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1、优质文本信息学院学生会 公文写作培训手册 秘书部 目 录第一章 公文概述 1.1什么是公文 -2 1.2公文写作的重要性 -2 1.3公文写作的写作原那么 - 2第二章 实用类公文 2.1工作方案 -3 2.2筹划书 -3 2.3建议书 -52.4工作总结 - 52.5通知 -6第三章 信息技术工程学院公文写作标准3.1文件名称及文件标题 -8 3.2页面设置 -8 3.3文字与段落格式 - 8 3.4文档内容 - 83.5保存类型 - 8 第一章 公文概述1.1、什么是公文一公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形
2、成的文字材料。狭义的公文,是指党政机关处理公务时所使用的公文。1.2、公文写作的重要性一公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,表达着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。在团学各项工作中,公文写作意义重大,无论是日常通讯稿件、工作简报,还是活动筹划和工作总结,公文写作能力都是不可或缺的一局部。各部门在拟制公文时,也都必须要从实际需要出发,根据本部门的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用。1.3、公文写作的写作原那么一内容上“三查三改:查立意:看是
3、否明确、完整、突出,改观点错误、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。查措施政策:看措施、规定、方法、意见是否符合政策,切实可行。查材料:看是否具体、真实、典型,改一般化、概念化和不实之处。二文字上“三查三改:查篇章:看是否明确、紧凑、合理,改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。查行文:看是否精炼、符合语法和逻辑,改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。查文字:看是否标准,改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误。备注:格式正确,条理清楚,要言不繁,用词精准三常用表达方式1常用开头词:根据、自从、为了、由于、关于、按照、现将、目前2常用表态词:应当、拟同意、现予公布3常用综合词:为此、综上所述、鉴此4常
4、用结尾词:特此报告、贯彻执行第二章 实用类公文2.1、工作方案狭义的方案是广义工作方案中最适中的一种。这个特点表现在,时间一般在一年、半年左右,范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作,内容和写法要比规划具体、深入、要比设想正规、细致,要比方案简明、集中,要比安排阔展、概要。方案的具体写法:一标题 方案标题一般由四个局部组成:方案的制订单位名称、适用时间、内容性质及方案名称。视方案文本的成熟程度,有可能出现第五个局部,即在标题尾部加括号注明:草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如“学年上/下部学期工作方案。二引言方案通常有一个“前言段落,主要点明制订方案的指导思想和对根本情况的说明分析。前言
5、文字力求简明,以讲清制订本方案的必要性、执行方案的可行性为要,力戒套话、空话。 三主体如果说引言答复了“为什么做的问题,那么主体要答复“做什么、“怎么做、“何时做等问题。 1目标与任务。首先要明确指出总目标和根本任务,随后应根据实际内容进 一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解,以求让总目标、总任务具体化、明确化。 2方法与措施。以什么方法,用什么措施确保完成任务实现目标,这是有关方案可操作性的关键一环。所谓有方法、有措施就是对完成方案须发动哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作,又需要有预见性,而关
6、键在于有实事求是的精神。唯有这般,制订的措施、方法才是具体的,切实可行的。3时限与步骤。工作有先后、主次、缓急之分,进程又有一定的阶段性,为此 在方案中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序,执行无误。四文尾/落款 工作方案末尾一定要加上落款,先写人再写时间,如“信息技术工程学院学生会XX部,另起一行写上“XX年XX月XX日。落款名称要右对齐,时间相对于名称居中。2.1、筹划书一筹划书名称 尽可能具体的写出筹划名称,如“信息技术工程学院学生会XX部XXXX活动 筹划书,置于页面中央,也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。二活动背景这局部内
