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1、强企则强国强企则强国 公文写作规范与技巧ppt课件 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望强企则强国强企则强国 王京刚王京刚原海尔集团高级经理人原海尔集团高级经理人;对外经贸大学对外经贸大学MBA山东联合会学术交流部部长；山东联合会学术交流部部长；发改委国储系统现场管理首席顾问；发改委国储系统现场管理首席顾问；国家电网培训中心特聘讲师；国家电网培训中心特聘讲师；广西电网公司战略规划高级顾问；广西电网公司战略规划高级顾问；培训培训杂志社特约撰稿人；杂志社特约
2、撰稿人；畅销书畅销书做最优秀的班组长做最优秀的班组长作者；作者；原解放部某部特种大队军事记者；原解放部某部特种大队军事记者；中国有机蔬菜网（和合有机食品公司）高级合伙人中国有机蔬菜网（和合有机食品公司）高级合伙人；多家企业管理顾问。多家企业管理顾问。强企则强国强企则强国 课堂契约课堂契约人都有长处，相互学习；人都有长处，相互学习；人都有短处，相互宽容；人都有短处，相互宽容；人都有难处，相互帮助；人都有难处，相互帮助；人都有苦处，相互谅解；人都有苦处，相互谅解；人都有好处，懂得感恩。人都有好处，懂得感恩。强企则强国强企则强国 目目 录录开篇开篇:公文沟通是一种文化公文沟通是一种文化第一章：公文沿
3、革与公文沟通理念第一章：公文沿革与公文沟通理念第二章：公文的概要第二章：公文的概要第三章：公文写作的基本技巧第三章：公文写作的基本技巧第四章：实战篇第四章：实战篇-常用公文的写作常用公文的写作强企则强国强企则强国 5开篇开篇:公文沟通是一种文化公文沟通是一种文化I.公文沿革与公文沟通理念；公文沿革与公文沟通理念；公文沿革与公文沟通理念；公文沿革与公文沟通理念；II.公文基本概述公文基本概述公文基本概述公文基本概述III.公文写作基本技巧公文写作基本技巧公文写作基本技巧公文写作基本技巧强企则强国强企则强国 6第一章：公文沿革与公文沟通理念第一章：公文沿革与公文沟通理念 公文：是指各机关单位为了办
4、理公务而形成的文件材料。公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。出现于东汉末年和三国时期。出现于东汉末年和三国时期。出现于东汉末年和三国时期。何谓公文何谓公文？强企则强国强企则强国 7原始社会：结绳记事；原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；商代后期：甲骨文书；秦汉后：秦汉后：“书书”、“奏奏”；强企则强国强企则强国 8民国：民国：公文程式公文程式 “制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”“令、咨、呈、示、状、公函、布告令、咨、呈、示、状、公函、布告令
5、、咨、呈、示、状、公函、布告令、咨、呈、示、状、公函、布告”封建时代：封建时代：中华人民共和国中华人民共和国中华人民共和国中华人民共和国 1.1.1.1.命令（令）命令（令）命令（令）命令（令）2.2.2.2.议案议案议案议案 3.3.3.3.决议决议决议决议 4.4.4.4.指示指示指示指示 5.5.5.5.公告、公告、公告、公告、通告通告通告通告 6.6.6.6.通知通知通知通知 7.7.7.7.通报通报通报通报 8.8.8.8.报请报请报请报请 9.9.9.9.请示请示请示请示 10.10.10.10.批复批复批复批复 11.11.11.11.函函函函 12.12.12.12.会议纪要；
6、会议纪要；会议纪要；会议纪要；13.13.13.13.意见意见意见意见 14.14.14.14.公报公报公报公报15.15.15.15.报报报报告告告告16.16.16.16.条例条例条例条例 17.17.17.17.规定规定规定规定1993199319931993年年年年11111111月月月月21212121日日日日 国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅 国家行政国家行政国家行政国家行政机关公文处理办法机关公文处理办法机关公文处理办法机关公文处理办法 12 12 12 12类类类类13131313种；种；种；种；1996199619961996年年年年5 5 5 5月月月月3
7、3 3 3日日日日 中共中央办公厅中共中央办公厅中共中央办公厅中共中央办公厅 中国共产党机关中国共产党机关中国共产党机关中国共产党机关公文处理条例公文处理条例公文处理条例公文处理条例 14 14 14 14种种种种强企则强国强企则强国 9办事办事办文办文办会办会强企则强国强企则强国 10“文文如其人如其人”新解：新解：公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代文化烙印！公文是一种时代的音符！公文是一种时代的音符！公文是一种时代的音符！公文是一种时代的音符！公文是一种社会沟通模式！公文是一种社会沟通模式！公文是一种社会沟通模式！公文是一种社会沟通模式！
