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1、XXXXXXXXXXX技技术有限限公司管管理标准准公司缩写写(ABBCD)年份(08)总版次次(01)作业文文件版次次(A/3)质量管理理体系作作业文件件合同管理理办法发行版本本:第XX版受控状态态:发行号码码:200?月?日发布布 2000?/实施施XXXXXXXXXX工程程技术有有限公司司质量体系作业文件 公司名缩写0308A/3(同封面)合同管理理办法1、目的的为加强公公司经营营合同的的管理,规范合合同登记记、编号号和统一管理理,确保合合同文件件的完整整性和统统计的准准确性,特制订订本办法法。2、适用用范围本办法适适用于公公司在经经营活动动过程中中与其他他经济组组织订立立的、由公司司进行
2、财财务结算算的所有有合同的的管理。3、职责责3.1合合同管理理人员3.1.1合同管管理人员员是本程程序的主主控人员员,负责责对归档档合同进进行合同同的编号号、登记记、借阅阅、保存存和管理理。3.1.2负责根根据合同同规定审审查合同同的付款款计划和和支付申申请。3.2合合同承办办人3.2.1合同同承办人人应对合合同履行行过程中中形成的的材料按按照重要要程度或或时间顺顺序进行行排列、整理、登记目目录,补补齐应归归入合同同档案的的材料, 并对对合同档档案的真真实性、有效性性和完整整性负责责。3.2.2负责责办理合合同移交交手续,填写合同登记记表(见附表表1)和收/付款进进度表(见附表表2)。3.2.
3、3负责责根据合合同要求求编制合合同付款款计划和和办理支支付。3.3 成本控控制经理理3.3.1负责责审查合合同的付付款计划和和支付申申请。3.3.2负责责对合同同执行过过程进行行监控和和管理。3.4 财务部部3.4.1负责责在合同同执行期期间保存存合同的的正本文文件。3.4.2负责按国国家和地地方的有有关法规规办理合合同的登登记和印印花税等等。3.5 项目管管理部3.5.1项目目管理部部是本办法法的主管管部门,负责本本办法的的具体实实施和管管理。3.5.2在受理合合同档案案时,负负责核对对合同档档案总目目录及备备案表所所填的内容,并负责责归档的的编号、登记、借阅、保存和和管理。4、经营营合同管
4、管理4.1 合同的的分类根据公司司经营业业务的特特点,合合同主要要分为两大类:4.1.1工程程项目类类:工程程总承包包、工程程设计和和设备成成套供货货(包括括技术服服务)、工程设设计及服服务等。4.1.2其 他 类:合合作协议议、融资资协议等等。在一个项项目内,其合同同又分为为主合同同和分合合同两类类。其中中,主合同同是项目目需方与与我公司司签订的的合同;分合同同是我公公司为满满足和完完成主合合同的需需求,与供方方签订的的合同。4.2 合同同的登记记4.2.1主合合同在主合同同通过项项目的确确定与评评审程序序并最终终签订生生效后,项目开拓拓经理应尽快将将主合同同正本一一份送交交财务部部,其余余
5、合同正正本、副副本、合同成成交统计计单和和收/付款进进度表送交项目目管理部部。合同管理理人员依据据主合同同对相关关内容进进行核对对,在核对对无误后后进行合合同登记记编号,并在合同登登记表上签字字后将其其复印件件返还市市场部。4.2.2分合合同分合同将将根据项项目的实实际情况况,通过过招标或或议标的的形式选选定分包包单位并并签订合同同,而后办理理合同归归当登记记和编号等手续。在分合同同签订后后,合同承承办人应应及时将将分合同同正本一份份送交财财务部,其余合合同正本本、副本本、合合同成交交统计单单和收/付款款进度表表送交项目目管理部部。按本办办法规定定办理合合同登记记编号等等手续。合同管管理人员员
6、依据主主合同对对相关内内容进行行核对,在核对对无误后后进行合合同登记记编号,并在合同登登记表上签字字后将其其复印件件返还合合同承办办人。至此,该合同同具备了了付款运运作的必必要条件件。4.3 合同的的编号项目管理理部负责责合同统统一编号号的归口口管理,统一编编号具体体规定如如下:XXXCL/FBZB/SSJ/CG/SG/JF - 单位位名称:XXXXX公司司名称- 合合同类型型: CCL:承承揽合同同(即收收入类合合同)FB:分分包合同同(即支支出类合合同) - 项项目名称称:如HHG:鹤岗 - 合同类类别:ZZB:总总包合同同 SJJ:设计计合同CG:采采购合同同SG:施施工合同同JF:技技
