行政部管理流程.ppt

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1、行政管理内部控制流程二零一零六月行政管理内控（流程）制度目录文件资料管理控制流程档案管理控制流程印信管理控制流程行政督查管理控制流程会议管理控制流程接待管理控制流程考勤管理控制流程车辆管理控制流程网络信息收集发布控制流程办公用品、设备、家具管理控制流程行政管理内控（流程）制度1、文件资料管理控制流程1.1 职责分工1.2 外来文件资料控制流程1.3 文件资料发放控制流程1.4 文件资料修改销毁控制流程1.5 异动人员文件资料控制流程1.6 外购文件资料控制流程行政管理内控（流程）制度1.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理审批以公司名义下发、上报的各类文件制定相关

2、文件制度建设委员会或其他专业委员会负责公司年度方针目标、预算、管理制度等文件的讨论审核审批相关文件各部门负责与本部门相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作 负责以部门名义下发的各类文件的发放、收回、作废销毁和归档工作 其他部门文件资料的处理工作公司名义下发的文件处理工作总经办负责以总公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档 其他部门文件资料的处理工作行政管理内控（流程）制度1.2 外来文件资料控制流程文书管理人员接收外来文件在收文登记表中进行登记 按领导拟办意见交 相应部门或人员承办将交回文件资料存档132下发相关文件，并填写注办说明，将文件送回报请相关领导阅批填写文

3、书处理传阅单交部门领导填写拟办意见总经办相关人员摧办督查形成处理意见报领导批准报请领导批准不批准批准q 管理目标管理目标 通过对外来文件资料的有效传递，及时准确贯彻上级机关的方针政策、工作意图，反映下级机关的工作情况和问题，从而确保公司政令畅通。q 关键控制点关键控制点1、文件资料的登记2、文件资料处理的及时性3、文件资料的归档q 注注 释释1、收文登记要保证全面，内容包括收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、承办人。2、文书管理人员要督促文件的处理，确保不积压文件。3、文书处理人员要掌握文件的去向，确办理后的文件资料完整归档。行政管理内控（流程）制度1.3 文件资料发放控制流程各部门

4、根据工作需要拟写文件 部门领导或主管领导审核加盖相应印章文件资料存档13报请相关领导或专业委员会批准批准2填写文件资料发放、回收登记表4不批准文件起草部门复印装订通知相关人领取文件q 管理目标管理目标1、使公司各类文件资料得到相应的审核，以保证文件资料的适宜性。2、确保文件资料使各公司、各部门沟通意图、统一行动的作用。3、保证公司文件资料完整存档。q 关键控制点关键控制点1、文件资料在下发前得到有效的批准。2、各类文件资料应符合文件资料标准化管理制度的相应格式。3、文件资料的及时发放及存档。q 注注 释释1、核稿把关的主要内容指是否需要行文、是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，用何文

5、种，行文格式是否符合有关规定以及文件资料的编写格式等事项。2、公文要得到相应领导签发，制度办法类文件资料必须经相应的讨论修改后下发。3、在发文前，若属受控文件，应加盖红色受控章；属部门使用的文件应填写部门名称；属存档文件应加盖红色”存档“印章。4、文件资料一但形成，应及时通知相关人员领取，紧急文件应先用传真、电子邮件等形式及时告知相关人员。行政管理内控（流程）制度1.4 文件资料修改销毁流程文件资料需修订时原制定部门重新起草文件部门领导进行初步审核主管领导或专业委员会审批不通过通过填写文件资料修改通知单按原发文流程进行发文收回原文件填写文件资料发放收回登记表填写文件资料销毁清单主管领导审批三个

6、月后销毁q 管理目标管理目标1、确保各公司、各部门使用最新版本的文件。2、防止作废文件资料的使用。q关键控制点关键控制点1、文件资料的修定。2、文件资料的重新审批确定。3、旧文件得到及时发放、回收和销毁。q注注 释释1、原文件资料制定部门，根据工作变动情况起草新的文件或修改章节。2、应按原文件审批手续进行重新审核批准。3、文件资料应于修改通知单一同下发。4、按原文件资料发放对象收回旧文件同时下发新文件。5、收回文件资料应填写文件资料销毁清单报相关领导批准。6、在保证必要存档文件的情况下，由两人以上实施销毁。512346行政管理内控（流程）制度1.5 异动人员文件资料控制流程部门人员发生异动时收

