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1、培训教案：会议组织保障程序Page 2目目录录什么是会议什么是会议 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 会议要求会议要求 第四部分第四部分 会议组织保障的规范流程会议组织保障的规范流程 q会议准备会议准备q会务保障会务保障q会议评估会议评估近期会议组织中存在的问题近期会议组织中存在的问题Page 6 会议确定会议确定p 各部门应严格按照公司会议制度规定，提前确定本部门组织召开会议各部门应严格按照公司会议制度规定，提前确定本部门组织召开会议安排，列入工作计划安排，列入工作计划p 要结合公司领导行程安排，确定会议具体的召开时间、地点、议题、要结合公司领导行程安排，确定会议具体的召开
2、时间、地点、议题、与会人员、主持人及议程与会人员、主持人及议程一、会议准备一、会议准备严格执行公司会议制度，提前确定会议安排严格执行公司会议制度，提前确定会议安排p 根据确定的会议安排，草拟会议通知并完成审批。根据确定的会议安排，草拟会议通知并完成审批。至少提前四个工作至少提前四个工作日下发会议通知，会议通知要素包括：日下发会议通知，会议通知要素包括：会议通知会议通知一、会议准备一、会议准备Page 7会议时间、地点及议题会议主持人及参会人员范围会议议程会议请假程序会议联系人反馈截止时间会议着装要求会议形式会议材料责任单位会议材料上报截止时间 会场预订会场预订Page 8p 根据参会人数确定会
3、场，提前一个工作日预订会场根据参会人数确定会场，提前一个工作日预订会场p 列出检查单，详细了解会场设备、设施情况，并向会议室管理员提列出检查单，详细了解会场设备、设施情况，并向会议室管理员提出相关要求：出相关要求：一、会议准备一、会议准备序号项目要 求1投影仪确认是否有这些设备，如无需自行在会议召开前一个工作日准备2投影幕布3插座4茶水、矿泉水等饮料根据参会人数和会议时长准备5横幅告知横幅内容，至少提前半天悬挂6音响至少提前半天到位并完成调试p 会议召开前一天电话提醒参会人员会议召开前一天电话提醒参会人员p 确认并统计参会及请假人员名单确认并统计参会及请假人员名单 人员确认人员确认一、会议准备
4、一、会议准备Page 9提前确认参会人员是确保会议质量和效果的重要环节之一提前确认参会人员是确保会议质量和效果的重要环节之一p 提前一个工作日通知参会部门考虑是否有需要提请会议协调解决的事项提前一个工作日通知参会部门考虑是否有需要提请会议协调解决的事项p 要求各部门提前反馈给组织单位要求各部门提前反馈给组织单位p 汇总议题提前完成报批工作，由公司领导确定上会讨论议题汇总议题提前完成报批工作，由公司领导确定上会讨论议题p 要求议题涉及单位必须在会前进行思考和沟通要求议题涉及单位必须在会前进行思考和沟通一、会议准备一、会议准备 议题收集议题收集严禁未经相关业务部门提前沟通协调的议题上会讨论严禁未经
5、相关业务部门提前沟通协调的议题上会讨论p 汇总会议材料：议程所需相关报告、议程以外需上会讨论的议题汇总会议材料：议程所需相关报告、议程以外需上会讨论的议题 会议通知下发后立即通知责任单位制作相关材料，并根据需要将材料制会议通知下发后立即通知责任单位制作相关材料，并根据需要将材料制作成作成PPT演示稿演示稿 要求责任单位提前二个工作日向组织单位报送会议材料要求责任单位提前二个工作日向组织单位报送会议材料 组织单位提前一个工作日完成全部会议材料的汇总报批工作组织单位提前一个工作日完成全部会议材料的汇总报批工作p 为参会主要领导人在会议现场各备份会议材料一份为参会主要领导人在会议现场各备份会议材料一
6、份 材料准备材料准备一、会议准备一、会议准备Page 11会议信息表会议信息表会会议议名称名称会会议时间议时间地点地点主持人主持人会会议议议议程程参加人参加人员员（总总人数）人数）具体人员名单及其单位材料清材料清单单备备注注请假情况一、会议准备一、会议准备Page 12 通报会议准备情况通报会议准备情况p 汇总会议相关信息，填写会议信息表汇总会议相关信息，填写会议信息表p 专题会议根据参会主要领导名单，用统一、规范的桌牌纸按标准模板专题会议根据参会主要领导名单，用统一、规范的桌牌纸按标准模板打印桌牌打印桌牌p 准备桌牌架和部分空白桌牌准备桌牌架和部分空白桌牌p 准备笔记本电脑、准备笔记本电脑、
7、U盘，并将会议材料拷入笔记本电脑和盘，并将会议材料拷入笔记本电脑和U盘盘p 准备摄影机、摄像机、投影仪、录音笔、激光笔及备用电池准备摄影机、摄像机、投影仪、录音笔、激光笔及备用电池p 准备网线（如有需要）准备网线（如有需要）设备准备设备准备Page 13一、会议准备一、会议准备Page 14 会场布置会场布置p 出发前往会议室前通知会议室管理员打开会议室出发前往会议室前通知会议室管理员打开会议室p 会议保障人员提前会议保障人员提前1 1小时到达会议现场小时到达会议现场p 根据实际天气情况打开现场灯光、空调等设备根据实际天气情况打开现场灯光、空调等设备p 提醒会议室管理员按其固有程序开始会务服务