8、公文是一种职场沟通文化！公文是一种职场沟通文化！公文是一种职场沟通文化！公文是一种职场沟通文化！1.2 “子由之文实胜仆子由之文实胜仆,而世俗不知而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。其文如其为人。”-宋宋苏轼苏轼答张文潜书答张文潜书强企则强国强企则强国 11第二章：公文的概要第二章：公文的概要 公文的特点、分类、文种、行文规范公文的特点、分类、文种、行文规范公文写作的基本职业素质公文写作的基本职业素质强企则强国强企则强国 122.12.1公文的特点、分类、文种、行文规范公文的特点、分类、文种、行文规范有法定作者有法定作者有法定作者有法定作者
9、有法定的权威有法定的权威有法定的权威有法定的权威 特定的效用特定的效用特定的效用特定的效用 有规范体式有规范体式有规范体式有规范体式 有规定的处理程序。有规定的处理程序。有规定的处理程序。有规定的处理程序。法定作者：依宪法和有关法律、法规规定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行文单位：在职权范围内制发公文的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：起草、核稿、签发等程序。公文的签收：收到登记、分办、批办、承办、催办等。1 1 1 1）按来源分：）按来源分：）按来源分：）按来源分：对外文件对外文件对外文件对外文件收来文件收来文件收
10、来文件收来文件内部文件内部文件内部文件内部文件2 2 2 2）按行文关系分）按行文关系分）按行文关系分）按行文关系分上行文：（请示、报告、总结）上行文：（请示、报告、总结）上行文：（请示、报告、总结）上行文：（请示、报告、总结）下行文：下行文：下行文：下行文：（指示、决定、通知、批复）（指示、决定、通知、批复）（指示、决定、通知、批复）（指示、决定、通知、批复）平行文：（函、简报）平行文：（函、简报）平行文：（函、简报）平行文：（函、简报）3 3 3 3）按秘密程度：）按秘密程度：）按秘密程度：）按秘密程度：秘密文秘密文秘密文秘密文件件件件普通文件普通文件普通文件普通文件公布文件公布文件公布文
11、件公布文件4 4 4 4）发文单位性质：）发文单位性质：）发文单位性质：）发文单位性质：法规文件：法规文件：法规文件：法规文件：行政文件：行政文件：行政文件：行政文件：党的文件：党的文件：党的文件：党的文件：业务文件：业务文件：业务文件：业务文件：公文的特点：公文的特点：公文的特点：公文的特点：公文的分类：公文的分类：公文的分类：公文的分类：5 5 5 5）按公文内容性质：）按公文内容性质：）按公文内容性质：）按公文内容性质：指挥性公文指挥性公文指挥性公文指挥性公文规范性公文规范性公文规范性公文规范性公文报请性公文报请性公文报请性公文报请性公文知照性公文知照性公文知照性公文知照性公文记录性公文
12、记录性公文记录性公文记录性公文强企则强国强企则强国 13指挥性指挥性指挥性指挥性命令指示决定意见批复政策性通知规范性规范性规范性规范性条例规定办法细则章程规则报请性报请性报请性报请性报告请示知照性知照性知照性知照性公报公告知照性通知通报简报函记录性记录性记录性记录性会议记录电话记录会议纪要大事记值班日志公文公文公文公文按内容性质分按内容性质分强企则强国强企则强国 14 文种文种文种文种：公文名称统称文种。：公文名称统称文种。：公文名称统称文种。：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和它是根据发文机关的权限、发文机关和它是根据发文机关的权限、发文机关和它是根据发文机关的权限、发文机
13、关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。公文的文种公文的文种公文的文种公文的文种公文的文种公文的文种 1993199319931993年年年年11111111月月月月21212121日日日日 国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 12 12 12 12类类类类13131313种种种种1.1.1.1.命令（令）命令（令
14、）命令（令）命令（令）2.2.2.2.议案议案议案议案 3.3.3.3.决议决议决议决议 4.4.4.4.指示指示指示指示 5.5.5.5.公告、通告公告、通告公告、通告公告、通告 6.6.6.6.通知通知通知通知 7.7.7.7.通报通报通报通报 8.8.8.8.报请报请报请报请 9.9.9.9.请请请请示示示示 10.10.10.10.批复批复批复批复 11.11.11.11.函函函函 12.12.12.12.会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要1996199619961996年年年年5 5 5 5月月月月3 3 3 3日日日日 中共中央办公厅中共中央办公厅中共中央办公厅中共中央办公厅 中国共