7、回文件并在文件资料清单上签字确认2 文书管理人员查对相关记录核实文件清单1部门领导督促其整理所存文件资料并列出清单 核实文件资料不齐全齐全在人员异动表上盖章收回文件资料存档q 管理目标管理目标1、确保公司文件资料的完整性。2、减少公司机密文件资料外泄概率。q 关键控制点关键控制点1、异动人员所存文件资料的核实。2、异动人员所存文件资料交接。3、保密协议的签定与执行。q 注注 释释1、部门领导应督促异动人员尽快交接工作和所留存的各类文件资料（包括电子版的文件资料）。2、部门文书管理人员和公司文书管理人员共同核对文件资料，确保文件资料的完整。3、部门领导应监督异动人员的工作交接和文件资料的回收，并

8、在清单上签字确认。4、公司应与异动人员签定相应的保密协议，以确保公司机密不至外泄，一但发生外泄时可采取相应的措施。签订相应保密协议34行政管理内控（流程）制度1.6 外购文件资料控制流程报请相关领导审批1如需购买文件资料时由各部门负责购买年底文件资料的清理回收23q 管理目标管理目标1、各种文件资料的购买得到相应的审批。2、购买的文件资料按规定的程序进行报帐及入库。3、保证各类文件资料得到共享与使用。q 关键控制点关键控制点1、外购文件资料的审批。2、外购文件资料的入库登记。3、外购文件资料的报销。4、外购文件资料的清收。q 注注 释释1、部门所需文件资料的购买必须得到主管领导的批准，否则不予

9、报销。2、总经办应在购回文件资料上加盖公司印章，办理入库手续。3、总经办应建立公司文件资料台帐，做到帐物一致。4、财务部门必须见到文件资料入库单后办理相关报销手续。5、每年年底总经办应对一年借出文件资料进行回收统计，以保证公司资产的完整性。由所需部门填写购买申请表同意购回后在总经办办理入 库手续，填写入库单在公司文件资料台帐上登记财务部门见入库单后办理有关报销手续办理借阅手续45行政管理内控（流程）制度2、档案管理控制流程2.1 职责分工2.2 档案资料收集移交控制流程2.3 档案整理控制流程2.4 档案借阅控制流程2.5 档案鉴定销毁控制流程行政管理内控（流程）制度2.1 职责分工部门部门/

10、职位职位职职 责责不相容职责不相容职责档案领导小组检查指导考核公司档案工作、绝密档案的借阅、借出、复印及到期档案的销毁审批到期档案的鉴定档案鉴定小组鉴定公司到期档案资料到期档案销毁的审批综合档案室主任检查考核专职档案员的工作，协调解决相应问题，审阅案卷整理情况及机密档案借阅的审批档案具体工作绝密档案的借阅综合档案室专职档案员负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁机密和绝密档案借阅的审批财务部门兼职档案员负责会计档案的收集、整理、归档、保管、借阅和移交其他文书档案的归档各部门兼职档案员负责本部门档案资料的收集、整理和移交其他部门档案资料的整理行政管理内控（流程）制度2.2 档案资料收集

11、移交控制流程每年年底专兼职档案人员收集本部门文件资料列出文件清单做好移交准备填写档案移交（接收）登记表次年三月底移交专职档案管理人员对承办未退回的文件追踪收回123q 管理目标管理目标确保公司档案资料的完整性。q 关键控制点关键控制点1、文件资料的核对2、未退回的文件的追踪收回。3、档案资料的移交。注注 释释1、各部门专兼职档案员应以收文、发文登记详细核对一年来所形成的文件资料。2、对承办工作中未退回的文件应逐一退回，丢失文件也应想办法补齐。3、移交双方应当面清点文件资料，并在清单上签字。4、宣传工作人员在保证音像档案完整性的基础上做适当筛选。5、财务部门专职档案员在做好会计档案归档的同时应编

12、制相应检索工具并同档案一起移交综合档案室。核对文件资料宣传人员收集音像档案进行相应筛选双方清点档案资料会计档案由会计人员整理归档保管二年后移交综合档案室45行政管理内控（流程）制度2.3 档案整理控制流程每年4月初专职档案人员对收集的文件资料进行归档将各类档案按问题组卷并按时间秩序排列 按归档范围及保管期限表进行分类 12填写卷内目录3拟写案卷标题去掉金属物底部及左边对齐后进行装订书写案卷封皮567将装订好的案卷装入档案盒，并填写盒面。8按固定顺序装入档案柜9编制检索工具装订重要文件汇编总经办主任审核并签字在文件右上角，用铅笔编写案卷页号编写研材料q 管理目标管理目标1、符合公司档案分类方案。

