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1、办公室实务：办公室含义：就是办公的场所。广义，泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室，实验室等。狭义，是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如教师办公室，护士办公室，厂长办公室等。特指的，党和政府机关，企事业单位内的综合办事机构。专指的，某种专门的独立的办事机构。书中涉及是第三种含义。办公室职能：政务或业务效劳和事务管理。事务管理具有的特征：1效劳性2分散性3专业性4主动性5繁杂性。办公室实务的范围：办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主。所以办公室实务通常被称为文秘工作或秘书工作。我国文秘工作可归纳为15项：第一文
2、书撰写上司口述或会议记录，整理，文件起草，修改，润色等第二文书制作打字，复印，编排，装订等第三文书处理收发，传递，办理，立卷等第四档案管理归档，鉴定，管理，提供等第五会议组织准备，记录，文件，善后等第六调查研究方案，实施，分析，研究等第七信息资料收集，整理，提供，储存等第八信访工作群众来信来访或顾客投诉处理等第九接待工作日常来访与方案来访接待，安排，效劳等第十协调工作政策，工作，地区，部门，人际关系等第十一督查工作政策推行或决议实施的催促，检查等第十二日程安排为上司安排工作日程，会唔及差旅事宜等第十三日常事务通讯，联络，值班，生活，管理等第十四办公室管理环境，设备，经费等第十五：其他临时交办的
3、事项。2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容速记上司交代事项；执行录音吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以 维持公共关系；替上司定约会并记录；按上司指示完成信函；在权限内自发信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订房间机票等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲等的资料；协助上司准备财务等报告；整理并组织好粗略的资料；替上司保管各种记录；协助上司搞好交税等事务；督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容、办公室环境的布置和整理；、通讯事务、 、信函和邮件处理；、执行上司交办事项；、
4、照料上司身边的琐事；、接待宾客和员工的来访；、记录上司指令及会谈、会议内容；、打印文告及表格；、收集及整理各种信息；、保管办公室设备及用品；、外出办事，如银行、邮局、税务所等。办公室环境布置的目的：1创造舒适而又工作效率高的环境2塑造组织形象3建立挡驾制度4有利于保密工作。办公室环境布置的内容与要求：1办公室的配置2照明3色彩搭配4隔音5空气调节6盆景，挂画等。办公室环境布置的目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。 机使用应注意的地方：1发送前检查原稿质量，纸张太厚太薄的文件，有皱摺，卷曲，潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞，损坏等现象，还应该
5、将文件上的紧固件去除，以防出现机器故障。2发送文件应该用本公司的标准 格式，并遵守公文的写作标准，在 机的首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。3如果需要对方协助抄送时，应该在文件的正文前面加以说明，列明抄送范围。4如要发送的文件很长，要先打 给对方协商适宜的发送时机，或发送的方法。5文员应该注意对文件的保密，不用 机发一些私人的或机密的图文，如确实要发，也要对方在 机前守侯，发送到指定 机上，发送后再确认收到。6不要用 机发感谢信，祝贺信或吊唁信，以示对客户的尊重。办公室的整理：1上司办公室和接待室的整理2清理和清扫的方法3文员办公室的布置文员的工作指导思想：先作方案，付诸实施，然后检
6、查结果，围绕着“方案实施检查这样一个滚动的过程。方案：1分了解工作内容。了解工作的重要性，紧急性和上司的期待性。2思考以什么方法进行效率会最正确。上司分配两项以上任务时，必须为工作排定优先顺序。实施：1查是否按预定目标顺序进行工作，随时加以修正，调整，并向上司报告。认真正确执行上司给予的任务。3配合上司预期的期限。检查：分析方案和实绩的差异2把原有或同类的工作加以比拟总结，取长补短。“优先顺序处理工作：第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。文员
7、管理时间的方法：1定好目标2作出选择3方案你的时间4把工作分配给助手去做5学会谢绝浪费时间，无关紧要的不速之客。6尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静，有效的时间段去做。7提高交流效率，防止重复对话和返工8防止和同事浪费时间，毫无意义的闲聊或争吵9想方法加快处理邮件，信件和其他反复出现的事务10第一次做一项工作时可以稍慢点，因为重新做一遍，会花更多的时间11把可以同时做的事情集中在一起12开始工作之前要做好准备工作，就不会为遗忘某事而致中途停顿14根据你的体力安排工作，精力最充分的时侯做最难做的工作15简化工作，如用电子邮件代替打 通知16利用好现有的技术机器，效劳等，使枯燥而费时的手工操作
8、变得轻松简单。请示方法与报告方法：示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改良工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急
9、，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。方案方法和总结方法：方案方法：1要有科学的、明确的工作方案：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。2分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作那么置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使方案有一定余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回忆，以便肯定成绩，得出经验，找出缺乏，吸
10、取教训。从时间上、规律上进行。什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会和间接受意即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。受意方法要注意：1善于领会上司意图，不要曲解上司意图；2备好记录本，记录下指示要点；3注意倾听，用心判断指示的用意；4必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；5如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6接受指示后，要
