《人力资源会议准备5710.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《人力资源会议准备5710.docx（21页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、第三章哈哈佛经理理会议准备备一、 会务准备备主席席应如何何控制会会议以增增进其实实效?谈到控控制，管管理学界界有这么么一句脍脍灸人口口的名言言，可供供作参考考：最好好的控制制便是避避免丧失失控制!为了避避免对召召开的会会议丧失失控制，主主席应在在开会之之前做妥妥准备工工作。就就一般性性的会议议而言，开开会之前前的准备备工作至至少包括括下列八八项：(1)会会议目标标的设定定；(2)与与会者的的选择；(3)会会议时间间的选择择；(4)会会议地点点的选择择；(5)会会议场地地的布置置；(6)议议程的指指定；(7)会会议通知知的派发发；(8)开开会前的的最后审审查。 会议目标标的设定定决定召开开会议之
2、之后的第第一项最最重要的的准备工工作，便便是设定定会议目目标。良良好的会会议目标标应符合合四项要要求：1.会议议目标必必须用书书面列明明许多多会议主主持人在在规划会会议的时时候，都都以为没没有必要要将目标标写出来来。他们们常说他他们已将将目标记记在脑中中，而且且只要他他们时常常想起它它们，则则是否诉诉诸文字字，将不不会产生生任何实实质上的的差别。其其实，这这是一种种似是而而非的论论断。用用书面方方式写下下会议目目标，可可以产生生三种好好处：第第一、有有助于目目标内涵涵澄清；第二、书面目目标较不不容易被被遗忘；第三、当目标标种类繁繁多时，以以书面写写下比较较容易调调和它们们之间的的潜在矛矛盾。2
3、.会议议目标必必须切合合实际所谓谓切合实实际，即即指具有有实现的的可能。但但是“会议目目标必须须切合实实际”这句话话，并不不意味会会议目标标应该是是容易实实现的。事事实上，一一种不是是轻易能能够实现现的目标标，对目目标的追追求者才才具有真真正的挑挑战性。这这即是说说，会议议目标不不但应具具有相当当的挑战战性，而而且也应应该有被被实现的的可能。3.会议议目标必必须具体体而且可可以衡量量含糊糊笼统的的目标极极难充作作行动的的指南。例例如某单单位主管管因为感感到该单单位产品品不良率率过高，而而决定开开会研讨讨降低产产品不良良率方案案。倘若若他将会会议目标标认为“探讨如如何降低低产品的的不良率率”，则
4、该该目标肯肯定难以以充作与与会者提提供意见见的指南南，因为为他没有有具体地地指出产产品的不不良率应应降低多多少，以以及应在在多长的的时间内内达到这这个结果果。但若若他将会会议目标标改订为为“探讨如如何在十十月底之之前令产产品不良良率由目目前的55%降低低至3%”，则上上述缺点点将不复复存在。4.会议议目标所所表明的的必须是是“应实现现什么”，而非非“应做什什么”“应做什什么”是以主主席为本本位，而而“应实现现什么”则是以以成果为为本位。以以主席为为本位的的目标，远远不如以以成果为为本位的的目标那那样具有有实效。例例如当会会议目标标被订为为“向员工工宣传新新的告假假程序”时，主主席可能能只会照照
5、本宣科科一番而而草草了了事，但但若会议议目标被被订为“令员工工了解新新的告假假程序”，则主主席将不不能不关关心员工工对新的的告假程程序，是是否已真真正了解解。 与会人员员的选择择会议目标标设定之之后，紧紧接着便便决定与与会的人人选。主主席原则则上只应应考虑邀邀请下列列两类人人士与会会：1.对实实现会议议目标有有潜在贡贡献的人人会议议既然是是以目标标的实现现为导向向，因此此主席在在决定与与会者人人选之际际所应优优先考虑虑的，便便是邀请请对实现现会议目目标有潜潜在贡献献的人参参与。但但这并不不意味这这些人非非出席会会议不可可，因为为主席有有时可以以在会议议之前约约见他们们，并征征求他们们的意见见。
