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1、秘书工作作教案第一章秘秘书工作作概述教学目的的了解秘书书的含义义、职业业特色、类别和和秘书部部门的特特征，掌掌握秘书书工作的的原则和和特点，理理解秘书书工作的的作用。了解秘秘书工作作的起源源与发展展。 通过本本章学习习，你会会对秘书书有一个个初步的的了解，为为学习后后续内容容，奠定定一个良良好的基基础。教学重点点与难点点教学重点点1、秘书书的概念念2、秘书书的职业业特点3、秘书书工作的的原则与与作用4、秘书书机构的的设置教学难点点1、秘书书的来由由与定义义2、秘书书工作作作用的技技能3、案例例分析1.1秘秘书的含含义和职职业特征征1.1.1“秘书”词义的的演变1、宫中中秘藏之之书 ： 最初初是
2、指具具有秘密密性质或或神秘色色彩的图图书。2、行政政职位: 秘书书工作人人员,被被看作是是行政人人员。政政府秘书书属国家家公务员员3、社会会职业：秘书已已被看作作是广泛泛的社会会职业之之一，它它属于第第三产业业（服务务性行业业）。1.1.2 秘秘书的定定义 所谓秘秘书，指指处于枢枢纽地位位，主要要以办文文、办会会、办事事来辅助助决策并并服务于于领导的的人员，是是领导的的参谋和和助手。1.1.3 秘秘书的分分类和层层次横向分类类1、按单单位性质质不同：机关秘秘书，企企业秘书书，私人人秘书，商商业秘书书，涉外外秘书。 2、按工工作内容容不同：行政秘秘书、机机要秘书书，文字字秘书，教教学秘书书，信访
3、访秘书、通讯秘秘书、医医学秘书书，法律律秘书等等。3、按服服务对象象不同：公务秘秘书、私私人秘书书。纵向分类类（层次次）1、高级级（省厅厅级）动脑脑2、中级级（处科科级）动手手3、初级级（科级级以下）动腿儿1.1.4 秘秘书的职职业特征征 1、直接接性 一一是秘书书工作的的内容与与领导工工作是一一致的，即即领导做做什么秘秘书也做做什么; 二二是秘书书做工作作几乎都都是领导导亲自指指派、直直接安排排的,秘秘书也是是直接向向领导请请示、汇汇报的; 三三是秘书书做工作作是直接接对领导导负责的的，其结结果的成成败与领领导有直直接的关关系。2、稳定定性 秘书书与其服服务对象象之间的的关系有有相对的的固定
4、性性，短至至数月，长长达几年年甚至几几十年。3、知识识化 秘书书的工作作性质要要求秘书书人员要要具有一一定的文文化知识识和专业业知识。属知识识分子、“白领阶阶层”、文官官范畴4、年轻轻化 发达国国家的秘秘书人员员平均年年龄为226岁左左右，一一般为220335岁。他们把把秘书岗岗位看做做是由操操作层通通向管理理层的最最好阶梯梯。少数数高级秘秘书、秘秘书官员员、私人人秘书除除外从整个秘秘书机构构来看，年年龄应呈呈梯形结结构。5、女性性化 近近20年年来，女女性秘书书有明显显增加的的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（温柔、体贴、善于管理、形象
5、思维、做程序性、重复性的工作、体力轻）1.2秘秘书工作作的内容容、作用用1.2.1秘书书工作的的内容1、文书书撰写（上上司口述述或会议议记录、整理，文文件起草草、修改改、润色色等）2、文书书制作（打打字、复复印、编编排、装装订等）3、文书书处理（收收发、传传递、办办理、保保管、立立卷）4、档案案管理（归归档、鉴鉴定、管管理、提提供等）5、会议议组织（准准备、记记录、文文件、善善后）6、调查查研究（计计划、实实施、分分析、研研究等）7、信息息资料工工作（收收集、整整理、提提供、储储存）8、信访访工作9、接待待工作（日日常来访访、计划划来访接接待、安安排、服服务）10、协协调工作作（政策策、工作作
6、、地区区、部门门、人际际关系等等）11、督督查工作作（政策策推行或或决议实实施的督督促、检检查）12、日日程安排排（领导导工作日日程、会会晤、差差旅等）13、日日常事务务（通讯讯、联络络、值班班、生活活、管理理等）14、办办公室管管理（环环境、设设备、办办公用品品、经费费）15、其其他临时时交办事事项1.2.2秘书工工作的要要求1、秘书书工作的的“四个转转变”（19885.11）由单纯地地办文办办事转变变为既办办文办事事又出谋谋献策由单纯地地传递信信息转变变为综合合处理信信息由被动服服务转变变为主动动服务由单凭老老经验办办事转变变为科学学化管理理2、秘书书工作的的“六个强强调”（19886后）
