在在19775年就就制定了了书写纸纸(书写写用纸即即日常的的办公用用纸)的的规格标标准，即即ISOO2622：19975，其其主要内内容就是是规定了了书写用用纸的规规格为AA4型(2l00mm2977mm)。这种种纸型由由于充分分考虑了了人体工工效的作作用，即即可容纳纳较多的的信息，又又大小适适
11、中，让让使用者者感觉比比较舒适适。目前前常用的的复印机机、打印印机、计计算机、传传真机等等基本上上是以AA4型标标准作为为基本纸纸型的。 鉴鉴于A44型纸是是国际标标准的纸纸型，因因此得到到各国和和各国际际组织的的广泛应应用，其其公文用用纸大多多是采用用A4型型纸。国国际会议议也无一一不是采采用A44型纸作作为会议议文件用用纸。在在修订该该标准的的过程中中，修订订工作小小组专门门对许多多国家和和国际组组织正式式公文的的公文用用纸情况况进行了了调查，在在所收集集到的公公文范例例中，无无一不是是采用AA4型纸纸作为公公文用纸纸。(22)我国国已基本本具备采采用国际际标准AA4型公公文用纸纸的条件件
12、 我国在在19887年和和19888年分分别等效效ISOO67116和IISO2216制制定了我我国国家家标准GGBTT7888和GBBT1148。但但考虑到到我国的的实际情情况，在在这两项项标准中中，还规规定了我我国自己己的标准准16开开型。随随着国际际标准AA4型的的普及，各各国普遍遍将A44型纸作作为公文文用纸和和书写用用纸，同同时各种种办公自自动化设设备具备备处理AA4型纸纸的功能能，使AA4型纸纸在我国国作为书书写纸和和图书杂杂志用纸纸已是大大势所趋趋。为此此GBT1448和GGBTT7888已作了了修订，明明确规定定国际标标准A系系列作为为书写纸纸和图书书杂志开开本尺寸寸，这也也为
13、我国国公文用用纸采用用国际标标准A44型，使使我国公公文用纸纸与国际际标准接接轨奠定定了基础础。 (33)淘汰汰16开开型纸的的必要性性及基本本条件分分析 长长期以来来，我国国在公文文用纸方方面一直直沿用116开型型。这种种纸型标标准实际际是日本本早期用用的标准准。现今今日本已已不再使使用该种种纸型。 用用这种纸纸型印制制的公文文承载有有效信息息量小，不不利于与与各国政政府或国国际组织织进行公公文交往往。166开型纸纸作为公公文用纸纸还有一一个弊端端是其本本身无统统一规格格，还有有用B55型纸与与l6开开型纸混混用的。纸纸型规格格的不一一，导致致有的政政府文件件的前后后页大小小不一，公公文质量
14、量受到影影响，也也不严肃肃。而国国际标准准A4型型规格比比较严格格，无论论在哪里里买到的的A4型型纸其误误差不会会超过llmm，可可保证文文件用纸纸纸型的的统一。因因此淘汰汰l6开开型公文文用纸纸纸型，采采用国际际标准AA4型作作为公文文用纸是是十分必必要的。 将将公文用用纸由ll6开型型改为国国际标准准A4型型，是我我国公文文用纸的的一场革革命性转转变。从从目前了了解到的的情况看看，我国国的印刷刷设备制制造企业业已完全全能够生生产制造造符合国国际标准准A系列列的印刷刷设备，并并将逐步步淘汰旧旧式生产产设备。而而且目前前使用中中的复印印机、打打印机、轻轻印刷机机，绝大大部分都都是以AA4型作作
15、为基本本纸型，很很多政府府部门的的文印设设备也逐逐步进行行了更新新，可以以印制AA4型公公文。 目前，淘淘汰166开型纸纸，采用用A4型型纸作为为公文用用纸的时时机已经经基本成成熟。所所以在国国家行政政机关公公文处理理办法和和国家家行政机机关公文文格式国国家标准准中都明明确规定定公文用用纸规格格一般采采用国际际标准AA4型。6公文中图图文的颜颜色未作特殊说说明公文文中图文文的颜色色均为黑黑色。公文在一般般情况下下，除了了发文机机关标识识、眉首首的反线线和发文文机关印印章为红红色外，其其余部分分均为黑黑色。为为避免在在本标准准后面各各章条的的叙述重重复，在在此作总总体规定定。7排排版规格格与印制
