物业服务规范化管理工具箱15546.docx

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1、弗布克11+1管管理工具具箱系列列物业服务务规范化化管理工工具箱王瑞永 编著北 京京目 录第一章物物业公司司组织结结构与责责权一、大型型物业公公司组织织结构二、中型型物业公公司组织织结构三、小型型物业公公司组织织结构四、市场场发展部部职责五、市场场发展部部权力六、服务务中心职职责七、服务务中心权权力八、工程程管理部部职责九、工程程管理部部权力十、环境境管理部部职责十一、环环境管理理部权力力十二、秩秩序管理理部职责责十三、秩秩序管理理部权力力十四、质质量管理理部职责责十五、质质量管理理部权力力十六、行行政人事事部职责责十七、行行政人事事部权力力十八、财财务部职职责十九、财财务部权权力第二章市市场

2、发展展部一、市场场发展部部经理岗岗位职责责二、市场场发展部部主管岗岗位职责责三、物业业市场调调查计划划表四、物业业情况调调查表五、年度度市场拓拓展总额额计划表表六、市场场发展营营销计划划表七、年度度广告预预算表八、客户户等级分分类表九、物业业市场调调研流程程十、物业业市场拓拓展流程程十一、投投标管理理流程十二、物物业管理理市场需需求情况况调查表表十三、物物业管理理委托合合同签订订程序图图第三章服服务中心心一、服务务中心经经理岗位位职责二、服务务中心主主管岗位位职责三、业主主情况登登记表四、业主主家庭登登记表五、业主主入住登登记表六、收费费项目一一览表七、业主主投诉处处理登记记表八、业主主投诉处

3、处理表九、社区区活动登登记表十、社区区活动记记录与质质量检验验表十一、社社区活动动申报表表十二、出出入证件件收发表表十三、出出租房屋屋登记表表十四、物物业装修修申请表表十五、装装修手续续登记表表十六、业业主入住住管理流流程十七、业业主迁入入管理流流程十八、业业主投诉诉处理流流程十九、施施工证件件收发流流程二十、物物业报修修服务流流程二十一、装装修审批批管理流流程二十二、公公司水牌牌制作流流程二十三、业业主回访访服务流流程二十四、服服务质量量调查流流程二十五、管管理费用用收缴流流程第四章工工程管理理部一、工程程管理部部经理岗岗位职责责二、工程程管理部部主管岗岗位职责责三、维修修主管岗岗位职责责四

4、、装修修验收表表五、设备备总清单单六、设备备台账七、设备备资料卡卡八、设施施设备统统计表九、设备备大修年年度计划划表十、设备备外修申申请表十一、设设备零部部件更换换及大修修履历表表十二、设设备维修修报告书书十三、设设备事故故报告书书十四、房房屋及附附属设施施大修工工程验收收报告表表十五、水水泵运行行日检查查表十六、低低压配电电运行日日记录表表十七、高高低压倒倒闸操作作表十八、楼楼层电房房设备检检查表十九、低低压配电电柜检查查保养内内容周期期表二十、空空调运行行记录表表二十一、空空调水泵泵运行记记录表二十二、分分体空调调检查保保养记录录表二十三、盘盘风管检检查保养养记录表表二十四、空空调停机机通

5、知单单二十五、电电梯巡视视记录表表二十六、房房屋维修修管理流流程二十七、设设备巡查查管理流流程二十八、电电梯运行行管理流流程二十九、房房屋本体体共用部部位日常常检查表表三十、共共用设施施设备日日常检查查表第五章环环境管理理部一、环境境管理部部经理岗岗位职责责二、保洁洁主管岗岗位职责责三、绿化化主管岗岗位职责责四、室内内清洁日日检查表表五、室外外清洁日日检查表表六、环境境清洁周周检查表表七、清洁洁质量总总结表八、消杀杀服务记记录表九、消杀杀服务检检查表十、绿化化工作日日检查表表十一、绿绿化养护护周检表表十二、保保洁管理理流程十三、绿绿化管理理流程十四、每每日保洁洁工作考考核表十五、每每周保洁洁工

