文秘基础.pptx
《文秘基础.pptx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文秘基础.pptx(94页珍藏版)》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、Chapter 2Chapter 2秘书的工作要求秘书的工作要求A. A. 成为白领的准备成为白领的准备a. a. 新的生活方式新的生活方式1. 1.树立责任感树立责任感自觉意识到自己已成为公司的一员自觉意识到自己已成为公司的一员2.2.增强时间观念增强时间观念时间就是效益时间就是效益3.3.给人良好的第一印象给人良好的第一印象4.4.养成说养成说“早上好早上好”的习惯的习惯5.5.要有朝气要有朝气微笑和热情微笑和热情6.6.调控情绪调控情绪理性对待工作和上司理性对待工作和上司 b. b. 使用职场语言使用职场语言1. 1.改变学生腔改变学生腔2.2.避免使用流行语避免使用流行语电视、网络电视
2、、网络c. c. 注意工作时间注意工作时间1. 1.及时请假及时请假2.2.不逃避加班不逃避加班d. d. 秘书能力素质秘书能力素质1. 1.判断能力与执行能力判断能力与执行能力怎样对上司的工作有利就怎样对上司的工作有利就 怎么做怎么做2.2.洞察能力与理解能力洞察能力与理解能力3.3.信息收集能力与写作能力信息收集能力与写作能力4.4.记忆力记忆力做到随问随答做到随问随答5.5.交流沟通能力交流沟通能力e.e.注意事项注意事项1. 1.当上司不在办公室时:当上司不在办公室时:如果上司外地出差,每天应在约定好的时间与上司联络如果上司外地出差,每天应在约定好的时间与上司联络如遇到紧急事情,应马上
3、与上司取得联系,请求指示如遇到紧急事情,应马上与上司取得联系,请求指示严格按上司的要求处理他交待的事情严格按上司的要求处理他交待的事情如果是替上司处理私事,要严格保密如果是替上司处理私事,要严格保密不要随便将上司的出差地点和电话告诉外人不要随便将上司的出差地点和电话告诉外人上司不在时,如果要处理他的个人事情,可与大家商量上司不在时,如果要处理他的个人事情,可与大家商量未经上司许可,不能在文件上盖章签字未经上司许可,不能在文件上盖章签字上司回来时,要将最紧急的文件和邮件放在上司回来时,要将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹待阅文件夹”的最上面的最上面2.2.需发挥主观能动性需发挥主观能动性能恰到
4、好处的主动分担上司的杂物,是秘书能力的重要标志能恰到好处的主动分担上司的杂物,是秘书能力的重要标志3.3.注意越位问题注意越位问题典型的超越自己职责范围的行为:典型的超越自己职责范围的行为:未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章私自代表上司与客人洽谈业务私自代表上司与客人洽谈业务随便接待或回绝没有预约的客人随便接待或回绝没有预约的客人询问会议内容询问会议内容随意决定上司的工作日程随意决定上司的工作日程4.4.工作出现失误之后一定要道歉工作出现失误之后一定要道歉 秘书的具体工作秘书的具体工作Chapter 3Chapter 3A.A.管理上司办公室管理上
