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1、OA办公自动化设计需求说明书一、 企业概况本公司是从事保健产品的批发兼零售的商品流通型企业企业，主要委托医药零售企业(经销商)通过其零售终端进行销售，业务片布全省，在各地设有办事处，以零售终端实际销量核算公司赢利状况。二、 软件开发目的：实现公司管理规范化、网络化、无纸化。主要实现异地办公，解决与供应商、经销商之间的订购、供货事宜，了解销售赢利状况，销售数据统计分析，建立完善的顾客资料等功能。三、 基本功能模块：1. 系统管理：基础设置、权限设置、期初数据录入、2. 人力资源：组织结构、人事管理、考勤管理、制度管理、流程管理、绩效管理等。3. 办公事务：申请管理、公文管理、传真管理、办公物品管
2、理、车辆管理、证照管理、会务管理等。4. 物流管理：采购管理、销售管理、终端管理、库存管理等。5. 营销管理：终端销售实景管理、公关促销管理、赠品管理、竞争对手管理等。6. 财务管理：管理费用、销售费用管理、统计分析等。7. 客户服务：客户基本资料、服务记录、销售记录等。8. 知识管理：文档管理、网络硬盘、培训与考核、内部交流平台9. 其它：网上调查、投诉台、意见箱等。四、 基本功能要求：1. 软件可以以浏览器方式、桌面图标或活动图标登录；2. 数据实时更新功能：当服务器内容发生变化，及时更新相应客户端；3. 通知、提醒功能；4. 接收转发传真：可发送传真，把接收到的传真转发给相应的人员；5.
3、 邮件管理：可发送、接收邮件，管理邮件；6. 短信平台：可接收、发送短信，可群发、定时发、接收的短信分类处理等；7. 可接摄像头：如可通过摄像头辨别打卡人，摄入信息等；8. 文件传输功能：可上传、下传文件；9. 表格设计功能：可由操作人员对报表格式进行调整；10. 文字编辑功能；11. 能读取用友数据库数据(SQLServer)；12. 报表输出功能：可转化为Office文档输出；13. 网络硬盘：有用户自己独立的存储空间和共享空间，可直接打开编辑(不需要上传、下传)，每个用户空间不限定大小(可参考QQ)；14. 密码签名功能：当用户需要别人的签字时，通过选择签名人后，在此输入其密码后，即表示
4、确认；15. 能调用运行用友软件等应用程序；16. 数据归档功能：长期不用的或旧的数据，把其归档，若需要时再恢复过来；17. 数据文件备份功能：可备份整个数据文件。五、 基本设计要求1. 安全性通过VPN和SSL隧道加密方式来确保。2. 软件窗口不以浏览器形式显示。3. 供应商、经销商登录面板和显示内容分别设计(只显示相关部分)。4. 窗口可最大化、最小化；关闭整个窗口后，活动图标仍然可用，即软件不退出。5. 可使用鼠标滚动键。6. 默认功能：在大部分需要手工输入信息的输入框内，缺省显示该处末次输入的信息；7. 及时更新功能设计：对于已下载到客户端的内容，一但网站上发生变化，及时更新客户端(此
5、功能仅限于有活动图标的客户端)，而当通过浏览器登录时，则只能通过刷新按钮实现。8. 屏蔽浏览器右键默认菜单和鼠标停留显示可操作图标功能等与本系统无关的功能，右键菜单根据需要设定。9. 对操作人员无权限的地方变暗或不显示。10. 可兼容Office文档，并和Windows编辑命令兼容。11. 对每个页面设置页面编码，供“提醒框”使用(详见后述)。12. 提醒功能：嵌入在每一个模板中，网站内容的变化，或有待处理事项，或发通知等，可通过手机短信、邮件或提醒框的方式告知给相应的公司电脑或相关人员。设计要求如下：1) 对可能有提醒发生的页面设计“提醒”按钮，点击设置提醒内容，或在完成任务关闭页面时提示设
6、置提醒内容，系统预设该页面的缺省提醒设置内容。提醒方式可同时选择任意几种(复选框)。2) 提醒框的显示电脑为被提醒人正在使用的电脑或默认使用的电脑。3) 提醒框在屏幕右下角显示，不需要用户名、密码，即不用登录就可出现提醒框。其格式为：被提醒人、提醒时间、提醒内容等。4) 提醒框为链接形式，当点击提醒框时，若已登录，则直接显示到提醒需处理的页面，若未登录或登录人不是本人时，需先弹出登录界面，用户名默认为被提醒人，正确注册后进入到提醒需处理的页面的相应单据上；若提醒框被关闭，则在主页的今日提醒栏内点击。5) 提醒框内容亦在主页今日提醒栏内显示。6) 若同一台电脑有几个提醒提示框时，则顺序往上显示，
