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1、实训题1卫生局王秘书碰到一个牵涉到各方面的复杂问题，她既向科长请示，又告诉了局长，还征求了教育局、宣传部的意见，结果科长与局长的意见不一致，教育局、宣传部的意见有分歧，弄得她很不好办。请指出小王在请示中的问题。参考答案(1)不宜多头请示(2)不宜交叉请示(3)不宜越级请示2.一位人大代表上门找工厂领导反映该厂污染环境的问题,却被秘书“挡驾”。请指出这位秘书错在哪里。参考答案重要错在该秘书没能准确把握挡与不挡的界线。历来客的身份看(人大代表)，领导应当出面；历来客反映的问题看(污染问题)，领导也应当出面。3.分析下面公文中存在的问题，并加以改正。 关于抓紧归还借款的告知 市工具一厂 你厂于去年从
2、我处借去5万元资金，当时议定当年年终归还，现归还期已过三个月，为不影响我厂财务工作的顺利进行，特规定你厂务必将所借之款于4月20日前归还我厂，不得一拖再拖。特此告知。 市工具二厂 年月日 参考答案因素：1.文种不对，厂与厂之间是平行关系，不能用“告知”，应当用“函”。 2.“务必”、“不得一拖再拖”语气不恭。改：1.将标题中的“告知”改为“函”，将文尾的“特此告知”改为“特此函告”。 2.将“特规定你厂务必”改为“请你厂将所借之款于4月20日前归还我厂。”将后面的“不得一拖再拖”去掉。4. 运用公文格式和文种等知识，指出下面文献中的错误。教 育 局 文 件山教办(2023)45号高山市教育局关
3、于全市教育工作会议纪要各县教育局并抄报省教育厅： 现将全市教育工作会议纪要发给你们，请贯彻执行。 高山市教育局 五月二十二日5.公司准备召开一次科技成果报告会，参与会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。 领导安排你负责会议期间会议文献的分发和会议结束前文献资料的收集。你将如何去做？ 参考答案单位内部所发的书面告知，印制会议文献，其中会议议程和日程安排表，会议时间安排表，领导人发言稿，经验介绍材料等，会议文献校对与分发，会议的必备用品与特殊用品，会议类型是非决策性的中型的、局部性的动员令；注意布置会场，划分座次，会议议程与日程安排。 参考答案(1)发文机关标记域中
4、未用发文机关全称； (2)发文字号中的发文年度应当用方括弧； (3)抄报单位应放到公文末页； (4)会议纪要不单独行文，应当用告知转发。(5)修改。6.厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？ 参考答案选择大小适中的会议厅，布局形式选择，椭圆型或囗字型，会场装饰要讲求合乎亲切、和谐的气氛；会场用品涉及文具用品与饮品；会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；签到、标记座次。7.明天上午市制药厂副厂长来访，领导指示你把接待室整理一下，你将如何做好这项工作？ 参考答案 室内设备布置要协调； 空气光线要好； 室内要清洁、明亮、整齐、美观；
5、让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊充满生机。8.公司下发了关于调整员工津贴补贴的方案的讨论稿后，在讨论中引起部分员工的不满。针对这种情况，作为该公司办公室的秘书，你将如何协助领导解决此事？ 参考答案 属纵向关系协调中的群众关系协调。环节： 进一步调查研究，发现问题的发展趋势； 向领导报告，拟定协调工作方案，请领导定夺； 查方案中有无不够合理之处，假如有的话请示领导作适当调整； 要协调领导向群众作好宣传、解释工作。 9.你刚刚应聘担任某公司的办公室主任，发现该公司以往的信息资料只是有一份保存一份，没有任何顺序。你该任何存储这些信息资料？ 参考答案 登记及具体操作方法； 编码及具体操作方法；
6、存放排列及具体操作方法； 编制检索及具体操作方法； 10.厂有几位员工到厂办公室反映没有得到应有的劳保用品，新来的秘书小李劝他们不要计较这点得失，随即将几人劝走。请问小李的做法是否对的。 参考答案 小李的做法不妥。单协调的缺陷是对双方矛盾的焦点把握不准，这件事属纵间关系协调中群众关系协调。 环节：了解事情的原委； 向领导报告，拟定协调方案，请领导定夺。11、一天， 某公司总经理的李秘书正在办公室批阅文献，这时，本公司一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找总经理。李秘书先招呼他坐下，然后到总经理办公室请示总经理如何处置。总经理此时正忙于公司业务，不想见谭某，只对李秘书说了一句：“告诉