5、司办公室a. a.办公室日常管理办公室日常管理1. 1.打开空调,调节温度,并注意换气打开空调,调节温度,并注意换气2.2.擦拭办公家具上的灰尘,处理垃圾筒擦拭办公家具上的灰尘,处理垃圾筒3.3.给上司削好铅笔,补充好办公用品,并整理好排在方便取给上司削好铅笔,补充好办公用品,并整理好排在方便取用的地方用的地方4.4.定期给花卉浇水定期给花卉浇水5.5.上司进办公室后,根据他的习惯沏茶或泡咖啡上司进办公室后,根据他的习惯沏茶或泡咖啡6.6.把当天早晨收到的报纸杂志和收集打印的要闻送给上司。把当天早晨收到的报纸杂志和收集打印的要闻送给上司。如果上面有本公司或本行业有关的重要信息,应用红笔如果上面
6、有本公司或本行业有关的重要信息,应用红笔在标题下画上波浪线,以提醒上司注意在标题下画上波浪线,以提醒上司注意7.7.确认钟表和日历正确确认钟表和日历正确b.b.给上司送材料的时间和顺序给上司送材料的时间和顺序时间:每天三次,早晨上班时间:每天三次,早晨上班/ /上午、下午各一次上午、下午各一次顺序:电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信顺序:电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信 私人信件私人信件 一般信函一般信函 公司内部通知公司内部通知 杂志和样本杂志和样本c. c. 文件处理文件处理1. 1.迅速处理迅速处理传真、电子邮件传真、电子邮件2.2.妥善存放妥善存放文件分类用文件夹存放文件分类
7、用文件夹存放3.3.及早销毁及早销毁没有保存价值没有保存价值 4.确定保存期限B. B. 收集信息收集信息一切对上司有用的、必须的东西,都称为决策信息。一切对上司有用的、必须的东西,都称为决策信息。a. a.基本要求基本要求1. 1. 准确真实准确真实 不要过于加工收集来的信息不要过于加工收集来的信息2. 2. 实事求是实事求是不能生吞活剥,自己先要把整件事的来龙去脉搞清楚不能生吞活剥,自己先要把整件事的来龙去脉搞清楚不能自我发挥,在收集的信息上画蛇添足不能自我发挥,在收集的信息上画蛇添足保持不偏不倚(公司人事信息)保持不偏不倚(公司人事信息)努力探求真实情况,不能只重结果轻视过程努力探求真实
8、情况,不能只重结果轻视过程力戒先入为主,注意新情况,采取新对策力戒先入为主,注意新情况,采取新对策结论:秘书要做上司的眼睛、耳朵、手和脚,绝不能成为上司结论:秘书要做上司的眼睛、耳朵、手和脚,绝不能成为上司 的大脑。的大脑。b.b.基本内容基本内容1. 1.与公司有关的信息:与公司有关的信息:2.2. 新产品开发、销售和促销等经营方面新产品开发、销售和促销等经营方面3.3. 预算、决算等财务方面预算、决算等财务方面4.4. 招聘、提拔、考核等人事方面招聘、提拔、考核等人事方面5.5. 2. 2. 与上司业务有关与上司业务有关6.6. 如如: : 负责产品开发的上司,就需收集研发计划、知识产权和
9、负责产品开发的上司,就需收集研发计划、知识产权和技术合作方面的信息;上司在公司被赋予的权利;上司所技术合作方面的信息;上司在公司被赋予的权利;上司所负责部门的运营和管理情况;上司在公司内外各种会议的负责部门的运营和管理情况;上司在公司内外各种会议的相关资料相关资料3.3.与上司个人有关与上司个人有关a. a. 上司的一些个人活动上司的一些个人活动b.b. 根据具体事情、了解部分根据具体事情、了解部分c. c. 保密上司隐私保密上司隐私d.d. 4. 4. 员工信息员工信息e. e. 秘书是上司与员工之间的桥梁,如有需要,需准确将流传秘书是上司与员工之间的桥梁,如有需要,需准确将流传公司公司f.