7、点击关闭按钮可关闭提醒框。7) 提醒内容为链接形式，当点击今日提醒栏内的提醒内容时，链接到相应页面的相应单据上。8) 自动记住该模块上次所填写的内容，供下次填写时参考。9) 若为手机短信或邮件提醒，有提醒内容及相应页面编码和单据号。10) 提醒设置的界面设计要求：a) 提醒内容填写框：填写简明内容(显示到手机、邮箱或消息框的内容，参考该页面上次的内容)；b) 提醒发送时间：选择该提醒首次发送的日期，默认为当时，若为以后日期提醒，则时间自动初设为零时零分(可修改)，提醒周期(一次、每天、每周、每月、每年等)；c) 页面编码：默认为当前页，可输入，主要告诉被提醒人在哪个页面；若不输入或输入0，则点
8、击提醒内容时，不转到任何页面。d) 选择被提醒人列表：分别按提醒框、手机短信、邮件列出有该单权限，且有相应的提醒框、手机短信、邮件接收功能的人员进行选择，当提醒方式含 有提醒框时，除显示有提醒框接收的人员外，“选择提醒框显示的电脑”选项可用，列出计算机名，也可选择在哪台电脑上显示提醒框(复选)，若每个列表人数超 过6人则分类显示；11) 若为提醒框提醒，到提醒时，若该台电脑未打开，则在其以后打开时进行显示。12) 若以前提醒框的内容未被查看过，则同样在今日提醒栏显示。13) 当点击今日提醒栏的某一条提醒时，颜色变化，表明已查看过。14) 今日提醒栏内有“设置”按钮，点击进行提醒内容设置。15)
9、 今日提醒栏内设计查看“以前提醒”和查看“以后提醒”按钮，点击后按时间由进到远排列。16) 如被提醒电脑或被提醒人在提醒时不存在，则标识后提示给系统管理员。17) 提醒设置完后，在该单上标明提醒日期时间，提醒方式，提醒人等信息，若再次提醒，需再次标明，最多可显示三次提醒。13. 手机短信平台：可向公司员工、客户、供应商、经销商或其他人员发送短信，有定时发送、群发功能，分类接收功能，统计短信。14. 站内搜索功能：对本人有相应查看权限的内容进行搜索。15. 当人员的岗位发生变化时，他以前的相关数据不会跟着变化。16. 上网记录，记录上网人，上网时间，IP地址，及其操作等。17. 单据一般有增加、
10、删除、作废、复制、审核、取消审核、首页、上页、下页、末页、保存、提醒、预览、打印、修改、发送、归档、恢复等功能，具体根据单据进行安排。按钮功能说明如下：增加：增加一张新的单据，单据号自动在最后一张单据号增一；删除：删除该单，该单号一般不可再用；作废：在该单上用红色醒目的字标明作废二字，并注明作废人及日期时间，该单不能进行除归档外的任何操作；复制；新增加一张单据，内容以被选择的单据为参考，可修改；审核：审核该单，内容不能被修改；取消审核：对已审核的单据取消审核；首页、上页、下页、末页：为翻页按钮；保存：保存该单，如该单需要提醒，则出现提醒设置框；提醒；弹出提醒设置框，成功后在该单上标明被提醒人及
11、日期时间，如有多次，则分别显示；预览：打印预览，在此页面下可设置打印格式；打印：打印该单；修改：对未审核的单据进行修改；发送：以附件的形式发给邮件收件人；归档：归档该单，不再显示，减少可操作单据的数据库，即分开保存；恢复：对已归档的单据复原，变为可显示状态。对该单可操作的按钮，显示为可使用状态，否则为不可用状态(用明暗来区分)。18. 报表一般有打印、传真、发邮件等功能。19. 数据用单独的文件保存，可以备份。20. 软件不能被搜索引擎搜索到。六、 网站基本架构(一)、登录系统1. 该软件用公司电脑登录时，以活动图标形式打开；当通过非公司电脑登录时，则需通过浏览器登录。2. 公司电脑需要安装活
12、动图标，并对安装后的电脑进行编号管理，并记录下该电脑的基本信息(如网卡编号、主板编号、计算机名等，必需唯一，一个 编号对应一台电脑，对计算机名的修改不影响其使用，其基本信息同时变动)，在登录时检查其合法性。如果发生变化或新安装活动图标时，在得到系统管理员的许 可后，方可在该台电脑上运行(当以浏览器登录时没有此项要求)。3. 软件在公司电脑启动时启动成活动图标，并自动尝试登录网站，当登录成功后，检查该台电脑的活动图标是否启用，若未启用，则提示该活动图标 未启用，活动图标变为其它颜色(如黄色)或符号，若已启用，则活动图标颜色变亮，表明与网站正常连接，双击图标显示登录面板；客户端实时检查与网站的连接
13、 状况，若不能登录网站，活动图标变暗，表明不能运行，一旦检测出网络可用，立即登录。4. 操作人员严格的登录认证，当通过浏览器登录时，检查该人是否需要输入认证码认证，若需要认证，则随机生成的认证码发送到本人的手机上，在 设定的时间内登录有效。认证码由几位(可设定)字母组成，只能使用一次，若不能成功登录，重新登录时，也需要重新生成；当通过活动图标登录时，不需要认证 码。5. 双击活动图标或输入网址可打开窗口，出现登录面板，进入后，显示到主页面；若要再次打开时，仍需双击活动图标或输入网址，同样需要登录认证，用户名默认为该台电脑上次使用的用户。6. 在活动图标上点击右键，显示“打卡器、退出”菜单项。7
