《公司理财与Excel财务管理基础知识分析23326.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司理财与Excel财务管理基础知识分析23326.docx（34页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、Excel财务务管理中的应用用基础篇1目 录第一节 建立与与使用电子报报表1第二节 建立第第二张工作表表4第三节 设置单单元格的格式式7第四节 设置货货币符号11第五节 预览和和调整报表外外观13第六节 加入标标题15第七节 调整列列中的文字位位置17第八节 添加“总计”单元格21第九节 制作员员工工资图表表22第一节 建立与与使用电子报报表中文Offfice 软软件包中提供供了一个名为为中文Exccel 软件件，这是一个个用于建立与与使用电子报报表的实用程程序，也是一一种数据库软软件，用于按按表格的形式式来应用数据据记录。专业业数据库管理理系统软件VVisuall FoxPPro也能建建立电
2、子报表表，但中文EExcel 却是一个电电子报表的专专业软件，也也常用于处理理大量的数据据信息，特别别适用于数字字统计，而且且能快速制定定好表格。开始语：中中文Exceel 是Miicrosooft Offfice 软件包中文文版的组成部部分。按启动动Windoows应用的的方法运行它它后，屏幕上上就会显示其其操作窗口，并并且打开一张张名为Boook1(工作作薄1)的电电子报表，但但没有任何内内容，而是等等待着您来建建立它，本教教程将从此开开始讲述。图 1进入入中文Exccel 的操操作窗口注：“工作作簿”在 Miccrosofft Exccel 中是是处理和存储储数据的文件件，每一个工工作簿
3、都可以以包含多张工工作表，因此此可在一份文文件中管理多多种类型的相相关信息；“工作表”就是显示在在屏幕上的，由由表格组成的的一个区域，参参见图 1。此此区域称为“工作表区”各种数据将将通过它来输输入显示。步骤一、参参见图 2，单单击A1单元元格。中文Exccel 操作作窗口仍然由由标题栏、下下拉菜单、工工具栏、状态态栏等组成。位位于工具栏下下方的就是建建立电子表格格的“工作表区”，它提供了了一系列的单单元格，各单单元格也各有有一个名称，将将光标移至单单元格内后，其其状态将变成成一个十字形形，参见图 2。工具栏栏下方标记的的A、B、CC、D.分别用于标标明表格中的的各列，表格格左边缘的数数字则标
4、明各各行，“列标”与“行号”用于确定一一个单元格的的位置，如AA1表示A列列中的第一行行单元格，CC3，就表示示C列中的第第三行单元格格。在中文EExcel 操作窗口中中，所提供的的单元格数目目非常大，但但全部被应用用的情况将是是罕见的，通通常只用到其其中的一部分分，甚至只是是一小部分。图 2 单击击A1单元格格注意：“工工作表区”由工作表，及及其单元格、网网格线、行号号列标、滚动动条和工作表表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。图 3在这里输入入“姓名” 步骤二、输输入“姓名”，参见图 3。 在电电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与
5、“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。图 4第一行各列列中的内容 步骤三、按按一下键盘上上的右方向键键，然后输入入“年龄”，接着在位位于右旁的两两列中分别输输入“职务”、“工资额”，参阅图 4。使用键盘上上的左、右、上上、下方向键键可以将光标标移至各单元元格上，这就就选定了当前前单元格，从从而让您在各各单元格中输输入文字信息息。步骤四、参参见图 5，移移动鼠标单击击A2单元格格，然后参照照上面的内容容，输入其它它单元格中的的内容，结果果参见图 66。图 5 单击AA2单元格图 6编制也也这份“员工工资表表”完成上述操操作后，“员工工资表表”就编制好了了，如图 66所示。在这这一
6、份电子表表格中，所包包含的员工数数目有限，但但说明了基本本的操作方法法。如果您是是一位公司老老板，现在就就能这样制定定好“员工工资表表”，但这还不不够，您也能能得到更多，如如统计货物出出入量、库存存量、每日收收益，等等。顺顺便说一句，若若要将此软件件用于财务工工作，也不会会有任何问题题。注意：中文Exxcel关闭闭当前操作窗窗口时不会自自动保存操作作结果，因此此必须先执行行“文件”下拉菜单中中的“保存”命令后，才才可以关闭。第二节 建立第第二张工作表表在同一本中中文Exceel 工作薄薄中，可以同同时建立三份份工作表，而而且这些表中中的内容与结结构还可以完完全不同，甚甚至还能使用用复制的方法法
