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1、秘书的接接待工作作第节 接待待的准备备工作文秘人员员热情、礼貌、耐心、细致的的接待能能使客人人有宾至至如归的的感觉，从从而留下下美好的的印象。来访客客人则由由此观察察到单位位认真严严谨的工工作作风风和蓬勃勃向上的的精神风风貌，因因而在无无形当中中也提高高了本单单位的知知名度和和美誉度度，扩大大了单位位的影响响。反之之，如果果秘书的的态度冷冷漠、言言行举止止粗鲁，那那么，来来访的客客人就会会认为这这个单位位整体水水平太差差而对单单位失去去信赖。秘书要做做好接待待工作，前前期的准准备工作作是非常常重要的的，它是是做好接接待工作作的前提提条件。秘书应应该从接接待工作作的环境境、物质质与心理理三个方方
2、面进行行准备。一、做好好接待工工作的环环境准备备公司的前前台、会会客室、办公室室是展示示公司形形象的窗窗口，秘秘书应当当使这些些地方保保持清洁洁、明亮亮、整齐齐、美观观，让来来访者一一进门就就能感到到这里工工作规范范有序。同时，办办公室内内部工作作人员之之间也应应热情大大方地互互相配合合，给来来访者留留下良好好的印象象。办公室、会客室室的环境境一般可可分为硬硬环境和和软环境境。 1硬环境境硬环境包包括办公公室、会会客室的的空气、光线、颜色、办公设设备及会会客室的的布置等等外在客客观条件件。 （1）绿化环境。办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做
3、到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力。 （2）空气环境。空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。 （3）光线环境。室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。切勿使光线过强，以免刺激眼睛。但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。 （4）声音环境。室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。
4、 （5）办公室布置。办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。 2软软环境软环境是是指办公公室的工工作气氛氛、接待待人员的的个人素素养等在在接待过过程中体体现出来来的人文文环境。主要有有两个方方面： （1）组织文化环境。是组织存在和发展的灵魂，同时也是接待过程中最能感动客人、能够给客人留下深刻印象的东西。如，科学合理的规章制度、紧张有序的工作秩序、和谐融洽的人际关系等。办公室里良好的工作氛围，能让客人感受到这个团队是有凝聚力的团队，从而对单位留下良好的印象。 （2）接待礼仪环境。包括接待人员接待的
5、态度、礼仪素养、接待过程的安排等。二、做好好接待工工作的物物质准备备接待工作作所需物物品分为为必备用用品和辅辅助用品品两种。 1必必备用品品的准备备必备用品品即所有有的接待待工作都都需要的的用品，主主要包括括以下几几项内容容： （1）办公设备。会谈时所用的桌椅、沙发、茶几。要求桌椅等要摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。 （2）茶水与茶具。饮水机、茶具、茶叶、饮料要准备齐全。一般客人可以用一次性纸杯，重要客人要用正规茶具。 （3）文具用品。如会见客人时需要记录用的笔和纸等。 （4）书报架。为了使来访者排解等待的时间，还应放置书报架，摆放一些书报杂志、单位介绍等材料。 2辅辅助用品品的准备备辅助