6、这样样做，将将可免除除他们出出席会议议。2.能够够因参与与会议而而获得好好处的人人让这这些人参参与会议议，固然然有助于于会议功功能的发发挥，但但主席也也可故意意不邀请请他们参参与，而而只在会会议之后后，将开开会的结结果通知知他们。主席席对于难难以分辩辩是否应应该邀请请的人士士，最好好能采取取“宁可邀邀请，而而不排斥斥”的原则则，邀请请他们参参加，以以免遗漏漏。需要要特别留留意的是是，与会会者人数数不宜太太多。理理由有三三：(1)会会议的成成本非常常昂贵，因因此没有有必要出出席或列列席的人人士，尽尽量不要要让他们们参加。(2)在在定好的的会议时时间内，与与会者人人数一多多，则每每一位与与会者的的
7、平均参参与机会会将随之之减少。(3)与与会者人人数一多多，沟通通将趋于于困难。例例如当与与会者只只有3个人的的时候，沟沟通渠道道只有66个；与与会者增增至4个人，沟沟通渠道道增至112个；与会者者增至88个人，沟沟通渠道道增至556个；其余依依此类推推。沟通通渠道越越多，与与会者对对信息的的掌握能能力将越越低。一般管理理者所公公认的较较理想的的与会人人数，是是57人。因因为在这这样的人人数下，不不但沟通通不致发发生困难难，而且且与会者者普遍拥拥有较多多的参与与机会。倘倘若与会会人数甚甚多，譬譬如多至至20人以以上，主主席可以以视实际际需要而而采取分分组讨论论方式，处处理各种种议案。一名员工工每
8、次参参加企业业会议，都都会使公公司受到到某些方方面的损损失。因因此，实实用经济济学要求求每份邀邀请都必必须有建建设性作作用。假假如一个个人并非非必须参参加会议议，他的的时间就就能在其其它方面面为公司司多作贡贡献。而而且，没没有兴趣趣的出席席者会造造成妨碍碍。要把每一一位参加加会议的的人都看看作资源源。资源源的利用用应按照照需要，而而不是多多多益善善。一间间拥挤不不堪的房房间可能能使参加加会议者者泄气、不能实实现自己己的目的的。为了从每每个资源源得到最最大好处处，管理理部门既既不能把把与会者者的责任任和技能能认为是是当然的的，也不不能假定定其个人人目的和和公司的的目的一一致。人人们希望望从会议议
9、得到的的东西往往往不是是会议主主持人所所确定的的会议目目标。要把企业业会议看看成是一一个若干干个人的的群体，他他们必须须互相影影响以完完成某项项工作；不要单单纯问谁谁应当参参加，而而要问为为什么参参加。下下面是请请你考虑虑的一些些因素： (1)参加会会议的人人将在多多大程度度上涉及及会议的的行动后后果? (2)这个人人在中心心议题的的专门知知识方面面，是否否确有需需要或能能有所贡贡献? (3)这个人人以前对对这种情情况，有有没有经经验，或或者与所所涉及的的议题或或人物是是否有特特殊关系系(例如代代表某一一特殊利利益的小小组)? (4)级别或或地位是是否适合合于这个个小组?(下级级职员和和他们的
10、的上司在在一起参参加的时时候，心心理上常常会不自自然，以以至于影影响他们们反应的的质量和和真实性性。) (5)假如要要做决议议，这个个人是否否能做(他不应应是一个个从属的的人，这这种人可可能缺乏乏完整的的全面知知识和适适当的权权威)?(6)他是否否具有行行政或法法律责任任来进行行审查或或决定? (7)为帮助助会议开开得成功功，这个个人能不不能通过过抵制已已知的意意见以形形成均势势，提出出一个不不偏不倚倚的客观观见解，或或发挥评评论者或或媒介者者的作用用? (8)他的才才能或职职责是否否与其他他与会者者重复? (9)由于某某种理由由，他或或她的出出席是否否会妨碍碍会议的的总体成成效? (100)
11、是否否时间、工作量量及其他他因素都都能使与与会者安安心参加加全部会会议，而而不是人人在心不不在? 出席人应应当提前前了解的的事项1交通通 (1)谁预定定飞机票票?是个人人，还是是公司? (2)如果人人们自己己预定，他他们找谁谁?是否用用一个负负责人的的姓名，以以便电话话接线员员一听就就知道? (3)他们应应计划在在什么时时候到达达? (4)预定飞飞机票何何时截止止? (5)从飞机机场到会会议场所所是否提提供交通通工具?谁提供供? (6)如果不不提供交交通工具具，个人人如何自自行安排排交通? 2会议场场所要几几人同住住一室吗吗? (1)如果是是这样，能能否挑选选室友?还是和和生人同同住，以以便人