10、 f.员工之间的信息准确无误地传递给上司员工之间的信息准确无误地传递给上司g. g. 5. 5. 公司内部信息(各部门负责的资料)公司内部信息(各部门负责的资料)h.h. 6. 6. 公司外部信息公司外部信息i. i.与公司业务有关的、上司感兴趣的、政府刊物与公司业务有关的、上司感兴趣的、政府刊物c. c.收集文字信息注意:收集文字信息注意:1. 1. 复印或扫描,标注杂志名称和日期,定期统一装订复印或扫描,标注杂志名称和日期,定期统一装订2. 2. 标记重点,用红笔,引起上司注意标记重点,用红笔,引起上司注意3. 3. 说明和注释说明和注释简短的说明文字,注释新名词简短的说明文字,注释新名词
11、4. 4. 表明信息来源和出处表明信息来源和出处5. 5. 制作简报制作简报上司忙时,剪下来及时给上司看上司忙时,剪下来及时给上司看根据上司指示专题收集根据上司指示专题收集C. C. 上司日程管理上司日程管理意义:抓住大事和重点,提高工作效率意义:抓住大事和重点,提高工作效率内容:会议、接待客人、出差内容:会议、接待客人、出差a. a. 制作日程表前提制作日程表前提1. 1.了解上司日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况了解上司日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况2.2. 了解公司业务发展情况,特别是上司负责的业务进展情况了解公司业务发展情况,特别是上司负责的业务进展情况3.3. 适
12、应上司的工作习惯与做事风格适应上司的工作习惯与做事风格4.4. 定期与上司沟通,做好接下来工作的预案定期与上司沟通,做好接下来工作的预案b. b. 日程管理原则日程管理原则1. 1.兼顾效率与健康兼顾效率与健康2.2. 注意劳逸结合注意劳逸结合3.3. 2. 2. 请上司事先确认请上司事先确认4.4. 3. 3. 日程表适当保密日程表适当保密5.5. c. c. 日程表制作日程表制作6.6. 年度日程表年度日程表不能太细,表明重大活动不能太细,表明重大活动7.7. 月内日程表月内日程表出差、开会等重大项目出差、开会等重大项目8.8. 本周日程表本周日程表一周之内主要活动一周之内主要活动9.9.
13、 当日日程表当日日程表当天重要事项当天重要事项10.10. 注意:上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上,注意:上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上,不要不要11.11. 写进分发给其他部门的日程表内写进分发给其他部门的日程表内5.5.上司出差日程安排上司出差日程安排d. d. 制作日程表注意事项制作日程表注意事项1. 1.提高效率提高效率2.2. 内外兼顾内外兼顾3.3. 不要懒于确认不要懒于确认4.4. 时间上留有充分的余地时间上留有充分的余地5.5. 上司不在是不能接受预约上司不在是不能接受预约6.6. 不能泄露上司隐私不能泄露上司隐私7.7. e. e. 一般不给上司安排约见的情况:
14、一般不给上司安排约见的情况:8.8. 上司快要下班时上司快要下班时9.9. 上司出差刚回来上司出差刚回来3.3.节假日过后,上司刚刚上班节假日过后,上司刚刚上班4. 4. 上司连续召开重要会议或参加活动上司连续召开重要会议或参加活动5. 5. 上司的身体状况不是太好上司的身体状况不是太好6. 6. 如果安排了这次会谈,上司进入下一项预定工作的时间已如果安排了这次会谈,上司进入下一项预定工作的时间已 不足不足1010分钟分钟f. f. 拜访客户拜访客户让对方掌握时间上的决定权让对方掌握时间上的决定权D. D. 其他日常工作其他日常工作a. a. 上司保健上司保健b.b. 邮件管理邮件管理c. c