6、用品品是指在在部分接接待工作作中使用用的物品品，主要要有： （1）接待用车。如迎送客人用的大小轿车。 （2）接待标志。如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员的统一服装和证件等。 （3）接待设备。如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。 （4）接待礼品。部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。三、做好好接待工工作的心心理准备备秘书应具具备良好好的待客客心理，其其核心就就是要求求秘书事事事处处处有强烈烈的“角色意意识”、“服务意意识”，体现现出一个个“诚”字，即即秘书人人员应站站在对方方的立场场上，将将心比心心，以诚诚相待。具体表表现在待待人接物物
7、上应该该热情开开朗、温温存有礼礼、和蔼蔼可亲、举止大大方，这这样有助助于赢得得对方的的好感，缩缩短彼此此的心理理距离。如果秘秘书遇到到不愉快快的事而而心情不不佳，也也绝不能能把个人人的情绪绪带到工工作中来来，更不不应发泄泄到来访访者身上上。否则则，来访访者就可可能根据据秘书的的这种态态度来推推测领导导也不会会热情。那种“门难进进、脸难难看、话话难听、事难办办”的“衙门作作风”很令人人反感。无论来访访的客人人是预约约的还是是未预约约的，是是易于沟沟通的还还是脾气气急躁的的，都要要让对方方感到自自己是受受到欢迎迎、得到到重视的的。当客客人很多多或难于于应对的的时候，仍仍要有礼礼有序地地处理，更更不
8、能因因客人发发火或急急躁而有有失礼节节，要沉沉着冷静静，态度度友善，耐耐心解释释。第二节 接待待工作的的基本程程序 任何何来访的的客人，都都不应该该绕开前前台或有有关秘书书而直接接去找被被访者。前台、秘书的的责任之之一，就就是要甄甄别客人人，起到到“过滤”、“分流”的作用用，让预预约好的的或有接接待必要要的客人人及时得得到接待待，而把把没有必必要接待待的客人人客气地地挡在门门外，不不要让客客人直接接见到上上司或其其他人，影影响工作作。迎客、待待客、送送客是接接待工作作中的三三个基本本环节，秘秘书人员员应遵循循热情周周到、礼礼仪大方方、勤俭俭节约、安全保保密的原原则，接接待每一一位来访访者，做做
9、到亲切切迎客、热情待待客、礼礼貌送客客。根据据客人是是否预约约可将客客人分为为预约来来访者与与未预约约来访者者，对二二者的接接待方法法大同小小异。一、接待待预约来来访者的的工作程程序（一）亲亲切迎客客 1以以良好的的公司形形象迎候候采访者者。见到到客人的的第一时时间，应应该马上上同时做做出如下下的动作作与表情情：站起起来、注注视对方方、微笑笑。最初的迎迎客语言言可以是是：“您好”、“您好，欢欢迎光临临!”、“您好，我我能为您您做些什什么?”等亲切切的话语语。当来访者者走近时时，以站站立姿态态面带微微笑主动动问候。不同的的公司有有不同的的接待来来访者的的方法。在大公公司里，所所有来访访者都去去服
10、务台台或接待待室，那那里有专专门的接接待员负负责初步步接待，并并通知秘秘书来了了客人（在办公公室的秘秘书最好好在每天天早上给给接待员员一份当当天来访访者的名名单）。秘书书在向领领导确认认后，按按领导的的指示将将客人带带至领导导办公室室或会客客室。如果是小小公司，秘秘书的办办公桌在在办公室室门口，或或在比较较显眼的的位置，来来访者进进采后，秘秘书要主主动打招招呼。秘秘书不要要首先主主动伸手手去和客客人握手手，但是是如果客客人首先先作出了了握手的的表示，秘秘书则必必须与其其握手。 2了了解来访访者约定定见面的的部门或或人员。一般而而言，秘秘书人员员在向客客人问候候后，客客人会主主动告诉诉秘书他他所