8、工作提醒会议室管理员按其固有程序开始会务服务工作一、会议准备一、会议准备p 摆放桌牌摆放桌牌 确定主位，将参会职别最高领导桌牌放置主位桌前 根据左大右小的顺序，从最靠近主位的左侧开始，按照参会领导职别大小依次摆放桌牌 会场布置会场布置一、会议准备一、会议准备主位第一副位投影幕布第二副位客方主位（居中面对会议室门口）主方主位（居中背对会议室门口）主方第一副位主方第二副位客方第二副位客方第一副位一般公司内部会议座次安排示意图谈判、座谈等对外会议座次安排示意图Page 15p 将会议信息表和表中所列材料整齐摆放在参会主要领导桌前将会议信息表和表中所列材料整齐摆放在参会主要领导桌前p 调试麦克风、音响
9、等扩音设备调试麦克风、音响等扩音设备p 打开笔记本电脑打开笔记本电脑p 安放投影仪，与笔记本电脑联接，调试会议材料投影效果安放投影仪，与笔记本电脑联接，调试会议材料投影效果 会场布置会场布置Page 16一、会议准备一、会议准备所有会场布置工作必须在会议开始前半个小时完成所有会场布置工作必须在会议开始前半个小时完成Page 17二、会议保障二、会议保障p 检查测试录音笔并随身携带检查测试录音笔并随身携带p 在领导到达会议室前一分钟将录音笔调至录音模式，放至主位领导桌前在领导到达会议室前一分钟将录音笔调至录音模式，放至主位领导桌前p 立刻回到记录台，配合会议议程播放投影仪，并进行文字记录立刻回到
10、记录台，配合会议议程播放投影仪，并进行文字记录 会议记录会议记录p 现场摄影、摄像现场摄影、摄像p 会务服务会务服务p 密切注意会场动态，及时处理现场突发事件密切注意会场动态，及时处理现场突发事件二、会议保障二、会议保障 现场监控现场监控p 会议结束后，收拾会议现场，包括摄影机、摄像机、录音笔、会议结束后，收拾会议现场，包括摄影机、摄像机、录音笔、投影仪、笔记本电脑、会议材料等投影仪、笔记本电脑、会议材料等p 集中销毁保密会议材料集中销毁保密会议材料 会后安排会后安排Page 18Page 19三、会议评估三、会议评估p 会后总结性文件类别会后总结性文件类别 会议纪要会议纪要 工作简报工作简报
11、 情况通报情况通报p 会后总结性文件在会后一个工作日内上报会后总结性文件在会后一个工作日内上报p 严格按照会议制度规定报批会后总结性文件严格按照会议制度规定报批会后总结性文件p 公司级会议的会后总结性在报批结束后将定稿邮件发档案室统一发出公司级会议的会后总结性在报批结束后将定稿邮件发档案室统一发出 上报会议总结性文件上报会议总结性文件 跟踪督办会议布置工作，定期收集更新工作进展情况跟踪督办会议布置工作，定期收集更新工作进展情况Page 20目目录录什么是会议什么是会议 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 会议要求会议要求 第四部分第四部分 会议组织保障的规范流程会议组织保障的规
12、范流程 q会议准备会议准备q会务保障会务保障会议组织中易存在的问题会议组织中易存在的问题p 会议纪律要求会议纪律要求 部分会议未按要求定期、准时召开 少数人员在未履行请假手续的情况下缺席会议p 会议未严格执行会议制度会议未严格执行会议制度 材料未提前发送 参会人员会前准备不充分p 会议组织保障水平有待提升会议组织保障水平有待提升 人员通知不到位 桌牌待会议开始才摆放 会议纪要没有及时上报 会议效果评估不及时第四部分第四部分 近期会议组织中存在的问题近期会议组织中存在的问题Page 21Page 22目目录录什么是会议什么是会议 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 会议要求会议要
13、求 第四部分第四部分 会议组织保障的规范流程会议组织保障的规范流程 q会议准备会议准备q会务保障会务保障q会议评估会议评估近期会议组织中存在的问题近期会议组织中存在的问题第四部分第四部分 会议要求会议要求p 严格按照会议组织保障规范流程操作，提升会议组织保障水平严格按照会议组织保障规范流程操作，提升会议组织保障水平p 深刻认识会议召开的目的和意义，认真学习会议制度及管理办法深刻认识会议召开的目的和意义，认真学习会议制度及管理办法p 严肃会议纪律严肃会议纪律 严格按照要求按时组织、参加相关会议 参会人员围绕会议议题提前进行思考和准备 会议期间不得随意接听电话或进出会场 Page 23p 其他事项其他事项 按照规定形式（视频或现场）召开会议 密切关注领导参会信息变化，遇有紧急事项要及时沟通反馈。p 做好会议后续工作做好会议后续工作会后一个工作日内上报会议纪要（情况通报、工作简报）第四部分第四部分 会议要求会议要求培训完毕，谢培训完毕，谢谢！谢！Page 25