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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-1第一章 总则第一条 本规定定的目的的，在于于确保文文书事务务正确且且顺利进进行，促促进与提提高组织织管理工工作的效效率。第二条 所谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报报告、会会议决议议、规定定、契约约书 、专利利许可证证书、电电报、各各种帐簿簿、图表表参考书书等一切切业务用用书类与与公文。第三条 全部文文书归公公司所有有并收藏藏，任何何个人不不得私自自占有。第四条 必须严严格保守守文书的
2、的机密。第五条 文书按按下列要要点处置置或办理理：1凡重要要事宜的的指示、请请示、汇汇报、报报告、传传达、答答复等等等，一律律以“文书”的形式式进行。所所有文书书的处置置都必须须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2须请示示审批即即使在紧紧急状况况下，以以口头或或电话形形式处置置的事项项，事后后也必须须以文 书形式式记录下下来。 第六条 文书的的主管原原则规定定如下：1文书的的收发、领领取与寄寄送，原原则上由由总公司司总务部部庶务科科负责。 2分公司司或分支支机构的的文书主主管，另另有文书书管理细细则作出出规定。第二章 文书的的收发第七条 到达文文书全部部由文书书主管科科室接收收，
3、并按按下列要要点处置置。1一般文文书予以以启封，分分送各部部门、科科室。2私人文文书不必必开启，直直送收信信人。3须请示示审批分分送各部部门、科科室的文文书若有有差错，必必须立即即退回庶庶务科。第八条 节假日日等规定定工作时时间外到到达的文文书，由由值班人人员接收收后转交交庶务科科。 签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-2第三章 文书的的处理第九条 文书按按机密程程度可分分为以下下几类。1.须请示示审批绝绝密。指指极为重重要并且且不得向向公司内内外无关关人员泄泄漏内容容的文书书。2.须请示示审批秘秘密。指指次重要要并且所所涉及内内容不能能向公司司内
4、外无无关人员员透露的的文书 。3.外密。指指不宜向向公司以以外人员员透露内内容的文文书。4.普通。指指非机密密文书。如如果附有有其他调调查问卷卷之类的的重要东东西，则则另当别别论。 5.传阅。指指在本公公司内广广为传阅阅或传达达的文书书。第十条 普通文文书的处处理原则则如下。1.由科长长以上级级别的主主管，负负责对文文书进行行审阅、回回答、照照会以及及其他必必要 的处理理；或者者指定下下属对文文书进行行具体处处理。2.如果遇遇到重要要或异常常事项，必必须及时时与上一一级主管管取得联联系，按按上级指指示办理理 。3.如果与与各部门门、科室室有关联联的事项项，必须须经与各各部门、科科室的会会议后方
5、方能予以以处理。第十一条 机密密文书的的处理原原则如下下。1.机密文文书原则则上由责责任者或或当事者者自行处处理。2.指名或或亲启文文书的寄寄发，原原则上在在封面上上注明文文书所涉涉及事项项的要 点，注注明发文文者姓名名，由发发文者封封缄。3.到达的的指名或或亲启文文书，原原则上由由信封上上所指名名者开启启，其他他人不得得擅自启启封。 如果某某主管在在职务上上有权替替代来件件所指名名者，不不受本条条规定约约束。 签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-3第十二条 文书书的阅览览原则如如下。1.某文书书被阅览览后，阅阅览者必必须签字字划押，表表示已经经阅
6、览完完毕。有有必要的的情况下下， 在文书书的空白白处填写写阅览后后的意见见，转给给或交还还文书的的 主管。2.有必要要在各部部门、科科室传阅阅的文书书，必须须附上“传阅登登记簿”，按传传阅 登记簿簿规定栏栏目填写写，并最最终交还还文书主主管。第十三条 与各各部门、科科室有关关的文书书，在处处理意见见上如果果存在分分歧，则则由文书书的主管管部门出出面进行行协商；如果不不能协商商一致，上上报或请请示高一一级领导导，由上上级裁决决。第四章 请示审审批第十四条 请示示审批是是公司经经营的一一项重要要程序，凡凡公司经经营重要要事项，都都必须经经请示，获获得董事事会、总总裁、专专务董事事和常务务董事审审查