7、容应根据筹划书的特点在以下工程中选取内容重点阐述,具体工程有:根本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征,主要考虑环境的内在优势、弱点、时机及威胁等因素,将内容重点放在环境分析的各项因素上,对过去现在的情况进行详细的描述,并通过对情况的预测制定方案。三活动目的及意义活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时,该活动的核心构成或筹划的独到之处及由此产生的意义社会利益、校园效益等都应该明确写出。活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性。 四活动名称根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概
8、括活动的名称。五资源需要列出所需人力资源嘉宾、评委等,包括其座次,物力资源,包括使用的地方,如教室、广场、小礼堂等场地需要,桌椅、抽签箱、桌签等物品需要都详细列出可以图标形式表现。可以分列为已有资源和需要资源两局部,并写出资源的解决方案。六活动开展作为筹划的正文局部,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想到的东西,尽量做到没有遗漏。在此局部中,不仅局限于用文字表述,也可适当参加统计图表等;对筹划的各工作工程,应按照时间的先后顺序排列,尽量绘制实施时间表以助方案核查。按时间顺序,可将活动开展详细筹划分列如下:第一局部,前期组织宣传本局部是活动能否顺利开展的先决条
9、件,应做好全面的组织与宣传安排。因此,本局部应写出活动的组织配置、活动对象、开展时间、活动地点、宣传方式、活动现场布置包括媒体支持、物品摆放等、人员组织分配等内容。其中人员组织分配应详细列出每一任务的所有人与责任人。第二局部,活动流程安排本局部应按时间顺序列出活动内容、活动要求,如是比赛类活动还应列出结果评选及奖励方法。第三局部,活动后期收尾有始有终,活动收尾是否安排妥当也是活动是否组织成功的一个重要看点。这局部应包括活动结束后物品返还、会场收拾,活动后期总结、后期报导等内容。七经费预算活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出,最好是表格形式。八活动中应注意的问
10、题及细节内外环境的变化,不可防止的会给方案的执行带来一些不确定因素,因此,当环境变化时是否有应变措施,造成的损失多大等也应在筹划中加以说明。九活动负责人及主要参与者注明组织者、参与者姓名、单位如果是小组筹划应注明小组名称、负责人。备注: 1可以专门给筹划书制作封页,力求简单,凝重;筹划书可以进行包装,如用设计的徽标做页眉,图文并茂等; 2如有附件可以附于筹划书后面,也可单独装订; 3筹划书需从纸张的长边装订; 4一个大筹划书,可以有假设干子筹划书2.3、建议书一建议书是个人、单位和有关方面,为了开展某项工作,完成某项任务或进行某种活动而建议大家一起做什么事情,或提出合理化的意见、建议时使用的一
11、种文体,也叫建议书、意见书。二建议书是应用文的一种类型。其内容很广泛,像弘扬雷锋精神,开展精神文明活动,援助贫困山区孩子读书,开展工作拥军优属活动家等,都可以写建议书。三建议书是面对群体时,虽然也带有建议,但主要是宣传、煽动对方去做,具有一定的号召性。建议书是面对领导和有关部门时,一般是中肯地提出自己对对方工作的意见和自己的建议,没有要求对方去做的意思。不具有号召性。格式:四格式;标题 称呼顶格 正文 (先写提出建议的理由,再写建议的具体内容。如果内容较多,可以分条写。) 署名 日期 日期写于署名下方要诀: 从实际出发,实事求是 说话得体,有分寸内容具体、清楚、实在 语言准确、精练 2.4、工
12、作总结一定义总结是应用写作的一种,是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回忆的是过去做了些什么,如何做的,做得怎么样。总结与方案是相辅相成的,要以工作方案为依据,订方案总是在总结经验的根底上进行的。其间有一条规律,就是:方案实践总结再方案再实践再总结。二特点1自我性。采用的是第一人称写法。2回忆性。总结是回忆过去,对前一段的工作进行检验,但目的还是为了做好下一段的工作。3客观性。所列举的事例和数据都必须完全可靠,确凿无误,任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。4经验性。这一特性要求总结必须按照实践是检验真理的唯一标准的原那么,去正确地反映客观事物的本来面目,找出正反