11、约的的被访者者是谁，有有什么事事情。 3通通知被访访者。接接待人员员通常要要有份公司司内部电电话簿，努努力记住住单位内内有关人人员的姓姓名以及及他们所所在的部部门、科科室。这这样就可可以方便便使用内内部电话话与员工工保持联联系，同同时电话话簿应随随时根据据号码的的变化而而更新。如果客人人如约来来访，但但领导却却没有按按约定的的时间返返回公司司时，秘秘书要代代领导向向客人诚诚恳地致致歉，请请其稍等等，奉上上茶水。马上与与领导联联系，如如果等待待的时间间较长，秘秘书要告告诉来访访者大概概要等多多少时间间，让其其做出决决定：是是继续等等还是改改日再来来。如果果需要更更改会面面时间，应应先征求求来访者
12、者方便的的时间，以以便配合合领导的的时间表表，等领领导回来来后，再再决定预预约时间间。留下下客人的的联系方方式，及及时与客客人联系系确定见见面时间间。 4被被访者不不能马上上接待。如果来来访者比比约定的的时间来来的早得得多，或或被访者者正好在在忙，没没有时间间马上接接待，应应请来访访者入座座，款待待饮料，递递送书报报资料以以排遣时时间。客客人等待待期间，秘秘书要及及时为其其续水，让让客人知知道，秘秘书一直直在关注注他的事事。待离离约定时时间5至10分钟钟，再通通知被访访者。 5按按照单位位要求给给来访者者发放宾宾客卡，并并提醒来来访者离离开时返返还宾客客卡。（二）热热情待客客 1引引导正确引导
13、导来访者者至他们们要去的的部门或或者按单单位要求求安排工工作人员员陪同前前往，引引导人员员用手示示意方向向，自己己走在客客人右前前方二三三步并以以侧转1130度度向着客客人的角角度走着着，再配配合客人人走路的的速度向向前引导导。在走走道上，中中间的位位置是上上位。秘书在为为来访者者引路时时，必须须注意自自己的姿姿势，眼眼、口、肩、手手都要有有一致性性，手指指并拢，拇拇指弯向向掌边，掌掌心朝上上，以腰腰部以上上的高度度指示着着方向来来引路。如需乘乘电梯时时，若有有电梯工工，则请请客人先先进先下下；无电电梯工时时，则秘秘书先进进后下，并并按住电电梯“开门”键，以以免客人人被门夹夹住。“细微处处见真
14、诚诚”，你的的客人往往往从你你接待他他的细节节中对你你评定印印象分。如果在在某个细细节，你你做得欠欠妥当，可可能会让让客人感感到受冷冷落。但但如果在在某个细细节，你你表现极极佳，客客人会认认为公司司对其很很照顾与与尊重。所以，秘秘书在引引导客人人时，需需要特别别注意：文件收收拾、与与客交谈谈、开门门礼仪、衣物挂挂放、引引座礼仪仪等细节节。 （1）文件收拾。引导前，接待人员应将办公桌上的文件收拾好，重要的还须锁起，以防他人翻阅泄密。 （2）提示。引导来宾前去会晤上司，应提示：“李经理正在会议室恭候各位。”或“我们现在前去李经理的办公室”，以便让对方思想上有所准备。 （3）同行。与来宾同行时，通常
15、走在来宾的右前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离（1米左右），并不时左侧回身调整步伐，应答提问，招呼来客。 （4）与客交谈。引导途中，接待人员可视客人熟识程度与客人进行寒暄、交谈，以示友好。 （5）示意走向。在走道上，遇交叉或转弯，要伸出右手向来宾示意走向，并说：“这边请。”（6）乘乘电梯。乘电梯梯前，须须向客人人说明：“在楼。”进出电电梯都应应礼让来来宾先通通行，并并主动操操作按键键，注意意电梯门门开合的的时间，别别让客人人被夹到到。（7）开开门礼仪仪。来到到会客室室、领导导办公室室等会客客场所前前，接待待人员应应该停住住脚步，转转身面向向来宾，说说声“就是这这里”，并开开门引导导来宾进进屋
16、。如如果是拉拉门（朝外开开的门），接待待人员应应站在走走廊里按按住门，等等客人进进入后再再进入，如如果是推推门（朝内开开的门），接待待人员应应先入内内，把住住门边，请请客人入入内。 （8）衣物挂放。进入室内后，客人如有外套、帽子、雨伞等物，征得客人同意后，接待人员可取过挂放于衣帽架或明显处，向客人说明：“先生，您的外套挂在这里。” （9）引座礼仪。进屋后，根据客人的身份，将其引至合适的座位，或由领导安排座位。如领导未到，接待人员可对客人说：“请坐，经理马上到，请稍候。”一般来说，室内离门口远的座位是上座。 2招招待引导人员员将客人人引导至至领导办办公室或或会客室室后，如如需要介介绍，秘秘书应注
