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1、精装修工程档案资料管理规定一、工程档案管理制度1 .档案资料管理1）工程工程档案资料工作是工程建设过程的一局部，应纳入建设全过程管 理并与工程建设同步。公司档案资料管理部门集中统一管理本工程全过程的 技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、 检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。2）工程建设中，公司档案资料管理部门提供归档文件清单及要求，参与项 目各单位根据要求指定专人负责档案资料的收集、整理、移交工作。3）各单项工程总体验收由档案资料管理部门对其各种技术文件和竣工资 料进行查验,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料管理部门对竣工 资料签收合格后支付。2 .归
2、档文件的质量规定1）凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲 笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或 复印件归档）。2）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改 通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写 并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签 证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3）调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复 印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。4）主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复
3、印件）归档。5）书写规定书写字迹工整，图样清晰。书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要 求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。6）书写材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm,装订边空白间 隙内不能进行书写和留有信息。二、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件 的提供利用，特制定本制度。1 .工程文件接收1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由工程部 资料人员统一接收；公司内部领导下发、当地政府各部门的文件由工程部资 料人员统一接收。2）工程部资料人员
4、对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。3）公司工程部资料人员对接收的工程文件应及时建立工程文件接收总登 记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用电脑进行各类工程文件的 查询检索。4）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按公司 工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。5）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级 文件资料的借阅规定。6）公司档案资料管理部门仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立 档案登录总登记帐和分类登记帐。2 .工程文件资料发放1）分发外单位和部门的工程文件资料由公司工
5、程部资料人员统一办理。2）公司工程部资料人员按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发 表分发工程文件资料（当工程施工图、资料份数有限时），仅提供相关单位 一套或二套文件，缺乏局部相关单位可委托公司工程部向精装修设计单位提 出增加施工图供应数量;其它资料文件缺乏局部，由相关单位自行联系复制， 复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3）分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。4）为防止工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取 单位应指定领取人名单，并书面通知公司工程部资料人员；工程部资料人员 按指定名单发放工程文件资料。3 .设计变更令、工程联系单、签证单的传递
6、及管理规定1）设计变更令、工程联系单、签证单统一由公司工程部资料人员按设计变 更令、工程联系单、签证单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。2）设计变更令、工程联系单、签证单原件一律及时归档保存。3）凡涉及设计修改、变更，公司工程部资料人员应及时在归档图纸的副本 对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。三、各单位文件管理职责.参建单位（公司工程部、精装修监理、精装总包、精装修设计单位、甲 供材单位、甲分包单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的工程文 件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交公司档案资料管理部 门。1 .精装总包负责工程的档案文件从形成到编制的全
7、过程。并负责组织、协 调各分包单位的归档工作。按规定向公司提交全套完整、准确系统的符 合档案规范标准的工程档案。2 .精装修设计单位负责对形成的基础材料和工程设计等文件进行收集、积 累、整理。3 .精装修监理：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审 查。负责收集、积累、整理、归档工程监理文件。公司委托监理单位负 责监督、检查工程文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、 签署。同时向公司提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。4 .精装总包归档范围1）负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。2）负
8、责提交分部检测记录及验收签证书。3）负责提交分部检测的方案、措施。4）负责按时提交全套完整的竣工图。并切实执行竣工图编制的有关规定。5）负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）。5 .精装修设计单位归档范围1）负责提交工程（工程）各设计阶段的设计文件。2）负责提交全部设计修改通知单。3）负责提交设计总结。4）负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）6 .精装修监理归档范围1）负责提交监理过程中形成的有关工程质量、工期、本钱监理等方面的全 部文件材料。2）监理各专业负责人对精装总包、甲供材、甲分包单位的归档案卷实施审 查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备 考表审
9、核人栏签署。3）负责提交各单位归档完整齐全的证明材料。4）对不符合归档要求档案的处理：7 .对精装总包提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，公司档案资料管 理部门有权退回，精装总包应按档案管理的有关规定进行整改,直至提 交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。8 .凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决 算，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料管理部门对竣工资料 签收合格后支付。四、声像档案管理方法.建设工程声像档案主要是指在施工、管理活动中直接形成的，具有保存 价值的照片、影片、光盘，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。由 精装总包统一进行记录和汇总，并且交由监理审
10、核，最终移交工程部。1 .声像档案主要有：建设工程的照片档案和相应的文字说明。2 .照片档案应符合以下要求：1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；2）能表达工程竣工后的外观、设计特色、细部构造；3）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于800万有效像素（不允许插值）。3 .文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、 开工日期、竣工日期、投资额、施工面积、结构、层数、摄影日期、摄 影者等。五、工程竣工图编制管理规定1 .编制竣工图的形式和深度1）凡按图施工没有变动的，那么由各施工单位（包括精装总包和各分包单位， 下同）在原施工图上加盖“竣工图
11、”标志后，即作为竣工图。2）凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣 工图的，可不重新绘制，由各施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上 注明修改的局部，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志 后，即作为竣工图。3）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面 整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承 担施工的技术负责人审核签认。2 .编制竣工图的分工1）各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，精装总包除应编制自行施 工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。精装总包单位 在竣工时应向公司工程部提交总包范
12、围内的各项完整、准确的竣工图。2）工程在签订施工合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。3）公司工程部应组织、催促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工 图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。3 .竣工图编制的套数工程竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。4 .竣工图编制费用施工合同约定套数的竣工图编制费用由精装总包负责。六、材料的送检为确保精装修施工质量，创立健康环保工程，杜绝小业主对材料污染的投诉 以及保证材料质量。公司有对甲供材料、甲指乙供材料、乙供材料到场后进行随 机取样送检的权力。需送检的材料有：实木（复合）地板、细木工板、乳胶漆、石材、瓷砖等及 其它要求送检的材料。