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1、霍州煤电集团有限责任公司药械采购实施细则第一章总则第一条 为进一步规范集团公司药械采购工作，提高采购效率、强化监督机制，结合卫生部、国务院纠风办、发展改革委、监察部、财政部、工商总局、食品药品监管局等七部委联合下发的“卫规财发201064号”文关于医疗机构药品集中采购工作规范、“晋药采办（2011）10号”文关于做好2011年医疗机构药品采购工作的通知、临汾卫生局“临卫纪发【2011】7号”文关于做好2011年医疗机构药品集中网上采购工作的通知及上级有关文件精神，依照霍州煤电集团有限责任公司招投标管理办法（修订）相关规定，制定本实施细则。第二章 组织机构第二条 成立药械采购专业小组，专业小组组
2、长由总医院院长担任，办公室设在总医院药剂科，专业组在集团公司招投标管理委员会领导下，组织协调药械采购有关工作。专业组设置如下：组长：总医院院长成员：集团公司招标办、审计、纪检、法事、总医院相关人员职责：1、依据山西省挂网目录，审批入围供应厂商。2、建立入围厂商信誉档案。3、审批年度药械采购计划。4、确定年度药械采购单价、指导签订年度药械采购合同。5、认真监督各项采购规章制度的执行情况，严防违法违纪的发生。第三章药械采购基本原则第三条择优择廉原则。必须坚定不移地坚持质量第一的采购方针不动摇，不得从资质不合格的供应厂商采购药械，在同等质量的前提下，权衡产品的品牌效应和市场需求，引导营销向采购成本低
3、的产品转化，时时体现效益优先的采购思想。第四条保障供应原则。确立采购为一线服务原则，提高采购效率，保障药械供应。第五条责任追究原则。总医院按采购管理权限，分别追究采购团队成员人为因素造成的药械脱销断档、库存商品积压、存量药品过期失效损失的责任。对药械采购的直接操作人员和上一层级的负责人给予相应行政或经济处罚。第四章采购程序第六条药械采购分七步程序进行：1、编制采购计划。全部拟采购的药械均要纳入采购计划。采购计划包括：月度计划和临时追加计划等。2、供应厂商入围。依据山西省当年药械挂网目录，组织相关专业对供应厂商走访考察，每年组织一次药械集中采购会议，确定年度供应厂商。3、签定采购合同。全部拟采购
4、的药械均要签定采购合同。采购合同执行山西药械网下载的合同范本。4、上级审批确认。按不同层级分工和采购权限，由采购操作人员对编制的采购计划和采购合同分别交由上一层级领导审批、签字后有效。5、监控合同执行。采购责任人对已经签定的采购合同的执行情况、到货质量、价格调整、营销变化、市场竞争动态、有效期限、退货原因、存货数量、付款时间等情况实施调节和监控。6、合理承付货款。采购操作人员每个月末前3个工作日做出下一个月度的付款预算，根据预算对所管辖品种提出付款申请，分别交由上一层级领导审核、签字同意并报经主管领导审批、签字，符合付款程序后付款申请生效。7、评价采购效果。采购部门按采购管理权限，在每季度末对
5、上一季度的采购工作效率、品种脱销状况、库存结构分析、采购价格成本进行量化评价、并提交简洁的评价报告。第五章 编制采购计划第七条 总医院依照采购品种管理权限的规定，将具体品种划分为三个层级并落实到人。库管人员根据分院和各药房的计划汇总，在科长审查、分管院长审批后执行。第八条 药械采购计划应严格编制统一的“药械采购计划表”，主要内容有：药械名称、规格、采购价格、期初库存、销售数量、购进计划、预计销售、供应厂商等项目。“药械采购计划表”中的数据必须完整、准确、合计的采购金额无误。第九条 各药械部室、分院按月度分别编制的三个不同层级的采购计划为定期计划，最迟于月底25日前报给总院采购管理部汇总，由总院
6、采购管理部负责将相互交叉采购品种汇总的数量上报主管副院长，选定单位实行集中采购，以降低采购成本。第十条 编制完成的采购计划分别递交上一层级领导审核、签字同意，确认后的采购计划作为签订采购合同的依据。第十一条 总医院对院内急需的品种可以先行电话要货，但事后应当按品种分工填写“药械采购计划表”。第六章 供应厂商入围第十二条 供应厂商入围程序供应厂商入围考虑两种途径：一是上年度经总医院考核合格的供应商；二是根据采购需要应新增的供应商。1、原则上在山西省当年挂网目录上网后，每年组织一次药械集中采购会议，确定下年度入围供应商。2、总医院制定药械供应商考核制度，并以正式文件下发。上年度考核合格的供应商在资
7、质有效的前提下可直接入围下年度药械采购供应商，但要有齐全的考核资料。3、新增供应商由总医院推荐，总医院应成立新增供应商考察小组，制定考察原则，通过总医院考察小组考察的供应商（要求有考察报告），可做为入围供应商推荐商。经药械年度采购会议确认后成为正式入围供应商。第十三条 药械供应商应具备的资质资料包括：营业执照、药械经营许可证、药品经营质量管理认证证书（GMP认证）、组织机构代码证、年检印鉴、法人企业授权委托书、身份证复印件（正反）。二年内无严重违法违规经营行为记录的声明，是否符合国家及山西省挂网要求。第十四条 药械年度集中采购会议由集团公司总医院组织，招标办、纪检、审计、法事、总医院相关部门参