11、不失时机地贯彻实施。传达方法：传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露主要精神，或所谓“吹吹风。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。试述办公室管理系统组织结构设计的关键因素及其作用。管理人员在进行组织结构设计时，必须考虑6
12、个关键因素(1) 工作部门化；(2) 工作专门化；(3) 命令链；(4) 控制跨度；(5) 集权与分权；(6) 正规化；试述办公室管理工作简化的程序与意义。办公室管理工作简化应遵循以下程序：(1) 确定在办公室整个系统还是局部系统做出调整，即首先确定调查对象并拟定有关文件；(2) 规划调查测定范围及具体的测定方法；(3) 通过个人观察与办公人员面谈或发问卷等多种形式，收集事实材料；(4) 对各种资料进行深入细致的分析，提出哪些方面需要改良，改良的意见如何，并拟定具体的改良方案；(5) 将改良方案上报，等批准实施后，还应注意信息的反响及方案的修正，为未来的开展做预测并提出建议。办公室管理工作简化
13、的意义表现在：它从整体上提高办公室管理工作的效率；节省办公开支、人力和物力；通过办公室工作系统的测定分析，办上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策；在全体办公人员中灌输“效率就是生命的观念，使办公人员心中时刻有效率观念。试述我国办公自动化建设中存在的问题及其解决方法。42. 问题：(1) 缺乏方案性，盲目上马。(2) 缺乏办公自动化人才。解决：(1) 领导重视。(2) 制定科学的规划，合理的总体设计，适当的规模，提供必需的资金。1、外事工作具有哪些特点？外事工作的特点：1、鲜明的政治性和高度的政策性的结合2、复杂的综合性与协调的双向性的结合3、工作的时效性与严格的纪律性的结合简述非正式沟通
14、的涵义及作用。非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动，一般以办公室人员之间的交往为根底，通过各种各样的社会交往而产生。作用可以弥补正式沟通渠道的缺乏，传递正式沟通无法传递的信息，使办公室领导了解在正式场合无法获得的重要情况，了解办公室人员私下表达的真实看法，为决策提供参照；减轻正式沟通渠道的负荷量，促使正式沟通提高效率等等。简述处理人际关系的根本原那么。1、趋同性原那么2、互补性原那么3、互利性原那么4、回报性原那么简述馈赠的根本原那么和要求。1、要明确赠礼的性质2、要摸清赠礼对象的身份、性格、爱好和习惯及文化修养等。3、要掌握好赠礼的时间。4、要选择赠礼的适当场合。办公室的
15、保密纪律有哪些？不该说的话，绝对不说不该问的机密，绝对不稳，不打听不该看的机密文件，绝对不看不该记录的机密，绝对不记录不在非保密本上记录机密不在私人通信中设计机密不在公用 、明码电报和普通邮信中办理机要事项不在公共场所谈论机密不在不利于保密的地方存放机密文件和机密资料不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公众场所。论述你对办公室管理的理解。1办公室管理的学科范畴属管理科学。2办公室管理是利用管理科学的原理和方法实现管理职能。 3办公室管理的核心任务是人力资源管理。4办公室管理的主要内容有：人、财、物等资源管理，行政、财务、秘书、档案等后勤性管理。5办公室管理的开展与管理学的开展密切相关。6办
16、公室管理是系统动作中介于决策与执行间完成协调、控制、指挥、反响等任务的中间环节。结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个局部公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。2、公文的完
17、全格式包括哪几项？请写出这些工程。答：公文的完全格式包括18项：.版头，.发文字号，.印刷顺序序号，.密级，.紧急程度，.签发人姓名，.公文标题，.主送机关，.正文，.附件，.发文机关，.成文日期，.机关印章，.注释，.阅读，.主题词，.抄送单位，.印发说明。二、办公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：1信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔6修正液或修正带；7印盒；8各种小型机器，如订书机包括订书针、打孔机、装订机包括装订线、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； Q9小刀；10日历等；11其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋
18、、大头针、纸夹等。2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P3637进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或奉劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：适事 适时 适地 适度4、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉。因此，进行说服时，最好要符合对方的利益观点，向对方示意。争取主动与你合作。其实，最理想的方法是经由态度和行动去感动或影响别人，但因这种做法要花费很多时间，很不容易，所以，通常也只应用语言和态度而产生合理的说服力打动别人。说服的要领：.清楚地知道在所说的事项中最
19、想说什么。.要具体了解对方的立场和意向。.以诚恳的态度为对方着想而发言。简述未来办公室的开展趋势P3第一、办公设备的不断开展和改良，办公自动化设备将更加微电子化第二、办公活动中传统式的文件、表格、报表等“有形产品，在未来的办公室作业中可能变成不是主要的手段第三未来的办公室工作人员，特别是那些从事信息产品生产和信息加工处理的人员，将可通过计算机通信网络，在“电子化家庭中就可能完成他们担当的工作或局部工作，并能参与决策活动。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？国内电视大学学生文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查。1方案的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最正