7、引用数据，下下列操作就将将说明这个问问题：注意：中文文Excell 的其它工工作，如打印印、建立图表表等，都将基基于“工作表”来开展。步骤一、使使用拖动的方方法，选定第第一行中的所所有内容，参参见图 7。这一步操作作与在Miccrosofft Worrd中选定文文字的操作相相类似，选定定的结果也将将突出显示在在屏幕上，参参见图 7。顺顺便说一句，操操作时若单击击某一个列标标可选定整列列单元格，单单击某一个行行号可选定整整行单元格，但但只有这里的的拖动操作才才可以选定指指定部分的单单元格。图 7选定第一一行中的所有有内容步骤二、按按下键盘上的的Ctrl C组合键。这是您已经经熟悉的了操操作，用于
8、将将选定的内容容复制在Wiindowss剪切板中。与与之相应的CCtrl XX(剪切)、CCtrl VV(粘贴)组组合键也可以以在中文Exxcel 工工作表中应用用。 注：若若用鼠标右击击选定的内容容，屏幕上将将显示相应的的快捷菜单，从从中可以选择择到复制、剪剪切、粘贴等等命令。图 8 单击SSheet 2标签步骤三、单单击左下方的的Sheett 2标签，参参见图 8所所示。Sheett 2是另一一张工作表(Work Sheett)的标签，也也是位于工作作簿窗口底端端的三张标签签之一。“工作表标签签”用于显示工工作表的名称称。单击某一一张工作表的的标签将激活活相应的工作作表,当前处处于活动状态
9、态的工作表将将接受当前操操作。注：位于工工作表标签下下方的区域称称为“状态栏”，它能提供供有关选定命命令或操作进进程的信息，您您可据此了解解当前可做的的操作。在此此信息的右侧侧将显示CaapsLocck、 Sccroll Lock、NNum Loock等键盘盘按键的当前前状态。若这这些键处于打打开状态，那那么它们的名名称就会在此此显示出来。步骤四、进进入表格2后后按下键盘上上Ctrl V组合键，结结果参见图 9。图 9在第二二张表中粘贴贴内容完成上述操操作后，刚才才复制的内容容就将粘贴在在第二份工作作表中，如图图 9所示。此后，您可可以参照前面面的内容制定定该表中的内内容。步骤五、参参照前面的
10、操操作，输入第第二张表中的的内容，结果果参见图 110。上述通过复复制、粘贴的的方法来制定定第二张电子子报表中第一一行的内容，是是一种常用操操作技巧，能能快速建立那那行栏目类似似而数据不同同新报表。若若第二张表中中的栏目，即即首行中的内内容与第一张张表中的栏目目有区别，粘粘贴后可以进进行修改，其其操作方法与与Microosoft Word中中的编辑操作作相同，也可可使用拖动的的方法移动内内容。图 10输入入第二张表中中的内容第三节 设置单单元格的格式式与Micrrosoftt Wordd一样，在中中文Exceel 中也能能设置文字的的格式，而且且此格式将表表现在最终的的电子表格中中。此外，还还
11、可以设置其其它与数据信信息相关的属属性，下面的的操作将结合合“员工工资表表”的特点来进进行说明，请请先单击左下下方的Sheeet 1标标签，返回“员工工资表表”。图 11 单击击行号1注：在初始始状态下，中中文Exceel 操作窗窗口中只有三三张标签，除除了可以使用用这种方法选选择激活一张张标签外，还还可以通过位位于标签左旁旁的“标签滚动按按钮”进行操作。这这些按钮的外外观是就是滚滚动箭头，从从外型上即可可了解到各自自的作用。如如果要滚动显显示其他工作作表标签，请请在所需方向向上单击滚动动箭头；如果果要选定某个个工作表，请请单击其标签签；如果要一一次滚动多张张工作表，请请按住键盘上上的Shif
12、ft键，然后后再单击中间间的标签滚动动箭头；如果果要显示当前前工作簿中所所有工作表列列表，请右击击标签滚动箭箭头。步骤一、参参见图 111，单击行号号1，选定此此行中的文字字内容。然后后右击鼠标器器，进入图 12所示的的快捷菜单，并并从中选择“设置单元格格格式”命令。图 12 选择择“单元格快捷捷菜单”图 13 单击击“字体”选项卡步骤二、进进入图 133所示的“单元格格式式”对话框后，单单击“字体”选项卡。图 14 从“字体”窗口中选择择一种新的字字体步骤三、参参见图 144从“字体”窗口中选择择一种新的字字体后，参见见图 15，从从“字形”窗口中选择择一种字形，接接着可在“字号”窗口中设置
