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1、 浅议中外企业物资采购管理制度的差异 物资管理是企业管理活动的重要组成部分，物资管理的关键是物资采购的管理。目前，物资采购中存在的诸多问题急需解决，本文试就国外企业物资采购管理的内部控制和我们企业物资采购管理的内部控制进行对比分析，找出二者的优缺点，以便能够扬长避短，更好地借鉴国外企业物资采购管理的先进经验，建立一套具有中国特色的、科学合理的物资采购管理制度。 这里所要分析的物资采购管理制度，仅指物资采购管理工作的核心部分，即物资需求计划的提出与确认，物资供货渠道、采购价格的选择与确认这两点，其余如签订采购合同、验收、付款等业务暂不涉及。 一、物资采购计划的确认阶段 生产部门对物资的需求，是采
2、购计划制定的根本依据。物资采购计划要从生产需求开始，这一点国内外企业没有什么不同，但其后的审核批准程序，二者却存在很大差异，因此产生了不同的控制效果。 国外企业物资采购管理制度规定：首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知提出请购单；第二步，将请购单交由仓储部门保管人员审核，保管人员根据库存情况核定采购数量，并经仓储部门主管签字后，传递到采购部门；第三步，采购部门接到请购单后，审查是否重复采购，以及是否存在其他不合理请购品种或数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格，对采购所需资金做出估算，并将请购单交资金预算管理部门；第四步，资金预算管理人员根据企业经营目标和资金预算审核请购物资是否在
3、预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可根据各部门审核过的请购单编制正式采购计划。 相对而言，我们企业这方面的制度比较简单：首先，也是由生产部门根据生产计划编制用料申请表，报送采购部门；其次，采购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量，并根据库存情况审定采购数量；最后，编制正式采购计划报主管领导审批。 两种制度的差别在于：首先，业务流程不同。国外企业的制度相对复杂，要经过四个部门审核、批准，有四个控制点；而我们的企业只经过两个部门，加上主管领导把关，有三个控制点。其次，组织机构设置不同。对生产部门请购单或用料申请计划的审核，国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门的参与，而仓储部门与采购
4、部门是完全独立的两个部门；而我们企业的机构设置中，仓储部门和采购部门同属物资管理部门，是一个部门内的两个相对独立部门，仓储部门一般不直接参与计划的审核，明显处于次要地位。尽管两种制度的控制目的相同，但这些差异对内控制度的控制效果影响却很大。其主要原因是，从内部控制理论分析，内部控制实质就是内部牵制，即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降低。因而，在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离，将一项业务分由两个或两个以上部门控制。国外企业将请购单的审核分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责，而我们企业对物资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果必然
5、要弱。从另一个角度分析，虽然我们企业的物资管理部门内部，采购部门和存储部门也是分开的，具有相对独立性，但他们同由一个部门管理，接触机会较多，有共同的部门利益，很难避免人际关系和部门利益等因素的影响。总之，由于机构设置上的差异，国外企业的内部控制效果明显优于我们企业的内部控制。这一点在实际工作中已经非常明了。 另外，参与部门不同，对控制效果产生的影响也不相同。国外企业规定，生产部门的请购单首先经仓储部门保管人员审核，相当于我们企业要求采购人员做的“库平”工作。不同的是，国外企业是由仓储部门保管人员来完成，而我们是由采购人员根据保管人员提供的库存资料来完成。由仓储部门保管人员直接负责和由采购人员间