12、人人都能多多结识一一些朋友友? (2)人们能能否指定定禁止吸吸烟的房房间(许多场场所现有有此种房房间)或不吸吸烟的室室友? (3)有无健健身俱乐乐部?游泳池池?高尔夫夫球场或或网球场场?其它娱娱乐设施施? (4)人们是是否须自自备体育育用具? 3衣服 (1)会议场场所设施施在门厅厅和餐室室是否有有衣着规规定? (2)公司管管理部门门要求会会议期间间何种程程度地遵遵守礼节节或不拘拘礼节? (3)娱乐活活动，有有精致装装饰的宴宴会或宴宴会是否否需要特特别衣着着? 4会议 (1)人们是是否应当当携带卷卷宗或顾顾客记录录? (2)会前是是否有须须完成的的任务? 会议时间间的选择择主席在选选择会议议时间
13、时时，首先先应该考考虑的便便是自己己的时间间，此即即能令自自己获取取充分准准备以及及方便自自己作息息的时间间。这种种作法并并不表示示主席是是一位自自我中心心的人，因因为主席席既然是是会议成成败所系系的关键键性人物物，在选选择会议议时间时时，自然然应以适适合自己己的时间间为优先先考虑。这这是一种种实事求求是的作作法。其其次，主主席也应应该考虑虑方便与与会者出出席的时时间，以以及为与与会者所所喜爱的的时间。倘倘若与会会者对会会议时间间有所不不满，则则会议目目标的实实现，势势必遭受受不利的的影响。会议时间间必须包包括起止止时间。经经验显示示，绝大大多数的的会议都都只列明明开始的的时间，而而无结束束的
14、时间间。这样样的作法法有两种种严重的的缺陷： (1)与会者者无法对对会后的的工作预预作规划划。 2)会议的的效率势势必降低低，因为为既然没没有终止止的时间间，本来来一个小小时可以以结束的的会议，则则可能被被拖到三三个小时时才结束束，这不不幸应验验了帕金金森定律律工作作将被延延伸，以以便填满满可供完完成工作作的时间间。为了了避免上上述两种种缺陷，每每一场会会议都必必须列明明结束时时间，而而且都必必须按照照这个时时间准备备结束。就就算有些些会议譬如如说解决决问题的的会议难以以确切地地把握结结束时间间但主席至至少应指指明会议议大约会会在哪一一个时间间结束。为了避免免会议过过分冗长长，有些些管理者者故
15、意将将会议安安排在距距午餐、某种活活动或是是下班之之前不久久举行。这这是一种种可以考考虑采取取的方法法。至于一场场会议到到底应为为时多久久，这虽虽无一致致的看法法，但多多数的管管理者均均同意，以以不超过过一个半半小时为为限，因因为一般般人能保保持注意意力集中中的时间间，最长长大概不不超过一一个半小小时。(这大概概也可以以说明何何以大多多数电影影的放映映时间，都都在一个个半小时时左右。)但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是：一场会议的时间超过一个半小时
16、，则中途应腾出若干时间作休息之用。最后，我我们还想想提醒你你：例如如主席不不坚守原原定时间间主持会会议，则则宁可另另择时间间开会，而而不应轻轻易找人人代为主主持。重重要的会会议，更更特别要要遵守这这个原则则。 会议地点点的选择择许多人在在从事会会议规划划时，都都以“方便”主席席的方便便以及与与会者的的方便，作作为选择择开会地地点的依依据。这这样做并并不妥当当，因为为“方便”只是选选择开会会地点的的诸种考考虑之一一。会议议地点选选择，至至少应顾顾及下列列七个条条件： (1)场地必必须有空空档且可可供使用用。 (2)场地必必须够大大以便容容纳与会会者及视视听器材材。有人人认为平平均每一一位与会会者
17、若能能拥有11.5米米2的空间间，才算算理想。 (3)必须拥拥有包括括桌椅在在内的适适当家具具。会议议时间愈愈长，所所使用的的桌椅愈愈应令与与会者感感到舒服服。不过过，却不不应该令令与会者者舒服到到无心开开会的地地步。 (4)必须拥拥有充足足的照明明及通风风设备。 (5)必须能能免于声声音、电电话、访访客等干干扰，以以防与会会者分心心。 (6)必须令令主席及及与会者者大致方方便。 (7)成本必必须低廉廉。以上七个个条件之之中，前前四个可可视为任任何会议议地点的的必备条条件，缺缺一不可可，但后后三个条条件则往往往因相相互冲突突而无法法同时具具备。例例如为节节省开支支及令与与会者大大致方便便，主席