7、强调调查查研究工工作强调信息息工作强调信访访工作强调协调调工作强调督查查工作强调党务务、政务务工作1.2.3秘书工工作的性性质和特特点1、辅助助性 在在主导的的领导、指挥、控制之之下，又又是从旁旁帮助主主导完成成共同的的目标。2、综合合性3、机密密性 善善于保守守秘密是是秘书的的首要职职业道德德4、服务务性1.2.4秘书工工作的作作用1、助手手作用2、参谋谋作用3、协调调作用4、信息息枢纽作作用5、公共共关系作作用1.3 .1秘秘书工作作的发展展趋势1、逐渐渐形成双双向选择择的社会会化秘书书性服务务系统 2、 逐渐走向向秘书工工作科学学化的道道路 3、 逐步形成成以公务务秘书为为主导、社会秘秘
8、书为主主体的职职业阶层层1.3.2国外外秘书工工作的发发展趋势势由事务型型转为智智能型 秘书工作作日益专专业化 秘书人员员的高学学历、秘秘书工作作的永业业化 1.3 关关于秘书书学1.3.1秘书学学的涵义义和研究究对象1.秘书书学的涵涵义是写作学学和管理理学的边边缘学科科是管理学学的一个个分支是一门新新兴的综综合性应应用科学学是一门综综合性、实践性性很强的的新兴学学科秘书学是是研究秘秘书人员员如何做做好秘书书工作的的学科2、研究究对象秘书工作作、秘书人人员1.3.2秘书学学研究的的兴起19799年，领领导提出出19800年，上上海大学学、江汉汉大学、南开大大学、成成都大学学率先开开设19833
9、年，上上海大学学首创秘书杂志19844年，上上海召开开“全国高高等院校校秘书教教学经验验交流会会”1984419885年，第第一批秘秘书学专专著问世世1.3.3秘书学学研究的的发展方方向秘书学教教学理论论八十年代代：秀才才 党政政机关九十年代代：通才才 党政政机关、大中型型企业九十年代代以后：管理人人才 更广范范围1.3.4秘书学学研究的的方法和和方式1、从实实际出发发，由经经验上升升为理论论的方法法2、运用用其他学学科的先先进方法法研究秘秘书学3、有经经验的秘秘书人员员与理论论研究人人员相结结合案例1 女秘秘书工作作典型的的一日苏珊小姐姐为一家家饮料公公司地区区分公司司的行政政助理，她她了解
10、成成功并没没有绝对对的保证证，不过过继续不不断的进进修并增增进自己己的技能能与条件件，则是是绝对必必要的。作为一一位进修修秘书课课程的专专校夜校校生而言言，对其其行业的的进阶应应有旺盛盛的事业业心。她她接受要要求，详详述她一一天的工工作实况况，以供供有志从从事秘书书工作者者对办公公室内的的各项活活动，所所遭遇的的问题与与突发事事件，以以及秘书书必须面面临的职职责有一一个较清清晰的观观念。她她的看法法几与凯凯勒女士士的前述述一席话话不约而而同。苏苏珊说：“当我担担任速记记员的工工作时，我我的日常常工作极极易描述述，现在在我所担担负的责责任较前前为重，有有许多紧紧急事件件需待处处理，我我发觉我我的
11、日常常工作几几乎无定定规定制制可言。不过典典型的情情况是：听写口口授、誊誊清文件件、安排排访客的的会见事事宜、接接听电话话、准备备行程表表(我的的上司经经常作业业务旅行行)、处处理邮件件以及各各项交办办事者。”苏珊从事事秘书工工作的背背景 对于苏苏珊的背背景作一一简单的的描述，将将有助于于读者了了解她何何以在220来岁岁的年龄龄就能担担任一个个负有重重责的职职位。苏苏珊188岁毕业业于美国国高级中中学，然然后接受受1年的的秘书专专业课程程训练。结业之之后，苏苏珊对她她的未来来计划一一无决定定，曾经经向一个个就业辅辅导机构构登记，其其后6个个月内，她她曾经担担任过好好些临时时性工作作，事后后她说