13、置文字的大小小尺寸。 图 15 选择一种字字形图 16 上述述操作的结果果此后，您还还可以在“字体”选项卡中设设置文字的颜颜色，以及下下划线、删除除线等属性,还能预览设设置结果。单单击“确定”按钮后，选选定文字就将将按新设置的的字体格式显显示在电子报报表中，参见见图 16。图 17 选定此列中中的所有内容容 图 18 选择“数字”选项卡第四节 设置货货币符号述操作可用用于设置了电电子报表中各各列标题文字字属性，下面面的操作将设设置货币符号号：步骤一、单单击D列号，选选定此列中的的所有内容，参参见图 177，接着右击击鼠标右键，然然后从快捷菜菜单中选择“设置单元格格格式”命令。进入入“单元格格式
14、式”对话框后选选择“数字”选项卡，参参见图6118。 图图 19 在在“分类”列表窗中选选择“货币”项 步骤二、在在“分类”列表窗中选选择“货币”项，参见图图 19。 图 20设置好好“小数位数”与“人民币符号号”步骤三、参参见图 200，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击击“确定”按钮。图 21 在工工资数额前加加上一个人民民币符号上述操作选选择的是一个个人民币符号号，此后工作作表中的“工资额”数据前就会会加上这个符符号，如图 21所示。这几步操作作说明了选定定某一行，或或者某一列来来设置格式的的方法。如果果需要，还可可以选择几行行或者几列，甚甚至于选定工工作表中的一一部份，或者者全
15、部行与列列来进行设置置。选定部分分或者全部行行与列，都可可以使用拖动动的方法进行行操作；若要要选定排列不不连续多行，或或者多列，可可参照下面建建立图表的方方法进行操作作。图 22 选择择“打印预览”第五节 预览和和调整报表外外观 一份电子子报表建立好好后，就可以以将它打印在在报表纸上，或或者通过网络络传给部门主主管或者下属属。在此之前前，为了了解解报表内容与与格式是否正正确，有必要要预览报表外外观，并且根根据预览的结结果作些调整整。下列操作作将说明这一一点：步骤一、从从“文件”下拉菜单中中选择“打印预览”命令，参见见图 22。此命令可将将打印的结果果显示在屏幕幕上，结果如如同使用打印印机在报表
16、纸纸上打印的电电子报表，从从而让您以真真实的面貌工工区观察它的的外观，为修修改提供依据据。选择此命命令后，预览览的结果将如如图 23所所示。步骤二、参参见图 244，使用“缩放”工具单击预预览窗口，结结果如图 225所示。“缩放”工工具按钮在工工具栏中很容容易看到。当当预览窗口打打开后，它就就处于选定状状态，而且光光标形状也如如同一只放大大镜，使用它它单击预览窗窗口后，文字字就能放大至至建立电子报报表时所设置置的尺寸，如如图 26所所示，再次单单击又会还原原。图 23 预览览电子报表图 24使用“缩放”工具单击预预览窗口图 25 放大大显示文字此时，您就就可以仔细看看一下该电子子报表的版式式设
17、计情况，并并且很容易的的找到需要修修改的地方。就就本例而言，显显然需要修改改下列三点： 1.应加上上表格标题。2.“年龄龄”字段中的记记录值应当居居中。3.“工资资额”字段未应加加入“总计”值。下面的操作作就将完善这这些内容。图 26 选择择“行”命令第六节 加入标标题 为了加入入标题，首先先需要在报表表将插入一行行，以便于书书写它，其次次还要合并此此行中的各列列，否则标题题就不能存在在。完成下列列操作后，您您就会理解这这句话的意义义了。图 27 插入入新行 步骤一、单单击“关闭”按钮，结束束“预览”，返回中文文Excell 的操作窗窗口。然后单单击行号1，然然后从“插入”下拉菜单中中选择“行
18、”命令,参见见图 26。图 28 打开开“合并单元格格”检测框 此后，在原原“行1”前将插入新新的行，而原原来的“行1”将变成“行2”,如图 227所示。新新行将使用已已经存在列定定义，您可以以为每一个单单元格填入内内容，但由于于它将用于书书写工资表的的标题，所以以应当合并各各列，使它们们不在存在，而而由一个单列列取而代之，从从而让标题可可以正常出现现在电子报表表的开头处。 步骤二、单单击行号1，确确保选定新行行，然后右击击鼠标进入快快捷菜单，接接着从中选择择“设置单元格格格式”命令,然后后在“单元格格式式”对话框中选选择“对齐”选项卡,并并参见图 228，打开“合并单元格格”检测框,最最后单