18、席将会议议地点定定在与会会者办公公室的附附近。但但是，由由于会议议地点太太接近办办公室，就就会在会会议进行行中常有有电话或或访客的的干扰。此此外，与与会者也也常在会会议进行行中伺机机进出会会场。反反过来说说，倘若若为了令令与会者者专心开开会，主主席遂将将会议地地点改在在远离与与会者办办公的地地方。但但是会议议地点遥遥远，不不但令与与会者感感到不便便，而且且也令会会议成本本因而提提高。许许多管理理者对会会议地点点的选择择都有这这样的共共同认为为：一般般性的会会议或是是为时较较短的会会议，原原则上应应在与会会者办公公室附近近召开，但但是特别别重要的的会议或或是为时时较长的的会议，则则应选择择远离与
19、与会者办办公室的的地方召召开。 1选择地地点在其它条条件相同同的情况况下，如如果会期期短，最最佳会址址是大多多数参加加者旅途途最短的的地方。如如果会期期较长，那那么，旅旅途远近近就不如如主要商商业中心心或人们们常去的的地方重重要。越来越多多的机构构发觉机机构外的的会址能能增加会会议成功功的机会会。有些些企业报报告说，多多样化的的会议地地点能激激发兴趣趣，并为为常规功功能增加加新的方方面。而而且，它它为会议议的便利利、服务务工作和和可能安安排的项项目提供供更为广广泛的范范围。 2考虑利利用会议议中心一下子解解决许多多后勤问问题的好好办法是是在一个个会议中中心开会会(不要混混淆会议议中心与与大会中
20、中心，后后者一般般要大得得多)。会议议中心这这个概念念在过去去十年中中已臻完完美，现现在是开开两百人人以下会会议的主主要地方方。美国典型型的会议议中心是是康涅狄狄格州南南贝里的的哈里森森会议中中心。各各种专家家讨论会会和专题题讨论会会在这里里各开二二天，平平均参加加人数为为201000人。会会议在长长达一年年之前就就需预定定。设施施有先进进水平的的会议中中心和度度周末的的地方，备备有二十十间会议议室，每每间大小小从二十十到三千千平方英英尺不等等。座位位从十二二个到二二百二十十五个不不等，并并可安排排成剧场场式、教教室式、宴会厅厅式或讨讨论会式式。典型的中中心座落落在没有有大城市市的汽车车、飞机
21、机和行人人交通干干扰的地地方。这这种中心心一般包包括供会会议用的的一所有有充足房房间的旅旅馆，一一个咖啡啡馆和一一个餐馆馆。可以以安排全全套会议议服务项项目，包包括就餐餐、客房房、会议议室、便便笺本、铅笔、标准的的视听器器材、咖咖啡供应应、以及及供娱乐乐使用的的设施等等。注意：不不管会议议主持人人是新手手还是行行家，他他都会发发觉和良良好的会会议中心心共事可可以减少少许多计计划难题题。由于于这种中中心适合合小型会会议，它它能估计计到主持持人的需需要，从从而减轻轻他所肩肩负的许许多细节节。而当当把所有有收据加加到一起起时，费费用不一一定更高高。会议议中心在在各国已已如雨后后春笋般般兴起，新新的中
22、心心还在继继续开办办。最好好的一些些中心位位于大城城市附近近的老房房子里，但但是要仔仔细选择择。 3及早提提前预定定在计划开开始时就就预定地地点如有必必要，可可以是暂暂时性的的，这样样做有百百利而无无一弊。最最好的开开会地点点要及早早预定。最最受欢迎迎的开会会地点时时常要提提前五年年预定。围围绕可供供使用的的场地和和设施设设计方案案，比物物色完全全适合于于既定方方案的设设施要容容易。初步的寻寻找场地地可以通通过邮件件进行，条条件是你你能提供供你的要要求细节节的概要要和拟议议的各个个日期。招招标应包包括下列列各项： (1)活动的的一般安安排(附上以以前类似似活动的的方案有有助于场场地管理理部门参
23、参考)。 (2)开会场场地的要要求分别对对圆桌讨讨论小组组、群众众大会、陈列区区、宴会会等提出出要求；说明每每项占用用的具体体时间，以以及参加加的人数数等。 (3)简述拟拟议的社社交活动动。 (4)说明是是否需要要特殊场场地、设设备、伙伙食或人人员条件件。 (5)套房、单人房房间、双双人房间间各需若若干，并并说明与与会者住住宿的天天数。你在和场场地管理理部门初初步函商商时，最最好限于于要求下下列各项项：可供供多大场场地、价价格表及及平面图图。在预预定大会会地点时时，大多多数财务务细节是是可以磋磋商的。最最终预定定场地应应以亲自自视察建建筑物为为准，平平面图可可能靠不不住，亲亲自视察察实际结结构
