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1、秘书文书书基础知知识：第第二节应应用文书书的格式式一、 通通用公文文的格式式指公文文的外观观样式，即即通用公公文用纸纸、印装装的规格格和其需需要标识识的各要要素所构构成的外外部形态态。（一一）通用用公文用用纸和印印装规格格（ 要要求字目目闪动）1、 采用国际标准A4型纸2、 公文页面与版心尺寸3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。（二）通用公文中各要素标识规则1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人（会签人）7) 红色反线 000001机密一年特
2、 急急 文文件 20006号 眉首分析：“”表示公文份数序号1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。 每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。 2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999“”表示秘密等级和保密期限1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。 如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”“”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。 紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，
3、跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。“”表示发文机关标识一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。 版头用套红大字居中印在公文首页上部。 版头这一格式项目需要特别注意的问题还有： *发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。 *几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，例 ：安徽省人事厅 安徽省 科 委 文件 安徽省财政厅* 在民族自治地方，发文机关名称可
4、以并用自治民族的文字和汉字印刷。“”表示发文字号有固定的模式：由发文机关代字年份(发文年度)序号(发文顺序号) 机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。 年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：1999。不得用圆括号或别的括号。 序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令
5、)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。 发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线关于工工作的通通知 。 附件：1. 22. 二六年一一月十号号()分析：“”表示标题公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。 公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成，简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如*市人民政府关于开展财务大检查的通知“”表示主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同
6、类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关： 各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作 机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局： 向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。 大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关，可以没有这一项。“”表示正文正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一
7、般公文要求一文一事。“”表示附件具体写法：“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码如（附件：）“”表示成文日期要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写如，零要写作成“”如“二一年一月一日”书写的位置：一是文尾标注二是题下标注。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。“”表示附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件传达群众）”需要注意的是：不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。“请示”应当在附注处注明联系
8、人的姓名和电话。 主题题词：通通知抄送：，。（印印发单位位）年月日日印发（共印印份份） 分析：“”表示主题词又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词标标注。 主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。其标引的顺序先标类别词，再标类属词。主题词的数量一般三到五个，要求不超过个。原则是“谁办文，谁标引”“”表示抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。它位于主题词的下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关。抄送机关
9、用全称或是规范化的简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。“”表示版记中的反线版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。“”表示印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占行位置。印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。印发日期，指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成年月日，使用阿拉伯数字。“”表示版记的位置版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行关于印章的认识：（三）通用公文的
10、特定格式三种格式：信函式格式命令式格式会议纪要格式二、事务务文书、商务文文书的格格式除了了简报等等个别文文种外，大大多文书书不具有有版头、主体、版尾这这样严格格的三大大板块的的划分；事务文文书与公公务文书书包含多多个文种种，这些些文书各各有各的的格式规规范与要要求，如如请柬有有其固定定的格式式；合同同、标书书也有约约定束成成的格式式。【训练题题】：一一、 填填空1、 一份份完整的的公文格格式，是是_、_、_三大大部分组组成的。2、 文头又又称版头头，是由由文件名名称、发发文字号号、_、_、_和紧紧急程度度等项目目组成。3、 公文的的紧急程程度分_、_两两种，位位置在“秘秘密等级级”的_。44、
11、 标标题中除除_、_名名称加书书名号外外，一般般不加标标点符号号。5、 公文文用纸一一般采用用国际标标准A44型纸。A4型型纸尺寸寸为_,公文文版心尺尺寸为_。66、 标标注主题题词应以以_为依据据。 二二、简答答题1、受双重重领导的的机关上上报公文文，可能能出现下下列三种种情况：（1）写写明两个个主送机机关；（22）只写写一个主主送机关关（3）既既写主送送机关，又又写抄送送机关。问：哪哪一种选选择对？为什么么？哪些些选择错错？为什什么？三三、病例例析改 1、关于于禁止赌赌博的处处罚通知知2、关关于撤消消鲜花县县设立鲜鲜花市的的请示33、机构构调整问问题的批批复4、府办办字119999十四四号
12、5、府办办字000第第14号号6、000年拾月月13日日7、试试指出以以下公文文格式的的毛病1、关于于禁止赌赌博的处处罚通知知2、关关于撤消消鲜花县县设立鲜鲜花市的的决定33、机构构调整问问题的议议案4、府办办字119999144号5、府办办字二二144号6、20000年110月113日77、000年拾月月13日日 市府公公文 紧急006府发221号 市人人民政府府严厉打打击非法法出版活活动的通通知 当前前，我市市一些地地方非法法出版活活动十分分猖獗，传传播有害害书刊和和音像制制品。这这类出版版物内容容腐朽，大大量宣传传凶杀、色情和和迷信，对对群众特特别是青青少年的的身心造造成危害害极大。对对
13、此，各各级政府府应采取取有力措措施，严严厉打击击非法出出版活动动。现将将有关事事项通知知如下。（以以下略） 附件：如文 市市人民政政府 20006年月日日 主题题词：出出版 通通知报：（单位位略）送送：（单单位略） 二零零零六年月日日 市人民民政府办办公厅印印（共共印5000份） 答案：一一、填空空题1、眉首、主体、版记22、公文文份数序序号 、秘密等等级和保保密期限限 、签签发人33、特急急 、急急件 、下方44、法规规、规章章5、2110mmm2977mm66、谁办办文，谁谁标引二二、简答答题第三三种选择择正确；理由：略三、改错 0000001 特 急急 市市府文件件 府二二六六211号 市人民民政府严严厉打击击非法出出版活动动的通知知 当前，我我市一些些地方非非法出版版活动十十分猖獗獗，传播播有害书书刊和音音像制品品。这类类出 版版物内容容腐朽，大大量宣传传凶杀、色情和和迷信，对对群众特特别是青青少年的的身心造造成危害害极大。对对此，各各级政府府应采取取有力措措施，严严厉打击击非法出出版活动动。现将将有关事事项通知知如下。（以以下略） 附件： 市市人民政政府 二二六六年月月日 主题词词：非法法出版 严厉打打击 通通知抄送送：， 市市人民政政府办公公厅 20006年年月日印发发 （共印印5000份）