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1、采购付款管理规定1. 目的：为了加强采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规定。2. 定义：本规定所称采购付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。3. 采购审核与批准权限。3.1 采购计划范围内金额在2万元以下的采购项目合同，经财务经理审批后交商品部签订购货合同。3.2 采购计划范围内金额在2万元以上的采购项目合同，经总经理审批后交商品部签订合同。4. 结算流程：付款申请人提出付款申请（填制支出报销单）部门负责人确认签字财务经理审批签字(权限内)总经理审批签字（权限或计划外）主管会计复核制证出纳复核付款
2、。5. 采购预算的管理5.1 采购预算管理的意义：为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算5.2 采购预算管理的含义5.2.1 采购预算是商品管理部门为配合公司年度销售预测，对所需商品的数量、价格编制的以金额形式进行具体、系统反映的采购用款计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。5.2.2 预算管理是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成效，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。5.2.3 采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系
3、统相互协调。5.3 编制采购预算5.3.1 编制采购预算是指商品部根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达成的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。5.3.2 商品部根据公司年度销售计划编制年度采购总预算，并根据相关时间、销售趋势、适时可售库存、采购周期等因素编制月份“采购及付款计划申报表” （附件一），交财务部（26日前/每月）审核备案，上报总经理审批。5.4 执行采购预算 5.4.1 商品部将审批的各项采购预算指标及时下达给相关责任部门及人员。5.4.2 财务部对预算执行过程进行监控。5.5 商品部对相关预算进行分析和调整采购预
4、算差异。5.5.1 在预算执行过程中，商品部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。5.5.2 如果有差异，要分析产生差异的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。5.6 采购预算资金控制5.6.1 在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。5.6.2 对于预算内的采购项目，商品部应严格按照预算执行进度办理请购手续。5.6.3 对于超预算和预算外采购项目，财务部对商品部提出的申请进行审核，最终由财务经理及总经理审批后才能给予办理。6. 采购付款审核与控制6.1 财务部按照公司内控规定中
5、的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。6.2 批准权限6.2.1 应付账款在5万元以内的，由财务经理审批；应付账款在5万元以上的，由总经理审批。6.2.2 预付款或定金在3万元以内的，财务经理审批即可，预付款或定金在3万元以上的，报总经理审批。6.3 审核无误后交财务部主管会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购人员联系供应商。6.4 财会部在办理付款业务时，应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。6.4.1 真实性审核：主管会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造
6、或者涂改等情况。核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。6.4.2 完整性审核：根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整、手续是否齐备；应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确等。6.4.3 合法性审核：审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。6.4.4 合规性审核：审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。6.4.5 除对上述条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即
7、审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核商品采购是否按照经批准的商品采购计划、合同或协议进行；审核入库凭证时应检查是否有采购人员、验收人、录单员的签字，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限。6.4.6 会计人员对不符合规定的商品采购业务、不得办理采购结算，并报告财务经理。财务经理对严重违反规定采购商品计划的应当及时向总经理汇报。6.5 付款控制6.5.1 在付款时，应得到采购业务经办人、仓库保管员、商品部经理、财务部经理、总经理等相应确认或批准。6.5.2 一切购货业务应编制购货订单，购
8、货订单应通过有关部门（如营销部、商品部、财务部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。6.5.3 收到货物并验收后，仓库验收人员应填制相应的验收单，并及时送交商品部办理系统入库。6.5.4 收到供应商发票后，采购人员将供应商发票与购货订单及验收单进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。6.5.5 财务部将收到购货发票、验收单、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。6.5.6 采购付款实行付款凭单制。相关款项支付须经商品管理部门填制应付凭单，并按相关程序及权限经由本部经理、财务经理和总经理按权限
9、审批。6.5.7 已确认的负债应及时支付，以便按规定获得折扣，加强与供应商的良好关系，并维持公司信用。6.5.8 财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并互相核对，出现差异时应及时查明原因进行调整。6.5.9 财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。7. 账务处理与核对7.1 财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。7.1.1 将请购单、订购单、入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，若凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。7.1.2 每月应
10、根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。7.2 账务核对7.2.1 财务部门应每月至少一次与供应商进行往来款项的核对。 7.2.2 取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在剔除双方在收发货物上可能存在时间差等因素后，应与供应商的月末余额保持一致。8. 预付账款的管理8.1 原则上不允许采用预付账款的方式采购商品，但对一些紧俏商品或公司急需的商品必须采用预付账款形式采购的，须经具有审批权限的主管领导审批。8.2 商品部应加强预付款项的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理预付款项。8.3 财务人员对预付款项要严格把关。并及时做
11、账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。8.4 建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。 8.4.1 加强大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。8.4.2 财务部对付款计划的预付款项，除总经理特批外，控制在10%以内。9. 应付账款管理9.1 应付账款是公司因购买商品物资而应付给供应商的款项。9.2 应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款等职能以外的财务部会计专门负责。9.3 严格控制付款日期、折扣条件等项规定管理
12、的应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。9.4 应付账款的确认和计量应真实可靠。9.4.1 应付账款必须根据审核无误的各种必要的原始凭证，即：供应商开具的发票、仓库开具的验收单、系统入库单、银行结算凭证等进行确认。9.4.2 主管会计必须认真审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。9.5 应付账款必须及时登记应付账款账簿。9.5.1 主管会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。9.5.2 应付账款应按供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。9.5.3 财务部收到商品入库单及供应商开具的发票后，应该及时冲抵预付账款。9.6 确认、计
13、量和记录折扣。财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。9.7 应付账款的授权支付。财务部对已到期的应付账款应及时支付，经商品部经理、财务部经理、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。9.8 应付账款的结转。财务部应按应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，查明原因及时进行调整。9.9 应付账款的检查。财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。9.10 商品部应建立相关的“供应商往来管理台帐”（附件二），每月不
14、少于二次与财务进行核对。并据此作为与供应商业务部门进行往来核对的依据。10. 采购退货管理10.1 商品部应当建立采购退货管理制度，对退货条件、退货手续、退货出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。10.2 退货款项回收。10.2.1采购人员在货物退出前应编制“商品退货单”（附件三），其内容包括退货日期、供应商名称、条码、品名、原供价、数量、金额、退货事由等。10.2.2 商品部经理审核“商品退货单”后，交财务部相关人员审核，由财务经理或总经理按权限审批。10.2.3 财务部应根据批复后“商品退货单”调整应付账款或办理退货货款的回收手续。11. 采购中的折扣管理。11.1 采购人员因商品发货数量或质量等问题而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。11.2 采购人员在与供应商折扣意向商妥后，及时编制“折扣金额报告单” （附件三），经由商品部、财务部经理审核后交总经理批准。11.3 财务部根据批复后的“折扣金额报告单”进行账务处理。