15、产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 14 14 14 14种种种种1.1.1.1.决议决议决议决议 2.2.2.2.决定决定决定决定 3.3.3.3.指示指示指示指示 4.4.4.4.意见意见意见意见 5.5.5.5.通知通知通知通知 6.6.6.6.通报通报通报通报 7.7.7.7.公报公报公报公报 8.8.8.8.报告报告报告报告 9.9.9.9.请示请示请示请示 10.10.10.10.批复批复批复批复 11.11.11.11.条例条例条例条例 12.12.12.12.规定规定规定规定 13.13.13.13.函函函函 14
16、.14.14.14.会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 1.1.1.1.命令（令）命令（令）命令（令）命令（令）2.2.2.2.议案议案议案议案 3.3.3.3.决议决议决议决议 4.4.4.4.决定决定决定决定 5.5.5.5.指示指示指示指示 6.6.6.6.意见意见意见意见 7.7.7.7.通知通知通知通知 8.8.8.8.通报通报通报通报 9.9.9.9.公报公报公报公报 10.10.10.10.报告报告报告报告 11.11.11.11.请示请示请示请示 12.12.12.12.批复批复批复批复 13.13.13.13.条例条例条例条例 14.14.14.14.规定规定规定规定 15.1
17、5.15.15.函函函函 16.16.16.16.会议纪会议纪会议纪会议纪要要要要 17.17.17.17.电邮文电邮文电邮文电邮文 18.QQ18.QQ18.QQ18.QQ文文文文强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 161.1.1.1.下行文：指上级对所属下级部门的行文。下行文：指上级对所属下级部门的行文。下行文：指上级对所属下级部门的行文。下行文：指上级对所属下级部门的行文。1)1)1)1)逐级下行文。逐级下行文。逐级下行文。逐级下行文。2)2)2)2)多级下行文。多级下行文。多级下行文。多级下行文。3)3)3)3)直达基层下行文。直达基层下行文。直达基层下行文。直达基层下行文。2
18、.2.2.2.上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。1 1 1 1）逐级上行文。）逐级上行文。）逐级上行文。）逐级上行文。2 2 2 2）多级上行文。）多级上行文。）多级上行文。）多级上行文。3 3 3 3）越级上行文。）越级上行文。）越级上行文。）越级上行文。3.3.3.3.平行文平行文平行文平行文:指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行文。指同级或不相隶属，
19、没有领导与指导关系单位之间的行文。公文的行文规范：公文的行文规范：公文的行文规范：公文的行文规范：1.1.1.1.尊重职权尊重职权尊重职权尊重职权,不越级行文；不越级行文；不越级行文；不越级行文；2.2.2.2.协商一致或经裁决后下文；协商一致或经裁决后下文；协商一致或经裁决后下文；协商一致或经裁决后下文；(小抄小抄小抄小抄)3.3.3.3.正确主送和抄送；正确主送和抄送；正确主送和抄送；正确主送和抄送；4.4.4.4.主送与公文名称相呼应；主送与公文名称相呼应；主送与公文名称相呼应；主送与公文名称相呼应；5.5.5.5.联合行文必是同级；联合行文必是同级；联合行文必是同级；联合行文必是同级；
20、6.“6.“6.“6.“请示请示请示请示”必须一文一事；必须一文一事；必须一文一事；必须一文一事；7.7.7.7.下行职权范围和授权范围；下行职权范围和授权范围；下行职权范围和授权范围；下行职权范围和授权范围；8.8.8.8.报刊发布，视为正式，依照执行。报刊发布，视为正式，依照执行。报刊发布，视为正式，依照执行。报刊发布，视为正式，依照执行。2-2-2-2-行行行行文文文文规规规规则则则则1-1-1-1-行行行行文文文文方方方方式式式式强企则强国强企则强国 172.2 2.2 公文写作的基本职业素质公文写作的基本职业素质为什么要加强职业素质训练？为什么要加强职业素质训练？公文写作是一项职业性
21、、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。1.1.职业素质：职业素质：a.a.明确的方向、坚定的立场明确的方向、坚定的立场;b.b.敏锐的洞察力和鉴别力。敏锐的洞察力和鉴别力。c.c.保密纪律。保密纪律。2.2.政策理论水平政策理论水平:执行政策、理解政策、表达政策。执行政策、理解政策、表达政策。3.3.熟悉业务和工作情况熟悉业务和工作情况4.4.有较宽的知识面有较宽的知识面5.5.有较好的文字功底有较
22、好的文字功底知知干干能能你最想得到的，是你最不想付出的。你最想得到的，是你最不想付出的。强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 19第三章第三章 公文写作的基本技巧公文写作的基本技巧2-2-语言表达技巧语言表达技巧3-3-语言特点技巧语言特点技巧1-1-公文写作流程技巧公文写作流程技巧强企则强国强企则强国 20进入写作过程明确目的明确目的（我想利用这份文书做什么？）（我想利用这份文书做什么？）（我想利用这份文书做什么？）（我想利用这份文书做什么？）传递信息传递信息传递信息传递信息下达指示下达指示下达指示下达指示解释事情解释事情解释事情解释事情事后补遗事后补遗事后补遗事后补遗 制定语气和修辞