6、作考考核表十六、每每月保洁洁工作考考核表十七、绿绿化养护护工作考考核表第六章秩秩序管理理部一、秩序序管理部部经理岗岗位职责责二、保安安主管岗岗位职责责三、车辆辆主管岗岗位职责责四、车辆辆收费登登记表五、车位位统计汇汇总表六、车辆辆管理日日检表七、保安安交接班班记录表表八、治安安报案登登记表九、消防防巡查记记录表十、办理理业主出出入证流流程十一、盘盘查可疑疑人员流流程十二、失失物招领领流程十三、打打架斗殴殴处理流流程十四、防防火安检检处理流流程第七章质质量管理理部一、质量量管理部部经理岗岗位职责责二、质量量管理部部主管岗岗位职责责三、典型型的质量量体系文文件层次次构成图图四、质量量记录文文件清单

7、单五、质量量记录查查阅审批批表六、内部部质量审审核检查查表七、内部部质量审审核计划划表八、内部部质量审审核日程程表九、管理理评审记记录表十、物业业管理问问题诊断断表十一、质质量体系系审核会会议签到到表十二、质质量体系系审核不不合格报报告十三、质质量认证证流程十四、质质量评审审流程十五、质质量管理理手册编编写流程程第八章行行政人事事部一、行政政人事部部经理岗岗位职责责二、行政政人事主主管岗位位职责三、应聘聘人员求求职登记记表四、印章章使用登登记表五、办公公用品请请购单六、发文文登记表表七、文书书档案借借阅表八、员工工奖惩登登记表九、招聘聘与录用用管理流流程十、办公公用品采采购流程程十一、员员工奖

8、惩惩管理流流程十二、采采购需求求汇总表表十三、新新员工培培训计划划安排表表第九章财财务部一、财务务部经理理岗位职职责二、财务务部主管管岗位职职责三、年度度预算统统计表四、管理理费用预预算表五、月份份收支汇汇总表六、支票票使用登登记表七、公司司财务日日报表八、月工工资发放放总表九、现金金流量分分析表十、公司司经营利利润表十一、公公司审计计报告表表十二、固固定资产产登记表表十三、记记账凭证证汇总流流程十四、年年度预算算编制流流程十五、现现金预算算管理流流程十六、费费用报销销管理流流程十七、利利润核算算管理流流程十八、纳纳税申报报管理流流程第一章 物业业公司组组织结构构与责权权一、大大型物业业公司组

9、组织结构构董事会市场拓展部工程管理部服务中心财务部秩序管理部环境管理部质量管理部总经理副总经理市场发展部物业管理部综合事务部人力资源部财务中心ZHONGXIN 分公司A分公司B分公司C行政人事部二、中型型物业公公司组织织结构护卫部主管环境部主管维修部主管会所主管客服主管服务中心行政人事部出纳会计财务部总经理总经理助理物业管理部行政主管人事主管市场拓展部开发主管策划主管三、小型型物业公公司组织织结构市场拓展部财务部物业管理部总经理综合管理部人力资源部护卫组工程组环境组四、市场场发展部部职责职责1公司市场开发策略的制定并组织实施职责3物业市场调查、项目情况调查的具体实施职责4建立物业市场资料、物业

10、项目信息的数据库职责5物业服务管理的前期规划,撰写投标书,进行投标工作职责6代表公司与开发商(业委会)签订物业管理服务合同职责7进行公司对外宣传策划、广告发布管理职责8建立、维护与客户(开发商、业委会)的关系,增进友谊职责9完成领导临时交办的其他工作职责2公司市场拓展、项目开发工作的组织、安排五、市场场发展部部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略、发展规划的制定,具有建议权有权制定公司市场发展规划,进行项目开发工作有权对物业项目具体合作形式、范围等提出建议有权参与各分公司、下属机构市场拓展人员的考核工作有对市场发展部内部员工聘任、解聘的建议权及对员工考