16、制装订要要求 771排排版规格格 正文用用3号仿仿宋体字字，文中中如有小小标题可可用3号号小标宋宋体字或或黑体字字，一般般每面排排22行行，每行行排288个字。 772制制版要求求 版面干干净无底底灰，字字迹清楚楚无断划划，尺寸寸标准，版版心不斜斜，误差差不超过过lmmm。 73印刷刷要求 双双面印刷刷；页码码套正，两两面误差差不得超超过2mmm。黑黑色油墨墨应达到到色谱所所标BLLl000，红红色油墨墨应达到到色谱所所标Y880，MM80。印品品着墨实实、均匀匀；字面面不花、不不白、无无断划。 774装装订要求求 公文应应左侧装装订，不不掉页。包包本公文文的封面面与书芯芯不脱落落，后背背平整
17、、不不空。两两页页码码之间误误差不超超过4mmm。骑骑马订或或平订的的订位为为两钉钉钉锯外订订眼距书书芯上下下各l4处，允允许误差差4mmm。平订订钉锯与与书脊间间的距离离为3mmm5mmm；无坏坏钉、漏漏钉、重重钉，钉钉脚平伏伏牢固；后背不不可散页页明订。裁裁切成品品尺寸误误差lmmm，四角角成900度，无无毛茬或或缺损。长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才
18、是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 (2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 (3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给
19、出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一
20、道工序严格把关，以保证公文的质量。 8公文中各各要素标标识规则则 本标标准将组组成公文文的各要要素划分分为眉首首、主体体、版记记三部分分。置于于公文首首页红色色反线(宽度同同版心，即即1566mm)以上的的各要素素统称眉眉首；置置于红色色反线(不含)以下至至主题词词(不含含)之间间的各要要素统称称主体；置于主主题词以以下的各各要素统统称版记记。本标准将公公文各要要素划分分为眉首首、主体体、版记记三部分分，是采采用了具具有多年年从事公公文处理理工作实实践经验验的同志志的建议议而确定定的。其其中“眉首”、“版记”两个概概念在公公文印制制行业已已多年使使用，“主体”是本标标准提出出的新概概念。之之所
21、以这这样划分分，是为为叙述方方便，更更重要的的是这三三个部分分各有其其特点，具具有相对对的独立立性，界界限比较较明显。眉眉首的特特点是位位置相对对固定，掌掌握了本本标准对对眉首所所含各要要素位置置的规定定，就可可以设计计文件的的“红头”部分(具体设设计方法法后文介介绍)。 主主体的特特点是位位置经常常变动，依依公文内内容的长长短而定定。由于于公文实实质性的的内容均均在此部部分，称称之为“主体”有其道道理。 版版记的特特点是位位置要依依公文主主体的构构成而定定。由于于按本标标准的规规定公文文要双面面印刷，版版记的位位置有一一个位于于哪一面面的问题题；如果果公文有有附件，版版记还有有一个是是放在正