8、加，对入围厂商综合考虑对比单价、售后服务、供货能力等方面，确定药械种类、单价、供应厂商。会议必须形成文字记录并签字确认。临时采购、价格变动、供应商变动，必须经药械采购工作组集体研究，做好会议记录并签字确认。第十五条 供应商供应品规确定供应商供应品规应注重以下原则：1、供应商供应品规必须在经营许可范围内；2、供应商供应品规必须有生产厂商提供的配送书（国家不要求有配送书的除外）；3、为便于药械供应合理接续，上年度供应商供应品规原则上不做大范围调整；总医院根据上年度药械供应情况，拿出下年度供应商供应品规初步意见，经年度药械采购工作会议审定后生效。第七章 签订采购合同第十六条 药械采购操作人员按品种分
9、工，依据确认的药械采购计划，分别与入围供应厂商签订药械采购合同，合同文本和条款要符合合同法的规定，合同的主要内容和山西采购网合同范本一致。第十七条 药械采购合同的签约，应按照采购权限和品种分工分别由采购操作人员和上一级负责领导共同签字并加盖采购专用印签后生效。第十八条 药械采购合同文本一式三份，一份由采购部存档保管，一份质量管理部使用，一份供应厂商留存。第八章 监控合同执行第十九条 采购人员对所分管品种的合同执行实施动态监控，时时掌握和调控合同的履约效果，与供应厂商保持联络，督促其按质、按时、按价、按量交货。第二十条 采购人员对临时调剂的急需品种，可以先行办理电话要货，在本市内采购应要求供货方
10、保证做到上午要货，最迟下午到货；下午要货，最迟第二天上午到货，事后采购人员应及时补办采购手续。药械质量验收部门要保证调剂药械在到货后的两个小时内完成验收，尽快使该药械进入销售环节。第二十一条 采购人员要为分管的品种建立、健全分户的纸质或者电子采购台账，主要内容包括：品名、规格、单位、厂批发价、合同数量、购货价格、生产单位、供货单位、到货日期、有效期、是否GMP认证、付款数量、付款金额、付款时间等项目。对到货的药械依据验收入库单勾兑采购合同，保持采购台账中各项数据的时效性、完整性、准确性，便于检索，有利于采购业务的操作。第二十二条 采购人员按品种管理权限，填制或者确认购进品种的按价进账。动态地调
11、整和指定所辖药械的市场实销价格方案，按划分层级审批的原则确定市场销售价格，由物价员及时以书面形式通知销售部门执行。第二十三条 采购人员应保持与物价员的密切沟通，及时反馈物价信息，协助物价员做好药械价格的管理。物价员在获得药械正式调价的准确信息后，按调价文件的规定最迟于半个工作日内完成厂批零价格的调整。并根据药械入围价格，协调、管理好入围价格。第二十四条 采购药械到货后的退换货按以下办法办理：1、按合同购进的药械到货入库前，在检验中发现质量不合格或者其他不符合采购合同约定条款的问题，采购人员在接到质检通知的两日内完成与供应商的联系，通知退货，并做好查询记录。2、需要对入库前或者入库后的药械退货，
12、原则上应该退还给原供应厂商，如有供货商请求退运第三方，必须由原供货商发出正式委托书，并提交第三方符合要求的资质文件。3、药械进货后由于市场或者销售等因素发生药械滞销、期限不足半年等原因需要退货时，采购人员应积极主动与供应厂商联系，经协商同意换货时，被换的药械按退货办理，换回的药械按重新采购的程序办理。第九章 合理承付货款第二十五条 采购人员按品种分工收存应付款项的增值税发票，分户详细记录每一张税票的收到时间、收取方式、票号、票面金额，对邮寄的税票要记载挂号信编码，对直接送达的要记录送达人姓名。增值税发票转出要有经手人签字。第二十六条 采购人员将所分工品种的付款方式划分为定期、不定期两大类别，已
13、经签订年度协议并固定付款时间的品种和有回款计时奖励、赠送样品的为定期款项，其他应付款为不定期款项。采购人员要重点把握定期款项的付款期限，防止由于人为因素而造成采购成本增加的损失。第十章 评价采购效果第二十七条 总医院的采购部门每季度后的第五个工作日完成对上季度药械采购效果的书面评价。采购效果评价报告要有数据，尽可能量化，报告简洁、具体，主管副院长将评价结果作为考核药械采购工作绩效的主要依据。第二十八条 对总院有关负责人和采购工作人员的以下行为给予处罚：1、从无“一证、一照”单位采购药械或者购进了假药、劣药的；2、由于工作失误造成协议品种或直接进口的品种发生断货的；3、编制的采购计划或者签订的采
14、购合同出现严重错误并造成损失的；4、由于工作不认真填写的台账与采购有关的资料数据错误，直接造成损失的；5、收到的税票保管不当发生丢失并造成损失的；6、未能对正式调价的品种在规定的时限内进行调整并造成出门差错的；7、故意刁难营销一线，服务意识差，一线反应强烈的；8、营私舞弊、私自收取供应厂商钱财的。第二十九条 对供应厂商的考核评价考核方式：在当年入围供应厂商中，对供应厂商分供货批次、分月度、季度、年度进行打分考核，对在药械质量、供货及时、服务质量中不合格的厂商给予通报，严重者取消入围资格；对在以上服务项目中较好的厂商给予奖励（购买数量和批次方面），来年可以优先考虑入围。具体考核内容如下：1、所提供药械质量是否满足用户要求，符合国家和行业规定的标准与否，是否原装正规药械、与承诺的质量是否一致；2、入围后是否按确定的价格或省挂网价签订合同；3、签订合同后，供应厂商能否按时、按质、按量配送合同内全部货物；4、对于用户临时急需药械能否及时送到；5、总医院要建立供应厂商的信誉档案，对平时的供货情况随时做好记录，作为下一年度药械采购厂商入围评比的依据。第十一章 附则第三十条 本办法自下发之日起执行，本办法与集团公司其它文件规定相抵触时，按本办法执行，解释权属集团公司。