11、核的权力有要求相关部门配合相关工作的权力有市场发展部内部组织结构建立、工作开展的自主权有其他相关权力有权参与年度、季度经营计划的制定,具有建议权六、服务务中心职职责职责1负责制定服务中心的各项制度、服务项目及各项服务的工作流程职责3受理业主的投诉和回访职责4受理业主室内设施的报修并安排相关人员上门服务职责5办理业主入住手续和各种费用的托收及水电、燃气、有线电视的开户手续职责6办理业主的搬离手续及大件物品的放行手续职责7办理业主室内装修及装修验收的申请手续职责8办理各种证件,如施工人员出入证、车辆出入证等职责9办理业主使用会所娱乐的手续职责10发布各类相关服务信息,如设施检查、停电停水、虫害消杀

12、等的通知职责11为业主提供物业的各种中介服务、代办清洁等服务项目职责2提供所辖物业的管理咨询服务七、服务务中心权权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司经营战略的制定,具有建议权有权对破坏与业主间关系的行为和过失提请处罚有对服务中心内部组织机构建立、员工考核的权力有对服务中心内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有客户服务部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权制定物业服务制度及有对服务改进的提议权八、工程程管理部部职责职责1负责制定辖区内公共设施、建筑物、设备系统的管理规定职责3负责装修方案审批,监督装修方案实施职责4负责所辖物业机电设备的维修和保

13、养职责5负责辖区内的工程改造、设备更新、方案及预算的编制并送有关部门评审职责6负责与政府供水、供电部门接洽,保证对所辖物业的正常供水、供电职责7负责业主的特约上门维修服务职责8负责所有设备、设施系统(供电、空调、给排水等)的管理、运行、维修职责9负责对维修装修项目、设备的保养进行验收职责10负责对设备保养、维修、工程项目进行技术审核职责11配合服务中心做好业主入住时房屋设施、设备的交验和记录工作职责2负责新接管物业项目的供电、空调、给排水、建筑装修等的验收和资料核实职责12负责较大工程的质量监督及验收职责13负责维修、施工外包合同的起草职责14负责辖区内紧急情况的处理职责15处理所辖物业其他情

14、况及完成领导临时交办的其他工作九、工程程管理部部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司经营战略的制定,并提出相应建议有权对工程管理的各服务项目进行改进有对工程管理部门内部组织机构建立、员工考核的权力有对工程管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有工程管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权制定工程管理部的各项制度并监督实施十、环境境管理部部职责职责1负责制定所辖物业的清洁卫生、环境保护制度职责3根据有关规定,定期对所辖物业实施消毒、灭菌工作职责4对所辖物业的环境进行规划职责5对所辖物业的绿色植物进行定期养护职责6配合其他部门做好交楼、业主

15、入住及参观前的环境准备工作职责7负责保洁、花草养护人员的招聘需求计划、工作安排及日常工作监督考核等职责8及时与服务中心沟通所辖物业存在的环境保护问题,提出改进建议职责9完成公司领导临时交办的其他工作职责2负责所辖物业的清洁卫生工作,消除卫生死角十一、环环境管理理部权力力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司物业管理服务政策的制定,并提出相应建议有权对破坏辖区内环境卫生的行为和过失提请处罚有对环境管理部内部组织机构建立、对员工考核的权力有对环境管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有环境管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司经营计划的

16、制定,并提出相应建议十二秩秩序管理理部职责责职责1负责所辖物业范围内的安全保卫工作职责3负责所辖物业的火灾事故的应急疏散及紧急灭火职责4负责所辖物业车辆的管理职责5严格治安管理,做好人员来访和出入登记、闭路电视监控、全天24小时巡查等职责6严格消防管理,落实消防责任制,及时消除火灾隐患职责7积极配合公安部门打击辖区内及周围发生的违法犯罪活动职责8负责对所辖物业进行治安与消防工作的宣传、指导和监督职责9做好护卫队伍的建设、业务培训及工作班次安排职责10协助其他部门做好辖区日常管理工作职责11完成领导交办的其他工作职责2负责所辖物业的消防管理和设备监控十三、秩秩序管理理部权力力权力1权力3权力4权