13、两方面的经验,得出规律性认识。三工作总结写法1标题。总结的标题大体上有两类构成形式:一类是公文式标题;一类是非公文式标题。学生会所写得应为公文式标题,由单位名称、时间、事由、文种组成,如?XX-XX学年上/下部工作总结?、?部活动总结?。 2、正文。1情况回忆 这是总结的开头局部,叫前言或小引,用来交代总结的缘由,或对总结的内容、范围、目的作限定,对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这局部文字篇幅不宜过长,只作概括说明,不展开分析、评议。 2经验体会 这局部是总结的主体,在第一局部概述情况之后展开分述。有的用小标题分别说明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样,就无法让人抓住要领
14、。专题性的总结,也可以提炼出几条经验,以起到醒目、明了。 运用这种方法要注意各局部之间的关系。各局部既有相对的独立性,又有密切的内在联系,使之形成合力,共同说明根本经验。 3今后打算 这是总结的结尾局部。它是在上一局部总结出经验教训之后,根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求,提出今后的设法、打算,成为新一年制订方案的依据。内容包括应如何发扬成绩,克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来,得出新的奋斗目标。3、结尾。作为总结的结束语可以归纳照应主题、指出努力方向、提出改良意见或表示决心信心等语作结,要求简短利索。4、落款。一般在正文右下方署名署时,要求与工作方案同。2.5、通知一概念
15、:适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免或聘用干部。通知大多属下行公文。二种类:印发、批转、转发性通知;指示性通知;知照性通知;事务性通知;任免、聘用通知。三写作格式:通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用不同的写作方法。举例:以知照性通知为例这种通知使用广泛,体式多样,主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。注:通知的根本格式:标题、收文单位、发文缘由、通知事项、执行要求、发文日期。信息技术工程学院关于开展活动的通知全体同学: 为了,为了,我院学生会决定开展活动,现将有关事项通知如下: 一、
16、 活动性质、宗旨 二、 活动时间,地点 三、 活动参与人员 四、 活动流程 五、 参与人员准备事项 六、 其他事项 望广阔同学积极参加。特此通知。 公章 年月日关于召开会议的通知: 为了,决定于年月日召开会议,希望 人员按时出席。 特此通知。 公章 年月日第三章 信息技术工程学院公文写作标准为标准信息技术工程学院学生会各部门工作方案总结及活动方案的书写格式,特制定以下标准,请各位学生干部遵照执行。3.1、文件名称及文件标题一电子文件名称应与文件的标题一致。二各部门学期工作方案、总结的标题格式,如“2011-2012学年上/下学生会部工作方案或“2011-2012学年上/下学生会部工作总结。三各
17、部门活动筹划与总结标题格式,如“部活动筹划方案、“部活动总结。3.2、页面设置一文档页面的左、右、上、下边距均设置为2厘米。3.3、文字与段落格式一序号等级格式依次为:一、|一| 1|1。二每段开头空两格。三各类Word文档的标题采用黑体小三号;文章一级标题,即“一、用宋体四号,字体加黑;二级标题,即“一用宋体小四,字体加黑;三级标题及其以下,包括征文,均用宋体小四,不加黑。四段落中,段前段后间距为“0行,行间距为“1.25倍行距。五各类EXCEL文档的标题采用宋体20号字、加粗格式;表格中第一行工程栏使用楷体16号、加粗格式;表格内容采用宋体14号;落款采用楷体16号字。表格边框遵循外粗内细的原那么,不得使用虚线。标题及落款不包含在边框内。六落款与正文之间空两行。3.4、文档内容一落款部门书写形式为“信息技术工程学院学生会、“信息技术工程学院学生会部、设为右对齐;落款时间书写格式为“年月日,相对于落款单位居中。二文档必须由本部门部长审核后递交秘书部,由秘书部与本局部别保管;递交给老师的文档必须由主席团分管干部进行审核。3.5、保存类型一文档统一使用WORD 2003模板,保存为.DOC格式。二表格统一使用EXCEL 2003模板,保存为.XLS格式。