22、正文后还还是放在在附件之之后的问问题。因因此版记记有必要要作为一一个单独独部分加加以叙述述。 用一个个形象的的比喻，眉眉首可称称之为公公文的“头”，主体体称之为为公文的的“身”，版记记称之为为公文的的“脚”。把公公文各要要素分为为“头”、“身”、“脚”三部分分，既便便于从总总体上掌掌握其联联系，又又便于对对其进行行“解剖”，掌握握其区别别。这是是本标准准对公文文结构划划分提出出的新观观点，也也是本标标准在结结构上的的最大特特点。 811眉首 8811公文文份数序序号 公文文份数序序号是将将同一文文稿印制制若干份份时每份份公文的的顺序编编号。如如需标识识公文份份数序号号，用阿阿拉伯数数码顶格格标
23、识在在版心左左上角第第l行。 并不是所有有的公文文都需要要编制份份数序号号。办办法规规定带有有密级的的公文要要编制份份数序号号。如果果发文机机关认为为有必要要，也可可对不带带密级的的公文编编制份数数序号，如如国务院院文件都都编有份份数序号号。 编份份数序号号的目的的是准确确掌握公公文的印印制份数数和分发发范围及及对象。当当文件需需要收回回保管或或销毁的的时候，就就可以对对照份数数序号掌掌握其是是否有遗遗漏或丢丢失。发发文机关关根据份份数序号号可以掌掌握每一一份公文文的去向向。因此此，发文文机关在在发文和和收文机机关在收收文时，都都要登记记份数序序号。 本本标准规规定编制制份数序序号用阿阿拉伯数
24、数码，对对编几位位未作规规定。 一一般来说说，应根根据公文文的份数数来决定定编几位位，但至至少应不不少于两两位，即即“1”编为“01”，如果果单编“l”，会使使人不知知其意，以以为是误误印上去去的。对对份数序序号，有有的是用用印号机机手工在在成文上上加盖，有有的印刷刷设备带带有印号号功能，可可以与成成文同时时印刷，对对此本标标准不作作统一规规定，公公文印发发机关可可自行掌掌握。本本标准规规定份数数序号的的位置在在版心左左上角顶顶格第11行。 8122秘密等等级和保保密期限限 如需标标识秘密密等级，用用3号黑黑体字，顶顶格标识识在版心心右上角角第l行行，两字字之间空空l字；如需同同时标识识秘密等
25、等级和保保密期限限，用33号黑体体字，顶顶格标识识在版心心右上角角第l行行，秘密密等级和和保密期期限之间间用“”隔开开。秘密等级是是标识公公文保密密程度的的一种标标志。根根据办办法的的规定，涉涉及国家家秘密的的公文应应当按照照国家秘秘密及其其密级具具体范围围的规定定分别标标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重重要的国国家秘密密，泄露露会使国国家的安安全和利利益遭受受特别严严重的损损害；“机密”是重要要的国家家秘密，泄泄露会使使国家的的安全和和利益遭遭受严重重的损害害；“秘密”是一般般的国家家秘密，泄泄露会使使国家的的安全和和利益遭遭受损害害。在国国家行政政机关的的公文中中应按照照上述
26、要要求在公公文中标标识公文文的秘密密等级。 保保密期限限是对公公文密级级的时效效加以规规定的说说明。如如公文制制发单位位能够知知道保密密期限，可可按照国国家保密密局的要要求在密密级程度度后标注注保密期期限，在在秘密等等级和保保密期限限间用“”隔开开。如：绝密3个月月，意味味着该公公文属于于绝密等等级，保保密的期期限为33个月，过过期即可可解密。在在此需要要说明的的是，如如不标识识保密期期限，秘秘密等级级两字之之间应空空l字距距离，如如需标注注保密期期限，则则秘密等等级的两两字间则则不空ll字距离离，以使使该字段段不致过过长。8813紧急急程度 如如需标识识紧急程程度，用用3号黑黑体字，顶顶格标
27、识识在版心心右上角角第1行行，两字字之间空空1字；如需同同时标识识秘密等等级与紧紧急程度度，秘密密等级顶顶格标识识在版心心右上角角第1行行，紧急急程度顶顶格标识识在版心心右上角角第2行行。 紧急程度是是对公文文送达时时限的要要求。根根据办办法规规定，紧紧急公文文应当分分别标明明“特急”、“急件”。具体体“特急”和“急件”的时间间要求是是多少，由由各地行行政机关关主管自自行确定定。在标标准中只只规定紧紧急程度度的标识识位置是是居于版版心右上上角顶格格第l行行。 如果果遇到秘秘密等级级和紧急急程度需需同时标标识时，按按照秘密密等级在在上、紧紧急程度度在下的的次序分分两行顶顶格标注注在版心心右上角角