17、注意遵循循“让尊者者先了解解对方的的原则”进行介介绍。待待客人坐坐下后与与上司还还在寒暄暄时，秘秘书可先先征求客客人的意意愿，奉奉上茶水水或饮料料。退出出后，将将门轻轻轻关上。上司在在会客时时，有事事需要通通知上司司，应该该用纸条条，不要要直接趴趴在上司司的耳边边窃窃私私语。以茶待客客的礼仪仪。茶是是风靡世世界的三三大无酒酒精饮料料之一，在在我国被被誉为“国饮”，自古古以来就就有“文人七七件宝琴棋棋书画诗诗酒茶”和“茶通六六艺”之说。以茶待待客，以以茶会友友，是至至高的礼礼仪。秘秘书在接接待中给给客人送送茶时要要注意以以下几点点： （1）待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等寒暄过后进
18、入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方的谈话。上茶时，应将托盘放置在桌子或茶几上，双手端出托盘上的茶杯放到客人面前。 （2）可用袋泡茶，也可用上好的茶叶。我国较有名的茶叶有：绿茶（西湖龙井、洞庭碧螺春、黄山毛峰、庐山云雾、六安瓜片、信阳毛尖等）、红茶（祁门红茶等）、乌龙茶（武夷岩茶、安溪铁观音等）、花茶（茉莉花茶、玫瑰花茶等）。招待客人，一般冬季用红茶，夏季用绿茶，春秋季用花茶为宜。 （3）一般客人可用次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯。茶具必须无破损，无污垢，并要洗干净，擦亮，消毒。 （4）泡茶时，茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求。 （5）要
19、注意客人杯中的茶水残留量，如已喝去一半，就要添加开水，随喝随添，使茶水浓度基本保持前后一致，如果过淡，应换上新茶叶。如客人是是外宾，或或是在炎炎炎夏日日，可征征求来客客的意愿愿送上合合适的饮饮料。（三）礼礼貌送客客 “出迎三三步，身身送七步步”是迎送送宾客最最基本的的礼仪。如客人人提出告告辞，秘秘书应等等客人起起身后再再站起来来相送。切忌没没等客人人起身，自自己先于于客人起起立相送送，这是是很不礼礼貌的。若客人人提出告告辞，秘秘书仍端端坐办公公桌前，一一边说“再见”，一边边手中还还忙着自自己的事事，甚至至顾不上上看客人人一眼，更更是不礼礼貌的行行为。 （1）和上司一起送客时，要比上司稍后一步。
20、但在需要开门或按电梯时，秘书要紧走几步去开门或按电梯按钮。 （2）如果客人先伸出手，秘书可边与之握手边说“请走好”、“再见”、“欢迎下次再来”等。即使再忙，也不能忽略这个细节。 （3）主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘，为客人开门。如果客人有重物，秘书应帮客人提，但客人的公文包和随身的小包不要抢着代拿。 （4）如是重要的客人，秘书应将客人送到大门口或轿车旁，不要急于返回，应挥手致意，等客人离开视线后，再返回。需要时可协助来访者预定出租车。二、接待待未预约约来访者者的工作作程序接待未预预约来访访者的基基本工作作程序如如下： 1面面带微笑笑主动问问候来访访者。 2当当了解到到
21、对方与与被访者者没有预预约时，仍仍以欢迎迎的态度度礼貌友友好地接接待，为为其服务务。 3联联系有关关部门或或人员，看看是否被被访者或或其他人人员，能能接见来来访者。 4如如果被访访者当天天可以接接见，按按照接待待预约客客人的工工作程序序进行。 5如如果当天天确实不不能找到到适当的的人与来来访者见见面，要要立即向向来访者者说明情情况，切切忌不要要让客人人产生“等一等等还有希希望”的误解解，以免免浪费双双方时间间，使自自己更被被动；主主动请来来访者留留言，并并向其保保证尽快快将留言言或预约约递交给给被访人人。 6如如被访者者虽有时时间，但但不想接接见采访访者。秘秘书可视视情况而而定，是是直接告告诉