6、接负责，最终效果差别很大。如我们的企业库存一般都存在令人头痛积压问题，对积压物资的使用、处理，应是采购计划中必须考虑的重要因素，但因物资积压与保管人员关系不大，所以保管人员并不会积极主动地去清理，而国外企业要求仓储部门保管人员参与采购计划审核，对物资积压就负有直接责任，因而会积极主动地去处理积压物资。这种管理方式能够更好地避免积压物资的产生，这一点很值得我们借鉴。 二、选择采购渠道，确定采购价格阶段 采购渠道和采购价格的确认，是物资采购控制的重中之重。它直接影响到企业的经济效益，因而无论中外企业都将其作为关键控制环节。 国外企业规定：采购部门应该根据市场情况和以往的业务往来，建立供应商资信情况
7、信息库，或通过中介机构查询有关供货商的资信情况，然后向两家以上供应商索取采购物资的价格和质量指标，比较不同供应商所提供资料，选择最有利于企业生产和价格最合理的供应商。对于评选供应商，多数企业还会成立一个专门委员会，集体研究决定。选定供应商和采购价格后，采购部门就可填制正式订货单或采购合同，但还须将定货单副本交由请购部门(生产部门)，证实定单内容符合他们的要求，同时还要将定货单副本送收貨部门，以便验收时使用。而我们企业在采购渠道及价格确定方面，虽然一般也要求进行比价或招标，一些单位也设置了专门的岗位或部门负责监督，但实际上还是主要由采购人员和主管领导审定，比价或招标对多数单位来说还只是一种形式。
8、 两种制度相比，最大的不同之处就在于，国外企业强调集体决策，弱化了管理者的个人作用，也更易避免决策中的个人行为。而我们企业选定采购渠道和价格的决策中，强调主管领导的作用。两种制度体现了管理理念上的差别，反映出我们企业人治观念重于法制观念，而这种观念更易产生个人行为。当然，这种观念也有其客观因素，就是我们的市场不规范，依赖采购人员和领导个人的经验较多等。 另外，国外企业与我们企业物资采购管理制度还存在其他方面的差别，如对业务记录资料的要求，国外企业很严格很规范，要归档备查。而我们企业对这方面很不重视，记录资料是为应付检查而准备，虽然规范但不真实。 综上所述，笔者认为，我们企业物资采购管理制度与国
9、外企业内部控制相比，还有明显差距，国外企业内部控制更完善、更科学合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先进做法，值得我们认真借鉴。希望能将其与我们的实际情况有机结合，建立一套具有中国特色的物资采购内部控制体系。浅谈中小企企业采购购管理 伍伍玉东 本文文背景 某公公司, 深圳注注册之外外资企业业, 发发展中中中小规模模, 通通过了IISO990011认证, 财务务部监控控公司全全盘采购购工作.关键词词 采采购管理理; 财财务监控控; 降降低生产产经营成成本, 减少人人为欺诈诈.采购购是公司司生产产产品及维维护正常常运作而而必须消消耗的物物品及必必须配置置的设施施之购入入活动的的总称, 是公公司成
10、本本控制的的重点. 无论论是公司司管理者者还是财财务部门门, 对对采购工工作存在在的风险险都有着着非常强强的敏感感, 这这不仅因因为采购购是直接接影响生生产成本本的主要要因素, 而且且有着很很高的人人为欺诈诈的可能能. 在在日趋完完善的现现代经营营管理模模式中, 公司司管理当当局越来来越注重重财务管管理和财财务运作作的有效效性, 那么, 作为为中小企企业, 怎样进进行采购购管理才才能达到到预期的的效果呢呢? 以以笔者所所在公司司的经历历表明, 以财财务职能能控制采采购无论论是在理理论上还还是在实实务中都都是直接接可行而而且行之之有效的的途径. 笔者曾曾任职深深圳某公公司财务务经理. 上任任后,