28、。8144发文机机关标识识 由发文文机关全全称或规规范化简简称后加加“文件”组成；对一些些特定的的公文可可只标识识发文机机关全称称或规范范化简称称。发文文机关标标识上边边缘至版版心上边边缘为225mmm。对于于上报的的公文，发发文机关关标识上上边缘至至版心上上边缘为为80mmm。如如需标识识公文份份数序号号、秘密密等级和和保密期期限以及及紧急程程度，可可在发文文机关标标识上空空2行向向下依次次标识(见图33)。 发发文机关关标识推推荐使用用小标宋宋体字，用用红色标标识。字字号由发发文机关关以醒目目美观为为原则酌酌定，但但一般应应小于222mmm15mmm(高高宽)。 联联合行文文时应使使主办机
29、机关名称称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文机关标标识即人人们通常常所称的的“红头”。它是是由发文文机关全全称或规规范化简简称加“文件”二字组组成的。发发文机关关全称应应以批准准该机关关成立的的文件核核定的名名称为准准。规范范化简称称应由该该机关的的上级机机关规定定。 有一一些特定定的公文文在发文文机关名名称后面面不加“文件”二字，如如国务院院就有“国务院院任免通通知”红头形形式，本本标准给给这类“红头”留了余余地，未未规定一一律要加加“文件”二字，但但只限于于特定的的公文。一一般来说说，行政政机关的的重要公公文特别别是上
30、报报的公文文均应加加“文件”二字。 发发文机关关标识的的字体，本本标准推推荐使用用小标宋宋体字，是是因为小小标宋体体字显得得庄重，其其他字体体如楷体体、隶书书、魏碑碑等都带带有某些些书法艺艺术的成成分，应应该说不不适于标标识具有有执法职职能的国国家行政政机关的的公文。 发发文机关关标识的的字号，本本标准以以22mmm15mmm为高高限，现现行“国务院院文件”的字号号即是222mmm15mmm。本本标准以以此为高高限，就就是要求求除“国务院院文件”以外，其其他各级级行政机机关标识识的字号号要小于于“国务院院文件”，以显显示国务务院作为为最高国国家行政政机关的的地位，具具体字号号各行政政机关可可根
31、据机机关名称称的字数数多少来来定。 关关于发文文机关标标识的位位置，本本标准提提出了两两种。第第一种是是用于平平行文或或下行文文，发文文机关标标识上边边缘至版版心上边边缘为225mmm，也就就是留出出25mmm(约约2行)位置用用于标识识上述的的份数序序号、密密级和紧紧急程度度。要注注意，即即使上述述3项要要素均不不需要标标识，也也要留出出这段空空白，也也就是说说，在设设计文件件红头时时，发文文机关位位置应自自上页边边起留出出天头337mmm+255mm62mmm的距距离。 第第二种仅仅限于上上行文，凡凡上报的的公文发发文机关关标识上上边缘至至版心上上边缘为为80mmm，即即要留出出80mmm
32、-225mmm555mm的的空白供供上级机机关批示示文件用用，也就就是说上上行文发发文机关关标识距距上页边边为天头头37mmm+225mmm+555mm1177mm。各行政政机关在在设计文文件“红头”时，两两种形式式均应具具备，即即平行文文或下行行文发文文机关标标识距上上页边为为62mmm，上上行文发发文机关关标识距距上页边边为1117mmm。 关关于联合合行文，本本标准规规定“文件”两字居居于发文文机关名名称右侧侧上下居居中。本本标准还还特别提提出“文件首首页必须须显示正正文”这一明明确要求求。如果果联合行行文的机机关过多多(曾发发现过有有14家家联合行行文)，就就可能出出现把正正文挤出出首
