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1、第一部分 会计信息系统介绍第一章 系统、信息系统和会计信息系统第一节 系统及其特点一、什么是系统我们在日常生活中可以接触到很多的系统，如人体的消化系统、建筑物内的供热系统、自然界中的银河系等等，都是系统。这些或是人造或是自然形成的系统的外在表现有着非常大的差异，但也有其共性。正是基于对这些表现各不相同的系统的共性的总结，人们形成了有关系统的知识。什么是系统呢？对这个概念的描述一般是这样的：“为了完成一个或一些特定的目标，两个或两个以上的相互关联的元素或部分组织起来，这就形成了系统。”二、系统的特点从上面有关系统的描述性定义中，可以知道系统具有这样的一些特点：（一）各个元素或部分组织在一起是为了
2、完成一个或一些特定的目标的，这是系统之所以存在的目的。（二）各个元素或部分是相互关联的。没有关系的元素或部分是不构成一个系统的。（三）系统是由两个或两个以上的元素或部分组成的。只有一个元素或部分的，不成为一个系统。（四）系统的划分是相对的。可以将一个系统放在一个更大的范围来看，则它变成这个更大的系统的一个元素或部分；也可以着眼于一个系统内部的元素或部分，则这个元素或部分可能也符合系统的概念。所以，同一个系统，可以说其是一个系统，也可以说是一个子系统。三、系统的分类对系统的分类可以有多个角度。这里给出了几种。（一） 按照系统和外界环境的关系分类按照系统和外界环境的关系，可以将系统分为封闭式系统（
3、Closed Systems）、半封闭式系统（Semi-closed Systems）和开放式系统（Open Systems）。1、封闭式系统封闭式系统和外界环境没有关系，系统既不受外界的影响，也不对外界产生影响。如图1-1所示。系统外界环境图1-1 封闭式系统在现实生活中，很难找到一个纯粹的封闭式系统。有一些情况可以近似地将其看作是封闭式系统，如一个正在考试的考场、一个在隔离环境下进行的化学试验等。2、半封闭式系统 半封闭式系统和外界环境之间有着比较有限的联系，环境主要是对系统的输入和输出环节产生影响。如图1-2所示。系统外界环境输出输入图1-2 半封闭式系统同样，要想找到一个实际的半封闭式
4、系统也是比较困难的。有一些系统在短期内可以将它看作半封闭式系统，例如，企业在短期内的运作主要是从外界接收输入（如原材料），然后加工成输出，发送到外界（如产成品）。在短期内，外界环境并不会对企业内部产生影响。3、开放式系统开放式系统和外界环境之间存在着复杂的联系。外界环境既对系统提供支持，有给予系统的运作以一定的约束。如图1-3所示。系统外界环境输出输入图1-3 开放式系统（二）按照系统的确定程度分类按照系统运行的确定程度，可以将系统分为确定性系统（Deterministic Systems）和随机性系统（Probabilistic Systems）。1、 确定性系统确定性系统的运行过程和结果是
5、确定的，可以预计的。例如，机器设备、计划好的旅程等。2、随机性系统 随机性系统的运行过程和结果并不能够完全确定，只能够以一定的把握程度进行估计。例如，一项投资项目并不能保证一定是盈利的，并不能够保证盈利的水平是确定的。第二节 信息及其质量要求一、 信息和数据（一）定义信息和数据这两个名词在现实生活中经常使用到，在很多人看来这是同一个意思。但事实上，这是两个概念。1、数据数据是指记录下来的事实。将发生的实际情况通过文字、数字、图、声音等方式记录下来，人们通过数据并不能够做出什么决策。例如，会计工作中的会计凭证。在经济业务发生时，都要填制适当的凭证。会计凭证就是用来记录经济业务的发生和完成情况，明
6、确经济责任，作为记账依据的书面证明。2、信息信息是指经过加工的数据，可以据此进行决策。信息是对数据的进一步处理，使得数据转化为可以帮助人们进行决策的信息。例如，会计工作中的会计报表。会计报表是企业对反映在各种账簿中的会计事项的资料进行汇总整理成一个完整的报告体系，用以反映其资产、负债和所有者权益情况及一定期间的经营成果和现金流动情况。会计报表就为报表使用者提供了能使他们做出合理的投资、贷款、经营管理和其他经营决策有用的会计信息资料。（二）信息和数据之间的关系1、信息和数据是两个不同的概念从定义中可以看出，信息和数据是两个不同的概念。数据所记录的仅仅是事实，是未经加工处理的，对其接收者来说并没有
7、什么直接的提示或帮助。必须将数据经过加工以后对信息接收者来说具有较为直接的提示和帮助，能够帮助接收者决策，采取某些行动，这才称为信息。2、信息和数据有着密切的联系信息和数据又有着密切的联系的。信息来源于数据；对数据的进一步加工可以产生信息。可以用图1-4来表示。数据信息数据处理图1-4 数据和信息的联系 图1-4中，将数据转化为信息的工作称为数据处理。数据处理方法可以采用手工的方法，也可以采用计算机等方法。例如，会计人员通过手工做账的方法或者操作计算机进行账务处理。会计工作中的账务处理程序就是指记账和产生会计信息的步骤和方法。 3、实际的使用情况还需要指出的是，信息定义中所提到的“对决策者有用