11、 经对公公司的全全盘财务务运作及及利润分分析, 笔者发发现公司司的成本本管理松松弛, 有降低低成本的的空间. 经进进一步分分析得出出, 导导致公司司成本松松弛的原原因, 很大一一个方面面为采购购管理工工作的薄薄弱和不不到位, 综合合后主要要存在以以下几方方面问题题: 11.没有有专门的的职能部部门对公公司采购购活动进进行全盘盘控制. 2. 没有有有效的的采购控控制制度度对公司司采购工工作进行行规范和和约束 3.没没有相应应的事前前控制措措施, 即未经经批准即即可办理理采购业业务或采采购业务务发生后后办理补补批手续续. 44.采购购单价与与市场行行情不尽尽相符, 正面面评价有有议价不不力情形形,
12、 负负面评价价有人为为欺诈可可能. 5. 采购员员持有大大笔公司司现金流流转, 且未进进行清结结(其中中一人一一次借支支5万元元采购工工程物资资, 后后来采取取多种措措施都未未有有效效的凭据据平衡此此帐), 财务务上隐藏藏着很大大的风险险. 66.采购购员有跨跨月或跨跨数月的的采购报报帐(有有的采购购单据两两三个月月后才报报帐), 月结结供应商商送货单单据有遗遗漏或跨跨月甚至至跨两三三月入帐帐等. 如何彻彻底解决决以上问问题呢? 结合合公司的的实际情情况, 笔者围围绕着控控制和降降低生产产经营中中必需的的成本及及防止和和减少人人为欺诈诈两个方方面 .将公司司的采购购管理作作为成本本控制的的一个
13、专专项进行行筹划, 并形形成了一一套系统统的运作作流程进进行贯彻彻执行, 下面面对此进进行综合合简述.一一.设立立采购监监管部门门. 针对对没有专专门的职职能部门门对公司司所有的的采购活活动进行行控制, 作为为综合性性的管理理部门, 笔者者认为, 财务务部具有有包括生生产物料料、工模模材料、总总务维护护、设备备维修、办办公用品品、饭堂堂伙食及及后勤用用品等在在内的所所有采购购活动的的全面管管理的涵涵盖面, 因为为公司任任何活动动都以资资金作为为介质, 所以以, 以以财务职职能来控控制公司司的全盘盘采购是是再合适适不过了了. .作为采采购管理理工作的的开始, 首先先对财务务部在采采购管理理中扮演
14、演的角色色进行合合适的定定位. 在其位位, 谋谋其职, 只有有名正了了, 才才能言顺顺, 才才能有人人信服和和认可. 公司司管理当当局在公公司组织织架构上上赋予财财务部为为公司之之采购监监控部门门的职能能, 即即财务部部负责有有关采购购政策的的制订和和采购实实务的监监控工作作. 管管理当局局明确授授权: 财务部部有权对对公司任任何采购购事宜进进行质疑疑、调查查、监控控和必要要的参予予，并对对不合理理或不利利于公司司利益之之采购事事项否决决或终止止(有必必要时, 报请请总经理理或管理理委员会会决定). 财财务部设设专职(本文中中取名采采购管理理会计)分管采采购控制制工作, 此职职位亦可可由相应应
15、岗位兼兼任,并并直接向向财务经经理负责责. 财财务部之之采购监监控工作作直接向向总经理理负责.二二.建立立和实施施制度化化的采购购管理程程序.建立立和实施施制度化化的采购购管理程程序, 这是采采购管理理工作有有效进行行的根本本保证. 有法法必依, 违法法必究, 这是是制度能能切实贯贯彻执行行的保证证.只有有制度化化了, 才能在在公司中中用法治治, 而而不是人人治. 采购管管理程序序主要包包括以下下方面: 规定采采购条件件. 明明确采购购人员对对供应商商的选择择、采购购物品的的质量、需需求的满满足保证证等负完完全责任任, 并并明确采采购主管管人对下下属的工工作过程程和结果果的监控控负责、采采购物
16、品品必须是是必需的的不可或或缺的, 而且且经查对对无库存存或库存存不足以以满足需需要者. 采购购物品必必须适量量, 不不得超标标积压或或不可用用或根本本不需用用、采购购物品的的单价须须为掌握握内的合合适单价价, 而而且力求求是最低低的单价价. 执执行价格格不得高高于公司司核定价价格或掌掌握的现现行市场场价格.大数量量或高单单价的物物品采购购必须有有三家以以上供应应商报价价选择, 并在在采购事事项未确确定前传传送财务务部、采采购物品品在条件件相同的的前提下下应在正正在发生生业务或或已确认认之供应应商处购购买, 即不适适宜随意意变更供供应商. 已有有之供应应商处没没有所需需采购之之物品, 或因因单