33、页的的情况，而而公文如如果首页页没有正正文，使使人一看看首页还还不知道道文件内内容是什什么，是是极不严严肃甚至至可以说说是很滑滑稽的事事。因此此公文首首页必须须显示正正文，发发文机关关过多只只能挤发发文机关关，不能能挤正文文，可将将发文机机关字号号缩小，行行距缩小小，直至至保证公公文首页页显示正正文为止止(还要要考虑留留出发文文字号、主主送机关关、标题题以及最最少一行行正文的的位置)。 8155发文字字号 发文文字号由由发文机机关代字字、年份份和序号号组成。发发文机关关标识下下空2行行，用33号仿宋宋体字，居居中排布布；年份份、序号号用阿拉拉伯数码码标识；年份应应标全称称，用六六角括号号“”括
34、入；序号不不编虚位位(即11不编为为O011)，不不加“第”字。 发发文字号号之下44mm处处印一条条与版心心等宽的的红色反反线。 发文字号由由发文机机关代字字、年份份和发文文序号组组成。机机关代字字一般由由两个层层次组成成。第一一个层次次是发文文机关代代字，第第二个层层次是发发文机关关主办文文件的部部门的代代字。如如铁道部部文件的的机关代代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道道部，“办”、“财”代主办办这份铁铁道部文文件的铁铁道部的的办公部部门、财财务部门门。读懂懂机关代代字很重重要，特特别是知知道了文文件的主主办部门门是谁，可可以比较较准确地地对文件件进行分分办、查查询和保保存归档档。有
35、的的机关代代字还包包含其他他的层次次，如国国务院发发文的机机关代字字有“国发”、“国函”，“国”代国务务院，而而“发”和“函”则代“国务院院文件”和“国务院院函”这两种种发文形形式。有有的文件件机关代代字有七七八个、十十几个字字之多，可可能各有有所代的的层次，但但尽量以以简化为为好。 年年份要用用全称，不不应简化化，如“87”、“93”等均属属标识不不正确。年年份应用用六角括括号“”括起。注注意六角角括号不不是数学学公式的的中括号号，因为为当引用用公文时时，标题题后面的的发文字字号要用用圆括号号“()”括起，如如果年份份用中括括号括起起，就违违反了低低级符号号中不得得包合高高级符号号的原则则。
36、因此此称之为为“六角括括号”是基于于与数学学的中括括号相区区别。另另外，二二者形状状也略有有不同。有有的文件件把年份份用圆括括号括起起，今后后也要按按本标准准的规定定使用六六角括号号。 序号号是发文文的流水水号。一一般都是是按文件件的形式式统一编编，即是是哪个部部门主办办的，只只要是同同一发文文形式，就就要统一一按顺序序编号。有有的机关关按主办办部门或或按文件件内容划划分编序序号，是是一种较较繁琐的的办法。本本标准规规定序号号不编虚虚位，不不加“第”(有的的单位加加“字”)等虚虚字，主主要是讲讲究实用用，尽量量减少公公文的字字数。 发发文字号号的位置置，本标标准规定定在发文文机关标标识下空空2
37、行，规规定在发发文字号号之下44mm处处印一条条与版心心同宽的的红色反反线，这这样就明明确了发发文机关关标识与与红色反反线之间间的距离离是3行行位置，发发文字号号应标在在第3行行，并且且不要紧紧贴红色色反线，空空出约44mm的的距离(实际掌掌握只要要不贴红红色反线线即可)。发文文字号应应居中。816签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下