23、策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略1-1-公文写作流程技巧公文写作流程技巧强企则强国强企则强国 21进入示例练习写作过程技巧写作过程技巧整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，考虑文书内容。考虑文书内容。考虑文书内容。考虑文书内容。检查细节，检查细节，检查细节，检查细节，确认无误。确认无误。确认无误。确认无误。八要与八不要八要与八不要八要与八不要八要与八不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的
24、段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停写写停停被动句被动句被动句被动句双重否定双重否定双重否定双重否定长句长句长句长句无关信息无关信息无关信息无关信息错别字错别字错别字错别字过长过长过长过长一气呵成一气呵成一气呵成一气呵成写完重读写完重读写完重读写完重读大胆删减大胆删减大胆删减大胆删减强企则强国强企则强国 22练习练习练习练习亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士：我已经间接获悉您在寻找一家我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确
25、信作为一个完全能令人脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，周二和周五下午不能拜访你处，这是因为这是因为刘云端先生，您好：刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本电话谈话后，
26、我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您期待您的回音，并期望很快能和您会面。会面。此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日目标：判别两封信的高下，并说明原因（目标：判别两封信的高下，并说明原因（目标：判别两封信的高下，并说明原因（目标：判别两封信的高下，并说明原因（1010分钟）分钟）分钟）分钟）形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（形式：团队讨论、形成
27、理由、代表陈述。（形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3 3分钟）分钟）分钟）分钟）强企则强国强企则强国 23进入技法概要进入技法概要文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士：我已经间接获悉您在寻找我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此
28、项工作。我是我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因下午不能拜访你处，这是因为为刘云端先生，您好：刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。求，会让您
29、满意的。期待您的回音，并期望很期待您的回音，并期望很快能和您会面。快能和您会面。此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日写信者不原写信者不原费神查明联费神查明联系人系人语意含糊语意含糊语法错误与语法错误与错别字错别字无关信息无关信息文书过长文书过长说明写信原因说明写信原因暗示下一步应暗示下一步应采取的行动采取的行动知道此信发知道此信发给谁给谁表明积极的态表明积极的态度度只写了一页只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。错别字和标点错误，废话连篇。错别字和标点错误，废话
30、连篇。错别字和标点错误，废话连篇。内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害，。要，切中要害，。要，切中要害，。要，切中要害，。判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因强企则强国强企则强国 24进入三种类型掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式强企则强国强企则强国 25进入三种类型技法概要技法概要技法概要技法概要写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书，大胆删减