12、：“这6个个月我获获得不少少宝贵的的经验。我学会会了如何何适应不不同的雇雇主与工工作环境境。” 苏珊的的一位友友人，有有一天告告诉她，一一家饮料料公司有有一个速速记员的的缺额。经过了了好几次次测验和和两度面面谈之后后，苏珊珊总算被被雇用了了。在她她进入这这家饮料料公司工工作6个个月后，她她到大专专夜间部部就读。她所修修习的课课目有信信函写作作、高级级秘书业业务、市市场学及及市场调调查、政政治学及及国际关关系、心心理学及及人群关关系、推推销术及及广告学学，她她目前在在这家公公司服务务已6年年多，并并且数度度获得晋晋升。 苏珊写写这篇描描述她一一天工作作的记载载时，她她担任该该公司营营业部经经理麦
13、克克先生及及广告部部经理惠惠特先生生两人的的执行秘秘书已有有一年半半的时间间。她已已接获通通知，将将升任麦麦克经理理的行政政助理，并并且当她她训练杜杜娜小姐姐担任惠惠特经理理的秘书书而能独独立作业业时，即即行生效效。 苏珊选选择星期期四这一一天作为为示范，说说明一位位秘书典典型的一一日。这这一天，麦麦克经理理已因公公出差，而而惠特经经理正准准备远行行。苏珊珊告诉我我们：“这是典典型的一一日，两两位经理理同时出出差是常常有的事事。时间间正好相相近，这这一天确确实相当当忙，致致使我速速记了一一些文件件，准备备过几天天再行誊誊正。”苏珊的一一天工作作详记 (办公公时间从从上午99时到下下午5时时，中
14、间间有1小小时午餐餐时间，两两次咖啡啡小憩各各15分分钟)。 8：300 抵达达办公室室。整理理仪容，检检查办公公用品与与文具。整理惠惠特经理理办公室室及检查查麦克经经理办公公室。 8：555 检视视手中的的工作，开开始誊正正昨天听听写的两两封信，尽尽快送请请惠特经经理签名名。完成成信稿放放人签名名卷夹中中，置于于惠特经经理案头头。(信信件宜如如此慎重重处理，以以免他人人窥视) 9：155 拆阅阅并处理理第一批批邮件。留下必必须由我我直接作作答的，惠惠特经理理到达办办公室，嘱嘱我到他他办公室室作大约约5分钟钟的口授授笔记。迅速整整理出即即将讨论论的事项项，因他他即将于于下午远远离，公公差两星星
15、期。 向惠特特经理报报到，听听写时，两两度因电电话而中中断，然然后继续续笔记。回到办办公桌后后，回复复一紧急急电话。请杜娜娜小姐听听第二个个电话。她正接接受训练练，一旦旦我担任任麦克经经理的行行政助理理后，即即将为惠惠特经理理工作。 惠惠特经理理把他的的旅行计计划交给给我，交交代他外外出期间间要我处处理的事事情，并并电告杜杜娜小姐姐，以她她能协助助我工作作表示高高兴。惠惠特经理理当面嘱嘱咐如有有需要可可找他人人帮忙，以以完成交交办事项项，因为为他知道道我还得得替麦克克经理做做不少事事。 9：500回到我我的办公公桌，检检查档案案，获取取必要的的资料，回回复在惠惠特经理理办公室室所接听听的电话话
16、。 捡出必须须由惠特特经理过过目的航航空信件件。无特特别紧要要待复函函件，摘摘记几项项待办事事项，待待第二次次邮件到到来再处处理。接接听几通通电话，其其中一通通为一位位盛怒的的客户BB先生打打来的，他他要与麦麦克经理理直接讲讲话，他他不相信信麦克经经理已经经外出，最最后我才才婉转问问明原委委，并应应允他立立即查明明，尽快快打电话话告诉他他。 10：110决定前前往征信信所，核核对B先生的的帐目，请请杜娜小小姐照顾顾我的办办公室，并并告诉惠惠特经理理我要到到征信所所去，征征信所事事忙一时时无法查查对，答答应中午午以前电电话告诉诉我。 10：220回到办办公桌，记记下征信信所午前前会来电电话，不不
17、然，我我应打电电话去问问。咖啡小憩憩时间，但但已无法法分身了了。告诉诉杜娜小小姐旅行行信用证证书的用用法并叫叫她到出出纳室。稍后并并告诉她她登记月月支帐的的方法。杜娜小小姐回来来后，将将准备交交由她接接替的工工作：复复制文件件、校对对、正式式信件的的打法、推销员员所报费费用数字字的核实实等，一一一交待待。 杜娜小姐姐从出纳纳室带款款返回办办公室，在在我面前前点清，当当她交钱钱给惠特特经理时时也将当当面点清清，这一一点很重重要。一一旦点清清无讹，以以后再有有差错就就毋需负负责。 10：440开始誊誊清惠特特经理口口授信件件。文书书中心来来电话说说，他们们为惠特特经理 打印推销销业务会会议议程程表