7、、裁裁决和下下文批复复之后，方方能实行行或行事事。第十五条 须请请示审批批事项如如下。1职务及及重要人人事安排排。2各种制制度性规规定的变变更。3重要契契约的缔缔结、解解除与变变更。4诉讼行行为。5.与官方方机构有有关的、各各种重要要的请求求、回执执、申请请等等。6.土地、建建筑物以以及事务务所权利利的购买买与转让让。7.大额馈馈赠、谢谢礼，以以及宣传传广告费费用的开开支。8分支机机构的增增变与升升格。9预算与与决算事事宜。10借款款与贷款款，以及及借贷银银行的开开设与变变更。11须请请示审批批重要或或高额物物品的采采购，不不急用或或不需要要物品的的转让与与廉价出出售。 12须请请示审批批定期
8、或或不定期期刊物的的发刊、修修改与废废除，以以及费用用开支的的修订。13. 有有关公司司经营的的重要计计划与企企划。14其他他上述未未涉及的的重要事事项。 签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-4第十六条 须请请示审批批者为分分公司主主管、分分店主管管，以及及以此基基准确定定的 主管领领导。第十七条 须请请示审批批的提案案文书，必必须进行行认真斟斟酌，以以便能顺顺利地予予 以实施施。 第十八条 请示示审批的的事项，必必须以提提案文书书的方式式，经主主管呈交交总部。如如果事情情紧急，允允许直接接以非文文书形式式请示，但但事后必必须尽快快撰写请请示提案案
9、文书上上报。第十九条 请示示提案文文书的内内容和顺顺序，包包括标题题、正文文、理由由、说明明和附录录。提案案文书一一式多份份，分送送有关部部门如业业务部门门、印刷刷部门、总总务部门门和财务务部门等等等。第二十条 请示示提案文文书必须须编号，并并注明起起草或请请示者，所所属分支支机构及及部门、 科室，并及签名盖章。第二十一条条 请示示审批内内容一旦旦被上级级认可并并作出决决定，则则以请示示提案书书（副本本） 替代批批复返回回请示部部门执行行。第二十二条条 请示示提案原原本由总总务部、庶庶务科保保管。第五章 文书的的制作第二十三条条 文书书制作要要领如下下：1请示审审批文书书必须简简明扼要要，一事
10、事一议。语语言措词词力求准准确规范范。2起草文文书的理理由必须须作出交交代，包包括起因因以及中中间交涉涉过程必必须具明明，必要要情况下下附上有有关资料料与文件件。签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-53须请示示审批必必须明确确起草文文书的责责任者，署署上请示示审批提提案者姓姓名。 4须请示示审批对对请示提提案文书书进行修修改时，修修改者必必须认真真审阅原原件，修修改后必必须 署名。 第二十十四条 文书书的起草草必须征征得主管管同意，并并且在主主管有了了明确的的决定之之后进行行 ，文书书起草只只是一个个“文书化化”的过程程与结果果。文书书的草案案必须
11、予予以保存存。第二十五条条 重要要文书或或契约书书案，必必须经过过公证，并并且在正正式文书书形成之之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第二十六条条 文书书的署名名按下列列规定进进行。1公司内内文书，如如果是一一般往来来文书，只只需主管管署名即即可；如如果只是是单纯的的上报文文书，或或者不涉涉及各部部门、科科室，且且内容并并不重要要的文书书，只需需部门、科科室署名名即可；如果是是 重要文文书，按按责任范范围署名名总裁、副副总裁、专专务董事事、常务务董事，或或者有关关部门的的主管姓姓名 与职务务。 2对外文文书，如如契约书书、责任任状、官官方许可可申请书书、回执执、公告告等重要要文书
12、，一一律署总总裁职务务与姓名名。如果果总裁委委托事项项，可由由指定责责任者署署名。上上列规定定以外的的文书，也也可署分分公司或或分支机机构主管管职务与与姓名。第二十七条条 文书书的盖章章按下列列要点进进行：1.在正本本上必须须加盖文文书署名名者的印印章，副副本可以以加盖署署名者或或所在部部门 、科室室章。2.如果文文书署名名者不在在的情况况下，加加盖职务务替代或或代理者者印章，且且加盖具具体执行行者印章章。在这这种情况况下，文文书存档档前加盖盖署名者者印章。签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-63.须请示示审批以以部门或或公司名名义起草草的文书书，