17、价及及质量或或因其他他原因等等因素, 可变变更或选选择新的的供应商商, 但但应将变变更理由由及有关关事项告告知财务务部并征征得财务务部认可可, 同同时向财财务部提提供新新增供应应商资料料卡片、采购购物品必必须保证证物有所所值且物物有所用用, 即即相同质质量下的的价格最最优化是是采购的的前提. 明确分分工. 公司下下辖生产产性原村村料消耗耗的装配配部和塑塑胶部等等生产部部门、工工模材料料消耗的的工模部部、总务务维修及及工程材材料消耗耗的总务务部、机机械设备备维修材材料消耗耗的设备备维修部部、办公公文具用用品消耗耗的信息息部、员员工伙食食消耗的的人事部部等诸多多采购部部门，为为明确采采购员的的权利
18、和和责任, 使各各采购活活动有条条不紊并并将责任任归落到到人, 必须对对公司的的所有采采购活动动按类别别进行明明确分工工并落实实到相应应采购人人员. 采购人人员必须须是该种种采购的的内行者者, 如如原材料料及辅助助材料由由生产采采购部负负责, 工程物物资由总总务部负负责, 设备维维修材料料由设备备维修部部负责, 工模模材料由由工模部部负责, 电脑脑、精密密仪器、电电子设备备、机器器设备等等由使用用部门或或专业人人员负责责. 采购购审批权权限.所所有采购购报价、采采购合同同、采购购办理必必须先批批准后实实行, 有效批批准者是是总经理理.禁止止未经批批准的采采购事宜宜, 但但突发性性或临时时性急需
19、需物品(如工作作中的机机械突损损部件、临临时特采采等)可可以由财财务部确确认后即即由采购购负责部部门采购购, 但但请购单单上须注注明急购购字样并并说明理理由, 请购单单由总经经理补批批. 验收收职能.任何物物品购入入后须经经非采购购者本人人验收并并在送货货单、发发票上签签名作实实. 验验收人员员由财务务部指定定或确认认. 验验收者必必须核实实进货的的物品与与订货单单是否相相符, 对经手手验收物物品的品品种、规规格、数数量和质质量等与与采购发发票或采采购约定定所载之之要求的的相符性性负责. 只有有完全合合格或经经相关职职能部门门批准特特殊放行行的物品品才准验验收入库库. 验验收无误误后, 填制材
20、材料入库库单, 连同供供应商送送货单分分送财务务部作为为结算货货款的凭凭据.为为明确责责任, 结算凭凭据必须须由采购购员签名名作实. 退货与与索赔. 为避避免损失失，采购购回厂的的物品由由于质量量、规格格不符, 采购购部门须须立即办办理退货货, 无无论货品品是否退退还给了了供应商商, 均均须立即即书面通通知财务务部及时时扣回相相应款项项. 凡凡检验结结果为不不良品的的来料检检验报告告, 品品管部应应分发至至采购部部门和财财务部, 以有有效追踪踪, 不不致有遗遗漏退货货扣款事事项的发发生. 采购约约定中必必须明确确索赔条条款, 对因供供应商供供货期间间、数量量、质量量或相关关原因未未达到约约定条
21、件件而产生生的直接接损失和和因此面面导致产产生的其其他损失失, 应应由采购购部门根根据实际际应由供供应商负负责的损损失以正正式公函函向供应应商索赔赔，并由由财务部部在货款款中扣回回相应款款项或收收取现款款. 采采购部门门不能解解决的, 公司司可以采采用不排排除以法法律形式式解决的的措施, 以及及时保护护公司的的利益. 货款结结付政策策. 所所有采购购除零散散性或不不常用无无法采用用月结付付款和特特别情况况需用现现金支付付的外, 均为为月结付付款方式式. 不不能使用用月结的的, 除除小金额额或零散散性的因因供应商商不能来来公司收收款而由由采购人人员购买买时直接接付款外外, 均均由供应应商直接接到
22、公司司财务部部收款. 禁止止采购人人员直接接办理现现金支付付事宜. 月结结供应商商必须在在规定期期间内(每月55日前)提供对对帐单至至财务部部对帐, 此政政策采购购部门须须明确知知会供应应商. 货款由由财务部部根据采采购结算算条件和和资金流流转情况况安排结结付. 为防止止货款已已结付但但事后出出现质量量或数量量等原因因而给公公司造成成经济损损失, 采购部部门应尽尽量避免免即时结结付现金金, 即即对非月月结的大大金额的的采购保保留一周周或半月月等一定定的付款款期间. 在不不影响公公司商誉誉的前提提下, 适度延延长付款款时间是是公司进进行信用用融资的的财务政政策.三.加强和和完善采采购的环环境管理