18、，因因为事忙忙，无法法如期在在今天完完成。我我决定无无论如何何明天一一定要做做完(我通常常皆较实实际需要要时间提提前几天天，以防防临时赶赶不及，但但我并没没有明白白告诉他他们)。 11：110打好数数封信函函送请惠惠特经理理签名，并并影印其其中部分分信函，我我在他办办公室时时，惠特特经理接接听一通通私人电电话，决决定提早早于3点钟，而而不是原原定的55点钟动动身，因因此，我我至少必必须在22点半左左右为他他准备好好应带的的公事包包。 11：115回到办办公桌，打打三通电电话分别别通知同同仁，将将原定44点钟召召开的会会议提前前到2点钟。惠特经经理应带带的文件件几乎皆皆已备齐齐，为了了慎重起起见
19、再检检查一遍遍，并通通知杜娜娜小姐来来作实地地见习。 征信所来来电话，告告知客户户B先生的的帐目详详情，既既得完整整资料，自自可回复复B先生电电话。一一面打电电话，一一面教杜杜娜小姐姐留心为为惠特经经理所准准备应带带的文件件。 与B先生生通电话话，他似似乎很满满意，将将经过记记下准备备告知麦麦克经理理，并将将这种作作业程序序示知杜杜娜小姐姐，当我我的上司司远行期期间，我我皆将所所有重要要电话及及访客谈谈话摘要要记录，函函件也做做札记。惠特经经理的公公文包已已准备妥妥当，只只等最后后一份的的资料。 11；445整理档档案并与与同仁会会议后，开开始处理理麦克经经理的信信件，他他希望当当天能知知道来
20、信信大致内内容。惠惠特经理理提早离离开办公公室去进进午餐，当当他经过过我的办办公室时时，交给给我一份份简短的的备忘录录。说是是回到办办公室时时再由他他签名，我我的案头头始终准准备好一一本笔记记簿。翻翻在空白白的一页页，以备备不时之之需。将将备忘录录立即誊誊正。并并置于惠惠特经理理办公室室的签字字卷夹内内。第二二批邮件件到达，很很快地过过目一遍遍，其中中有一件件需要惠惠特经理理立即注注意，从从档案中中找出有有关资料料附于来来信之后后，一并并置于惠惠特经理理办公桌桌上的“速件”卷夹内内。 12：115正准备备在办公公桌进食食三明治治时，接接待员通通知一位位客户要要见麦克克经理，假假如麦克克经理此此
21、时尚在在办公室室，照例例会留访访客进午午餐，乃乃决定请请客人到到我们的的餐厅用用膳，巧巧遇市场场调查部部门的高高先生，乃乃一并邀邀他同桌桌进食，请请来客在在访客名名簿上签签名。 杜娜小姐姐通常都都在1点正吃吃午餐，征征求她是是否能改改变计划划，暂且且照顾一一下我的的办公桌桌，留一一便条与与惠特经经理，告告知他我我去何处处。 1：155重回办办公桌，高高先生仍仍陪着客客户并将将代为送送客。将将进餐时时与客户户谈话要要点记下下，留供供麦克经经理参考考。并将将来客姓姓名记人人访客名名单中。 杜娜小姐姐将她接接听的电电话告诉诉我，即即去进餐餐。并说说在半小小时内回回办公室室。 1：300惠特经经理嘱我
22、我听写午午餐时留留在他桌桌上的紧紧急来信信的回函函，他要要我替他他的太太太办一些些私人事事情，问问他假如如我请杜杜娜小姐姐替我走走一趟，他他是否介介意?他表示示同意。 1：400将紧急急信件誊誊正，请请惠特经经理签名名，并以以副本一一份纳入入其公文文包中。检查是是否有致致麦克经经理紧迫迫邮件，其其中有一一封须并并于晨间间转寄资资料时一一并转致致，在惠惠特经理理离开后后应立刻刻准备，杜杜娜小姐姐餐毕返返回办公公室。嘱嘱她备妥妥惠特经经理的最最后资料料。 2：ooo惠特经经理的三三位同事事到达办办公室，他他嘱我作作笔录，杜杜娜小姐姐则招呼呼所有的的电话，使使我们不不致受到到于扰。 2：200三位同
23、同事离去去，惠特特经理希希望尽快快将会谈谈记录誊誊正，讨讨论一些些其他事事项。 2：300重回办办公桌，请请杜娜小小姐誊正正我在会会议中所所作的笔笔录，告告诉她如如果有少少数的字字看不清清不必担担心，不不妨从头头至尾快快读一遍遍，将有有疑问的的字句圈圈记出来来，一并并来问我我。 将将惠特经经理的公公文包准准备妥贴贴。 2：455答复杜杜娜小姐姐所提出出的会议议笔录上上的几个个疑点，她她正开始始誊正。继续处处理第二二批来信信，并备备妥寄给给麦克经经理的资资料。 3：000惠特经经理离开开办公室室，他能能准时而而且诸事事齐备地地动身，总总算松了了一口气气，继续续整理信信件。 接到麦克克经理的的长途