38、移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 签发人标识识仅是在在上报的的公文中中才出现现。在上上报的公公文中标标识签发发人姓名名，主要要目的是是为上级级单位的的领导人人了解下下级单位位谁对上上报事项项负责。因因此上报报的公文文需要标标注签发发人。本本标准规规定应平平行排列列于发文文字号右右侧，也也就是要要和发文文字号同同处在第第3行，不不过此时时发文字字号便不不要居中中了，要要居左空空1字，签签发人则则右空11字，这这样排列列起来对对称、美美观。还还要注意意“签发人人(会签签人)”三字用用仿宋体体，签发发人(会会签人)姓名用用楷体。这这样规定定是使签
39、签发人(会签人人)的姓姓名突出出、醒目目。 如果果有多个个签发人人，或者者有的文文件按规规定还需需要标注注会签人人，这时时的标识识方法是是，发文文字号应应始终放放在红色色反线之之上的最最后一行行，文件件主办单单位的签签发人要要始终放放在最上上面的位位置；其其他签发发人或会会签人在在主办单单位签发发人之下下按发文文机关标标识的顺顺序排列列，最后后的签发发人或会会签人要要与发文文字号同同处一行行平行排排列；如如果3行行位置放放不下，将将红色反反线下移移，但排排列顺序序和原则则不变，发发文字号号居左空空1字和和签发人人姓名居居右空ll字的要要求不变变。82主体体 8221公公文标题题 红色反反线下空
40、空2行，用用2号小小标宋体体字，可可分一行行或多行行居中排排布；回回行时，要要做到词词意完整整，排列列对称，间间距恰当当。 本标准规定定公文标标题在红红色反线线之下空空2行标标识，居居中排布布。应该该说，在在目前普普遍使用用电子设设备打印印公文的的情况下下，居中中排列不不难做到到，按“居中”键即可可。但要要做到排排列对称称美观并并且在回回行时不不把完整整的词拆拆开，则则需要动动些脑筋筋。在特特殊情况况下可以以在不违违背标准准规定原原则的前前提下适适当变通通。例如如，本标标准规定定公文首首页必须须显示正正文，这这就是原原则，任任何情况况下不能能违反。在在不违反反这个原原则的情情况下，必必要时可可
41、作适当当变通，如如前所述述发文机机关多、签签发人会会签人多多，本节节所讲的的标题长长以及下下面讲到到的主送送机关多多，都可可以采取取变通的的方法。但但在变通通中还要要遵守基基本规定定，如发发文机关关多但主主办机关关排列在在前是基基本规定定，签发发人或会会签人多多但最后后一个签签发人或或会签人人要与发发文字号号同处最最后一行行是基本本规定；标题再再长但排排列美观观、回行行不断开开词意是是基本规规定。这这样，在在执行本本标准时时便不会会出现机机械执行行而不顾顾公文实实际的做做法，因因为格式式毕竟是是为公文文的内容容服务的的，是为为公文的的办理服服务的。 8222主送机机关 标题题下空ll行，左左侧
42、顶格格用3专专仿宋体体字标识识，回行行时仍顶顶格；最最后一个个主送机机关名称称后标全全角冒号号。如主主送机关关名称过过多而使使公文首首页不能能显示正正文时，应应将主送送机关名名称移至至版记中中的主题题词之下下、抄送送之上，标标识方法法同抄送送。 本标准规定定主送机机关在标标题下空空l行顶顶格标识识，回行行时仍顶顶格。本本标准又又讲了当当主送机机关过多多而使首首页不能能显示正正文的变变通办法法，即将将主送机机关移至至版记中中的主题题词之下下。如果果因仅差差一行就就可以不不挤出正正文时，主主送机关关在标题题下也可可以不空空1行，道道理不再再赘述。 标识主主送机关关时应标标明主送送机关的的全称、规规