13、2、档案装订整齐美观。3、档案资料便于查找。q 关键控制点关键控制点1、档案资料的分类整理。2、档案资料的装订。3、档案检索工具的编制。注注 释释1、档案资料分类应与公司归档范围及保管期限表一致。2、未进行归档的文件资料在档案室保管两面年后由档案鉴定领导小组鉴定后销毁。3、案卷中的文件应按问题或时间顺序排列。4、卷内文件有文字的页面均应编写流水号。5、档案装订必须美观无金属物。6、档案盒填写应符合规定，不得涂改。7、应编写全引目录、案卷目录、重要文件目录和填写计算机目录。8、对每年度形成的政发文件进行汇编。9、按档案管理国二标准编制相应材料。未归档的文件资料暂时保存二年4行政管理内控（流程）制

14、度2.4 2.4 档案借阅控制流程档案借阅控制流程如需查阅档案或文件资料时查找文件交借阅人，在指定地点查阅，并规定借阅时间档案管理人员检查档案在文件资料档案借阅登记表填写归还日期3总经理审批阅读完毕后退还档案管理人员41在文件资料档案借阅登记表上登记2文件资料使用人填 写借阅申请表一般文件资料机密文件资料绝密文件资料总经办主任理审批档案员同意外错或复印档案q 管理目标管理目标1、提供完整、准确、及时的档案信息服务。2、保证公司机密不致外泄。q 关键控制点关键控制点1、档案借阅、复印的审批。2、借阅档案的收回。q 注注 释释1、档案借阅人应注明使用目的（外公司人员应持有证明）2、档案管理人员根据

15、档案的不同级别报相关领导审批，需复印档案的必须报总经理同意。3、档案管理人员必须规定借阅地点和时间，并严格执行。4、对外借档案，档案人员要跟踪收回档案。2行政管理内控（流程）制度2.5 档案鉴定销毁控制流程根据归档范围及保管期限表列出到期档案汇总到期档案并编制文件和资料销毁清单 组织销毁档案鉴定小组进行鉴定 存档不符合销毁文件符合销毁文件档案领导小组组长审批 将文件和资料销毁清单存档q 管理目标管理目标1、确保到期档案进行鉴定审核。2、保证到期档案的正常销毁。q 关键控制点关键控制点1、到期档案清单的编制。2、到期档案的鉴定。3、到期档案销毁。q 注注 释释1、档案管理人员应根据归档范围及保管

16、期限表定期查看档案，对到期档案如实列出销毁清单。2、档案管理人员列出销毁清单后，应及时提交档案鉴定小组，做好档案鉴定准备工作。3、鉴定后的到期档案应由档案领导小组组长批准后实施销毁。4、销毁到期档案应由两人以上在指定地点进行。5、到期档案销毁清单应于次年同其他档案一同归档。12345未归档的文件资料行政管理内控（流程）制度3、印信管理控制流程3.1 职责分工3.2 印章刻制控制流程3.3 印章使用控制流程3.4 印章停用销毁控制流程行政管理内控（流程）制度3.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责董事长负责董事会印章的刻制、使用、停用、销毁的批准其他印章刻制、使用、停用、

17、销毁的批准监事长负责监事会印章的刻制、使用、停用、销毁的批准其他印章刻制、使用、停用、销毁的批准持股会理事长负责职工持股会印章的刻制、使用、停用、销毁的批准其他印章刻制、使用、停用、销毁的批准总经理负责公司各类印章的刻制、停用、销毁的批准负责公司章、合同专用章使用的批准其他印章刻制、使用、停用、销毁的批准，部门印章使用的批准总经办负责公司各类印章的刻制、销毁工作的执行负责公司章、合同专用章的管理负责管理的印章使用批准各部门负责各部门印章的管理，财务部负责财务专用章的管理其他部门印章的管理党工团组织负责人负责公司党工团组织印章的刻制、使用、停用、销毁的批准公司其他印章的刻制、使用、停用、销毁的批

18、准行政管理内控（流程）制度3.2 印章刻制控制流程需要刻制印章时报请相关领导审批由印章管理人员携刻章证明，到公安机关指定刻章单位刻章对新刻制的印章进行台帐登记使用123q 管理目标管理目标1、确保各类印章的合法刻制2、保证各类印章有无法替代的区别q 关键控制点关键控制点1、印章刻制的审批。2、印章样式的制定与审核刻制前须由使用部门、组织提出申请。3、印章台帐的登记与启用。q 注注 释释1、总经办应根据申请拟定印章样式报相应领导审批。2、印章应在公安机关指定地点由专人统一刻制。3、公司建立印章台帐，记录各类印章的章形、刻制批准人、启用时间、监管人、停用时间、销毁批准人、销毁人、监销人等内容。4、