24、电电话，他他将延后后两天回回来，并并嘱转告告办公室室有关同同仁，他他已打电电报给原原先约定定会面的的某些客客户，麦麦克经理理希望立立即寄给给他某些些已打字字完成的的资料，决决定于今今晚投邮邮，我按按序检查查一遍。 3:155察看杜杜娜小姐姐誊正我我的笔录录的进度度，已接接近完成成。告诉诉她完成成后尽可可以休息息了。 打电话给给文书中中心，是是否可派派人协助助我打字字，答案案是无人人可派，与与营业部部两位领领班(麦克经经理也是是他们的的上司)联系，是是否可派派来两位位打字员员，一位位说很难难帮忙，另另一位说说3点半之之后可能能派出两两位打字字小姐。一切准准备妥当当，在向向她们有有所指示示之前，首
25、首先向两两位打字字小姐说说明所有有的资料料必须在在今晚付付邮。如如果她们们中任何何一位必必须5点离开开，现在在就告诉诉我，以以便找人人替手。两人都都说可以以留下。 杜娜小姐姐也完成成了初稿稿，并且且协助下下一步工工作，她她愿意不不管多晚晚，一直直陪我工工作下去去，感谢谢她的这这番好意意。 3：445交代完完毕，两两位打字字员与杜杜娜小姐姐以全速速进行工工作，我我把杜娜娜小姐的的 初稿稿复核一一遍并作作少数更更动之后后，也参参加工作作。 4：000工作在在忙碌中中顺利进进行。第第三批邮邮件到，其其中有两两封限时时信是给给惠特 经理的的，一封封今晚即即行转寄寄，另一一封我自自己可以以处理。 4：1
26、55接获通通知说明明两位客客人来拜拜访麦克克经理，尽尽管心里里不欢迎迎这种打打扰，但但是必须须去见他他们。正正准备去去招呼他他们时，两两位借调调来的打打字员中中有 一一位告诉诉我，她她不习惯惯在这种种紧迫情情形下赶赶工，要要求免除除这项工工作。我我设法安安慰她，告告诉她尽尽可能地地做，而而不要一一心想到到它是一一件紧迫迫的工作作。我要要她坐在在我的写写字台旁旁边，一一方面以以电话告告诉接待待员说，我我稍迟几几分钟便便来，并并请她打打电话给给营业部部门的一一位领班班暂时招招呼一下下来访的的客人。 重新安慰慰打字员员，告诉诉她我了了解她的的感受，并并请她尽尽可安心心工作，不不要在心心理上受受到干扰
27、扰。假如如在她必必须离开开的时刻刻而没能能做完，我我并不责责怪她，于于是这位位打字员员重新去去打字。 我则前往往接待室室，那位位领班正正在与一一位访客客交谈，而而我则招招呼另外外并将他他们的来来意记录录下来，以以便转告告麦克经经理。 4：400电话铃铃响，原原来是惠惠特经理理从机场场打来的的，他忘忘了一件件必要携携带的重重要包裹裹，(我不觉觉自言自自语的说说：“哦真糟糕糕尸)所幸离离他起飞飞时间还还早，我我希望能能赶得及及送给他他。立即即打电话话到西联联信差服服务处，告告诉他们们时间急急迫，他他们答应应在5点钟之之前派人人来办公公室，将将包裹交交与接待待员，并并且告诉诉她西联联公司即即将派人人
28、来取。 4；455一位打打字员已已完成她她的紧急急任务，我我们一块块儿校对对后，我我问她能能否接 替杜娜娜小姐未未完的工工作。而而由杜娜娜小姐将将2点的会会议记录录用复写写纸打字字誊清，因因为这是是密件不不能假手手于打字字员。 打电话告告诉母亲亲我会晚晚一些吃吃晚饭，?点钟左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。 5：000接待员员来电话话，告诉诉我西联联公司的的信差已已取走了了包裹，总总算又舒舒了一口口气。 两位打字字员都已已打好了了字，我我们一起起检查一一遍，他他们在55点25分钟钟离开办办公室。对于她她们的全全力帮忙忙面致谢谢意，并并记下来来明天早早晨第一一件事是是向她们们的