23、理工作.11.加强强采购的的事前管管理, 建立完完善的材材料价格格信息档档案. 为了有有效地控控制和降降低采购购成本, 并保保证采购购材料的的质量, 公司司采购员员应作好好材料采采购市场场的有关关价格信信息的收收集和整整理, 及时地地了解市市场行情情和动态态, 并并与已在在采用的的采购价价格进行行比较和和分析, 同时时进行相相应的调调整和更更新. 调整和和更新后后的价格格档案应应同时分分发采购购管理会会计确认认并留存存. 如如有必要要, 采采购管理理会计可可直接通通过各种种渠道收收集采购购价格信信息, 同时知知会采购购员, 由采购购员进一一步确认认后进行行归档并并执行.22.建立立健全的的供应
24、商商档案. 为全全面掌握握公司所所有供应应商的情情况, 并对供供应商进进行相应应的资质质考评, 应对对所有供供应商按按重要性性和一般般性分别别建立供供应商档档案. 所谓重重要性供供应商, 即在在货品质质量、价价格、交交货期、配配合能力力、结算算条件等等方面均均能达到到公司接接受标准准，并与与公司有有持常性性业务往往来的供供应商，而而一般性性供应商商是指只只有偶发发性或临临时性业业务发生生的供应应商. 当一般般性的供供应商因因业务需需要而进进行持常常性往来来, 且且经考核核符合公公司重要要性供应应商标准准后, 应转为为重要供供应商进进行档案案管理. 供应应商的考考核须由由品质部部、物控控部、采采
25、购部及及财务部部联合进进行. 供应商商档案应应有编号号、详细细地址和和联系方方式、结结算条件件、交货货条款、品品质评级级、银行行帐号等等， 并并定期或或不定期期更新， 由专人人负责管管理, 同时由由财务部部留存副副本. 原则上上公司采采购只选选择重要要供应商商进行. 如果果供应商商在供应应材料过过程中存存在质量量、交货货能力、人人为欺诈诈等问题题， 公公司可考考虑对其其酌情处处理， 严重者者终止其其业务往往来，并并保留追追究法律律责任的的权利. 3.对对采购员员进行考考核、激激励和约约束, 这是防防范采购购中人为为欺诈的的有效方方法. 采购员员是采购购的实际际实施者者, 在在采购过过程中起起着
26、至为为重要的的作用, 经历历表明, 采购购员以与与供应商商串通抬抬价、采采购的实实物与约约定不符符、采购购同等物物料可以以低价但但不选择择低价采采购等方方式向供供应商收收受或索索取回扣扣, 这这是采购购中最普普遍最易易发生也也是最难难防范的的人为欺欺诈, 而这则则在很大大程度上上取决于于采购人人员的职职业道德德、诚信信敬业和和行为操操守，因因此, 一要注注重考核核采购员员的职业业素养, 以公公司制度度约束其其行为操操守, 能大大大减少工工作中弄弄虚作假假和损公公肥私的的行为发发生.二二是注重重考核采采购员的的专业能能力, 一个合合格的采采购员既既要熟悉悉公司的的生产运运作和物物料存储储, 又又
27、要了解解物料的的本身属属性、市市场行情情等, 这样才才能防止止上当受受骗或避避免采购购回不适适用或根根本不可可用的材材料, 使公司司不会蒙蒙受不必必要的损损失. 公司对对采购员员的考核核应定期期举行, 一般般可采用用半年考考核制，考考核由人人事部及及采购部部联合进进行，财财务部同同时参予予. 对对考核结结果优良良, 完完成或降降低公司司采购成成本任务务的采购购员按公公司规定定或适度度的标准准进行精精神和物物质奖励励, 以以提高采采购员的的积极性性, 事事实表明明，只有有合适的的利益得得取才是是良好贡贡献和抑抑制贪污污的主因因. 而而对于考考核结果果不合格格, 不不能完成成规定任任务, 或经查查
28、证确有有违规行行为的采采购员, 应按按公司规规定或适适度的标标准视不不同情节节惩罚, 如有有必要, 应毫毫不犹豫豫地辞退退, 并并保留追追究法律律责任的的权利. 考核核和奖惩惩结果归归入个人人档案. 在对对采购人人员进行行考核和和激励的的同时，应应对采购购员进行行操守约约束. 没有约约束的权权力最易易产生贪贪污和腐腐败, 这是屡屡已验证证的经验验教训. 为保保证公司司的合法法利益不不受侵害害, 也也保护供供应商的的合法利利益不受受侵害, 在对对采购员员进行制制度约束束的同时时, 应应对其进进行道德德约束, 以降降低人为为欺诈动动机. 公司可可建立员员工操守守守则使使员工按按守则条条款进行行操守