7、术服务务合同 QT:其它合合同 - 序号: 01,02,03 - 变更: BG001,BBG022,.4.4印印花税财务部在在收到合合同正本本后,应应按照国国家和地地方政府府的规定定,及时时办理合合同登记记和购买买及粘贴贴印花税税等工作,并并在合同同执行过过程中根据收收款进度度情况及及时办理理纳税手手续。4.5 付款审审批合同经办办人应根据合合同付款款方式及及合同执执行情况况,填写写合同付付款审批批表(见附表表6),申申请经审审核后,并由总经理批批准后,交财务部部编制付付款计划划,办理理付款程序序。而后后将付款款回执单单连同付付款审批批表的复复印件一一并交项项目管理理部合同同管理人人员和合合同
8、经办办人。合同同管理人人员根据据合同付款款审批表和付款款回执单单编制付付款计划划和付款款情况统统计表(见附表表3-33)。4.6 合同变变更合同在执执行过程程中如有有变更,项目经经理应负负责根据据具体情情况提出出修改合合同/协议申请请,并按照照程序文文件的规规定办理理合同审审批手续续,经公公司总经经理/主主管副总总经理批批准后,完成合合同变更更。变更更后的合合同应按按公司程程序文件件规定办办理归档档并进入入正常管管理程序序。4.7偏偏差控制制合同执行行负责人人随时跟跟踪合同同的执行行情况,及时预预测、发发现偏差差,将偏偏差及时时反馈给给公司及及相关部部门。编编制预防防和纠正正偏差的的措施。使用
9、表表格见附附件1-3。5、合同同归档5.1合合同归档档范围及及时间5.1.1 合合同归档档范围合同订立立过程中中形成的的合同正正本、副副本、合合同中规规定的合合同附件件,以及及有关合合同修改改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁和和终止等等方面的的文件材材料,凡凡归档的的合同文文件必须须是原件件。5.1.2 合同同归档时时间(1)通通常情况况下,应在在完成合合同签定定后一周周之内办办理合同同移交手手续,特特殊情况况应不超超过一个个月。(2)项项目主合合同由市场部部合同承承办人员员负责办办理合同同移交手手续,分分包/采采购合同同由设计计部和项项目部合合同承办办人员负负责办理理合同移移交手续续。(3
10、)一一份合同同正本(包括合合同附件件)移送交财财务部,其余的的合同正正本和副副本(包包括合同同附件等等)全部移交项目管管理部合合同管理理人员。5.2 合同归归档要求求5.2.1由合同管管理人员员统一编编号并建立台台帐。再再由相关关人员领领用和借借用。台台帐及领领用借用用表见附附表2。5.2.2合同实实施负责责人领用用副本或或复印件件,其他他相关人人员借用用副本或或复印件件。6、合同同档案的的保存及借借阅管理理6.1合合同档案案的保存存期限为为永久,合同保管管应有防防火、防防潮和防尘等等措施。6.2原原则上合合同档案案不得外借。公公司员工工需要使使用查阅阅或复制制合同档档案时,必须办办理借阅阅和
11、审批批手续。未经项项目管理理部经理和公司主主管领导导审批,合同管管理员不得办办理借阅阅。6.3合合同管理理人员要要认真做做好借阅阅、归还还登记记记录。6.4 如有特特殊情况况需要借借出合同同档案,借阅人人应按时时归还,妥善保保管,不不得损坏坏,严禁禁在档案案原件上上涂画、拆封和和抽换。一经发发现,借借阅人除除写出书书面检查查外,还还应视其其情况严严重程度度追求其其责任。6.5 借阅归归还时间间,一般般情况下下借阅者者应在借借阅后一一周内归归还,如如遇特殊殊情况,亦应在在一个月月内归还还。具体体归还时时间由审审批领导导在审批批时写明明。7、附加加说明:本程序文文件由项项目管理理部负责责起草。本程