7、他我不在。”就又低头忙他的去了。李秘书回到自己的办公室，对谭某说：“总经理不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”谭某只得离开了李秘书办公室。约过了一段时间，李秘书走出办公室，看见总经理与谭某在走道上握手寒暄，并听到谭某说：“刚才李秘书说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！” 总经理毫不迟疑地回答。李秘书顿感浑身一阵冰冷。 本来，谭某离开秘书办公室后，极不甘心地在办公室的走道内来回走动，刚巧碰上总经理，急忙抢上前往打招呼。事后，谭某逢人就说李秘书品质太差，欺下瞒上。李秘书感到很委屈，但未进行辩解。 分析此事。参考答案（1）秘书的工作重要从三个方面来看，办文、办会和办事。作为领导秘书，最
8、重要的是让领导省心地做事情。既要对领导负责，又要对群众负责； （2）李秘书按照领导的交代，说总经理不在是对的的；事后李秘书感到很委屈，但未进行辩解，也是对的的，当秘书的应注意维护领导的形象； （3）李秘书有一点没有做好：就是对谭某的安顿问题上，他只听了总经理的话，而没有把总经理的问题主线解决好。最佳的方法是带谭某去信访办公室，安排相关人员，作具体的笔录和调查。把这个事情交（推）给信访人员。这样，既免去了总经理的尴尬，又解决了实际问题，对群众又一个满意的交代。12、某大学将举行建校90周年庆祝大会，同时要举行校史陈列室揭牌典礼。试回答：（1）作为校办秘书，你将如何做好这次大会前的筹备工作？（2）
9、请你设计编写出本次庆祝大会（涉及揭牌典礼）的议程安排。（1）做好庆祝大会筹备工作；制定会议计划，报请批准，涉及议程、经费预算、邀请领导等。拟定会议议程、揭牌典礼方案。拟定与会人员（出席、列席）及人员编组。选定和布置会场（报涉及台上、台下、主会场、会场标语、标语、音响设备、环境布置等）、安排座次。会议告知、报到、签到准备工作。安排会议工作人员的分工与联络。（2）编写出大会议程。13老总请客一、背景年终快到了，这天上午秘书于雪正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟，老总来电话让秘书过去。老总交待完一些正事后，想起一件事来：“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请
10、他们吃顿火锅，你帮安排一下。”于雪就吃火锅的具体时间、地点和标准进行了确认之后回到了自己的办公室。市场部的办公室在一楼，用什么方式告知他们？面对这种情况，于雪应当如何解决？现在于雪有这么几种选择：a、正好有人去一楼的市场部，托他带话。b、用内线电话告知市场部经理。c、暂时放下手中的工作，专程去一趟市场部。d、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟，把具体事项交待一下。e、用msn告知市场部经理。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题的最佳选择是C。选择A显然不合适。老总的宴请对市场部的人来说应当是一件很隆重的事，假如只是让人顺带捎话就会显得
11、不够重视。此外，这是一件小范围的事，假如随便让人带话，就有也许会搞得满城风雨，让其他部门的员工对老总不满，感觉老总厚此薄彼，挫败他们的积极性，使老总宴请的目的适得其反。选择B和选择A同样，对老总宴请市场部这件事不重视，把它当作一般性的工作来解决，这表白于雪不了解老总请客的真正意图。选择D显然不对。尽管于雪手头工作很忙，但是，作为秘书，她的职位没有市场部经理的高，假如打电话把市场部经理叫到自己办公室来告知他，事实上就是把自己摆到老总的位置上了，这是很危险的。选择E和选择B性质是同样的，而用MSN比用电话的效果更差。选择C无疑是最合适的。作为秘书，在接受了老总交办的工作之后，一方面要想一想老总为什么要自己办这件事？只有真正领略了老总的意图，才干选择出最合适的执行方法。老总为什么要请客？无非是要给市场部的人一种精神鼓励。俗话说“见面三份情”，所以，亲自去一趟，当着市场部全体人员的面宣布老总请客的事，就会让市场部的人感到欣喜；在让大家快乐的同时，与大家说说笑笑，甚至开些无伤大雅的玩笑，这样，气氛就出来了。老总的饭还没有吃，目的就大部分实现了。