8、”，这要视具体情况而定。同样的一个数字，对于一些决策者是有用的，而对于另一些决策者是没有用的；或者，在某一个时候是有用的，而在另一些时候可能又变得没有用处了。例如，某个生产车间的生产情况对于车间管理人员是有用的，因为他们直接管理和负责该车间的事务；但对于企业的高级管理人员来说，他们更多关注的是整个企业总体的生产情况，某个生产车间的生产情况就是数据了。同样这些生产情况，在当前可能是有用的，在以后一段较长时间以后，可能就变得毫无价值了。这些因素就决定了在实际使用“信息”和“数据”这两个概念时，我们并不可能、也不需要时时关注二者的差异。二、信息的质量要求及其注意点（一）信息的质量要求为了能够对信息的
9、接收者有用，能够帮助信息接收者降低对情况的不确定性或者提高他们对情况的了解程度，信息应具有以下一些质量要求。1、完整性信息的完整性指要能够获取和决策相关的尽可能多的、全面的情况。例如，在选择供货商时，需要全面了解市场上各个供货商的情况，对他们提供的商品和服务有全面的了解，“货比三家”，才能够有效地进行决策。2、相关性相关性是指与决策有关，具有改变决策的能力。相关信息则是指与正在处理中的事项具有某种关联的信息。收集到的信息应该能够帮助决策者对问题的了解，降低不确定性。例如，在对某个客户进行信用审核中，需要收集对该客户的赊销历史记录和其财务状况。因为这些信息能够帮助决策者有效地评价该客户的信用情况
10、，所以，这些信息具有相关性。相反，该客户的机构设置情况，就和本次决策无关。3、可靠性所谓可靠性，是指确保信息能免于错误及偏差，并能忠实反映它想要反映的现象或状况。信息必须是真实的。目前在会计工作中引起广泛注意的有关会计信息失真问题，就是指会计信息不能够真实地反映客观情况。这种不真实有些是技术上的原因，误记、算错的情况，例如企业的存货是49件，误记为94件；不真实还可能是由于违法违规操作引起的。根据这些失真的信息，决策者无法做出决策，或者做出了错误的决定。信息还必须是可核的，由具有相近背景的不同人员分别采用同一种方法对同一事项进行处理，要能够得到相同的结果；信息还必须具有中立性，不能有偏见。4、
11、及时性决策者在进行决策的过程中，需要及时地得到信息。信息的及时性包括信息的产生要及时，信息的传递也要及时。例如，在客户信用审核中，如果迟迟不能收集到客户的赊销记录和财务状况，或者收集了以后没能够及时传递到决策者手工，那么这些信息就是不及时的，对决策也就没有什么用处。5、可理解性信息必须能够让信息的接收者可以理解。可理解性需要从信息的发送方和接收方两个角度来分析。从信息的发送方来说。在表达信息的时候，大多数情况下需要用到语言，需要使用自然语言，也需要使用专业的、技术性的语言，例如，会计方面的术语、计算机方面的术语等。在语言的运用上，要力求让决策者明了。如果信息中包含太多的代码或缩写，而决策者对此
12、又不熟悉的话，则可理解性大大降低。我们也可以采用语言之外的其他形式来增加信息的可理解性，如利用表格、图形、声音等，能够更为直观地传递信息。在信息的展示中，对于重点的、例外的情况，可以采用加黑等方法突出显示，并进行详细解释。这其实体现了重要性原则。对于信息的接收方，也就是决策者来说，决策者也必须加强学习，提高在专业领域的理解力，例如，企业的高层管理者需要学习一些基础的会计知识，能够理解会计的基本术语。接收方也需要在事先和发送方进行沟通，表达出自己的要求，方便发送方按照接收方的要求“量体裁衣”。6、成本小于效益信息的产生需要成本。例如，需要会计人员进行账务处理工作才能获得会计报表信息，信息质量要求
13、愈高，所需要花费的成本愈高。信息也是有效益的，能够帮助决策者进行判断。如果信息的成本大于效益，那么从经济上来说，就不需要这个信息。从理论角度来说，这是很容易理解的事情。但需要指出的是，在很多情况下，有很多无形的成本和效益，这些是无法计算清楚的。而且，采用什么样的方法来进行成本和效益的比较，也是一个需要注意的问题。有关这个问题，在本书的第九章第五节中会有详细的介绍。7、可比性信息的可比性是要保证信息的使用者可以将两个信息进行比较，从而发现它们的异同之处。例如，在会计工作中，可以对会计报表进行比率计算，并可以将两个公司的比率进行比较和评价。但如果一个公司采用的是先进先出法进行存货的计价，另一个公司