19、刻制好的印章交付管理人后，应办理相关签字手续，并正式通知启用印章。由使用部门、组织提出刻制申请报告总经办提出印章样式和使用范围不同意同意交申请部门印章监管人并签字4行政管理内控（流程）制度3.3 印章使用控制流程需使用印章时由印章管理人员初步审核报相关领导审批在印章使用登记表上登记报相关领导审批印章管理人员用印印章管理人员盖章，并做登记存档报请相关领导审批盖章并做登记1243q 管理目标管理目标 确保印章作为一种标志、权威、证明、凭信等效力的作用得到合法使用。q 关键控制点关键控制点1、各类印章的使用须经相关领导批准。2、空白文纸、信笺用印章后复印件的回收。3、携印外出的管理。4、用印登记手续

20、。q 注注 释释1、用印单位盖章前须填写印章使用申请表说明事由。2、以签发的文件，印章管理人员可直接用印，对外文件必须报相关领导批准后用印。印章管理人员如发现文件资料不符合公司有关规定有权要求用 印人重新处理文件。3、印章管理人员必须监督用印人员履行登记手续，并将用印登记表存档备查。4、严禁在没有书写任何内容的空白文纸、信笺纸和介绍信上盖印，如确有需要，必须经相关领导批准后方可盖印。5、使用人需将使用后的信笺和介绍信复印件送回，未使用的信笺和介绍信也应送回印章管理人员。6、如因特殊原因需携印外出，必须得到相关领导的批准，并指定监印人一同前往，或指定专人携代。7、对携印外出做好相应的登记摧收工作

21、。填写印章使用审批登记表说明事由一般使用管理同意空白文纸、信笺用印携印外出使用批准将使用过的空白文纸、信笺复印件送回批准根据领导批示交由用印人或亲自前往监印567行政管理内控（流程）制度3.4 印章停用销毁控制流程因组织发生变化印章停止使用报请相关领导审定印章的处理办法在印章登记台帐上进行登记做好停用换用新章的通知工作12专人销毁印章，并有监销人在场34q 管理目标管理目标1、确保印章停用、销毁、更新合法、有效。2、保证停用印章合法使用。q 关键控制点关键控制点1、停用印章的及时收缴与封存。2、停用印章的销毁审批。3、印章的销毁与登记。q 注注 释释1、如发生所属各公司停业整顿、清理，部门机构

22、变动或其它原因造成用章停用时，总经办必须及时收回停用印章封存。2、总经办可提出印章处理办法或按领导意图封存印章。3、同意销毁的印章必须在登记台帐上登记，明确停用时间和章型。4、销毁印章时必须两人以上在指定地点销毁。总经办督促收回印章封存封存同意销毁不同意销毁行政管理内控（流程）制度4、行政督查管理控制流程4.1 4.1 职责分工职责分工4.2 4.2 行政督查控制流程行政督查控制流程行政管理内控（流程）制度4.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理负责专项督查工作的安排负责督查立项的审核督查工作的执行主管领导负责督查通知的审批督查立项的审核总经办/行政督查员负责督查

23、项目的汇总、组织督查小组进行督查、督查结果通报及反馈。督查通知单的审批各部门负责各自职能范围及领导安排的督查项目，结果汇报至总经办行政督查员。督查通知单的审批行政管理内控（流程）制度4.2 行政督查管理控制流程 收集公司重点工作信息采取相应形式督查督查立项反馈信息12345q 管理目标管理目标1、使公司的工作目标、工作计划等能够保质、保时完成。提高公司办事效率。2、抓不落实的人和事。q 关键控制点关键控制点1、督查立项内容、时间、责任人。2、及时督促检查。3）3、督查的结果报告通报及时、准确。q 注注 释释1、督查人员要及时掌握公司年度、季度、月度工作计划，每月进行一次检查。部门各项重点工作进