20、确。2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3检查的步骤，要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比拟分析。 g4U7F2k7Y5c8p6三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后检查结果，围绕“方案实施检查这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。电文员首先要仔细制定方案，然后根据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮助和启示文员工作指导思想：先作方案，付诸实施，然后检查结果，围绕着“方案实施检查这样一个滚动的过程。怎样来
21、决定工作的优先顺序？第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。1请示方法与报告方法8、什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？简要说明按照问题立卷的根本含义？答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为文书立卷。通常可以按照以下几种特征立卷：.按问题特征立卷。将放映同一问题的文书组成案卷。.按作者特征立卷。将同一作者为标准将有关资料组合成卷的方法。.按文种特征立卷。将同一文种名称为标准将文书组合成卷。.按时间特征立卷。以文书形
22、成或文书内容的时间为标准组合立卷。.按地区特征立卷。以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以放映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。按通讯者的特征立卷。以本单位与外单位或某些问题的往来文书为标准立卷。按照问题特征立卷的根本含义：将反响同一问题的文书组成案件，这种方法放映对某一问题或某一具体问题的相互关系和处理情况，运用最广泛。如关于“某型号产品可以将开发设计、工艺安排。加工制造。商标，包装产品销售情况等方面组合一起立卷。3来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和根本要求是什么？(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接
23、给机关,单位领导的信件. (2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (5)认真处理.处理信伺:应该按照分级负责,归口
24、办理的原那么,进行转办,交办或自办. (6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. 文员在工作上有疑难，自己无法处理情况时，如何向上司请示和报告？请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内
25、容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改良工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。4文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170171(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打 给对方的文秘人员以确认(3)要正确告
26、知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排方案表：。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(8)地点选择对方比拟方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p1781811有电子提示系统和人工提示系统2电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警
27、系统,一周方案以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3)人工提示系统的做法:设置根本办公日程表。4,固定活动日期一览表5使用提示性备忘录6准备约会表7准备特殊提示卡8准备交往提示文件6文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p1371会议名称；2会议记录人的姓名、盖章；3时间开始时间，结束时间；4会议地点；5议题；6主持人、主席；7出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；9相关的资料；10下次会议预定日期。7提高会议效率可以有哪些做法？p156159遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会
28、议经费；分析会议本钱。8文员所作的口头报告的根本方法是怎样的，有什么要求？p2341不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。2不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序根本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原那么检查是否有遗漏。1 WHY为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？2 WHAT是什么？目的是什么？做什么工作？3 WHERE何处？在哪里做？从哪里入手？4 WHEN何时？什么时间完成？什么时
29、机最适宜？5 WHO谁？由谁来承当？谁来完成？谁负责？6 HOW怎样做？怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？7 HOW MUCH多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？ 10单位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245247(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；2刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签
30、发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。11按照2000年?国务院行政机关公文处理方法?的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。12公文的完全格式包括哪几项？请写出这些工程。P255256(1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧急程度；(3)签发人姓名；4)公文标题；5)主送机关；6)正文,附件；(7)发文