14、采用的是后进先出法进行存货的计价，则这两个公司的报表就不能简单地进行直接比较。所以，在会计工作中，制定了会计准则、会计制度，这在很大程度上提高了会计信息的可比性。8、一致性信息的一致性是指对同一个对象在不同时候获得的信息可以进行比较。例如，在会计工作中采用的趋势分析法，就是根据一个企业两期或者连续数期的会计报表，将报表中的相同指标进行对比分析，确定其增减变动方向、数额和幅度，以反映企业的财务状况和经营成果的变动趋势，并对企业发展前景做出正确的推断。 （二）需要注意的问题在信息的各个质量要求之间存在着冲突。例如，在进行销售决策时，如果能够得到全面的信息当然好，但这就意味着需要花费更大量的时间、精
15、力，这必然会降低及时性，贻误战机，也会增加信息的成本。再例如，在会计工作中一味追求准确性是不现实的。这是因为，会计工作本身具有一定的艺术性，对会计事项的处理只能规定一些相对合理的方法，但不能保证绝对的真实；另外，在一些时候并不需要很准确，如在管理会计中有关于外购和自制零部件的决策问题，在这个时候，我们并不强调关于外购成本的估算和自制成本的估算的精确，只要求能够大致准确即可。这就是说，我们在判断具体信息的质量时，是有所侧重的，要根据决策的具体需要着重对信息的某方面的要求。例如，一个市场部管理人员需要及时了解新的广告策略的市场效果，他可以很快地收集一些地区的销售情况从而有一个大致的了解。在这个情形
16、中，他更看重的是信息的及时性，而不是全面性和准确性。第三节 信息系统 一、企业的结构大多数人把企业的结构看作是由一个四层的三角形构成。如图1-5所示。战略管理运作管理战术管理非管理人员图1-5 对企业结构的认识在图1-5中，最顶层是战略管理层，它负责对企业整体的指挥和领导；第二层是战术管理层，它按照战略管理制定的目标和战略进行具体策略的制定；第三层是运作管理层，这一层的任务是对日常运作的管理和指导，以及对目标和战略的实施；最后一层是由非管理人员组成，他们是一些实际从事企业日常活动的人，如订购处理、生产零部件等。二、 各个结构层次的信息需求（一）各个结构层次面临的决策在图1-5中，各个结构层次都
17、面临着决策问题。对于底层的人员，他们在工作中要解决一些问题，这些问题往往是结构化的。对于高层的人员，他们在工作中可能更多地面临一些非结构化的问题。1、结构化的问题所谓结构化的问题，是指问题可以客观地加以解决，解决方法是清楚的，最后可以得到一个正确的答案。例如，决定一个产品的最低售价，这就是一个结构化的问题。因为产品的最低售价就应该等于产品的边际成本，这是确定的，可以客观知道的。2、非结构化的问题所谓非结构化的问题，是指问题的解决需要主观判断，没有一个确定的解决思路，没有一个绝对的正确答案。例如，决定产品的售价，这就是非结构化问题。到底采用什么价格是最合理的、最好的？这需要管理人员根据具体情况和
18、经验进行分析。（二）各个结构层次对信息的不同质量要求由于各个结构层次都需要决策，所以都对信息有所需求。但又由于他们面临的决策不同，所以，他们对信息的需求也是不同的。1、战略管理层的信息需要一般来说，战略管理层所需要的信息涵盖的面广，涉及的时间段长。他们需要做企业的规划，所以不仅需要知道本企业的信息，还需要知道其他企业的信息；不仅需要知道当前的、历史的信息，还需要知道未来的市场走向。因为他们需要了解的信息很多，所以，很难保证信息的完整性。高层管理人员往往在掌握了一定的信息后，还需要借助判断和推理进行决策。高层管理人员对信息的精确程度、详细程度和及时程度的要求不高，他们不喜欢限于过于精确的数字中，
19、例如，会计具体记账人员需要将计算精确到分，而对企业高层管理人员报告时可以只精确到千，这样更有利于高层领导掌握企业的财务状况。他们不需要知道非常细节的信息，他们更需要总括的信息。由于战略的决策需要进行较长期的深思熟虑，所以，他们对信息的及时性要求并不苛刻。由于高层管理人员需要了解市场的未来走向，所以提供给他们的信息就不是完全客观的、不是可以定量准确描述的、不是非常有把握的。因为未来是未知的。2、运作管理层和非管理人员的信息需要相反，运作管理层和非管理人员的工作主要是要解决规定的、明确的、按部就班的任务。工作涉及的面较窄，所以，他们所需要了解的信息就直接和他们的工作任务相关。具体的工作很多，需要立
20、即进行决策，例如，对客户的销售，对零件的加工等，都需要了解当前的情况，需要非常精确的、详细的、及时的信息，这些信息是客观的，可以定量描述的，有把握的。而且，因为他们的大部分工作是确定的，所以可以在事先就明确他们的信息需求，能够尽可能全面地收集到所需的信息。3、战术管理层的信息需要由于战术管理层起到了承上启下的作用，他们的工作既需要涉及到宏观、长期的规划，又和具体的工作安排有关，所以，他们的信息需要也就介于上述两者之间。三、 企业的信息流动企业的信息向三个方向流动。如图1-6所示。战略管理运作管理战术管理非管理人员向上流动的信息向下流动的信息水平流动的信息图1-6 企业的信息流当企业高层管理人员