22、来访访者不能能接见的的原因，还还是以被被访者没没有时间间接见或或不在公公司等为为借口，告告诉客人人被访者者不能接接见，以以免客人人不悦。 对于以以下这些些来访者者，秘书书应该谨谨慎对待待： （1）固执任性的来访者。有些来访者不听任何解释，胡搅蛮缠非见领导不可，甚至出言不逊，秘书也应该毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释，并建议对方留言或写信给领导，领导看到会做相应的处理。 （2）进行威胁的来访者。如果来访者对秘书进行威胁，你可以悄悄地告诉领导，或单位保安部门，千万不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3）情情绪激动动的来访访者。有有时候来来访者由由于各种种原因情情绪激动动。秘书书一
23、定要要保持冷冷静，语语气平缓缓地与对对方交谈谈，切勿勿与对方方发生冲冲突。第三节 接待待规格与与接待计计划一、接待待规格的的种类及及确定（一）接接待规格格的种类类接待规格格是以陪陪同领导导的角度度而言的的。接待待规格决决定了其其他的人人员、日日程安排排及经费费开支，包包括谁到到机场、车站迎迎接、送送别，谁谁全程陪陪同，宴宴请的规规格、地地点，住住宿的宾宾馆等级级、房间间标准等等等，这这些都受受到接待待规格的的制约。接待规规格过高高，影响响领导的的正常工工作；接接待规格格过低，影影响与交交往对象象的关系系，所以以确定接接待规格格时应慎慎重全面面地考虑虑。接待规格格的最终终决定权权在上司司那里，秘
24、秘书仅提提供参考考意见。当接待待规格定定下来以以后，秘秘书应当当把我方方主要陪陪同人员员的姓名名、身份份以及日日程安排排及行程程告知对对方，征征求对方方意见，得得到对方方认可。接待规规格有三三种：高高规格接接待、对对等接待待、低规规格接待待。 1高高规格接接待主方主要要陪同人人员比主主要来宾宾的职位位、级别别高的接接待，就就是高规规格接待待。如公公司副总总经理接接待上级级单位派派来了解解情况的的工作人人员或接接待一位位重要客客户的部部门经理理。高规规格接待待表明对对被接待待一方的的重视和和友好。 2对对等规格格接待主方的主主要陪同同人员与与主要来来宾的职职位、级级别相当当的接待待，就是是对等规
25、规格接待待。这是是最常用用的接待待规格。 3低低规格接接待主方的主主要陪同同人员比比主要来来宾的职职位、级级别低的的接待，就就是低规规格接待待。这种种接待规规格常用用于基层层单位，比比如上级级领导到到下属企企业视察察，下属属企业的的最高领领导的职职位也不不会高于于上级领领导，这这就属于于低规格格接待。（二）接接待规格格的确定定在一般的的公务活活动中，采采用最多多的是对对等规格格接待。有时为为了某些些需要，可可以根据据具体情情况调整整接待规规格。这这就要求求秘书首首先要了了解客人人的身份份，向领领导请示示或建议议由谁来来出面接接待最合合适。影影响到接接待规格格的因素素主要有有以下几几点： 1来来
26、访者的的身份。一般来来讲，主主方接待待人员的的身份应应当同来来访人身身份相当当，或高高于对方方。如果果无法做做到对等等规格接接待，应应该提前前告知对对方，并并致以歉歉意，询询问是否否同意安安排其他他职位稍稍低人员员接待。 2双双方的关关系和利利益。双双方的关关系和访访问事项项所涉及及的利益益，是决决定由谁谁出面会会见的重重要依据据。双方方关系密密切且事事关重大大或我方方非常希希望发展展与对方方的关系系时，可可以派出出身份较较高的领领导人出出面会见见，即高高规格接接待。反反之，也也可以低低规格接接待对方方。 3对对方的会会见要求求。有时时对方主主动提出出会见某某某领导导人的要要求，如如无特别别原