24、装置置。 4彻底视视察开会会场地大会管理理人和会会议物质质安排的的负责人人应视察察拟议中中的会议议场地。适适当的核核对细目目应包括括下列各各项： (1)检查考考虑中的的全部会会议室或或场地。不不要认为为任何两两个房间间都一样样；要检检查每个个房间的的物质条条件，以以发现不不合适的的照明或或通风、不方便便的休息息室、妨妨碍安静静的通道道或出口口、不恰恰当的场场地分配配及其他他问题。如如果怀疑疑一个房房间是否否能容纳纳会议要要求的座座位数字字，就坚坚持试摆摆以核对对容量。 (2)随意抽抽查一个个单人房房间、一一个双人人房间和和一个套套房的设设备。特特别要警警惕所谓谓“二等”设备，因因为有些些旅馆把
25、把客人分分为社会会的和参参加会议议的。检检查家具具、床铺铺的质量量以及全全面清洁洁情况。 (3)检查登登记，会会议管理理以及其其它后勤勤所在地地。要便便于进来来的客人人寻找，便便于到达达所有的的会议地地点，并并有加锁锁的储藏藏处。 (4)检查膳膳食供应应。要求求提供过过去的各各种菜单单。在没没有旅馆馆人员陪陪同下，检检查每一一个餐厅厅的一般般伙食。注注意服务务质量和和员工态态度。 (5)假如被被指定的的房间不不在同一一层楼，则则须检查查电梯的的服务情情况。参参加者来来往于各各会议室室是否会会发生困困难、造造成延迟迟以及使使会议停停顿。 (6)检查可可得到的的服务项项目、营营业时间间和社交交与娱
26、乐乐活动的的费用。 (7)确定来来往于会会场及社社区之间间有无交交通及停停车便利利。 5签订书书面合同同会议和大大会已经经成为许许多旅馆馆和会议议中心的的重要收收入来源源。他们们渴望获获得你的的业务，渴渴望使你你满意。大大型会议议几乎每每一个方方面都可可以谈判判：房租租、宴会会费用、会议场场地、宣宣传邮件件以及其其它大量量细节，都都可以讨讨价还价价。一旦谈妥妥一切细细节，极极为重要要的是把把口头协协议变成成书面形形式，分分别详列列每项具具体安排排。你的的最终合合同或协协议应包包括如下下的细节节： (1)确定全全部会议议场地，包包括每个个房间的的名称及及可供使使用的时时间。餐餐桌座位位安排、视听
27、器器材以及及其它设设备的图图表都应应草签并并附于协协议书。 (2)确定保保证的客客房间数数、房费费表以及及如果果是美国国式包括的的伙食及及服务。如如有可能能，应列列入开会会团体大大多数人人的到达达和离去去日期、房租起起算和退退租日期期以及不不受约束束的客房房退房日日期。(3)确确定由旅旅馆提供供的免费费商品和和服务(例如会会议室及及其布置置，特别别装饰，欢欢迎会的的音乐和和酒，飞飞机场接接机，特特别的娱娱乐活动动，工作作人员伙伙食，电电影放映映员及其其他额外外人员)。(4)确确定小费费安排，包包括用餐餐、整理理房间的的女工、共同使使用的侍侍者及其其他人员员的拟议议小费费费率或者者在房间间全部帐
28、帐单上增增加一定定的百分分比作为为服务小小费。 (5)确定任任何特殊殊安装或或改装，增增加特别别人员、服务或或设施，并并明确开开支怎样样负担。 (6)确定预预定和开开票手续续，包括括你的单单位为宾宾客承担担财务责责任的限限度。 (7)建立个个人信贷贷，并列列明应向向参加者者个人直直接收取取的费用用。 (8)指定可可以取消消预定而而不向你你单位收收费的一一段时间间或最后后期限。将协议细细节不管多多么细微微写成成书面合合同的重重要性，无无论怎样样强调也也不为过过分。随随着会期期临近，应应经常与与场地管管理部门门保持联联系。人人员、旅旅馆装修修或其它它变更都都可能对对会议计计划产生生重大影影响。密密
29、切联络络会有好好处。 6选定地地点和时时间的重重要性没有一个个时间或或一个地地点对所所有的会会议都是是最佳的的，但是是对每一一个集会会来说，都都有它的的最佳时时间和最最佳地点点。要确确定一个个大家都都方便的的时间，应应在安排排之前和和主要的的参加者者联系。任任意安排排的会议议对一些些参加者者可能不不便；在在这种情情况下，或或者是他他们的正正常工作作，或者者是会议议本身会会遭到损损失。每每日的不不同时间间对机警警程度和和精神集集中程度度会有影影响：下下班以后后开会容容易身心心疲倦、与个人人计划冲冲突，而而饭后立立即开会会则正赶赶上感受受能力低低的时候候。还要记住住，拖长长开会时时间导致致效果递递