17、力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司物业管理服务政策的制定,并提出相应建议有权对辖区内的违法、违纪行为依据相关规定进行处理有权对火灾等紧急情况进行处理有对秩序管理部内部组织机构建立、员工考核的权力有对秩序管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有秩序管理部内部工作开展的自主权有权参与公司年度季度经营计划的制定,并提出相应建议有其他相关权力十四、质质量管理理部职责责职责1负责制定并监督贯彻公司的质量管理规章制度、质量方针、政策和有关管理程序职责3组织公司内部质量管理体系的策划、实施、监督和评审工作职责4负责组织对总部及下属公司服务质量体系审核,并监督较重大问题的

18、解决职责5编制公司物业服务质量手册及相关质量文件并下发,监督执行职责6负责与质量认证机构的接洽职责7组织质量数据分析和质量改进措施的研究、实施工作职责8负责物业服务质量运作的监督、检查和控制,组织处理与质量有关的投诉问题职责9完成公司领导临时交办的其他任务职责2负责推进公司服务质量体系建设、质量认证工作十五、质质量管理理部权力力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略的制定,并提出相应建议有权对破坏服务质量体系、影响公司形象的行为和过失提请处罚有权对公司各部门物业管理服务工作进行监督检查有对质量管理部内部组织机构建立、员工考核的权力有对质量管理部内部员工聘任、

19、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有质量管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司年度、季度经营计划的制定,并提出相应建议十六、行行政人事事部职责责职责1负责公司各项行政、人事管理制度的制定和监督检查职责3负责公司各项行政办公费用预算及支出控制职责4负责员工的招聘、选拔任用及培训工作职责5负责各类岗位员工的绩效考核管理,并对员工岗位异动、奖惩等进行评议职责6负责员工入职、离职手续的办理及劳动关系处理职责7负责公司行政办公车辆的调度、维护保养及交通费用控制职责8负责后勤保障服务,包括员工宿舍管理、通信器材管理等职责9负责公司各类办公用品、办公设备的采购管理职责10负责公司各类

20、文书档案资料的建档管理职责11负责公司各类会议的组织管理职责2负责公司人力资源战略规划及建设,保证公司发展所需的各类人才的到位职责12负责公司各类来客的接待、招待安排等职责13负责公司内部消防、安全管理职责14完成公司领导临时交办的其他工作十七、行行政人事事部权力力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略的制定,并有建议权有对公司人力资源规划、发展的决定权或建议权有权对违反公司行政制度的行为和过失提请处罚有对公司内部各岗位员工实行考核及岗位异动的建议权有对各分公司、下属机构员工考核的参与权有对行政人事部内部组织机构建立、员工考核的权力有对行政人事部内部员工聘任

21、、解聘的建议权有行政人事部内部工作开展的自主权有权参与公司经营计划的制定,并有建议权权力10权力11有要求相关部门配合相关工作的权力有其他相关权力十八、财财务部职职责职责1负责公司财务收支汇总平衡职责3负责公司固定资产的管理职责4负责租金收支管理职责5负责物业有偿服务管理费的管理职责6负责流动资金和专项资金的管理职责7负责商品房资金的管理职责8负责公司新开发物业项目的预测和风险分析职责9对公司重大合作项目合同进行评审及建议职责10负责公司会计信息化建设职责11协助行政人事部做好财务部员工队伍建设职责2负责公司发展所需资金的筹集、运用规划和使用分配管理职责12完成公司领导临时交办的其他工作十九、

22、财财务部权权力权力1权力3权力5权力6权力7权力8权力9权力10权力2有权参与公司经营战略的制定,并提出相应建议有权对违反公司财务制度的行为和过失提请处罚有对财务部内部组织机构建立、员工考核的权力有对各地分公司、分支机构、物业项目管理处人员绩效考核的参与权有对财务部内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有财务部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司年度、季度、月度经营计划的制定,并提出相应建议权力4有对各部门费用报销的审核、审批权第二章 市场场发展部部一、市场场发展部部经理岗岗位职责责职责1根据企业发展目标制定市场拓展计划、项目开发管理制度并组织实施职责3制定项目调

