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1、46号附件,基层单位会计档案管理暂行办法电务公司基层单位会计档案管理暂行方法 .总则1.1为了加强会计档案的科学管理，统一基层单位会计档案管理标准，更好地为企业生产经营及各项工作服务，特制定本方法。1.2会计档案是记录和反映公司在生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。各单位领导必需加强对会计档案的监督、检查，设置必要的库房和柜架，建立健全会计档案的归档、保管、借阅、统计和销毁等管理制度，切实把会计档案管理好。1.3会计档案应遵循统一领导，分级管理的原则，会计档案工作由总会计师分管。各单位财务主管对本单位的会计档案工作进行监督、检查和指导。2 2 会计档案的定义
2、、内容2.1会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.2会计档案包括：2.2.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证。2.2.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产台账，协助账簿，其他会计账簿。2.2.3财务报告类：月度，季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。2.2.4其他类：银行存款余额调整表，银行对账单，会计档案保管清册，会计档案销毁清册及其他应当保存的会计核算专业资料。3. 会计档案的装订 、 归档3.1会计凭证按月装订，每月 20 日之前应完成上月凭证的装订工作，季（年）度财务决算完成后 2
3、0 日内完成当月凭证的装订工作。装订时应按银行收款、银行付款、现金收款、现金付款、转账凭证的依次装订，每类凭证前应附凭证登记表。3.2会计账簿每半年打印装订一次，假如经济业务的确很少，可考虑每年打印装订一次。会计账簿应在财务决算完成后 45 日内完成装订，每页右上角应编有页码，账簿首页应有科目明细书目和每一科目的所属页码，每次打印出来装订前须检查看页码是否齐全，不得出现漏页现象。3.3银行对帐单及银行存款余额调整表应当附在月末最终一张银行付款凭证之后，现金盘点表附在月末最终一张现金付款凭证之后。3.4 工资支付单、 记工表、奖金单、一次性奖金的批文及通知等作为记账凭证附件。工资支付单应另外打印
4、一份并装订，以便备查。3.5会计电算化档案应视同会计账簿进行归档管理，要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，定期进行检查、防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。3.6其他须要长期保存的会计资料，也应整理装订成册。封面上必需注明单位名称、资料名称、所属年度，并编写依次号。资料数量较多时还应编写书目。3.7为了便于统一归档管理，会计凭证、会计账簿和财务报告统一用 A4 纸张打印。凭证的装订厚度应限制在 25 至 30mm，其它会计档案的装订厚度不超过 40mm。3.8各单位每年形成的会计档案，由财务会计部门指定专人（出纳人员不得兼管会计档案）根据归档要求，装订成册，编制会计档案保管清册。这项工作在次年
5、 6 月底之前完成，并列入财务部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。3.9各单位所属的项目部的会计档案，在施工期间由项目部保管，项目完成竣工清算后，在三个月内向单位本部移交会计档案。4 4 、会计档案的保管、运用4.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、15 年、25 年 4 类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案保管期限（最低保管期限）详细规定如下：1）会计凭证（原始凭证、记账凭证）15 年 2）会计账簿（总账、明细账、协助账）15 年3）现金和银行存款日记账25 年 4）财务报告季度财务报告，包括
6、文字资料3 年年度财务报告，包括文字资料永久 5）其他 会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久银行余额调整表5 年银行对账单5 年 4.2单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。4.3单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续
7、。4.4各单位要建立会计档案定期检查制度，发觉可疑状况和发生意外事故，要刚好向单位领导和上级主管部门汇报。4.5建立健全会计档案借阅、复制登记制度。会计档案除本单位财务人员有权查阅外，其它部门或外单位查阅须持有介绍信，并经财务主管或领导批准后办理登记手续方可查阅。会计档案原则上不得借出，如借出须限期归还。4.6查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上作任何记录、符号和标记，不准涂画、抽换或涂改。4.7各单位应设会计档案查阅登记清册，刚好登记查阅或复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、用途、归还日期等。5.会计档案的鉴定、销毁5.1会计档案保管期满后，须要销毁时，应由档案管理人员提出销毁看法
8、，编制会计档案销毁清册，上报有限公司财务部经公司领导审查批准，在有限公司财务部备案后方可销毁。5.2销毁会计档案时，有限公司财务部应派员监销。监销人必需对销毁档案进行清点核实，严格履行职责，到指定地点销毁。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。5.3保管期满但未结清的债权债务、涉及其它未了事项的原始凭证和外事活动的有关凭证不得销毁，应单独抽出装订，确定保管期限，存放在当年归档相应保管期限内，保管到未了事项完结为止。单独抽出装订的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。6.相关文件 及资料6.1中铁一局集团有限公司会计档案管理细则 6.2中铁一局集团电务工程有限公司会计档案管理实施细则（中铁一电办2009105 号）6.3中铁一局会计基础工作手册