30、减，那那些以鼓鼓励创造造性思维维为目的的的会议议尤为如如此。一般说来来，少开开会比多多开会好好，但是是“开足够够的会”的含义义，取决决于实用用目的。当当会议目目的是协协调或检检查时，定定期安排排比随时时召开好好：在重重要项目目的最后后阶段，则则每天开开会可能能是恰当当的。 7会议室室会议效果果常常受受到会议议地点和和物质享享受的影影响。你你自己的的办公地地点可能能是最自自然也是是最易于于利用的的地点，但但它不一一定最有有助于达达到会议议的目的的。选择择会议地地点应当当包括对对如下因因素的评评估： (1)理想的的会址对对绝大多多数与会会者来说说，应该该是旅程程最短的的(不要受受级别影影响而忽忽视
31、大众众的便利利)。 (2)首先要要考虑没没有打扰扰、噪音音和其他他使人分分心的因因素。许许多业务务会议安安排在远远离办公公室的地地方，以以摆脱日日常事务务，达到到集中注注意力于于会议的的目的。不不用说，适适当的通通风装置置，空气气流通，照照明度，音音响效果果和温度度调节，这这些都是是促成有有效的会会议气氛氛必不可可少的主主要条件件。(3)与与会者座座椅的舒舒适程度度和他的的注意力力持续时时间之间间有明显显的相互互关系。假假如会议议地点是是租来的的，应检检查那里里的设施施和器材材。便于于圆桌会会议参加加者的器器材，对对大多数数会议有有好处。同同样重要要的是也也应该有有能使人人精神振振奋的设设施。
32、 会议议程程的拟定定顾名思义义，议程程即是会会议的程程序表。议议程所涵涵盖的除除了足以以实现会会议目的的各种议议案之外外，尚包包括与会会者姓名名、会议议时间以以及会议议地点等等项目。主席在编编排议程程的时候候，最好好能遵守守以下两两个原则则：(1)按按照议案案的轻重重缓急编编排处理理的先后后次序，这这即是说说越紧要要的事项项越应排排在议程程的前端端处理，越越不紧要要的事项项则越应应排在议议程的后后端处理理。这样样做的一一个好处处便是：就算在在预定的的会议时时间内无无法将全全部议案案处理完完毕，但但起码较较紧要的的议案已已被处理理过。那那些较不不紧要的的议案，则则可另择择时间处处理，或或是并入入
33、下次会会议中再再予处理理。(2)每每一个议议案应预预估所需需的处理理时间并并明白地地标示出出来。假假如能这这样做，则则主席可可让某些些人只参参与与他他们有关关的某些些特定议议案的讨讨论。这这即是说说，假如如议程中中明示几几点几分分到几点点几分被被分配于于探讨某某一议案案，则主主席可以以故意让让某些人人迟到(即令某某些人在在涉及他他们的议议案被讨讨论之前前几分钟钟才进入入会场)，也可可以故意意让某些些人早退退(即令某某些人在在涉及他他们的议议案被讨讨论过之之后离开开会场)。这样样做，显显然可以以节省与与会者的的时间。不不过，会会场的秩秩序将不不免受到到干扰。因因此，主主席只能能有限度度地容许许迟
34、到或或早退。有些主管管在主持持会议时时并不准准备议程程，这是是一种很很坏的习习惯。议议程不仅仅能够规规范会议议的内容容，而且且也足以以约束沟沟通的次次序与沟沟通的节节奏。一一旦会议议欠缺议议程，则则会议的的内容势势必不确确定，沟沟通的次次序势必必杂乱，沟沟通的节节奏势必必太快或或太慢。换换句话说说，欠缺缺议程的的会议是是注定不不具实效效的。为为了改变变这种不不良的习习惯，每每一个机机构都应应考虑采采取政策策性声明明，严格格要求拟拟妥议程程之后才才准许开开会。为让与会会者对会会议及早早作准备备包括括心理准准备及实实质准备备议程程应随会会议通知知事先发发给与会会者。虽然并非非所有会会议都需需要正式
35、式的议程程，但是是与会者者至少应应当事前前有所了了解，以以便做好好准备。议议事日程程是受到到尊重还还是被忽忽视，这这与管理理部门对对它的利利用程度度是成正正比的。但书面的的议程有有另一个个重要好好处：会会议领导导者将集集会的目目标写成成书面的的议程，有有助于会会议目的的的具体体化。这这样，议议程就能能使会议议按照既既定轨道道进行，让让主持人人能集中中他的精精力去处处理参加加会议人人员彼此此之间的的相互影影响。拟定议程程的责任任通常落落在会议议领导人人的肩上上。但是是，人们们一般对对他们参参加创造造的事情情才愿意意予以支支持。提提前参与与能使那那些参加加会议的的人依照照拟定的的议程把把问题看看得