15、. 印章管理印章管理d.d. d. d. 现金管理现金管理e. e. 赠送礼物赠送礼物原则:原则:1. 1. 考虑交往活动的目的考虑交往活动的目的 2. 2. 考虑与受礼者关系考虑与受礼者关系 3. 3. 考虑与受礼者个人爱好考虑与受礼者个人爱好 4. 4. 考虑一定的民俗禁忌考虑一定的民俗禁忌f. f. 速记速记1. 1.基本方法基本方法2.2. 逐字记录逐字记录3.3. 全面记录全面记录4.4. 详细记录详细记录5.5. 重点记录重点记录6.6. 摘要记录摘要记录2. 2. 速记应用速记应用会议记录会议记录口授文件记录口授文件记录谈话记录谈话记录接待记录接待记录Chapter 4Chapt
16、er 4会务管理会务管理A.A.会议准备工作会议准备工作a. a.会议策划会议策划立项需明确立项需明确6 6个个WW:WhoWhoWhatWhatWhenWhenWhereWhereWhyWhyhowhow1. 1.会议准备向上司确认以下几点:会议准备向上司确认以下几点:上司是作为主持人还是作为成员上司是作为主持人还是作为成员确定会议的主题与议题确定会议的主题与议题确定会议名称确定会议名称确定会议的议程确定会议的议程会议召开的时间和地点会议召开的时间和地点参加会议的人数和预算、与会代表组成参加会议的人数和预算、与会代表组成需要的准备和物品和资料需要的准备和物品和资料相关会场布置相关会场布置确定
17、会议的住宿和餐饮安排确定会议的住宿和餐饮安排是否需要做会议记录是否需要做会议记录2.2.会议时间会议时间连续进行最佳时间是连续进行最佳时间是3 3小时之内小时之内一般上午一般上午9 9:0000至至11 11:0000,下午,下午2 2:3030至至4 4:30303. 3. 会议地点会议地点确认租借的日期和时间确认租借的日期和时间确认会场大小是否合适确认会场大小是否合适确认会场租金是否在成本内确认会场租金是否在成本内考虑会场的交通是否便利,会场外有无足够的考虑会场的交通是否便利,会场外有无足够的停车场停车场确认会场的各种设备确认会场的各种设备确认会场周围是否有配套的餐饮设施等确认会场周围是否
18、有配套的餐饮设施等4.4.会议文件重点会议文件重点为上司撰写会议文稿为上司撰写会议文稿为上司准备材料为上司准备材料组织好发言人的文稿组织好发言人的文稿准备会议文件袋准备会议文件袋拟写并发送会议通知拟写并发送会议通知5. 5. 会议通知包括以下内容会议通知包括以下内容会议名称会议名称开会起止日期和时间开会起止日期和时间开会地点开会地点开会的议题或会议的主题开会的议题或会议的主题筹备会议的负责人姓名和联络方式筹备会议的负责人姓名和联络方式b.b.会场布置、布局会场布置、布局(开会之前,秘书一定要亲自检查一下会场)(开会之前,秘书一定要亲自检查一下会场)1. 1.座椅摆放的几种形式:座椅摆放的几种形
19、式:圆桌形圆桌形适用于讨论形式的会议适用于讨论形式的会议回字形、长方形回字形、长方形双方谈判布局双方谈判布局马蹄形、马蹄形、T T字形字形作为培训、研讨布局作为培训、研讨布局半圆形、半圆形、V V字形字形用于介绍新产品或新技术,利用用于介绍新产品或新技术,利用投影仪投影仪课桌形课桌形适用于股东大会或人数多的会议适用于股东大会或人数多的会议2.2.会场座次安排会场座次安排主席台主席台依职务高低,职务最高者居中,再按先左后依职务高低,职务最高者居中,再按先左后右、由前至后一次排列,正式代表前居中,右、由前至后一次排列,正式代表前居中,列席代表后居侧。列席代表后居侧。 主席台座次编排应编成表,报主管
20、审核,然后放置主席台座次编排应编成表,报主管审核,然后放置于休息室、会议室入口。于休息室、会议室入口。场内人员场内人员小型会场小型会场离会场入口处远、离会议出席位置近为上座,反之为离会场入口处远、离会议出席位置近为上座,反之为下座。会议主持人或会议主席位置远离入口处、正对下座。会议主持人或会议主席位置远离入口处、正对门。门。中大型中大型横排法横排法从左至右,先排正式代表或成员,再排列从左至右,先排正式代表或成员,再排列席代表席代表竖排法竖排法从前至后,正式代表或成员排前,职务高从前至后,正式代表或成员排前,职务高者在前,列席者、职务低在后。者在前,列席者、职务低在后。左右排列左右排列以会场主席