29、承承诺, 总经理理应向供供应商颁颁发操操守承诺诺书, 以公公司制度度和法律律责任明明确禁止止采购人人员向供供应商收收受和索索取任何何形式的的不正当当利益, 同时时禁止供供应商向向采购员员以任何何形式送送赠有损损公司利利益的不不正当利利益.4.选择合合理的采采购方式式. 根根据不同同资质不不同类型型的材料料,选择择合适的的采购方方式, 这是降降低采购购价格的的良好途途径. 公公开竞争争招标. 对于于大宗材材料采购购, 实实行公开开竞争招招标的方方式, 往往能能通过供供应商的的相互比比价, 达到采采购成本本最低质质量最好好的目的的. 采采购员应应联系三三家或三三家以上上的供应应商, 并递交交供应商
30、商报价、样样品、产产品质量量及规格格品种等等资料，采采购定价价由市场场供求关关系确定定，采用用优质优优价与批批量折扣扣相结合合的价格格政策. 合同采采购. 对于持持常性的的材料采采购, 可选择择信誉佳佳配合能能力好的的供应商商, 与与之订立立长期合合同. 与诚实实、信誉誉佳的供供应商合合作不仅仅能保证证供货质质量、预预定交货货期，而而且能得得到付款款及价格格等方面面的关照照. 供供应商为为了维护护自己的的商业信信誉和利利益, 建立稳稳定的销销售渠道道而不会会掺假, 并能能保持良良好的合合作关系系和商业业妥协. 最低价价格采购购.为了了以最低低的价格格取得最最优质的的材料, 在价价格确定定前,
31、采购员员必须先先调查市市场行情情. 所所有采购购, 应应有三家家或三家家以上供供应商报报价, 并与供供应商价价格档案案进行比比较核实实, 而而且经财财务部认认可. 公司得得到各供供应商对对各种材材料的报报价后, 不一一定完全全选择最最低价格格, 因因为并不不是最低低的价格格就是最最可取的的, 应应考虑价价格对应应的质量量, 并并同时考考虑与供供应商的的长远合合作关系系和其他他材料的的总体价价格等因因素, 选择多多数材料料价格最最低的供供应商, 并与与之协商商, 使使总体材材料的采采购价格格达到最最低最优优水平.四四.对采采购工作作进行严严格的日日常控制制.1.事事前批准准, 并并严格按按采购审
32、审批权限限执行. 所有有采购, 必须须事前获获得批准准. 未未经计划划并报审审核和批批准, 不得采采购. 采购员员应根据据需求计计划选择择供应商商和报价价. 报报价单必必须经采采购管理理会计审审核签名名并经财财务经理理认可后后送总经经理审批批, 审审批后的的报价单单作为依依据由采采购员填填制正式式采购订订单, 同时分分发采购购管理会会计留存存备查. 采购购订单经经采购管管理会计计审核无无误并签签字后由由财务经经理签字字认可, 然后后送总经经理批准准. 总总经理批批准后的的采购订订单才为为执行采采购的有有效凭据据, 由由财务部部分发至至采购部部门及需需求部门门和仓存存部门. 所有有采购的的审批,
33、 必须须按权限限和明确确分工进进行.2.规定各各种采购购及时结结算. 钍钍对采购购员持有有大笔公公司现金金流转且且未进行行清结的的情况, 规定定所有采采购员经经手的现现金采购购, 必必须于采采购发票票日起55日内到到财务部部报帐结结算并进进行款项项清结, 报帐帐程序按按财务部部报帐帐规定办理. 禁止止采购员员自行垫垫支和预预付订金金, 用用款时可可凭已获获批准的的采购订订单向财财务部办办理借支支, 借借支经财财务经理理审核后后送总经经理批准准. 钍对对月结供供应商货货款有跨跨月或遗遗漏入帐帐情况, 规定定月结供供应商的的送货单单经验收收入库后后, 由由采购员员分类整整理并于于翌日110时前前送
34、采购购管理会会计. 月结供供应商帐帐单由采采购管理理会计整整理并进进行会计计处理, 月末末统一编编制应应付帐款款明细表表, 并送财财务经理理审核认认可. 为清晰晰债权债债务, 不使支支付货款款时双方方有异议议, 每每月中旬旬和下旬旬, 采采购管理理会计对对每个供供应商上上个月货货款分别别编制供应商商货款确确认表, 经经财务经经理审核核后, 作为结结付货款款的凭据据传达至至供应商商, 如如有不符符及时解解决, 避免日日后纠纷纷.3.召召开采购购管理会会议. 针对采采购工作作中存在在的问题题、有关关采购管管理的政政策修改改或更新新、重大大的采购购事项等等，财务务部定期期或不定定期主持持召开采采购管
