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1、行政部对总经办工作支持流程（适用于各地区域公司、各地百货公司）一、 行政部对总总经办的的服务支支持（一）上班班前工作作准备（责责任人 _）每天提前115分钟钟到公司司为总经经办工作作进行准准备。工作准备内内容：1、 开房门，配配有窗户户的房间间，春、夏夏、秋季季无风或或微风情情况下开开窗通风风。2、 检查办公室室内各部部位和设设备、用用品，如如存在故故障或不不正常现现象，及及时联系系维修或或采取其其他应对对措施：（1） 饮水机饮用用水是否否充足。（2） 空调是否正正常运转转。（3） 电话座机是是否存在在故障。（4） 照明灯具是是否存在在故障。（5） 绿植是否有有枯叶。（6） 文件柜、衣衣柜柜门
2、门能否正正常开启启。（7） 屋内卫生状状况：桌桌面、地地面、垃垃圾框、烟烟缸、（8） 每三天查看看办公室室配发的的签字笔笔等文具具能否正正常使用用。（9） 杂志架：刊刊物是否否开封、报纸等是否需要清理。（10） 沙发、座椅椅等办公公家具是是否完好好。（11） 打印机、加加湿器、传传真机等等办公设设备能否否正常使使用。（12） 有无天花板板、地面面渗水、破破损等情情况。（13） 纸巾、打印印纸是否否需添加加。（14） 其他需要检检查的内内容（如如有其他他需要，请请各地公公司根据据本公司司实际情情况增加加内容）_（二）商务务接待（责责任人_ _）1、 总经办领导导进行商商务宴请请时行政政部负责责订
3、餐。（1） 行政部负责责收集、统统计本公公司周边边的餐饮饮（包括括咖啡厅厅、茶楼楼）场所所的信息息，根据据公司实实际需要要，确定定高、中中、低档档餐厅各各3家，作作为本公公司相对对固定的的商务宴宴请场所所。（2） 根据公司实实际需要要，可与与餐厅签签定长期期合作协协议。餐 厅 情情 况 统 计 表档次餐厅名称地点菜品风味餐厅环境风风格价位（元/人）联系方式高档中档低档咖啡厅/茶茶楼情况况统计表表咖啡厅/茶茶楼名称称地点环境风格价位（元/人）联系方式2、 进行商务宴宴请时根根据需要要安排车车辆接送送总经办办领导和和客人。（如不需要公司司机接送，可安排代驾服务。）3、 其他商务接接待类工工作（如如
4、有其他他需要，请请各地公公司根据据实际情情况增加加内容）_二、 行政部对总总经办的的工作支支持（一） 总经办领导导工作日日程安排排及工作作提醒（责责任人_ ）1、 每周五下午午下班前前，行政政部了解解公司总总经理下下周工作作日程安安排，填填写以下下表格，并并提交总总经理，如如一周工工作安排排发生变变动，及及时更新新此表：一周工作日日程安排排表 时 间间工 作 内 容工作涉及的部门备 注注周 一一周 二二周 三三周 四四周 五五2、 行政部每个个工作日日查阅一一周工作作日程安安排表，根根据实际际情况对对总经理理进行工工作提醒醒。3、 行政部根据据一周周工作日日程安排排表，提提前一天天提醒各各相关
5、部门门配合总总经理的的工作。4、 及时提醒领领导参加加重要的的全公司司人员参参加的会会议（如如新员工工介绍会会、重要要的培训训）5、 其他需要提提醒的事事宜：_（二） 差旅安排（责责任人_ _）1、 行政部协助助安排总总经办领领导差旅旅行程，负负责机票票和酒店店预订，了了解日程程安排，并并填写下下表，于于出行前前一天提提报领导导。 差旅行程表表日期时间行程安排地点备 注注例：20111.22.110：000122：000北京上海海航班CA115011移动入住酒酒店2011.2.1113：000177：000会见供应商商会议室室2011.2.1117：300200：000宴请供应商商酒店2、 提
6、醒相关部部门准备备资料，包包括但不不限于会会议资料料、会见见公司简简介、会会见人员员简介，会会同差差旅行程程表提提交领导导。3、 其他需要提提醒的事事宜：_（三） 会议组织（责责任人_ _）行政部负责责协助公公司总经经理召集集会议。1、 根据总经理理一周工工作日程程安排表表（或总总经理临临时交办办）安排排会议。2、 会议准备：（1） 在会议召开开前做好好会议准准备工作作，并填填写此表表： 会务工工作表 会议时间会议地点会议议题参加人员会议记录人人需要准备的的资料、物物品或提提供的会会议服务务 （2） 通知参会人人员出席席会议、告告知会议议议题（或提醒进行参会准备），并确认是否参加。（3） 在会
7、议召开开前对会会议室进进行清理理，如有有需要，调调试电脑脑、视频设设备或进进行其他他准备（提提供饮用用水、茶茶点等）。（4） 行政部安排排人员负负责会议议记录。3、 会议结束后后行政部部填写以以下表格格，跟进进会议提提出的要求的的落实情情况，并并在会议议召开后后一周内内向总经经理反馈馈（会议议有时间间要求的的，根据据时间要要求反馈馈）会议跟进表表 会议形成的的要求时间节点要求责任人落实情况未能完成原原因（四） 文件起草和和审核（责责任人_ ）1、 行政部负责责协助总总经办主主要领导导起草文文件。2、 根据工作需需要起草草以下文文件：（1） 通知（2） 总结（3） 计划（4） 商务信函（5） 其
8、他文件_（各类文件件的模板板另行提提供）3、 文件起草流流程：根根据总经经办领导导要求起起草文件件行政政部负责责人修改改文件总经经办领导导审核文文件定稿（五） 资料、信息息收集汇汇总（责责任人_ _）行政部负责责收集、整整理以下下资料提提交给总总经办主主要领导导：1、 集团或百货货总部发发布的重重要通知知。（应应于通知知发布当当日提醒醒总经办办领导查查看）2、 协助总经办办领导整整理重要要客户或或合作伙伙伴的名名片（每每两周整整理一次次）3、 每月25日日前收集集汇总各各部门工工作总结结和计划划，提交交总经办办领导。各部门月度度工作总总结表部门本月主要工工作内容容（不超超过五项项）本月工作存存在的不足本月工作的的优点与本公司、百百货总部部各部门门的工作作配合是是否存在在问题各部门月度度工作计计划表部门下月工作计计划下月拟改进进工作中中的哪些些方面需要本公司司和百货货总部的的相关部部门提供供何种支支持（六） 工作督办（责责任人_ ）行政部负责责对总经经办主要要领导提提出的工工作要求求进行督督办，填填写下表表，每月月28日日前向总总经办主主要领导导汇报当当月情况况：工作要求时间节点要要求涉及部门责任人工作要求落落实情况况工作未完成成原因领导意见注：本流程程中所有有表格均均为电子子表格12