21、将制定的战略、目标等逐层传达、落实，这就形成了向下的信息流。当企业底层人员将实际发生的情况逐级汇报时，就形成了向上的信息流。当企业各个职能部门之间进行沟通时，就形成了水平的信息流。正是不同的信息系统形成了这些信息的流动，从而构成了企业的信息交流和工作的协调。四、 企业的信息系统企业需要信息系统来对信息进行收集、加工、传送、保存等。信息系统是由一系列相互联系的元素组成的，这些元素组合在一起共同完成必要的信息处理任务，从而提供信息来帮助相关人员制定决策。例如，一个简单的存货管理信息系统，需要收集有关存货的入库和出库情况，将这些新的情况和原来的存货资料进行计算，就可以得到最新的存货信息了。企业的信息
22、系统并不一定是基于信息技术的。但是，由于现在和未来的发展趋势都表明，企业的信息系统只有借助于信息技术，才能够更好、更快捷、更准确地收集、加工、传送、保存信息。所以，我们所讲的信息系统在很多情况下其实是指信息技术系统。有关信息技术系统的详细介绍请参见本书第二章。大体而言，可以将企业信息系统软件的发展过程分为以下几个阶段：（一）60年代的时段式（Time Phased MPR）MRP（物料需求计划，Material Requirements Planning）的基本任务是：从最终产品的生产计划(独立需求)导出相关物料(原材料、零部件等)的需求量和需求时间(相关需求)；根据物料的需求时间和生产(订货
23、)周期来确定其开始生产(订货)的时间。（二）70年代的闭环MPR（Closed Loop MPR）闭环MRP系统除了物料需求计划外，还将生产能力需求计划、车间作业计划和采购作业计划也全部纳入MRP，形成一个封闭的系统。（三）80年代的MRPII人们把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统集成为一个一体化的系统，称为制造资源计划（Manufacturing Resource Planning）系统，英文缩写还是MRP，为了区别物流需求计划（亦缩写为MRP）而记为MRP II。MRP的基本思想就是把企业作为一个有机整体，从整体最优的角度出发，通过运用科学方法对企业各种制造资源和产、供、销、财
24、各个环节进行有效地计划、组织和控制，使他们得以协调发展，并充分地发挥作用。（四）90年代的ERP进入90年代，随着市场竞争的进一步加剧，企业竞争空间与范围的进一步扩大，80年代MRP主要面向企业内部资源全面计划管理的思想逐步发展为90年代怎样有效利用和管理整体资源的管理思想，ERP（企业资源计划，Enterprise Resource Planning）也就随之产生。ERP是在MRP-的基础上扩展了管理范围，给出了新的结构。 用图1-7表示如下。时段式MRP系统阶段企业经营方问题提出管理软件发展阶段理论基础（1）60年代追求降低成本手工订货发货生产缺货频繁如何确定订货时间和订货数量？库存管理理
25、论主生产计划等闭环式MRP系统（2）70年代计划偏离实际人工完成车间作业计划如何保障计划做到有效实施和及时调整？能力需求计划车间作业管理计划、实施、反馈和控制的循环MRP II系统（3）80年代追求竞争优势各子系统缺乏联系，矛盾重重如何实现管理系统一体化？系统集成技术物流管理决策模拟ERP系统（4）90年代追求创新要求适应市场环境的迅速变化如何在全社会范围内利用一切可利用的资源？供应链混合型生产环境事前控制图1-7 信息系统的发展历程 五、企业信息系统的一般构成如上所述，ERP系统是目前企业信息系统发展的重要方向。从对ERP系统的功能描述上，我们可以了解企业信息系统的全貌，从而也了解会计信息系
26、统在其中的作用和地位。ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是将企业的三大流：物流，资金流，信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分。（一）财务管理模块企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP整个方案中它是不可或缺的一部分。
27、ERP中的财务模块，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其它模块有相应的接口，能够相互集成，比如：它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工操作。一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。1、 会计核算会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成（1）总账模块它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资