35、理理会议, 采购购管理会会议可以以固定在在每个月月月末举举行, 也可以以根据需需要临时时性地召召开, 一般由由财务经经理主持持, 各各采购部部门参加加, 有有必要时时请总经经理及相相关主管管人员参参加. 各部门门可以在在会议上上提出在在采购工工作中遇遇到的自自己无法法解决或或决定的的问题, 大家家通过相相互协调调相互理理解, 在达成成公司利利益目标标的轨道道上研究究出可行行的解决决方案. 会议议上通过过的事项项或决定定各部门门必须切切实执行行, 不不得形式式化和两两面化, 对不不切实执执行的部部门, 在责令令改正的的同时, 不排排除以行行政手段段追究相相应人员员责任. 作为为工作执执行和纠纠正
36、措施施的追溯溯依据, 采购购管理会会议必须须有会议议记录存存档并以以文件形形式下发发各相关关部门.经经过两个个月的筹筹划、研研究、形形成文件件，财务务部于同同年8月月正式下下发采采购管理理办法, 作作为公司司采购管管理工作作的准绳绳和采购购工作的的执行标标准, 财务部部同时作作为公司司所有采采购活动动的监控控部门正正式进入入采购管管理角色色. 经经过两年年多的运运行, 公司的的采购工工作在公公司制度度的控制制和引导导下逐渐渐走入了了规范化化的正轨轨, 采采购工作作基本上上按笔者者的设想想和思路路进行, 且基基本上解解决了笔笔者刚上上任时公公司采购购工作中中存在的的那些问问题. 通过有有关财务务
37、指标反反应, 公司的的成本水水平比两两年前有有了明显显的下降降. 通通过对采采购管理理工作的的进一步步思考和和探索, 笔者者认为, 采购购管理是是一项围围绕降低低成本和和风险而而进行的的管理工工作, 是企业业内部控控制的关关键控制制环节之之一, 具有长长期性、持持续性、系系统性和和过程性性, 不不可操之之过急, 也不不可能一一步到位位, 只只有持之之以恒毫毫不松懈懈地进行行, 才才能取得得应有的的绩效. 在财财务监控控的模式式下, 一步步步培养各各采购部部门自我我约束和和自我管管理的工工作意识识和工作作风格, 是达达到公司司管理最最佳效果果的目标标之一, 也是是财务管管理希望望达到的的理想目目
38、标之一一, 而而要达到到这个层层面, 良好的的公司文文化、健健全而严严密的管管理制度度和高层层管理的的全力支支持是不不可或缺缺的保证证。（220033年100月 深深圳）工作程序：4.11合格供供方的选选择和评评定：44.1.1.在在选择供供方之前前，物资资公司应应广泛搜搜集供方方资料，了了解其综综合状况况，提供供可供选选择的供供方。44.1.2.品品管部根根据技术术中心下下发的图图样的相相关要求求和标准准，组织织物资公公司、技技术中心心、检测测中心对对其进行行评审，进进行供方方的初选选工作。对对供方的的初选评评审可就就以下几几个方面面进行：a.社社会类别别，经营营规模。b.质量、环境、职业安
39、全健康保证体系及组织管理。c.原材料来源，质量保证及主要供应商。d.产品范围，销售组织，销售服务中心及主要客户。e.产品价格，交货时间及付款条件。f.f.主要生产设备及生产能力。初选供方必须提供下列资料：a.供方企业简介；b.国家认可审计部门颁发的计量合格证；c.国家认可检验部门提供的检验报告（A类物资厂家必须）；各部门根据以上内容对初选供方进行评审，填写供方评审表，根据评审情况确定是否通过初评。4.1.3.物资根据其重要程度分为A、B、C 三类，见进货物资重要程度分类表。4.1.4.若供方在上述项目中满足我方条件，则初选供方根据图样要求在确定时间内提供必要数量样品。检测中心对初选供方提供的样