31、机关,成文日期,机关印章；8)注释,阅读(发送)范围；9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。13文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259263(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.从文员工作的角
32、度比照说明打 和接听 的异同。同： 1都应先问好，再传达自己的信息； 2都应保持耐性、热情的态度； 3通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4都应简明扼要表达自己的意思。 异： 1打 应首先查清楚对方的 号码；接 应等 铃响24声就接听。 2打 应将重点局部在挂 之前再确认一遍；接 那么没有这一步。 了解“电视会议、“交互式 会议的根本用途，比拟其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。 1根本用途： “电视会议主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 “交互式 会议的根本用途是使单位或个人可以在任意一部 机上组织多方的国际、国内或本市的 会议，声音
33、清晰宛如一室。 2两者与一般会议的不同： 可以消除时空上的局限性。 3各自的优劣： “电视会议 优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 交互式 会议 优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢送词播放功能；劣：费用高，技术含量高。 方案方法和总结方法：方案方法：1要有科学的、明确的工作方案：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。2分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作那么置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使方案有一定余地。总结
34、方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回忆，以便肯定成绩，得出经验，找出缺乏，吸取教训。从时间上、规律上进行。 文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！2、文员要学会节约开支文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，防止浪费应成为每一个文员都要追求的目标.文员的工作方法：请示方法与报告方法：请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。上司必须答复或批复、请示的内容、请示的形式、请示应注意的问题：请示要对口，请示要单一。报告：是指文员向上司反映情况，提出建议，或应
35、上司要求作出汇报。 上司不一定答复或批示。、报告内容：定期工作情况报告。重大问题报告。合理化建议。应要求报告。报告方式。注意：要简明扼要条理清楚。传达方法：传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风。传达原意。传达原件。注意传达技巧。注意保密。重要指示重点对待文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的效劳。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 私事方面的协
36、助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的局部，另外是上司身边的纯粹私事：1特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 2纯私人性请求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 财物管理。包括：1薪金收入管理薪金收入到达一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 2支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人
37、员应将支票簿与印章分别收藏，以防止被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。变通方法和挡驾方法：变通方法：通常情况下，文员必须照章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出符合情理的处理。挡驾方法：对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的 ，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法
38、，以不损害人际关系和公务活动为原那么。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地到达阻挡或拒绝的目的即可。3印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？1印章的使用的主要形式为1落款章；2更正章；3证见章；4骑缝章；5骑边章；6密封章；7封存章。2落款章、骑缝章、更正章的使用范围：1落款章加盖于文书作者的落款处，用来说明作者的法定性和文件的有效性。2骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。3更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。1通过设置档
39、案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读32通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；5以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询效劳；6将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。分工方法与合作方法：应贯彻“集中领导，分工负责的原那么。合作方法：善于合作要谦虚谨慎，对同事尊重和理解，要能公允地与同事分享胜利的成果，分
40、担失败的责任。要求办公室在配备人员时遵从异质结合的原那么。简单阐述口头语言的根本特征及敬语应用的一般场合。1口头语言的根本特征：1语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、标准，使人一听就明白，并留下印象。2有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。3有歧义。因为汉字一音多字。4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比方，庄重的场合，口语应标准、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2敬语使用的一般场合：:1对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。2与并非熟悉的人或是在正式场合生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话也需要使用