29、主管管致谢。 5：300办公室室只剩下下我与杜杜娜小姐姐两人，杜杜娜小姐姐继续整整理会议议记录的的誊清稿稿。当她她完成后后，告诉诉她处理理邮件的的程序，并并且解释释我整天天保存麦麦克经理理的封袋袋的原因因。会议议笔录原原稿将送送给惠特特经理。 当杜娜小小姐清理理她的写写字台，并并在她的的日历上上记下明明天待办办事项之之际，我我急速赶赶办麦克克经理交交代之事事，将其其纳入一一牛皮纸纸信封，量量过重量量之后，贴贴上足够够的邮票票，即将将投邮。 6；155接惠特特经理电电话，说说信差已已将包裹裹送到。杜娜小小姐问我我还需要要帮忙的的 事，我我告诉她她通常我我喜欢每每天做好好归档工工作，看看样子今今天
30、只好好破例了了。我从从不让该该做的事事积压到到第二天天，因而而我把它它记在行行事历上上作为明明天紧急急待办事事项。嘱嘱杜娜小小姐共同同再检查查一遍。尽管时时间已晚晚，我仍仍然把许许多“应办事事项”记在行行事历上上。以便便打电话话给文书书中心有有关惠特特经理交交办之事事。 苏珊为我我们述说说这个典典型的星星期四活活动日程程时，同同时说：“不要以以为我每每天都加加班工作作，我并并不是每每天如此此。只是是在绝对对必要时时才这样样做，我我认为我我必须时时时有所所准备，以以迎接这这种情况况的发生生。” 我们问问她：“苏珊，你你能不能能举出两两项使你你得以从从容不迫迫地忙过过这个典型的一天天的秘诀诀?”她
31、略一沉沉思，接接着回答答说：“我想第第一是我我能专心心致志，心心无旁骛骛，其次次便是自自动自发发的精神神，不管管我的雇雇主是不不是催促促我，我我总是按按部就班班地做好好我该做做的工作作。”问题讨论论： 读了了女秘秘书工作作典型型的一日日，你你对秘书书工作有有哪些感感性认识识？第二章秘秘书工作作的起源源与发展展2.1我我国秘书书工作的的起源与与早期发发展 2.1.1秘书书与秘书书工作的的起源1、黄帝帝时代纳言言-最早的的秘书官官 尚书书尧典：“帝曰：龙，朕朕疾馋说说殄行，震震惊朕师师。命汝汝作纳言言，夙夜夜出纳朕朕命，惟惟允！”2、夏朝朝 出出现公务务文书典志，秘秘书官-太太史令 3、信访访工作
32、 尧尧在位时时，树“进善旌旌” 舜舜继位后后，设“诽谤木木”（华表表），后后又设“敢谏之之鼓”。（击击鼓鸣冤冤的由来来）2.1.2奴隶隶社会时时期的秘秘书工作作1、夏商商周，设设史官为为秘书官官员。2、商末末周初，出出现秘书书机构太史史寮，相相当于中中央秘书书处。太太史掌管管，下设设左、右右、内、外四史史。3、西周周至春秋秋时期，形形成了一一些秘书书工作制制度：（1）保保密制度度-天府府之藏（2）文文书制度度-王命命文书都都有正副副本（3）用用印制度度-文书书都用泥泥封加印印，防止止篡改、泄密。4、战国国时期，秘秘书官职职名称不不统一 尚书、御史、左徒（屈屈原曾任任）兴“养士士”之风最早的的私
33、人秘秘书2.1.3封建建社会时时期的秘秘书工作作1、秘书书机构、人员和和职责（1）秦秦：形成成庞大的的秘书队队伍 御御史大夫夫、尚书书、博士士、谒者者令、主主玺令史史、长史史、主簿簿、记室室令史等等。（2）西西汉：御御史大夫夫、丞相相、太尉尉共称“三公”。 秘书书机构：尚书台台（中央央政府办办公厅）（3）三三国：曹曹操设“秘书令令”（中央央秘书长长）魏文帝曹曹丕设中中央秘书书机构-中中书省，改改“秘书令令”为“中书令令”。（4）隋隋唐：尚尚书省转转化为执执行机构构，中央央秘书工工作主要要由中书书、门下下两省担担任。（5）宋宋：中书书、门下下外，军军事系统统另设“枢密院院”。（6）元元：取消消门
34、下与与尚书省省，独设设中书省省，各大大区设“行中书书省”（中央央派出机机构）。（7）明明：通政政史司-中央的的文书机机构和总总接待机机构（8）清清：承袭袭明朝，雍雍正时设设“军机处处”（机要要部门）清后期，官官场腐败败，官员员无德无无才，聘聘请幕僚僚办事，绍绍兴人居居多，称称“绍兴师师爷”-私人人秘书。2、秘书书工作制制度（1）保保密制度度：西周周、春秋秋时形成成，历代代加强。（2）行行文制度度：秦规规定，上上行文 丞相府府 尚书 皇帝（3）三三省制：中书出出令，门门下审议议，尚书书执行（4）一一文一事事制：宋宋朝规定定“非一宗宗事者不不得同为为一文”（5）文文书立卷卷制：元元朝规定定“同一类