40、品进行检测，若检测不合格，可追加送样，若连续三次送样不合格，由物资公司收回所发图样，重新进行供方的初选，样品合格后，由检测中心出具样品检测报告。 4.1.5.样品合格后，A、B类物资要由技术中心、检测中心及生产部组织小批量试用，经验证合格后，可与C类物资相同，由物资公司填写新合格供方审批表，连同样品检测报告经技术中心认可后进行审批。（分管技术、品管的副总经理审核，总经理批准。）经审批后，该供方即成为我公司的合格供方 (小批量数量范围附后) 。若供方对本程序的（4.1.3）中条件有一项不符合，则令其限期整改后继续评定或重新选择供方。4.1.6物资公司将新合格供方审批表归入合格供方档案，根据审批后
41、的新合格供方审批表编制年度合格供方清单。4.1.7.批量送货：1a.合格供方在批量送货前，必须与我公司检测中心签定质量保证协议。检测中心将签定好的质量保证协议提报品管部一份备案。b.合格供方根据物资公司的采购订单送货，材料到厂后，外检人员和仓库保管员分别负责质量和数量的检验，并将检验结果填写在验收通知单上。c.物资公司将检测中心及其他部门反馈的信息，反馈至供方，限期整改；品管部、物资公司及检测中心根据下一批材料或样品的验收情况来评价更改的有效性。d物资公司应积极保持与供方的信息交流，对其意见、建议及时处理和答复。对供方的活动和服务进行检查，及时纠正出现的问题。对违反公司有关要求的通知品管部，由
42、品管部组织处罚，严重的应终止合同。e材料验收合格入库后，如检测中心或生产部在生产过程中发现其对质量有影响的问题，应限期整改后重新执行（4.1.7）程序。4.1.8.建立合格供方的档案：a.物资公司对每一合格供方建立合格供方档案，作为反映供方业绩的主要依据，并对相关供方人员施加影响，增进供方的环境保护和污染预防意识，保证供方在我公司发生业务来往时的人身财产安全。合格供方档案至少应包括以下内容：1)新合格供方审批表、供方QEHS管理体系综合调查分析报告（或厂家提供ISO9001系列认证证书或相关权威部门的QEHS管理体系认证证书复印件）。2)样品检测报告、首批试用情况报告。3)年度供方供货质量综合
43、分析报告。4）质量保证协议。b.合格供方档案还可以包括以下内容：1).供方的企业简介；2).国家认可审计部门颁发的计量合格证；3).国家认可检验部门提供的检验报告；（A类物资厂家必须）4).安全认证证书复印件。4.1.9合格供方的复审：a.业务员根据进货检验记录，填制供方每月供货质量情况分类表，物资公司统计并分析供方当月质量情况，对其进行A、B、C分类：供方每月供货质量情况分类表中应包括检测中心、品管部的评价。1)基本无质量问题或产品合格率达92%以上的供方可评为A类厂家。2)出现质量问题较轻或产品合格率达85%92%，对生产未造成损失的供方可评为B类厂家。对B类厂家要以书面形式进行质量反馈，
44、限期整改。3)对出现较大质量问题或产品合格率在85%以下的供方可评为C类厂家。评为C类的供方可立即终止其供货。4)品管部组织相关部门对出现较大质量问题的合格供方进行考察，限期整改。确定供方没有能力提高其供货质量后，停止其供货，并取消其合格供方的资格。b.必要时，由品管部组织对供方不定期按计划进行QEHS管理体系的审核、调查，对供方提出适用的管理标准，对其不合格处，出具不符合项报告限期整改，品管部组织进行整改效果验证。如经验证仍达不到要求者，可停止其供货，并取消其合格供方的资格。c.物资公司根据各种质量记录填制年度供方供货质量综合分析报告，经技术中心、检测中心、品管部会签后归入供方档案。d.若评
45、定不合格，则终止其合格供方资格，将其从年度合格供方清单去除。供方若想重新获得合格供方资格，则重新执行4.1.2。e.供方持续评定周期：A类物资一年，B类物资二年，C类物资三年。如发生重大质量问题需按评定程序重新评审。f.可根据生产需要，执行4.1.2选择新的合格供方，并将新的合格供方加入年度合格供方清单。g.物资公司负责向供方通报我公司QEHS管理方面的要求及最新动态。h.物资公司负责对供方环戊烷运输过程施加影响及控制。I.物资公司联系供方提供有害物料的信息，与化学品供方签定相关协议，明确化学品的相关要求，对供方化学品运输过程施加影响和控制。化学品的供方送货时，应遵守我公司的QEHS要求，选择有资格的运输承包方、车辆和驾驶员。 第 21 页 共 21 页