13、在旁旁侧加盖盖有关责责任者印印章。第二十八条条 总裁裁与公司司印章按按下列原原则使用用：1.在有必必要加盖盖总裁或或公司印印章时，必必须填写写委托申申请书，经经所属部部门主管管认可， 并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。2.总务部部主管经经审核，签签名盖章章，批准准申请。如如果有必必要则需需请示总总裁。在在事情紧紧急情况况下，可可以口头头申请与与批准，但但事后必必须补填填申请书书。3.在需要要总裁签签字的情情况下，手手续同前前。4.须请示示审批经经总务部部批准后后，去印印章保管管员处加加盖总裁裁或公司司印章。 5.一些带带有公司司字样或或总裁职职务字样样的其他他印章，须须经主管管同意，直直接
14、向印印章保管管员申请请加盖。第六章 文书的的送发第二十九条条 一些些需要邮邮寄或专专人递交交的文书书，按下下列要点点进行。必必要时给给文秘处处以回复复或回执执。调查查报告不不受本条条规定限限制。1.文书封封面必须须明确写写清发送送或接收收单位与与地址、收收件人姓姓名。并并且注明明“快递” 、“邮寄”、“面呈”或“转交”。2.公司内内部文书书原则上上不作封封缄。第三十条 各部部门、科科室的邮邮寄文书书，必须须在发送送前在“发信登登记本” 与“邮资明明细帐”上作好好登记与与填写。 签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-7第七章 电报的的处理第三十一条条
15、一切切电报都都由庶务务科受理理。第三十二条条 有关关责任者者在接到到电报并并阅读后后，把电电报要点点记下，送送相关部部门、科科室传阅阅。如果果不涉及及各部门门、科室室，只是是一般查查询、确确认或联联络性电电报，主主管科室室或部门门全权负负责予以以处理。第三十三条条 向外外部发电电报时，必必须用邮邮电部门门的电报报用纸起起草电文文，呈主主管上司司或领导导审核。1.须请示示审批尽尽量使电电文简明明扼要，采采用标准准的邮政政省略符符号与简简称。2.须请示示审批注注明发电电者姓名名、日期期以及具具体指示示，特殊殊情况下下如何处处置的办办法与 手段。 第三十四条条 须请请示审批批电报发发出后必必须给庶庶
16、务科以以回执；并告诉诉庶务科科有无必必要催促促对方回回电。 第三十十五条 须请请示审批批与调查查、询问问、联系系等无关关的电报报，或者者一些无无关紧要要的 电报，由由庶务科科全权处处置。第八章 文书的的整理与与保存第三十六条条 文书书按内容容进行整整理，并并区分两两类文书书分别保保管，一一类是尚尚未完结结的文书书，另一一类是可可以归档档的文书书。第三十七条条 全部部完结的的文书，分分别按所所属部门门、科室室、文件件机密程程度、整整理编号号和保存存年限进进行整理理与编辑辑，并在在“文书保保存簿”上作好好登记，归归档保存存。第三十八条条 制度度规定、不不动产权权利书、契契约书、往往来公文文与特许许
17、专利文文书等特特别重要要的文书书，由总总务部庶庶务科填填写“重要文文书目录录”后，予予以保存存。 签发人责任人签名名制度名公司文书管管理规定定电子文件编编码GLZD2223页码8-8第三十九条条 分公公司或分分支机构构的文书书，分为为两类，一一类特别别重要文文书，直直接归主主管领导导保存；另一类类一般文文书，留留存各部部门或科科室保管管。第四十条 文书书的保存存年限如如下：1永久保保存文书书，包括括章程、股股东大会会及董事事会议记记录、重重要的制制度性规规 定；重重要的契契约书、协协议书、登登记注册册文书、股股票关系系书类；重要的的诉讼关关系文书书；重要要的官方方许可证证书；有有关公司司历史的
18、的文书；决算书书和其他他重要的的文书。2保存55年文书书，指不不需要保保存100年的次次重要文文书。3保存11年文书书，指无无关紧要要的，或或者临时时性文书书。如果果是调查查报告原原件，则则由所在在部门主主管负责责确定保保存年限限。本条规定以以外的文文书保存存年限，依依法律或或部门主主管指示示。第四十一条条 须请请示审批批 全部重重要的机机密文书书，一律律存放在在保险金金库或带带锁的文文件柜之之中。 第四十十二条 保存存期届满满的文书书，以及及没必要要继续保保存的文文书，经经主管决决定，填填写登记记废除理理由和日日期之后后，可以以予以销销毁。机机要文书书一律以以火焚的的方式销销毁。第四十三条条 如果果职务或或部门划划分发生生变更，文文书存档档归并作作出调整整，则必必须在有有关登记记簿上作作好变更更与调整整的理由由，以及及变更与与调整后后的结果果。第四十四条条 借阅阅重要文文件，必必须作好好登记，并并注明归归还日期期。一切切借阅都都必须出出具借阅阅证。第四十五条条 须请请示审批批 在本规规定难以以照办时时，与总总务部联联系，由由主管文文书领导导做出裁裁定。第四十六条条 本规规定于公公元 年年 月 日修修正之后后予以执执行。签发人责任人签名名