35、类事立为为一卷”2、秘书书工作制制度（6）限限期承办办制：（7）贴贴黄、引引黄制：贴黄-更更改文字字，引黄黄-摘要（8）条条旨制：写上初初步处理理意见-票票拟（9）催催办制度度：（10）文文书制度度：3、官府府文书和和应用文文名目繁多多，但多多已废止止不用。典-上古帝帝王颁布布政令、法典的的文书。命-黄帝、尧舜时时代下达达文武百百官的文文书。谕-夏商周周时期，君君王对臣臣下的训训斥。诏-夏商周周时期，君君王对臣臣下的命命令。旨-清朝，君君王答复复奏请而而下行的的文书。3、官府府文书和和应用文文章、表、奏、议议、疏- 百官官向帝王王或朝廷廷的上行行文书。最早称称章、表表，秦统统一后改改称“奏”。
36、汉代代分四种种：用以以谢恩的的叫“章”，弹劾劾百官的的叫“奏”，陈述述情况的的叫“表”，表示示不满的的叫“议”。令-战国时时诸侯下下行的军军政文书书教-三国始始，王侯侯将相训训示属下下官吏的的文书移-春秋时时官吏间间来往的的平行文文称“移书”、“移文”檄-战国始始用以征征召或声声讨性的的文书，后后用以征征伐前鼓鼓舞士气气，震慑慑敌人关-通达达，由此此达彼。相当于于通知、通报。咨-宋朝朝始用，地地位相等等的官府府间查问问文书使使用。3、官府府文书和和应用文文咨呈-明清清两代下下级官府府送上机机官府的的请示性性文书，民民国沿用用。照会-明代代开始，文文武官府府不相隶隶属者往往来文书书。清初初沿用，
37、晚晚清用于于外事。告示-明代代晓告百百姓的文文书，民民国沿用用。铭-刻在器器物上的的文字，表表示誓戒戒或记载载公德。书、简、牍、笺笺、素、序、引引、第三章 秘书书工作机机构3.1 秘书机机构的设设置一、秘书书工作机机构的名名称与组组织形式式（一）名名称 秘书机机构又称称秘书部部门，有有广义和和狭义之之分。 广义的的秘书机机构，指指承担办办文办事事、信息息调研、综合协协调、督督促检查查与事务务管理等等全部秘秘书工作作的部门门。一般般高层称称办公厅厅，基层层称办公公室，包包括其下下属的秘秘书、档档案、机机要、调调研、信信访、行行政、督督查等部部门。秘书工作作机构的的名称与与组织形形式狭义的秘秘书机
38、构构，指承承担以办办文办会会为主，专专门辅助助领导机机关及其其负责人人办理秘秘书业务务的部门门，如秘秘书局、秘书处处、秘书书科等。（二）组组织形式式分理制：机构下下再设部部门，处处理各种种不同的的工作。综理制：所有秘秘书工作作由办公公室统一一或分派派人员办办理，下下面不再再分设部部门。二、秘书书机构设设置的原原则1、精简简原则 提高效效率，避避免人浮浮于事2、纵向向层次尽尽量少 沟沟通方便便3、横向向幅度可可适当加加大 工工作涉及及面钝角三角角形式：纵向层层次少，横横向幅大大，灵活活性自由由度大上上下，沟沟通方便便锐角三角角形式：纵向层层次多，横横向幅度度小， 控控制严，沟沟通不便便。 3.2
39、2 秘书部部门的地地位与性性质秘书部门门无论是是在党政政机关还还是在企企事业单单位，都都是直接接为单位位领导层层服务的的。它处处于承上上启下、协调左左右、沟沟通内外外的枢纽纽地位。如图 中央的的秘书机机构中级组织织和中型型企事业业单位领导部门门 下下级组织织 下下级组织织 秘书部部门 职职能部门门 职能部部门二、秘书书工作机机构的性性质 1、机机密性 22、辅助助性 33、综合合性 44、服务务性3.3 秘书工工作机构构的职能能与要求求 一、秘秘书工作作机构的的职能1、助手手职能2、参谋谋职能3、枢纽纽职能4、协调调职能5、保密密职能6、公关关职能二、秘书书工作机机构的要要求1、明确确职责、权
40、限、目标、任务2、制定定秘书工工作的各各项制度度和标准准3、分清清主次，有有条不紊紊4、科学学地安排排工作程程序5、准确确细致，切切实无误误6、迅速速果断，讲讲求实效效7、忠于于职守，安安于职分分8、加强强教育、管理，不不断提高高素质和和能力技能训练练【训练目目标】通过训练练，熟练练地掌握握有效发发挥秘书书工作作作用的技技能。【案例分分析1】季市市长与他他的秘书书 分析析思考：1、通过过案例分分析，如如何理解解市长夫夫人对市市长的评评价：“老季不不过是个个比别人人勤奋些些的凡人人。这位位出了名名的、勤勤奋的凡凡人后面面，还有有一个不不出名的的更勤奋奋的人市长的的秘书老老许”季市长与与他的秘秘书