19、击“确定”按钮。 完成这一步步操作后，“行1”中就只有一一个单元格了了，这是中文文Excell 中的常用用操作,初学学者应当注意意了。 步骤三、在在“行1”书写好标题题“员工工资表表”,并参照前前面的内容，设设置好标题的的文字字体与与大小尺寸,结果应如图图 29所示示。 由图 299可见,标题题文字与“年龄”列中的数字字一样，位置置都需要调整整，下面的操操作就将解决决此问题。图 29在“行行1”中书写好标标题“员工工资表表”注意：调整电子子表格某些单单元格中的数数字或者文字字的位置是一一种重要的操操作，因这可可以使得阅读读更容易，减减少出错率。第七节 调整列列中的文字位位置 由图 229可见,
20、在在这一份“员工工资表表”中，仅使用用了当前工作作表中的部分分列，在调整整标题文字的的位置之前，有有必要清除那那些并没有使使用的列，以以便于将标题题放置在报表表的中央，请请按下列步骤骤进行操作：步骤一、使使用拖动的方方法选定那些些没有使用的的列，结果如如图 30所所示。 在中文Exxcel 中中,通常是从从A1开始使使用各单元格格的，这样那那些没有使用用的列就会是是靠后面的列列了。在本例例中操作时，应应当单击列标标E后进行拖拖动，否则就就不能选择这这些列中所有有单元格。也也只有这样，标标题行中没有有使用的那些些列也才会被被选定。也是是说，选定的的结果才会如如图 30所所示。步骤二、右右击鼠标，
21、然然后从快捷菜菜单中选择“隐藏”命令。 这这样，报表中中就会隐藏(不同删除)没有使用的的列，只显示示那些已经使使用了的列，如如图 31所所示。注：若从快快捷菜单中选选择“删除”命令，删除除的将是单元元格中的内容容，而不是单单元格本身。这这与上述“隐藏”是不一样的的。删除后单单元格仍然存存在，或者填填入新的内容容，隐藏后则则不会出现在在屏幕上。图 30 选定定那些没有使使用的列图 31 隐藏藏没有使用的的列 步骤三、选选定所有行与与列右击鼠标标进入快捷菜菜单后，选择择“设置单元格格格式”命令。接着着选择“对齐”选项卡，并并单击“水平对齐”下拉按钮和和从下拉列表表中选择“居中”项，参见图图 32。
22、图 32 选择择“居中”项这一个选项项的功能是迫迫使文字在单单元格中居中中，而不管它它的长度是否否与单元的显显示长度相同同。步骤四、检检查“合并单元格格”检测框是否否处于关闭状状态。若处于于打开状态，就就关闭它，然然后单击“确定”按钮。注意：由于于前面的操作作曾经打开过过此检测框，而而这里的操作作又选定了所所有填充了内内容的单元格格，所以这里里务必检查一一下，看看是是否处于关闭闭状态，这是是一个很关键键的问题！否否则表格中的的各单元格将将合并一个单单元格，表格格也就不存在在了。图 33让各单单元格中的文文字居中此后，各单单元格中的文文字就会居中中，如图 333所示。这这种居中的作作用很显然，目
23、目的就是要让让各列的栏目目名与内容对对齐，阅读时时不容易出错错。顺便说一一句，拖动列列标间的分隔隔线，可以调调整各列的显显示宽度，并并带动单元格格中的内容移移动显示位置置，但不能将将此位置固定定在单元格中中的某一处。图 34 选择择“函数”命令注意：调整整电子表格中中某些单元格格的数字或者者文字的位置置也是一种重重要的操作，因因为这可以使使得阅读更容容易，减少出出错率。图 35 选定定SUM函数数第八节 添加“总计”单元格 中文Exxcel 提提供有各种用用于计算的函函数，其中SSUM将用于于“总计” ，计算指指定列中所有有数值的和。“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿
24、来使用。请按下列步骤进行操作：步骤一、单单击在“工资”列最后的第第一个空白单单元格，接着着从“插入”下拉菜单中中选择“函数”命令，参见见图 34。图 36 SUUM函数计算算的结果信息息步骤三、在在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选选定SUM函函数，然后单单击“确定”按钮，参见见图 35。在“函数名名”列表窗中选选定某个函数数后，它的功功能描述字将将显示在“函数分类”列表窗的下下方，您可以以据此了解到到这个所提供供的各函数功功能。操作时时，可先从“函数分类”列表窗中选选定某类函数数，然后从“函数名”列表窗中选选择此类函数数的某一个。步骤四、单单击SUM函函数计算的结结果信息框中中的“确定