36、更清清楚。下下面是可可能有助助于鼓励励与会者者参加的的一些建建议： (1)对将要要讨论的的问题要要求及早早思考。对问题题的解决决或处理理，有哪哪些看起起来是行行得通的的?哪些是是显而易易见的危危险?所要讨讨论的问问题其最最后结果果可能意意味着什什么? (2)如果时时间允许许，把参参加会议议者的建建议合并并到暂定定议程里里，提前前分发，以以征求补补充意见见。 (3)提前向向与会者者简明介介绍会议议的目的的，并要要求他们们做一些些具体工工作，例例如抽样样调查员员工意见见，汇集集统计数数字，或或搜集背背景资料料。会议常因因野心过过大的计计划而在在一开始始就注定定失败。下下面是制制定实际际可行的的目标
37、的的一些建建议：(4)可可能的话话，把议议程的话话题限制制在同一一个主题题范围内内。这有有助于从从容进行行，同时时使必须须参加企企业会议议的人数数减到最最少。假假如议程程中有不不同主题题，可以以分别安安排为两两个小会会进行。(5)假假如这些些主题之之间没有有关系，要要力求少少安排一一些话题题。因为为要使与与会者从从他很感感兴趣的的问题转转到兴趣趣不高的的问题上上，而又又始终全全神贯注注，是很很困难的的。(6)设设法将议议程话题题限制为为一个主主要的讨讨论项目目，辅之之以不需需大量准准备的次次要项目目。 (7)不把某某些特殊殊的(有势力力的)管理人人员的“心爱项项目”列入议议程。 (8)提前分分
38、发每一一项议程程话题的的附件，以以节省开开会时间间。这样样就可以以确定：每一项项拿到会会上讨论论的话题题在会前前都已向向与会者者简明介介绍。这这是一种种利用以以前会议议记录实实际可行行的方法法。 (9)在议程程上要表表明会议议开多长长时间。与与会者知知道会议议不允许许超过时时间，就就会更加加积极。 (100)对那那些非常常有争议议的、极极为复杂杂的或小小组完全全不熟悉悉的话题题，要安安排充分分的时间间。 (111)要记记住注意意力的持持续时间间是有限限度的。对对一位实实业家来来说，有有效的会会议一般般持续一一个小时时，当会会议进行行了一个个半小时时，就接接近效果果递减的的临界线线了。 (122
39、)假如如会议必必需开到到两小时时以上，应应安排中中间休息息时间。 (133)假如如可能，要要留出会会后交谈谈和娱乐乐的时间间。 会议通知知的派发发很多会议议召集人人，常常常为送发发适当的的会议通通知而头头痛。这这可能是是因为他他们的疏疏忽所造造成，也也可能是是因为他他们太过过匆促地地决定召召开会议议，以致致欠缺足足够时间间作妥善善的斟酌酌所造成成。一份良好好的会议议通知，在在内容上上至少应应包括下下列五项项： (1)开会的的时间(包括日日期及起起止时间间)。 (2)开会地地点。倘倘若开会会地点并并非与会会者所熟熟悉，则则应附上上确切的的位置图图及交通通路线图图。 (3)会议的的目标。 (4)与
40、会者者须事先先准备的的事项。 (5)其他与与会者的的姓名。一般的会会议通知知最好是是在开会会前一个个星期寄寄到与会会者手中中，因为为现代人人在安排排各种活活动时，多多半提早早一个星星期作规规划，而而且一个个星期的的时间大大概足以以做好开开会前的的各种准准备工作作。超过过一个星星期的会会议通知知比较容容易被遗遗忘，因因此当你你有必要要发出超超过一星星期的会会议通知知时，你你最好能能在开会会前两、三天设设法再向向与会者者提醒开开会时间间。除非非是紧急急会议，否否则不要要发出短短过一星星期的会会议通知知，因为为太匆促促的通知知，不但但令与会会者来不不及作好好会前的的准备工工作，而而且也很很容易令令他
41、们觉觉得会议议召集人人把他们们当作“呼之即即来”的人物物看待! 会场的布布置布置会议议场地，应应考虑会会议的性性质及与与会人数数的多少少。例如如在提供供信息的的会议里里，倘若若人数众众多，则则以不设设桌子的的戏院式式安排或或是设桌桌子的教教室式安安排较为为理想。在在解决问问题的会会议里，假假如人数数不多，则则最理想想的安排排是让每每一位与与会者均均环绕桌桌子而坐坐，这样样可方便便每一个个人跟其其他的人人进行多多项沟通通。再如如在培训训会议里里，如人人数不多多，则可可令与会会者坐在在马蹄型型的桌子子的外圈圈，这样样不但便便于与会会者与主主席之间间的沟通通，而且且也便于于与会者者跟与会会者之间间的