41、敬语。3敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给给过自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。简要阐述社交话题的选择1适宜的话题包括1谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等2一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等3显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；4比拟高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等5积极、健康的生活体验的话题；6幽默、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活泼气氛。2不适宜的话题包括1应当忌讳的话题。如个人私生活等。2令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡
42、、凶杀、丑闻、惨案等。3过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。4自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。5夸耀自己的话题。6庸俗的、色情的话题。7不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的事五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？1上司正在开会时“让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？ 2上司繁忙时“真对不起，某某上司现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。 3上司即将外出“对不起，某某先生上司，已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思
43、，能否由我转达留言。我叫，是他的文员。然后将留言记录下来。 4远道来访或有重要事情的来访先告诉来访者“他上司即将外出再去通报上司。假设上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请往这边走使对方能充分了解情况。文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)1如果文秘人员要在会议上发言，要对发言内容作总结性构思，简略记下发言要点，条理清楚，重点突出，使发言富有感染力。2会议上始终保持平稳姿态和愉快热忱表情，用语标准，声音响亮，偶作停顿，给听众思考的余地3对会议过程加以引导，要求别人答复时一次只叫一个，提醒注意时间概念，并紧紧围绕议题顺序进行展开讨论。4
44、在对某事持异议时，不进行正式投票，表示接受或反对即可。在多人会议上不单独批评某个人，让与会者畅所欲言，认真倾听不同意见，共同商量总结，统一认识。5要做好笔记并把每次会议纪要打印件专门存放，以备事后查证。四、怎样处理上司不在时的邮件？1文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，何时回复。2上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。3上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的根底上慎重办理。在回信上签上自己的职称某某人的文秘人员，发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，那么应在
45、收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。4如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的文秘人员回信或转送他人？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。 5如果上司习惯于每天给办公室打 ，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。6如果上司在临走时留下通讯地址和 。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用 、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。7把寄给上司邮包连续编号如41、42、43，这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。8文秘人员也
46、可以把积压的信件分别放入纸袋，分门别类标上标签，方便上司查阅。简要阐述收文处理的程序及分送的根本原那么。1收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。2分送的根本原那么1属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；2属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办3分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单，连同文件一并送批4便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；5在文件份数少时，阅办阅知部门或领
47、导多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。一 接打1、 的类型：按照通话的要求分，的保密 和普通 。按照通话的距离分,有内部 、市内 和长途 。按照通话内容分，有通用 和专线 。文秘人员接触的专线 有以下几种：市长 、举报 、监督 、投诉 。 机的种类：免提式、无绳式、录音式、多功能式、投币式、磁卡式、可视式、移动式。接听 的要点1 铃响二至四声就应接听。2接到 首先应传达必要的信息。3如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他找的人不在。4即使受到通话对方极的责难，如投诉 ，也要保持礼貌和耐心。5通话结束时，应流露出很快乐接到对方来电的语气，应该用快乐的声音说“谢谢，即使来电者态度很不友好打出 的要点1文秘人员打业务 时应首先自