28、核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。（2）应收账模块是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款账。它包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。（3）应付账模块会计里的应付账是企业应付购货款等账，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。（4）现金管理模块它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询
29、、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。（5）固定资产核算模块即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付账、成本、总账模块集成。（6）多币制模块这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能以各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购
30、管理等也能使用多币制进行交易管理。多币制和应收账、应付账、总账、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。（7）工资核算模块自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总账，成本模块集成的。（8）成本模块它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。2、财务管理财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制
31、、分析和预测：（1）财务计划根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。（2）财务分析提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，账户分析等。（3）财务决策财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。（二）生产控制管理模块这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机的结合在一起，使得企业能够有效的降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层
32、细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等等。1、主生产计划它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。2、物料需求计划在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这才是整个部门真正依照的计划。3、能力需求计划它是在得
33、出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。4、车间控制这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。5、制造标准在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。（1）零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代码识别。（2）物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。（3）工序，描述加工步骤及制
34、造和装配产品的操作顺序。它包含加工工序顺序，指明各道工序的加工设备及所需要的额定工时和工资等级等。（4）工作中心，使用相同或相似工序的设备和劳动力组成的，从事生产进度安排、核算能力、计算成本的基本单位。（三）物流管理1、分销管理销售的管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，这样在分销管理模块中大致有三方面的功能。（1）对于客户信息的管理和服务它能建立一个客户信息档案，对其进行分类管理，进而对其进行针对性的客户服务，以达到最高效率的保留老客户、争取新客户。在这里，要特别提到的就是最近新出现的CRM