21、台中心为基点,向左右两边以会场主席台中心为基点,向左右两边交错扩张。交错扩张。c. c. 会议准备注意事项会议准备注意事项1. 1.会议资料会议资料- -一定要多打印,不能多少代表就打一定要多打印,不能多少代表就打 印多少印多少2. 2. 会议用具会议用具- -不同的会议和不同的场所所用用具不同的会议和不同的场所所用用具 不同,注意在排会议日程表的同时不同,注意在排会议日程表的同时 列出用具清单列出用具清单3. 3. 检查设备检查设备- -会前秘书一定要检查设备以及试用会前秘书一定要检查设备以及试用4. 4. 不要掉以轻心不要掉以轻心5. 5. 不能将就凑合不能将就凑合B.B.会中服务工作会中
22、服务工作a. a.会前检查会前检查1. 1.检查空调设备,会议前检查空调设备,会议前2 2小时开机小时开机2.2.检查灯光、扩音设备检查灯光、扩音设备3.3.检查电脑内需要用的检查电脑内需要用的PPTPPT文件文件4.4.摆好姓名牌摆好姓名牌5.5.每人座位前摆好纸笔每人座位前摆好纸笔6. 6. 文件准备文件准备b. b. 会议签到会议签到1. 1. 秘书提前到岗秘书提前到岗2.2. 记住出席会议人员达单位和职位记住出席会议人员达单位和职位3.3.准备好签到本和签字笔准备好签到本和签字笔大会议:签到打卡仪器大会议:签到打卡仪器c. c.会议服务会议服务1. 1. 转接电话转接电话2.2. 电话
23、记录电话记录3.3. 不紧急的,记录好来电,会议中间休息是给上不紧急的,记录好来电,会议中间休息是给上司司4.4. 紧急电话,才立即通知上司紧急电话,才立即通知上司5.5. 2. 2. 送饮料送饮料d. d. 做会议记录做会议记录1. 1.会议名称、开会时间和地点、缺席人员、主会议名称、开会时间和地点、缺席人员、主持人姓名、记录人姓名持人姓名、记录人姓名2.2.会议内容、发言人姓名、发言内容、讨论会议内容、发言人姓名、发言内容、讨论内容、提出的建议内容、提出的建议注意准备好足够的钢笔、圆珠笔、笔记本和注意准备好足够的钢笔、圆珠笔、笔记本和录音机录音机e. e. 其他服务其他服务1. 1. 食宿
24、食宿2.2. 车辆车辆3.3. 娱乐娱乐- -处理好自费、免费、交通等问题处理好自费、免费、交通等问题C.C.会后工作会后工作a. a. 安排与会人员返程安排与会人员返程1. 1. 票务服务票务服务2.2. 预定机票、车票次序:先远后近预定机票、车票次序:先远后近3.3. 2. 2. 车辆服务车辆服务4.4. 会议即将结束,就要开始安排与会者乘坐会议即将结束,就要开始安排与会者乘坐的车的车5.5. 辆。会议代表一共需要多少车辆,心里要辆。会议代表一共需要多少车辆,心里要有数有数6.6. 。但代表出来时,车已在门口等候。但代表出来时,车已在门口等候。7.7. 注意:车辆和代表的次序注意:车辆和代
25、表的次序3. 3. 离会服务离会服务清退、归还物品清退、归还物品清洁各种帐目,开好发票清洁各种帐目,开好发票检查、清退房间检查、清退房间邮寄、托运物品邮寄、托运物品会议经费结算会议经费结算b. b. 清理会场清理会场1. 1. 收拾整理会议室的茶杯、桌椅等其他用品,收拾整理会议室的茶杯、桌椅等其他用品,恢复会议室原貌恢复会议室原貌2. 2. 及时归还借用的设备,办理好归还手续及时归还借用的设备,办理好归还手续c. c. 会后文件整理会后文件整理1. 1. 文件收集文件收集2.2. 包括决定、议案、提案、会议记录、会议纪要包括决定、议案、提案、会议记录、会议纪要3.3. 2. 2. 会议纪要会议
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文秘 基础
限制150内