14、. 用户名由用户自行定义。用户名与其真实名相对应，对用户名的修改不影响本人的数据。8. 登录面板：用户名(默认为本台电脑末次操作员，可手工输入)、密码(手工输入)、附加码、“忘记密码？”、“登录”、“取消”按扭。当通过浏览器登录时，当输入完用户名、密码、附加码，点击登录按钮后，(若需要)弹出认证码输入框，系统把随机生成的认证码立即发送到本人手机上，正确输入认证码后进入系统。登录面板上的“忘记密码？”按钮，点击后，系统发送一条信息到本人(如“请发送11+身份证号码到某某号”)的手机上，当系统收到短信后，辨别 该身份证号码是否是本人的号码，如正确，则重新随机生成一个密码后(修改原密码)，立即发送到
15、该人手机上，如不正确，则发送不正确的提示信息，若连续三次 输入不正确，则不允许发送密码到手机上。若没有手机，则通过其它方式处理。9. 打卡器：当右键点击活动图标时(也可在进入系统后，在“我的人事”菜单项点击)，菜单上出现打卡器项，点击进入打卡器窗口。打卡器需要用单独的图标在桌面上显示打卡器窗口(弹出窗口)：由用户名、本人照片(便于确认是本人，主要核对输入用户名是否正确)、“打卡”按扭、摄像窗口、“确认”、“重新打 卡”、“取消”按钮等组成。当点击“打卡”按钮时，系统记录并显示此时的时间(以Internet时间为准)，摄像窗口固定下此时打卡人的照片。当点击 “确认”后，打卡成功，返回打卡状态；当
16、点击“重新打卡”后，打卡不成功，返回打卡状态；当点击“取消”后，不打卡，关闭窗口。打卡器需要输入用户名，但不需要密码。本人照片在客户端有保存，便于快速读取。为提高工作效率，拍摄下来的照片通过后台传输。注：从上述分析来看，客户端需安装的功能插件有：快速启动、保持与服务器的实时连接、提醒框的实时显示、摄像头驱动、人员图像库(二)、主页面(首页)：栏目，快速进入页面输入框，新闻公告，今日提醒栏，应用程序(调用)栏，友情链接栏，我的工作相关菜单条(竖条)，公 司标识，公司上线电脑及在办公室人员图标(开关)，“首页”、“前进”、“后退”、“刷新”按钮，登录信息(如用户、部门、日期、时间)等组成。窗体布局
17、：窗口上部有一小条图案，主要为公司标识等，图案下为横排栏目菜单，接着为快捷按钮(首页、前进、后退、刷新等)，右部为登陆信息区(与快捷按钮同一行)，窗口左部竖状为我的工作相关菜单条，可隐藏，其余为显示操作区。主页面安排如下：1. 栏目：系统管理、人力资源、办公事务、供应链管理、营销管理、财务分析、客户服务、知识管理、网上调查、投诉及建议。详见(三)。2. 快速进入页面输入框：在此输入页面编码，就可快速进入相应的页面，如当收到提醒信息中的页面编码时，直接在此输入就可快速进入。3. 公共消息：显示发布公司的各种新闻、通知、公告等公共消息。4. 今日提醒栏：汇结各模板中当前对本人的提醒事项，设计要求在
18、二.17中述。5. 应用程序(调用)栏：列出用友软件等应用程序。可随意增减程序数量(个性化)，有“设置”按钮。6. 友情链接栏：列出相关的网站链接，可随意增减(个性化)，有“设置”按钮。7. 我的工作相关快捷菜单条：把与自己有关的工作设置在此，以便快速进入。菜单有：我的申请、我的公文、我的计划、我的人事、我的报告、我的会议、我的资产、我的知识、我的信件、我的报表、我的工具等。(详见下述)8. 公司电脑及在办公室人员图标(开关)：显示在线的公司电脑、人员图标及总人数。若某人未上班，则自动显示该人未上班的文字信息，对不规则休 息时间如营业员休息时其发送一条短信(如发送“12加明天或今天休息”)到短
19、信平台后，系统自动添加该人休息的标识，若外出，则显示其外出留言信息，若出 勤，则按出勤条的信息设置进行显示。如公司在线电脑上有上线人员，其图标组合在一起，双击可进行语音通话(保留)；如只是公司在线电脑或在办公室人员图 标，双击是进行文字传输。右键是“语音通话、文字传输、手机短信、发送邮件、外出留言”菜单。“我要外出”按钮：当点击“我要外出”按钮时，为为自己外出 留言(留言人与外出人一致)，而当在某人图像上点击右键菜单上的“外出留言”项时，为本人为其代留言(留言人与外出人不一致，此时需显示留言人姓名)。有 估计回来时间设置。人员按公司架构(部门)分类显示，可打开关闭分类人员显示，界面上有“显示在线电脑和人员”按钮、“显示全部电脑和人员”按钮。若对未 该模块在软件运行时自动下载到客户端。(三)、栏目设计要求：见相应各栏目文件的描述.