24、行周检。2、督查通知单要得到相应认可或审批，提前下发被督查单位。3、根据不同情况采取不同督查形式。4、对未完成工作要跟踪督办。5、督查结束后2日内形成督查通报，向领导反馈信息。主管领导批准下发督查通知重点工作完成督查结果通报重点工作未完成督办行政管理内控（流程）制度5、会议管理控制流程5.1 5.1 职责分工职责分工5.2 5.2 会议管理控制流程会议管理控制流程行政管理内控（流程）制度5.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理负责各类会议的安排负责总经理办公会、党委会的召集公共资源的提供总经办负责会议所需公共资源(包括:会议室、所需设备、招待物品等)的提供及会场布

25、置。负责部长例会的召集负责各类会议时间、资源的协调负责相应会议精神的传达会议的安排各部门负责各专业会议的组织及部门内部会议的安排负责相应会议的会场布置非本部门专业会的安排战略部/财务部战略发展部负责生产调度例会的组织财务部负责经济运行分析会的组织行政管理内控（流程）制度5.2 会议管理控制流程会议召集部门提出申请主管领导批准1会议召集部门拟写会议通知并下发3总经办配置相应资源做好会议资料、会场布置进行会议费用预算主管领导批准电话落实参会人员情况召开会议并做好会议管理和记录工作整理会场，归还公共资源会议召集部门拟写会议纪要并下发专业管理部门落实分管工作未批准另行安排4如会议改变另行通知56782

26、 管理目标：管理目标：1、确保会议如期举行和达到预定目的 2、确保会议安排各项工作得到有效执行 关键控制点：关键控制点：1、会议准备周密，参会人员按要求参会 2、会议精神或安排各项工作有效落实 注释：注释：1、会议召集部门在起草会议通知时，应明确会议时间、地点、人员、内容、要求等，以保证会议质量。2、如因特殊原因，会议不能按期举行，应及时通知各参会人员及会议准备部门，另行安排时间举行。3、总经办协调安排好会场，并按会议要求配置相应的资源。4、会议召集部门组织相关人员做好会场布置、资料准备、会议接待工作。5、在会议召开前夕，通过电话提醒参会人员，以保证参会人员按时全部出席。6、总经办做好会议管理

27、工作，会议召集部门安排专人做好会议记录。7、按要求在会议2天内下发会议纪要。8、各专业管理部门根据会议安排做好工作落实工作，或由总经办以管理督查的形式进行工作落实。行政管理内控（流程）制度6、接待管理控制流程6.1 6.1 职责分工职责分工6.2 6.2 接待管理控制流程接待管理控制流程6.3 6.3 附件附件:接待方案接待方案行政管理内控（流程）制度6.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理负责审批A、B档接待方案及预算负责赠送礼品的批准负责超出接待预算的审核接待方案的编制总经办负责接待方案的确定负责接待工作的安排、批办和费用审核负责与接待场所建立特殊的费用结算方

28、式接待方案的审批财务部负责接待费用的支付接待费用的审批各部门负责各专业单位的接待工作负责审核C档接待标准的接待 接待方案的确定及审批行政管理内控（流程）制度6.2 6.2 接待管理控制流程接待管理控制流程接到接待通知后承接部门了解接待内容总经办审核并确定接待级别A级接待制定或选择接待方案及费用预算总经理批准通知相陪同人员并做好接待备B级接待C级接待根据接待级别不同安排汇报、参观、座谈按接待方案做好接送、就餐及住宿按接待方案馈赠礼品接待费用超支报总经理批准12354管理目标：管理目标：1、保证接待工作质量2、有效控制接待费用3、统一汇报宣传口径关键控制点：关键控制点：1、接待方案的选择2、接待费

29、用的控制3、超出预算费用的控制注释：注释：1、公司接待管理实行对口管理原则，承接部门接到接待任务后，应将接待单位、人数、来访目的、停留时间、是否需要订餐、是否需要协助订房及购买机票等落实并书面记录。2、承接部门形成接待方案及接待预算，3、总经办根据接待内容，审核接待方案，确定接待级别，并总经理审批。4、根据接待方案通知陪同人员及参观单位。做好会场、车辆、订餐、订房、礼品等准备工作。5、接待用餐原则上一律在各公司职工餐厅招待，各部门填写派饭单后由总经理办公室安排具体事宜。如需到餐厅以外地点接待须报请总经理批准。6、如发现接待费用的超出可能，因提前向总经理提出申请，未经批准的费用由承接部门自行解决