27、因，应应尽量满满足对方方的要求求。如果果不能满满足对方方的求见见要求，应应当做好好解释工工作。 4一一些突然然的变化化会影响响到既定定的接待待规格，如如上司生生病或临临时出差差，只得得让他人人代替，遇遇到这类类情况，必必须向客客人解释释清楚，并并道歉。5对以以前接待待过的客客人，接接待规格格最好参参照上一一次的标标准。二、制定定接待计计划接待来访访者，特特别是接接待重要要宾客或或来访团团的第一一项工作作，就是是拟定一一个接待待方案，也也就是通通常所说说的接待待工作计计划。接接待工作作计划一一要有针针对性，即即针对来来访人员员的具体体目的和和任务；二要切切实可行行，即应应符合当当时个体体的主客客
28、观条件件。三、具体体准备接接待工作作要拟订好好接待计计划，秘秘书除了了要了解解前面提提到的接接待工作作主要任任务、接接待工作作计划等等五项主主要内容容外，还还应当熟熟悉一般般接待工工作的具具体事项项，并将将其细化化，这样样才能使使制定出出来的接接待计划划有较强强的可操操作性。 （一）具体接接待事项项准备内内容 1了了解来宾宾基本情情况。来来宾的基基本情况况包括：所在国国籍、具具体单位位、此行行目的、来访天天数、一一行人数数、到达达的日期期和地点点，以及及每个成成员的姓姓名、性性别、年年龄、职职务、级级别、民民族、宗宗教信仰仰、风俗俗习惯、健康状状况等。 2拟拟订接待待初步意意见。将将客方基基本
29、情况况报告领领导，并并根据客客方意图图和己方方实际情情况拟写写接待计计划及日日程安排排的初步步意见，一一并报请请领导批批示。如如是涉外外接待，应应会同外外事部门门共同拟拟订接待待计划，并并报请有有关领导导部门审审批。 3确确定陪同同人员名名单。根根据来宾宾的工作作任务，事事先拟订订出各个个活动项项目的陪陪同人员员名单，报报请领导导批准后后，立即即通知有有关人员员不要外外出，并并做好各各方面的的准备工工作。要要坚持陪陪同人员员“少而精精”的原则则，尽量量降低接接待成本本，并尽尽可能不不影响本本单位日日常工作作的正常常进行。 4确确定活动动日程表表。来宾宾到达前前，秘书书就应该该将拟定定好的接接待
30、日程程安排表表交领导导确认后后，与对对方相关关人员确确认，双双方商讨讨定稿。定稿后后交相关关单位相相关部门门及人员员做相应应的准备备。来宾宾到达后后，如有有必要也也可将日日程安排排印发给给所有来来宾，让让每个人人都做到到心中有有数，从从而积极极配合，提提高整个个接待工工作的效效率。 5安安排好接接站及返返程票的的预订、预购。根据来来宾身份份及抵离离日期、地点、安排有有关领导导和工作作人员到到车站、机场、码头迎迎送。迎迎客时应应提前115分钟钟到达。可事先先准备好好“接站牌牌”或手提提扩音喇喇叭等。预订、预购返返程车票票、机票票、船票票时，应应事先征征询来宾宾意见。6安排排好来宾宾住宿。根据来来
31、宾身份份和具体体要求，协协助具体体接待部部门安排排好住宿宿，可在在宾馆、酒店预预订标房房或套间间。要特特别注意意做好来来宾住地地防灾、防盗和和安全保保障。7安排排领导拜拜访来宾宾。选择择合适的的时机，按按照大体体对等的的礼仪原原则，安安排有关关领导到到来宾下下榻的宾宾馆、饭饭店去看看望客人人，作礼礼节性的的拜访。要事先先安排好好陪同人人员，认认真听取取来宾对对接待工工作的意意见和建建议，回回来后认认真落实实。注意意拜访时时间不宜宜过长，控控制在22045分钟钟，不宜宜过多占占用来宾宾的休息息时间，时时间也不不宜过短短，以免免产生“走形式式”之嫌，让让人感觉觉缺乏诚诚意。8安排排好餐饮饮及宴请请