23、查计划并组织实施职责4建立项目拓展工作流程及操作规范,指导、培训市场发展部员工职责5规划、组织、实施、协调公司市场策划及广告宣传工作职责6积极拓展项目开发渠道、开发策略并组织实施职责7组织指导项目投标工作,代表公司进行投标现场答辩职责8关注物业管理市场的发展变化,及时提出公司发展的建议职责9负责市场发展部组织建设及员工的培训、考核工作职责10完成公司领导交办的其他工作职责2根据企业特点、实力和服务能力确定项目开发范围,制定项目拓展措施二、市场场发展部部主管岗岗位职责责职责1协助市场发展部经理建立部门各项规章制度的完成职责3建立项目信息数据库并对各项目信息进行管理、分析职责4负责实施公司宣传计划

24、,扩大公司知名度,营造良好的公司运营氛围职责5积极与项目开发商(业委会)沟通,增进了解,加强友谊,为合作打好基础职责6进行投标的前期准备工作,包括商议物业管理合作形式、标书制定等职责7进行投标工作,为招标单位提供本公司相关资质文件、标书等职责8协助做好议标现场答辩,接待招标单位专家考察工作职责9时刻关注物业管理市场动态及发展趋势,开发物业管理服务方式,提出改进建议职责10定期总结市场拓展工作,积累经验,改进项目开发工作流程和方式职责11完成领导交办的其他工作职责2具体实施项目拓展计划,组织人员进行物业市场调查及项目资料的收集三、物业业市场调调查计划划表调查目标标调查时间间样本范围围考虑因素素调

25、查方法法设计准备事项项人员来源源行程进度度时间调查对象象负责人备注费用预算算资料费交通费人员工资资其他费用用批 示批准: 审核核: 制表: 四、物业业情况调调查表填表时间间: 年 月 日物业项目目名称目前状况况截止到填填表时间间,该物物业开发发工作进进行至阶阶段物业基本本情况开发商主要联系系人职务联系方式式物业名称称坐落位置置市区四 至东至 ,西至 南至 ,北北至 物业类型型多层 小高层层 高层 超高层层 混合 住宅区区 公寓 别墅写字楼楼 商住楼楼 商场 工业园园区 (请在在要选择择的位置置上打)周边环境境描述开工时间间年月日竣工时间间年月日开盘时间间年月日入住时间间年月日占地面积积平方米建

26、筑总栋栋数栋大堂数个总户数户总建筑面面积平方米开发期数数分期开发发周界长度度网络状况况本物业已已建成 /拟建建成局域域网是 否 (请请在相应应位置上上打)本物业网网络接入入方式DDNN专线 xDSSL ISDDN (请请在相应应位置上上打)建筑情况况本期建筑筑面积平方米住宅面积积平方米类型建筑面积积层数销售均价价各住宅建建筑类型型的基本本情况高层平方米层元/平方方米多层平方米层元/平方方米商业面积积邻街平方米层元/平方方米裙楼平方米层元/平方方米地下室平方米层会所平方米层公建面积积幼儿园、小小学等平方米其他面积积平方米绿化绿化率绿化面积积平方米电梯品牌电梯数量量垂直梯部部,扶梯梯部,合合计部停

27、车场车场指标标地面车位位个,面面积平方方米地下车位位个,面面积平方方米出 入 口车场个进进口,个个出口小区 个进口口,个出出口建筑规划划设计单单位园林景观观设计单单位销售策划划单位工程施工工单位项目规划划设计要点及设设计说明明项目总规规划图和各标准准层平面面图备 注注编制: 填表人人:五、年度度市场拓拓展总额额计划表表填制日期期: 年 月月 日项目市场拓展展量(平方米米)平均价格格拓展额计计划(万万元)以实际成成绩为基基础的计计划与竞争对对手对抗抗要求的的计划以事业发发展计划划为基准准的计划划最终决定定的计划划批准: 审核: 制表:六、市场场发展营营销计划划表年度时间营销策略略采取的形形式费用