42、交流流。但若若人数众众多，则则最好是是将与会会者分成成若干小小组，每每一小组组各聚在在同一桌桌子周围围。这种种安排的的好处在在于方便便分组讨讨论及综综合讨论论。座位编排排与会议议成效的的高低具具有密切切的关系系。除了了座位的的安排之之外，在在布置场场地时，你你仍须注注意以下下几项： (1)应先决决定准不不准在会会场吸烟烟。倘若若准于吸吸烟，则则应准备备烟灰缸缸。倘若若不准吸吸烟，则则不能让让烟灰缸缸在会场场中出现现。此外外，你最最好能在在会场中中张贴不不准吸烟烟的标志志或文字字。当与与会人数数众多时时，你也也可以按按实际需需要，将将座位区区分为吸吸烟区及及非吸烟烟区。 (2)如与会会者之间间彼
43、此并并不熟悉悉，则应应考虑是是否事先先准备姓姓名卡片片。 (3)准备视视听器材材。黑板板(白板)、白报报纸、甚甚至幻灯灯机、投投影机与与放映机机等应该该被视为为一般会会议可借借用的基基本工具具。但要要特别注注意的是是：幻灯灯机、投投射机与与放映机机所投谢谢出来的的文字或或图形，应应让全部部与会者者都能看看清楚，而而且它们们应准备备就绪以以便随时时启用。 (4)除非是是较长的的会议(超过一一个半小小时的会会议)，否则则尽量不不要提供供茶点，以以防与会会者分心心。 (5)当议程程甚短且且无需作作记录时时，可考考虑采取取站立的的方式开开会。不论你对对会议的的规划有有多详尽尽，不论论你对会会议的准准备
44、工作作有多周周全，倘倘若在开开会前你你对会场场不作最最后的审审视，你你都可能能会功亏亏一篑。墨墨飞法则则之中有有一则很很具警惕惕性：假假如有任任何事情情可能出出纰漏，则则一定会会出纰漏漏，而且且就在最最不应该该出纰漏漏的时候候出纰漏漏。基于于此，在在开会前前的半个个小时至至一个小小时，你你最好是是亲自或或是派人人到会场场审视以以下四件件事是否否作好： (1)座位是是否按原原定计划划编排? (2)视听器器材是否否准备妥妥当?如果用用幻灯机机或投影影机，则则其焦距距是否已已事先调调整妥当当?如用放放映机，则则其焦距距、音量量等是否否已调妥妥?如用麦麦克风，其其声音效效果是否否事先已已调好?幻灯机机
45、、投影影机及放放映机是是否已备备妥额外外的灯泡泡?你自己己或是在在场的助助手是否否懂得对对视听器器材作简简单的维维修工作作?(3)会议有有关的资资料是否否齐全?这包括括准备会会中派发发的资料料、姓名名卡片、张纸、铅等等。 (4)必要的的时候，再再致电与与会者提提醒他们们开会时时间及地地点。特特别是在在会议通通知已发发出去很很久的情情况下，开开会前的的提醒功功夫，颇颇能产生生实效。许多业务务会议中中途搁浅浅，因为为物质上上的不舒舒适影响响思考和和倾听。如如果会议议室没有有外部干干扰和噪噪音，空空气流通通，温度度控制适适当，思思维就能能最好地地发挥作作用。理理想的会会议室应应该是座座位不拥拥挤，视
46、视线好，听听得清楚楚，照明明要明亮亮而不耀耀眼。这这种综合合的环境境条件比比你想象象的难以以找到。桌椅和发发言人讲讲台的实实际布置置不仅取取决于开开会的人人数，而而且取决决于会议议的目的的：拍卖会：其座位位安排要要求全部部听众能能看清楚楚喊话人人及他手手中所拿拿的东西西。由于于这种会会议往往往处于独独断独行行，不需需等待反反应或小小组讨论论，因此此座位布布置可采采用下述述两种形形式： (1)剧场式式。选用用现成的的礼堂，或或将椅子子排成一一行一行行。开会会的时间间长短是是至关重重要的。要要知道即即使是最最好的剧剧院，备备有最舒舒适的座座位，也也很难期期望观众众集中注注意力超超过两个个半小时时，包括中间间休息半半小时。 (2)教室式式。如果果需要作作记录，或或者是超超过两小小时的会会，就用用带写字字板的椅椅子或布布置成排排桌子。两两个人一一张2米的桌桌子才适适于工作作以及安安放玻璃璃杯、饮饮水瓶和和烟灰缸缸如果果需要的的话。(记住要要使吸烟烟者与不不吸烟者者分开来来坐。)桌与桌桌之间要要保持适适当距离离，以便便开会时时座椅的的搬动和和参加者者的走动动。解决问题题的会或或培训会会：这类类会要求求参加者者彼此看看得见以以及看得得见主持持人或任任何展示示。这种种会往往往要求“共同负负担”领导，座座位的安安排