32、。根据据单位规规定标准准及来宾宾的饮食食习惯，安安排好来来宾的饮饮食。要要特别注注意不同同民族、宗教的的饮食禁禁忌，并并确保食食品卫生生和饮食食安全。安排宴宴请应根根据有关关规定和和工作需需要，可可以在恰恰当的时时候安排排宴请。涉外接接待一般般都应安安排宴请请。要根根据主宾宾的身份份，安排排主方有有关领导导人出面面宴请。应事先先确定宴宴请标准准并依据据主宾饮饮食习惯惯选择宴宴请形式式，可以以是中餐餐，也可可以是西西餐。最最好事先先征求客客方意见见。在宴宴请的时时间安排排上要注注意避开开不同民民族、不不同国家家、不同同宗教的的忌日。9安排排好工作作用车。根据实实际工作作需要和和来宾需需要，安安排
33、好整整个接待待期间的的工作用用车。每每次外出出要认真真检查车车况、路路况，确确保交通通安全。若是强强外宾，还还要通知知公安部部门做好好外事安安全保卫卫工作。10安安排好会会谈、参参观等事事宜。根根据来宾宾的工作作任务安安排好会会见会谈谈、参观观考察等等事宜。要充分分做好准准备工作作并提供供现场全全程服务务。比如如做好会会谈室布布置、座座次安排排、茶水水、纸笔笔、产品品、样品品、陈列列、讲解解、现场场操作表表演、有有关情况况的书面面材料等等各项准准备工作作。11安安排观光光旅游。根据来来宾意愿愿和实际际情况，安安排到风风景区和和名胜古古迹的游游览活动动，注意意交通安安全，避避免意外外伤害事事件的
34、发发生。12安安排好文文化娱乐乐及体育育活动。在条件件许可的的情况下下，为来来宾安排排一些文文化娱乐乐活动，如如电影、地方戏戏、歌舞舞剧、舞舞会、卡卡拉0KK、书画画活动之之类。注注意活动动内容既既要丰富富多彩、有吸引引力，又又要健康康向上、有利于于陶冶情情操。可可以根据据来宾的的生活习习惯和要要求，适适当安排排一些体体育活动动。要事事先通知知有关体体育场（馆）做好场场地、器器材等准准备，并并安排陪陪同人员员。要注注意避免免运动量量过大的的体育项项目，保保护来宾宾的身体体健康，并并做好安安全防范范工作，避避免意外外伤害。一般可可选择保保龄球、室内游游泳、台台球、乒乒乓球、高尔夫夫球等活活动项目
35、目。13安安排新闻闻报道工工作。如如果来宾宾有重要要身份或或活动具具有重要要意义，特特别是重重要的外外事活动动，应该该通知有有关新闻闻媒体派派人进行行采访、报道、负责介介绍情况况、安排排采访对对象谈话话等，并并受领导导委托对对稿件进进行审核核、把关关。如是是外事活活动，新新闻稿件件还必须须经外事事部门审审查。14互互赠纪念念品或合合影留念念。根据据工作需需要可以以与来宾宾互赠礼礼品或纪纪念品，也也可合影影留念。应根据据来宾的的风俗习习惯选择择礼品或或纪念品品，特别别要注意意避开不不同民族族、不同同国家、不同宗宗教的禁禁忌。15及及时做好好接待经经费结算算。在客客人临走走前，应应按规定定做好接接
36、待经费费的结算算。做到到账目清清楚、手手续齐备备，以免免使日后后处理产产生矛盾盾。16安安排好送送行事宜宜。来宾宾离去时时，应安安排有关关领导或或工作人人员为客客人送行行。可以以提前去去客人下下榻的宾宾馆、饭饭店送行行，也可可以去车车站、机机场、码码头为客客人送行行。若是是外宾，有有时还要要举行饯饯行宴会会。也有有宾客出出面举行行答谢、告别宴宴会的。不论是是哪种宴宴会，主主人都应应提供良良好服务务。要注注意的是是，送客客与迎客客同等重重要，应应善始善善终，切切忌虎头头蛇尾，这这样才能能给客人人留下良良好印象象和美好好回忆，为为今后进进一步合合作打下下良好基基础。（二）制制作接待待工作筹筹备表接待工作作筹备表表是在接接待日程程表的基基础上，结结合接待待工作的的要求，将将每项工工作细化化，并落落实到具具体负责责人。一一般而言言，比较较重要宾宾客的接接待及团团体接待待，都需需要制作作接待筹筹备表。接待筹筹备表经经领导审审核通过过后，要要在负责责领导主主持下至至少召开开一次协协调会，明明确分工工与责任任。协调调秘书，起起着全程程跟踪与与协调的的作用。秘书对对每次跟跟踪的结结果都要要做好记记录，表表格设计计可用AA4版面面横向排排列，这这样各项项内容可可以填列列得更加加详细。