28、预算算(万元元)一季度二季度三季度四季度旺季备注合计编制: 填表表人: 批批准:七、年度度广告预预算表年度广告类型广告效率单位成本本有效篇幅频度小计各区域广广告费用用预算小计平常旺季总部上海深圳电视广告网络广告软文刊登新闻报道彩页广告其他类型合计全年广告告费用总总额编制: 填表人人:八、客户户等级分分类表等级业种客户名称称基本情况况A级住宅小区区写字楼(大大厦)工业园区区B级住宅小区区写字楼(大大厦)工业园区区C级住宅小区区写字楼(大大厦)工业园区区编制: 填填表人:九、物业业市场调调研流程程市场发展部经理理市场发展部主管市场调研专员开始确定物业调研目标制定调研计划调研工作准备调研计划执行调研

29、资料汇总审批验证数据相关信息支持通过未通过调研资料分析调研报告存档审批编写调研报告结 束十、物业业市场拓拓展流程程开发商(业委会)开始市场发展部总经理市场发展部经理市场信息收集信息分析与甄别全面掌握目标项目情况协助选定目标项目与客户沟通,加深感情,增进了解关注制作标书招标公告审批接待项目考察现场答辩签订合同结束报送标书评标、议标考察待选公司修改完善十一、投投标管理理流程发出招标公告开始市场发展部经理直气理理直气壮经理理市场发展部开发商(业委会)总经理接到通知投标申请审核审核呈交投标资质文件审查资格提供招标文件,接受咨询投标准备投标书撰写审核审核报送投标书专家评议标书现场答辩组织投标单位答辩中标

30、订立合同订立合同结束十二、物物业管理理市场需需求情况况调查表表物业管理理市场需需求情况况调查表表尊敬的先先生/女女士:您您好!为为了提高高我公司司物业管管理服务务水平,更更好地开开发物业业服务项项目,为为您提供供周到、优优质的服服务,我我公司制制定了此此次调查查计划。希希望您能能够配合合完成以以下问题题,并将将问卷直直接交与与我公司司的调查查专员。您您的意见见是我们们宝贵的的财富,谢谢谢您的的合作!请在您认认为的正正确答案案后面的的方框内内打“”个人基本本情况性别男 女学历博士 研究生生 本科 专科 中专以以下家庭人口口状况2人 3 人人 4人 4人以以上职 业业公务员员 教师 经营营管理人人

31、员 文艺人人员 科技人人员职 务务 一般般职员 中层管管理者 高层管管理者 单 位 性 质质国家机机关 事业单单位 企业业年 龄龄2535岁岁 3545岁岁 4555岁岁 555岁以上上 其他家庭月收收入(RRMB)2 0000元元以下 2 00003 0000元元 3 00005 0000元元 5 0000元元以上家庭住址址家住房屋屋产权自有 租住 企业业分房当前物业业管理服服务情况况现住房管管理情况况单位管管 物业管管理公司司管 发展商商管 其他对现管理理者的态态度不满意意,但没没办法 不满意意,想尽尽快另选选新的管管理单位位 不太满满意,但但希望管管理单位位继续管管理 满意口口很满意意最

32、希望得得到的服服务(最最多选44个)小家电电维修 生活用用品维修修 小五金金维修 洗涤涤衣服(如如干洗) 代送煤煤气服务务 接送幼幼童上学学与入托托、托幼幼服务 上下班班接送服服务美容美美发 鲜奶专专送 其他服服务(请请例举33项)( )现物业服服务费标标准RMB元元月平方米米l元以以下 111.5元元 1.552元元 22.55元 2.533元 333.5元元 3.554元元 455元 5元以以上你一般需需要下面面的哪些些服务项项目(多多选)物业租租售代理理 洗涤服服务(如如干洗) 入户户清冼衣衣服 送餐服服务 代送煤煤气服务务房屋装装潢(室室内装潢潢设计与与施工) 房屋(空空房)看看管 花

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