30、。6行政管理内控（流程）制度6.3 附件:接待方案A方案B方案C方案接待方案公司大楼悬挂欢迎横幅，会议室摆放鲜花、时令水果、小方巾、饮料、茶水，公司宣传材料、公司标准信笺、笔，卫生间摆放纸巾、香皂，准备摄影、摄像、录音及笔墨、签名题词册。公司大厅摆放欢迎牌，会议室摆放鲜花、时令水果、小方巾、饮料、茶水，公司宣传材料、公司标准信笺、笔（此三项可酌情处理）；卫生间摆放纸巾、香皂。会议室摆放时令水果、小方巾、饮料、茶水。适用范围适用于接待副省级以上领导、极其重要客户或合作者。适用于接待地州级及政府重要职能部门领导调研、重要新闻媒体、重要客户或合作者。适用于一般重要接待。陪同人员公司主要领导全程参加接

31、待并陪同。如在公司本部会谈提前在楼前迎候；参观下属单位时，该单位主要领导提前迎候、陪同参观介绍。公司领导根据分工对口接待及陪同，被参观下属单位主要领导陪同参观介绍。部门领导负责接待介绍行政管理内控（流程）制度7、考勤管理控制流程7.1 7.1 职责分工职责分工7.2 7.2 考勤管理控制流程考勤管理控制流程行政管理内控（流程）制度7.1 7.1 职责分工职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理负责部门领导请假的批准负责员工两天以上假期的批准两天以内假期的批准总经办负责查卡及劳动纪律的检查负责差单手续的保存其他部门人员假期的批准各部门部长负责部门员工两天以内假期的批准两天以

32、上假期的批准考勤员负责公司员工考勤的管理差单手续的批准行政管理内控（流程）制度7.2 7.2 考勤管理控制流程考勤管理控制流程q 管理目标管理目标1、维护正常的办公秩序。2、计发工资的准确依据。q 关键控制点关键控制点1、员工每天四次上下班打卡。2、差单及请假报告得到相应审批。3、考勤人员核对准确。q 注注 释释1、公司员工一律实行上班打卡制，一天打卡四次（即上午上班10:00，上午下班,下午上班打两次卡，时间在13:30-15:00之间,下午下班18:45）。2、总经办负责公司劳动纪律的不定期抽查，并形成通报。3、每月发工资前进行查卡，根据出勤情况计发工资。4、部门人员离开公司办事，需填写差

33、单，并经部门领导签字同意；部门领导需向总经理请假，并告之总经办去向。5、部门领导可准二天假，二天以上需经公司领导同意。准时上班打卡请假外出主管领导批准主管领导批准劳动纪律检查批准批准外出并将差单交门位处填写差单提出请假报告总经办存档正常上班不批准不批准月中查卡考勤制作工资表计发工资12354行政管理内控（流程）制度8、车辆管理控制流程8.1 职责分工8.2 车辆管理控制流程行政管理内控（流程）制度8.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总公司/总经理总公司负责车辆配备（包括车辆价格、车型、颜色）、处置及冠名总公司负责保险公司、维修单位、加油站的招标工作及外修车辆的批准总

34、经理负责车辆购买的批准及处置总公司总经办负责总公司车辆的档案、车辆登记证、驾驭员及虚拟车队的管理及调配负责值班车辆的安排及车辆管理工作的检查考核各公司总经办负责本公司车辆的日常调配、审验、维修负责驾驭员的管理及油料发放负责各类统计数据的上报车管员负责全公司车辆档案、登记证、驾驶员管理及各种费用的交纳驾驭员负责车辆的驾驭及日常维护行政管理内控（流程）制度8.2 车辆管理控制流程需配置购买车辆时q 管理目标管理目标1、提高车辆的完好率和使用率。2、降低车辆使用成本。q 关键控制点关键控制点1、车辆配置与购买。2、车辆的油料及维修。3、车辆的正常调配。q 注注 释释1、总经办根据公司有关规定提出价格

35、、车型、颜色冠名等方面的意见。2、各公司购车必须得到总公司的同意。3、公司车辆购买采取招标方式就地购买，确需外地区采购需报总公司核定批准；公司采取招标形式选择保险公司，统一购置车辆主险和附加险。4、总公司建立车辆专业档案，各公司将机动车登记证交总公司存档，其余证照上报复印件备案。5、公司通过招标方式选择加油站定点加油。6、公司车管员根据出差路线里程核定费用。7、总经办在调配车辆时，应本着急先缓后、先领导后职员的原则安排，能同车前往的应尽量同车前往。8、车辆发生事故后，必须及时通知总经办和保险公司，分清事故责任及时勘查、定损理赔。9、正常的车辆维护，车管人员应提出维护计划报主管理领导审核后维修。