41、与季市长长接触过过的中外外朋友，没没有一个个不敬佩佩他学识识渊博。和他见见面后，文文学艺术术家会把把他看做做知己；工程技技术专家家把他看看成同行行；井下下工人和和他见面面后说他他是贴心心人；种种地的老老农乐意意与他扳扳着手指指谈收成成；就是是那些有有自己研研究领域域里人痴痴入迷的的“怪人”，也会会与季市市长有共共同语言言。不少少人称季季市长是是全才、天才。只有他他的妻子子知道，老老季不过过是个比比别人勤勤奋些的的凡人。这位出出了名的的、勤奋奋的凡人人后面，还还有一个个不出名名的、更更勤奋的的人市长的的秘书老老许。季市长上上任伊始始，就发发现办公公厅秘书书处老许许学识渊渊博，功功底深厚厚。俄罗罗
42、斯曾派派出一个个宇航科科技代表表团来市市里访问问。市长长要出面面接待，许许秘书为为此准备备好了谈谈话提纲纲。会谈谈中，季季市长不不仅对世世界宇航航领域的的发展状状况作了了透彻的的分析，而而且展望望了未来来的发展展，对人人类共同同开发宇宇宙资源源提出了了一些很很有见解解的看法法。那些些宇航专专家一个个个伸着着大拇指指赞口不不绝，说说季市长长的见解解精辟，有有独到之之处，对对宇宙尖尖端科学学了解如如此深刻刻的政府府官员是是不多见见的。后后来，季季市长又又接见了了一个考考古代表表团。季季市长从从许秘书书准备的的材料中中，不仅仅掌握了了本省本本市的古古文化遗遗产，而而且对我我国最新新考古成成果也了了解
43、得比比较全面面，特别别对该考考古代表表团成员员的成果果都知晓晓得十分分具体。有位专专家私下下问旁人人，季市市长是否否是考古古学者出出身?当他得得知市长长原是搞搞建筑的的专业人人员时，他他惊奇得得目瞪口口呆。一天，日日本一个个建筑代代表团要要来市访访问。季季市长认认为自己己是搞建建筑出身身，又当当城建系系统领导导多年，对对建筑行行业的情情况还是是比较了了解的。因为工工作忙，所所以没有有去看许许秘书为为他准备备的资料料。结果果，在会会谈中客客人问起起中国园园林建筑筑各流派派的艺术术风格时时，季节节长一时时难说清清楚。好好在许秘秘书在坐坐，礼貌貌而自然然地接过过话题，既既回答了了客人提提出的问问题，
44、也也顾及了了领导的的威信。从那以以后，市市长每天天下班总总要看看看办公桌桌上有没没有许秘秘书留下下的资料料。如果果有，他他一定要要带在身身边。哪哪怕工作作到深夜夜，他也也要把许许秘书留留下的资资料读完完、记住住。 前不久，许许秘书积积劳成疾疾住院了了。恰巧巧这时美美国水生生物代表表团前来来访问。市政府府办公厅厅为了搞搞一份市市长参考考的资料料，请来来了高校校和科研研单位的的水生物物方面的的专家，结结果搞了了两天因因意见不不统一而而写不出出一份材材料来。明天就就要与美美国朋友友会谈，市市长下班班时习惯惯地看看看自己的的办公桌桌，只见见一份水水生物研研究方面面的综合合资料，照照例放在在那儿。许秘书
45、书病中还还没有忘忘记自己己的职责责。第二二天，那那些专家家们没写写出综合合材料，办办公厅只只得安排排他们一一起出席席座谈，以以便帮助助领导回回答专业业性很强强的问题题。没想想到市长长谈吐自自如，旁旁征博引引，毫无无外行窘窘态。不不仅美国国专家对对市长的的学识感感到吃惊惊，连本本市的学学者也大大为赞叹叹。 老许与市市长配合合了四年年，市长长的书籍籍和资料料增加了了五倍。市长升升任省长长后，每每晚睡觉觉前看第第二天需需要的资资料的习习惯没变变。秘书书已经退退休了，但但被他画画着各种种符合的的各类资资料，还还经常在在原任市市长、现现在的季季省长的的手中、枕下和和书桌上上。 1、从案案例中可可以看出出徐秘书书在幕后后的辛勤勤工作，对对领导人人及市长长起了哪哪些积极极作用？2、若你你担任市市长秘书书，要产产生像徐徐秘书这这样有效效的辅助助效果，你你将做哪哪些方面面的准备备？问题讨论论1.你对对秘书这这一职业业是怎么么看的? 2.秘书书工作的的原则有有哪些? 3.秘书书工作有有什么作作用? 4.秘书书工作的的发展趋趋势是什什么? 第四章 秘书书工作4.1 秘书工工作内容容与