12、序文文件由质质量管理理部归口口管理并并负责解解释。本程序文文件由管管理者代代表审定定、总经经理批准准发布实实施。本程序文文件第一一版发布布实施日日期2000?年?月?日。本程序文文件第二二版发布布实施日日期2000?年?月?日。本程序文文件第三三版发布布实施日日期2000?年?月/日。附表11合同登记记表登记编号号日期:项目名称称项目代号号合同号产 地地合同金额额签约日期期合同开始始时间合同完工工时间付款单位位项目性质质工程总总承包工程设设计和技技术服务务 工程设设计和设设备成套套 其它结算方式式市内支支票汇票电汇信用证证(即期) 信用证证(远期)合同主要要内容:1、工程程概况:2、支付付条件
13、:3、违约约条款:商品名称称成交数量量成交价格格单位数量原币名称称原币金额额项目收款款进度(注明币币种)日期金额(万万元)日期金额(万万元)日期金额(万万元)年月年月年月年月年月年月年月年月年月合计合计年月项目收款款进度如如填不下下可有附附页。部门经理理: 项目目经理:成本控控制经理理:合同管管理员:附表22合同付款款进度表表登记编号号日期:主合同登登记编号号本合同登登记编号号本合同名名称本合同号号本合同签签订日期期年月日本合同终终止日期期年月日收款单位位名称付款币种种及方式式项目付款款进度(注明币币种)序号付款原因因付款时间间付款金额额(万)合计因工程需需要零星星采购备备品备件件材料或或支付
14、运运费而无无合同等等特殊情情况说明明栏(应应列出物物品名称称数量金金额)部门审批批意见部门经理理:合同管理理员: 合合同经办办人:附:设备备、材料料价格清清单附:设备、材材料价格格清单序号名称(型型号、规规格)数量价格备注修改状态 0 页次 7/14附表33合同统计计一览表表序号合同编号号合同名称称份数页数归档日期期移交人接收人备 注注正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本正本副本附表44合同借阅阅审批单单(式样样)合同借阅阅审批单单编号:借阅人:借阅理由由:使用时间间:年月日至年月日部门经理理审批意意见:年 月月 日日分管副总总经理审审批意见见:年 月月 日日附表五合同借阅阅登记表
15、表(式样样)序号借阅合同同名称及及编号借阅人借阅时间间备注附表66合同付款款审批单单编号:项目名称称:合同编号号:收款单位位名称:付款方式式:支票 汇票 电汇收款单位位开户行行:收款单位位帐号:合同总价价:已累计付付款额:本次付款款额:本次付款款时间:付款说明明:付款经办办人: 年 月月 日合同管理理人员签字: 年 月月 日成本控制制经理签字: 年 月月 日项 目 经 理理签字: 年 月月 日项目管理理部经理理签字: 年 月月 日财务部经经理签字: 年 月月 日总 经经 理理签字: 年 月月 日附表77合同付款款回执单单项目名称称: 项项目编号号:合同名称称合同编号号合同类别别设计 采购购 分
16、包 技术咨咨询 其它收款单位位名称收款单位位帐号合同总价价已累计付付款额本次付款款额本次付款款时间付款说明明财务负责责人签字: 年年 月 日备注1、此单单由财务务负责人人填写。2、此单单交费控控专业人人员统计计保管。合同领用用借用登登记表项目名称称: 项目目编号:序号合同编号号合同名称称领用人用途领用日期期归还日期期备注借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/
17、领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复
18、复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件借用/领领用正本/副副本/复复印件( )项项目合同同收付款款计划统统计表( 年 月)项目名称称: 项目目编号:序号合同编号号合同名称称合同金额额累计实 收收付款额额本月应 收收付款额额本月实 收收付款额额下月应收收 /预预付款额额备注人民币万万元其中:外外币万元元人民币万万元人民币万万元人民币万万元人民币万万元一承揽类合合同1二分包类合合同A设计分包包12B施工分包包12C技术服务务分包12D采购分包包1234E其它分包包12三收付差额额注:本表表由合同同管理人人员填写写,成本本控制经经理审查查后,于于每月228日前前报公司司主管领导导,并抄抄送项目目管理部部经理。