43、范化简简称或同同类型机机关的统统称。所所谓同类类型机关关的统称称如“各省、自自治区、直直辖市人人民政府府”。8233 公文文正文 主主送机关关名称下下l行，每每自然段段左空22字，回回行顶格格。数字字、 年年份不能能回行。 正文的标识识方法同同写信一一样，在在主送机机关名称称之下第第1行开开始标注注，每起起一自然然段均要要左空22字。本本标准特特意规定定公文中中的数字字、年份份、(用用阿拉伯伯数码标标识的)均不能能回行，这这是根据据公文的的特点而而定的。因因为公文文中的数数字、年年份不能能出半点点纸漏，数数字、年年份回行行极易出出现差错错，也易易使读者者看错。 8244 附件件 公文如如有附件
44、件，在正正文下空空l行左左空2字字用3号号仿宋体体字标识识“附件”，后标标全角冒冒号和名名称。附附件如有有序号使使用阿拉拉伯数码码(如“附件：1”)；附件件名称后后不加标标点符号号。附件件应与公公文正文文一起装装订，并并在附件件左上角角第1行行顶格标标识“附件”，有序序号时标标识序号号；附件件的序号号和名称称前后标标识应一一致。如如附件与与公文正正文不能能一起装装订，应应在附件件左上角角第1行行顶格标标识公文文的发文文字号并并在其后后标识附附件(或或带序号号)。 公文正文中中有一些些内容，如如图表、名名单、规规定等，如如穿插在在公文正正文中，往往往隔断断公文前前后意思思的联系系而造成成阅读上上
45、的不便便。这时时需要将将其从公公文正文文中抽出出而作为为公文的的附件单单独表述述，而又又是放在在公文生生效标识识印章之之后。需需要明确确的是，公公文的附附件是正正文内容容的组成成部分，与与公文正正文一样样具有同同等效力力。为了了保证这这一点，需需要在公公文正文文之后标标注附件件的序号号和名称称，然后后在附件件同样标标识附件件的序号号和名称称， 以以显示附附件与正正文的不不可分割割的关系系。如果果正文之之后的附附件序号号和名称称与附件件的序号号和名称称不一致致，在法法律意义义上讲，可可以不承承认该附附件是正正文的附附件，附附件便失失去了其其本应有有的与正正文同等等的效力力。因此此，本标标准对此此
46、做了较较详细的的规定。其其要点一一是附件件应与正正文一起起装订；如果附附件与正正文不能能一起装装订，在在附件上上要标识识所属公公文的发发文字号号及“附件”二字。二二是正文文后的附附件标识识应与附附件的标标识前后后一致。三三是对一一些细节节做了规规定，如如：附件件序号用用阿拉伯伯数码；附件名名称后不不加标点点符号。四四是对标标识的位位置做了了规定，正正文后的的附件标标识要与与正文空空l行，左左空2字字；附件件上的“附件”标识在在左上角角顶格第第l行。 8255 成文文日期 用用汉字将将年、月月、日标标全；“零”写为“”；成成文日期期的标识识位置见见8226。 成文日期是是公文生生效的时时间，是是
47、公文的的一项重重要内容容。公文文如果没没有生效效时间，在在某种意意义上说说就是一一纸空文文。为了了加强其其准确性性，本标标准规定定成文日日期要用用汉字书书写，即即俗称的的“大写”，不能能用阿拉拉伯数字字与汉字字混用，同同时年、月月、日要要齐全。规规定零要要写成“”，是是因为“零”与汉字字的另一一种数字字写法“壹、贰贰、捌”等是一一个序列列，而采采用“一、三三、五”这种写写法用“”比较较协调。 由由于印章章一般要要盖在成成文日期期上，成成文日期期要依印印章的位位置而定定，这一一点在88.2.6条会会分别介介绍。 8266 公文文生效标标识 公文生效标标识是证证明公文文效力的的表现形形式。它它包括发发文机关关印章或或签署人人姓名。公公文生效效标识有有以下两两种情况况，一种种是单一一发文机机关如何何标识公公文生效效标识，另另一种是是联合行行文的机机关如何何标识公公文生效效标识。 82661 单一发发文印章章 单一机机关制发发的公文文在落款款处不署署发文机机关名称称，只标标识成文文日期。成成文日期期右空44字；加加盖印章章应上距距正文11行之内内