35、软件，即客户关系管理，ERP与它的结合必将大大增加企业的效益。（2）对于销售订单的管理销售订单是ERP的入口，所有的生产计划都是根据它下达并进行排产的。而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个流程。它包括：A、客户信用审核及查询（客户信用分级，来审核订单交易）。B、产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等）。C、产品报价（为客户作不同产品的报价）。D、订单输入、变更及跟踪（订单输入后，变更的修正，及订单的跟踪分析）。E、交货期的确认及交货处理(决定交货期和发货事物安排)。（3）对于销售的统计与分析这时系统根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统计，比如客户分类统计，销售代理分
36、类统计等等，再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价：A、销售统计（根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计）。B、销售分析（包括对比目标、同期比较和订货发货分析，来从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析）。C、客户服务（客户投诉纪录，原因分析）。2、库存控制用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度的占用资本。它是一种相关的、动态的、及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状。这一系统的功能又涉及：（1）为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部
37、门作生产计划的依据。（2）收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。（3）收发料的日常业务处理工作。3、采购管理确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：A、供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）。B、催货（对外购或委外加工的物料进行跟催）。C、采购与委外加工统计（统计、建立档案，计算成本）。D、价格分析（对原料价格分析，调整库存成本）。（四）人力资源管理模块以往的ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程(供应链)为中
38、心的。因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。但近年来，企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。在这种情况下，人力资源管理，作为一个独立的模块，被加入到了ERP的系统中来，和ERP中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。1、人力资源规划的辅助决策对于企业人员、组织结构编制的多种方案，进行模拟比较和运行分析，并辅之以图形的直观评估，辅助管理者做出最终决策。制定职务模型，包括职位要求、升迁路径和培训计划，根据担任该职位员工的资格和条件，系统会提出针对本员工的一系列培训建议，一
39、旦机构改组或职位变动，系统会提出一系列的职位变动或升迁建议。进行人员成本分析，可以对过去、现在、将来的人员成本作出分析及预测，并通过ERP集成环境，为企业成本分析提供依据。2、招聘管理人才是企业最重要的资源。优秀的人才才能保证企业持久的竞争力。招聘系统一般从以下几个方面提供支持：（1）进行招聘过程的管理，优化招聘过程，减少业务工作量；（2）对招聘的成本进行科学管理，从而降低招聘成本；（3）为选择聘用人员的岗位提供辅助信息，并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。3、工资核算（1）能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算方法。（2）与时间管理直接集成，能够及时
40、更新，对员工的薪资核算动态化。（3）回算功能。通过和其它模块的集成，自动根据要求调整薪资结构及数据。4、工时管理（1）根据本国或当地的日历，安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。（2）运用远端考勤系统，可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中，并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。5、差旅核算系统能够自动控制从差旅申请，差旅批准到差旅报销整个流程。并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块中去。第四节 会计信息系统一、会计信息系统的概念在美国财务会计概念公告第二号（Statement of Financial Accounting Concepts No. 2）中，