36、10、公司将采取招标方式确定维修地点，确需外修车辆需报公司批准后方可送修。外出途中发生故障，应及时通知公司就地修理。总经办审核并提出意见提出申请总经理批准批准购买定点购买外部购买总经理批准办理各种证照保险使用油料维修出差外地加汕通知总经办及保险公司事故正常凭油单加油核销报帐提出计划定点维护总经办审核统一结帐分清责任理赔与加油站达成协议车管员核定标准车管员发放油单统一结帐用车总经办调配提出申请12345678910抵帐车辆车管及财务人员审核行政管理内控（流程）制度9、网络信息收集发布控制流程9.1 9.1 职责分工职责分工9.2 9.2 网络信息收集发布控制流程网络信息收集发布控制流程行政管理内

37、控（流程）制度9.1 9.1 职责分工职责分工部门部门/职位职位职职 责责不相容职责不相容职责总经理负责公司重要信息发布的审核一般信息的审核信息主管负责公司一般信息发布的审核信息的发布网管员负责公司信息的发布信息发布的审核各公司/各部门通讯员负责公司各类信息的提供信息的发布行政管理内控（流程）制度9.2 9.2 网络信息收集发布控制流程网络信息收集发布控制流程公司通讯员网络各公司、各部门信息员网管员列出发布信息清单收集汇总重要信息一般信息报总经理审核并签字报主管人员审核并签字网管员输入网络1234发布信息 管理目标管理目标：1、确保信息收集的及时准确 2、确保各类信息的发布不损害公司利益 关键

38、控制点关键控制点：1、按期上报收集信息 2、信息发布得到专人审核 注释：注释：1、每月由各公司、各部门信息员及公司通讯员上报总公司。2、总公司网络管理员与主管人员对所报信息进行分类，并列出清单。3、涉及公司机密的信息由总经理审核并签字。4、一般信息由主管人员审核并签字。行政管理内控（流程）制度10、办公用品、设备、家具管理控制流程10.1 职责分工10.2 办公用品管理控制流程10.3 计算机管理控制流程10.4 电话传真机管理控制流程10.5 复印机管理控制流程10.6 办公家具管理控制流程10.7 公共资源管理控制流程行政管理内控（流程）制度10.1 职责分工部门部门/职位职位职职 责责不

39、相容职责不相容职责总经理负责办公用品采购计划的审批。办公用品的审核各部门部长负责各部办公用品购买的审核。办公用品的购买总经办/内务员负责办公用品、家具及办公设备由统一购买、管理和发放。负责公司公共资源的管理与调配办公用品的审核各部门负责各部门办公用品、办公家具及办公设备的日常管理。办公用品的调配行政管理内控（流程）制度10.2 办公用品管理控制流程发放与登记 部门报年度办公用品需求计划总经办收回办公用品并登记3总经理批准总经办编制采购预算1不批准批 准组织相应招标或比价入库2保管和使用年底费用核算人员 调离时56q 管理目标管理目标1、确保各部门办公用品需要。2、确保公司办公用品费用控制在预算

40、之内。q 关键控制点关键控制点1、年度办公用品需求计划及采购预算的制订。2、办公用品采购。3、办公用品的发放。4、办公用品的收回。q 注注 释释1、每年11月25日前由各部负责人向总经办报本部门办公用管理品年度计划。2、总经办内务管理员根据库存量情况适时统一购买、发放。3、由总经办为各部门设立办公用品及办公设备领用登记表，由总经办统一保管，文具领用时分别登记，并控制文具的领用数量。4、总经办保证库房帐目要与物品相符，每季定期清点并将清点结果报总经办主任审核，每年年底由财审部对盘库结果进行审计。5、年底由总经办内务员对各部门办公用品领用情况进行统计和核算，对办公用品费用进行考核。6、办公室人员调

41、离时，应将剩余办公用品及所保管的管理品一并上缴总经办，办公用品严禁私自带回家。季度盘点4内务员购买行政管理内控（流程）制度10.3 计算机管理控制流程q 管理目标管理目标1、确保各部门计算机正常使用。2、确保各部门维护和修理计算机发生费用得到准确核算。q 关键控制点关键控制点1、计算机日常维护。2、计算机故障处理。3、耗材的登记与维修费用核算。q 注注 释释1、网管员根据维护标准定期对公司各部门计算机进行维护。2、各部门计算机使用人员需根据维护标准定期对各自使用的计算机进行维护。3、当网管员不能处理计算机故障时，需请有资质的网络公司解决，必要进签订合同。4、网管员在维护与故障处理完成后，需对维