25、”按钮，参见见图 36。 此后，就能能在工作表中中看到工资的的总计值了。当然了，还还需要加入“总计：”标题，这样样才能打印出出员工工资表表。此后您可可以选择“文件”下拉菜单中中的“打印预览”命令，看一一看您所设计计的工资报表表是什么样子子的。第九节 制作员员工工资图表表利用中文EExcel 提供的图表表功能，可以以基于工作表表中的数据建建立图形表格格，这是一种种使用图形来来描述数据的的方法，用于于直观地表达达各统计值大大小差异。 为了制作员员工工资图表表。请按下列列步骤进行操操作： 步骤一、将将光标移至AA3单元格上上。然后单击击它并向下拖拖动，选定各各员工的姓名名，并按住键键盘上的Cttrl
26、键，将将光标移至DD3单元格上上，向下拖动动，选定各员员工的工资额额后，结束拖拖动并释放CCtrl键，结结果应如图 38所示。图 38 选定定员工的姓名名与工资额这一步先是是选定了各员员工的姓名，然然后选定他们们的工资额，如如果事先没按按住键盘上的的Ctrl键键，将不能选选定这两部分分对象。这种种操作方法与与在Winddows的“资源管理器器”中选定不相相邻的多份文文件方法相同同。步骤二、参参见图 399，单击工具具箱中的“图表向导”按钮，进入入“图表向导”的第一步操操作对话框。图 39 单击击“图表向导”按钮步骤三、参参见图 400，在“图表类型”列表中选定定一种类型后后，从“子图形类型型”
27、指定图形的的形式，接着着单击“下一步”按钮。 进进入图表向导导后，通过这这一步可以选选择的类型很很多，各类型型的图形特点点如“子图形类型型”窗口中所列列，而且通过过位于此窗口口下方的文字字可以了解到到各自的用途途，本书不必必多说了，您您可以参照本本书的操作步步骤，试用一一下别的类型型。 注：若按住住“按下不放可可查看示例”按钮，“子图形类型型”将变成预览览窗口，并且且显示您所选选定的图表类类型与电子报报表中数据的的图表外观。此此外观若不是是您想要的类类型，可以重重新选定类型型。图 40 选选择一种图表表类型图 41 “行”单选按钮的的位置步骤四、在在“图表向导”的第二步操操作对话框中中，打开“
28、行”单选按钮，参参见图 411。图 42 按“行”的方式来产产生“系列” 进入“图表表向导”的第二步操操作对话框后后，将会看到到中文Exccel 默认认设置的“系列”产生方式。“系列”就是图表中中横坐标的标标记方式，在在这里就是将将员工的姓名名放置在横坐坐标下方，即即按“列”的方式来产产生“系列”。完成这一一步操作后，中中文Exceel 将按“行”的方式来产产生，并且立立即在此对话话框的预览窗窗中表现出来来，如图 442所示。步骤五单单击“下一步”按钮后，在在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图图表”，参见图 43。图 43 输入入“员工工资图图表”步骤六、单单击“下一步”按钮
29、后，在在“图表位置”对话框中打打开“作为新工作作表插入”单选按钮，参参见图 444。图 44 打开开这个单选按按钮 这一步操作作将建立一张张新的工作表表，而且是与与前面的工作作表分离的图图表。若打开开“作为其中的的对象插入”单选按钮，则则将把新工作作表(图表)插入在当前前工作表中。最后，单击击“完成”按钮，一张张工作图表就就产生了，它它将作为当前前工作薄中的的一张的图表表出现在屏幕幕上，参见图图 45。与与作为对象插插入在当前报报表中不同的的是，该图表表是独立存在在于当前工作作薄中的，不不配属于报表表，这一点可可以通过单击击屏幕左下角角处的Sheeet 1标标签来证实。此此时，位于该该标签的左
30、旁旁将是图表的的标签，您可可以试一试作作为对象来插插入图表，并并看一看此处处的标签排列列情况。图 45 建立立一张“员工资图表表”总结： 中中文Exceel 是一种种常用的办公公软件,而且且可以与Miicrosooft Offfice 中的其它软软件一起应用用，如可以在在Word 中插入中文文Excell 的报表，本本部分讲述了了中文Exccel 的一一般用法。 “新建”对话框中提提供有一些预预定的模板，基基于它们可以以快速建立一一些企业常用用电子表格。通通过各模板，您您还可以进一一步了解这个个软件的功能能与所能建立立的各种报表表。为了使用用这些模板，可可从“文件”下拉菜单中中选择“新建”命令，然后后在“新建”对话框中选选择“电子表格模模板”选项卡，接接着从列表中中选择要想要要模板即可。32