41、美国财务会计准则委员会（Financial Accounting Standards Board）将会计定义为一个信息系统。这个观点已经得到了广泛的认同。因为会计工作从输入会计数据开始，通过记录、计算、分类、汇总、整理、传递等会计方法对输入的原始数据进行加工，最后以编成会计报表输出决策所需信息终止，这个过程充分说明会计是一个以提供企业财务信息和其他经济信息为主的信息系统。会计信息系统的主要工作包括：（一）会计信息系统收集和存储经济业务数据，因此，企业可以了解已经发生的情况。 （二）会计信息系统将数据转化为信息，这样可以对决策者有用，帮助他们进行业务的规划、执行和控制等。 （三）会计信息系统提供
42、足够的控制来保护企业的资产。例如，保护企业的会计数据是正确的、可靠的、安全的。二、 会计信息系统的组成大多数企业的会计工作是基本相同的。有些经济业务之间有着比较密切的联系，例如，销售商品和收回货款之间、员工工作和支付员工报酬之间等等存在着相互的关系，这些相关的经济业务就形成了企业的经济业务循环。这些经济业务循环也就组成了企业的会计信息系统。本书第二部分内容就是按照这些业务循环逐步展开的。需要说明的是，这些业务循环的划分并不一定完全等同于会计软件的模块的划分。各个公司的会计软件可以根据自己的需要和安排进行不同的模块化分。这里我们强调的是经济业务的活动，而并不强调对这些经济业务应该分别划归哪一个模
43、块进行处理。（一）支出循环支出循环包括购买和支付提供给企业的商品或劳务的经济业务。具体包括：生产部门或仓储部门提出请购单，批准购货请求，编制订货单，采购，对供货商提供的商品或劳务进行验收、入库，购货退回和折让，购货折扣，开具发票，记账，付款等。（二）生产循环对于生产性企业来说，需要将原材料通过员工的操作将其生产为产成品，这个过程就是生产循环。具体包括：材料的领用，人工成本的核算，制造费用的核算，完工产品和在产品成本的分配，产成品入库等。（三）人力资源循环人力资源循环包括聘用员工和支付员工报酬的经济业务。具体包括：聘用，培训，升职，解聘，员工工作，支付报酬，计算并代缴税款等。（四）收入循环收入循
44、环包括销售商品或提供劳务，并收取销售的商品和提供的劳务的款项的经济业务。具体包括：收到客户订单，进行信用审核，批准销售，发运货物，开具发票，确认销售，销售折扣，销售退回和折让，收到款项，记账，对坏账进行处理等。（五）筹资循环筹资循环包括获得企业运作所需要的资金，并且偿还债权人和向投资人发放利润的经济业务。具体包括：发行债券、股票，支付利息、股利，偿付债券等。（六）账务处理和报告系统上述循环都要产生数据，传递到账务处理和报告系统，该系统产生有关的会计信息交给内外部的使用者。具体包括：登记账簿，汇总生成会计报表，汇总生成各种管理报表等。 图1-7列示了会计信息系统内部的各个基本循环。客户收入循环企
45、业提供商品或劳务收到付款筹资循环债权人投资人收到投资支付股利发行债券偿付债券账务处理和报告系统管理人员投资者、债权人、其他相关人员管理报告和财务报告财务报告支出循环供货商购入商品或劳务支付欠款人力资源循环员工税务机关员工工作支付工资税法规定纳税申报表和税款生产循环材料领用、人工核算、制造费用核算、完工产品和在产品成本的分配等图1-7 会计信息系统内部的基本循环第五节 有关这门课程 一、几个相关的名词和会计信息系统课程相关的名词包括“电算化会计”、“会计电算化”、“会计信息化”等。这里有必要做一个解释。将计算机技术应用到管理工作中，这在国外是从五十年代开始的。一共经历了三个历史发展阶段：第一个阶
46、段是数据处理阶段，第二个阶段是管理阶段，第三个阶段是决策支持阶段。我国是从1978年开始了电算化会计的试点工作。1981年8月较为正式地确定了“电算化会计”这个词。“电算化会计”指在会计工作中引入计算机的参与，是会计技术与计算机技术结合的会计，即根据会计的基本理论和方法，运用电子计算机技术，对会计数据进行采集、加工、处理，全面、系统、连续、准确、快速地核算和监督各项经济活动，为管理部门及时、准确地提供会计信息，控制生产经营过程，决策经济目标的一种人机结合的会计。由于我国在七、八十年代将电子计算机称为“电算机”，所以把计算机化就称为“电算化”。“会计电算化”更多着眼于一种实践活动，指的是将会计工作用计算机来实现。“会计电算化”的这个“化”字体现了一个循序渐进的演变过程，包括从单项业务应用向综合业务应用发展，从会计核算层面向管理决策层面发展，从会计领