42、护内容、故障原因及使用的耗材情况进行登记。5、故障处理过程中发生的维修费及耗材机应记入部门管理费中，特殊情况下经主管领导批准后可列出公司费用中。通知网管员登记维护及故障内容外请网络公司解决不能解决修理费记入部门费用 计算机管理部门基本维护网管员定期维护故障处理耗材记入部门费用5423说明：计算机购买控制程序同说明：计算机购买控制程序同10.6。有无故障网管员判断故障 可以 解决故障处理登记故障原因及耗材出现 故障145行政管理内控（流程）制度10.4 传真机管理控制流程进行传真登记传真张数总经办联系修理总经办告知传真机状况，是否可以传真状况 好状况不好或损坏1修理费记入总经办4q 管理目标管理

43、目标1、确保传真机正常使用。2、确保各部门传真费用得到准确核算。q 关键控制点关键控制点1、传真机的日常保养与维修。2、接收传真与发出传真。3、传真纸张的登记。q 注注 释释1、在使用传真机前需征得总经办同意后方可传真，在传真机有故障的情况下不允许复印。2、接收到发出传真时需在传真登记本上登记。3、每月底总经办对各部门复印张数进行统计并报财务部进行费用核算。4、传真机损坏时由总经办负责与维修公司联系进行修理，如需重新购买，按办公家具与设备管理控制程序执行，费用记入总经办管理费用。需要使用传真机时发出传真接收传真接收部门登记总经办月底统计核算记入部门管理费总经办月底统计核算记入部门管理费3322

44、行政管理内控（流程）制度10.5 复印机管理控制流程各部门自带纸张进行复印 需要使用复印机时总经办月底统计核算记入部门管理费登记复印张数3q 管理目标管理目标1、确保复印机正常使用。2、确保各部门复印费用得到准确核算。q 关键控制点关键控制点1、复印机的日常保养与维修。2、复印机的正确使用。3、复印纸张的登记。q 注注 释释1、部门需要用纸时，在总经办处领取，并在办公用品登记表上签字。2、在复印前需征得总经办同意后方可开印，在复印机有故障的情况下不允许复印。3、复印时各部门自带纸张进行复印。4、每月底总经办对各部门复印张数进行统计并报财务部进行费用核算。5、复印机损坏时由总经办负责与维修公司联

45、系进行修理，如需重新购买，按办公家具与设备管理控制程序执行，费用记入总经办管理费用。总经办联系修理总经办告知复印机状况，是否可以复印状况 好状况不好或损坏2修理费记入总经办5领取纸张在办公用品使用登记表签字14总经办购买行政管理内控（流程）制度10.6 办公家具管理控制流程 填写购买申请费用记入部门管理费12主管领导批准填写入库单及台账分发至使用部门使用部门进行保管与保养需要 维修时总经办检查记入会计账34q 管理目标管理目标1、确保满足办公需求。2、确保对公司办公家具进行有效管理。q 关键控制点关键控制点1、办公家具的购买。2、办公司家具的入库与台账管理。3、办公司家具的维修。q 注注 释释

46、1、部门需要更新或新增办公设备与家具时，由本部门负责人填写购买申请表，报主管领导审批后交总经办内务员购买。2、办公家具购买时应进行比价采购，必要时进行招标采购。3、办公家具购买后总经办应填写入库单，并同时办公家具与设备台账上进行登记。4、办公家具及设备采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任。5、办公家需要维修时通知总经办联系进行修理，费用记入部门管理费中，如果因违反本规定，造成办公家具或设备破损、丢失，根据其情节轻重，总经办责成其赔偿损失。有无损坏总经办责成赔偿总经办联系修理55行政管理内控（流程）制度10.7 公共资源管理控制流程需使用公共资源时 填写公共资源使用申请表归 还q 管理目标管理目标1、保证公司公共资源的协调使用。2、保证公司公共资源的完好无损。q 关键控制点关键控制点1、公共资源的日常检查与维护。2、公共资源的交付使用的协调与验收。q 注注 释释 1、公司公共资源指各部门共同使用办公地点及设备，如会议室、教室、投影仪等。2、双方检查核实资源的完好性及数量，并签字确认。3、总经办验收时要仔细核对，有损坏的须得到使用部门的确认。总经办审批双方检查配备的资源使用退还配备的公共资源总经办协调解决进行相应维修公共资源有损失或损坏完好有问题总经办验收计入使用部门费用123