31、修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路，考整理写作思路，考整理写作思路，考整理写作思路，考虑文书内容虑文书内容虑文书内容虑文书内容检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查细节，确认无误重温写作过程重温写作过程重温写作过程重温写作过程准备准备准备准备 准备准备准备准备再准备再准备再准备再准备 目标目标目标目标:who,what,why:who,what,why:who,what,why:who,what,why 提纲：结构、策略提纲：结构、策略提纲：结构、策略提纲：结构、策略 整理：信息、需求整理：信息、需求整
32、理：信息、需求整理：信息、需求写作写作写作写作检查检查检查检查 肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示 删减删减删减删减:无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度 注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓强企则强国强企则强国 进入技法概要总结表技法概要技法概要技法概要技法概要类型类型类型类型写作方式写作方式写作方式写作方式肯定肯定肯定肯定同意某种请示，提供一同意某种请示，提供一同意某种请示，提
33、供一同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好个机会，或者是一些好个机会，或者是一些好个机会，或者是一些好消息。消息。消息。消息。直截了当地给接受者好消息，使之高兴。然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定否定否定否定对要求的一种否定，或对要求的一种否定，或对要求的一种否定，或对要求的一种否定，或者是一个坏消息。者是一个坏消息。者是一个坏消息。者是一个坏消息。开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之有思想准备。给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束
34、，不要为坏消息做任何辩解。指示指示指示指示指示他人进行某项工作，指示他人进行某项工作，指示他人进行某项工作，指示他人进行某项工作，开展某些活动，同意你开展某些活动，同意你开展某些活动，同意你开展某些活动，同意你的见解或提供你的信息的见解或提供你的信息的见解或提供你的信息的见解或提供你的信息等。等。等。等。开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。强企则强国强企则强国 进入模拟练习文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通技法概要技法概要技法概要技法概要1 1 1 1 写作准备阶段：写作
35、准备阶段：写作准备阶段：写作准备阶段：思考：写给谁？写什么？为什么？思考：写给谁？写什么？为什么？思考：写给谁？写什么？为什么？思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点，使用索引卡提纲：主要点，使用索引卡提纲：主要点，使用索引卡提纲：主要点，使用索引卡整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。无关信息。无关信息。无关信息。3 3 3 3 检查检查检查检查 是否表述准确。是否表述准确。是否表述准确。是否表述准确。是否有不适当的描述。是否有不适当的描述。是否有不适当的描述。是否有不适当的描述。
36、有否文法、文字上的错误。关的有否文法、文字上的错误。关的有否文法、文字上的错误。关的有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容和重复的内容和重复的内容和重复的内容 2 2 2 2写作过程写作过程写作过程写作过程文字沟通有三种主要类型：肯定型肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束 否定型否定型用缓冲式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾 指示型指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求，及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。强企则强国强企则强国 进入创建文字沟通分析表文书沟通文书沟通文书沟通文书
37、沟通模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习创建文字沟通分析表创建文字沟通分析表一封拒绝的信一封拒绝的信强企则强国强企则强国 进入一封拒绝的信（钉书机）主要主要主要主要受受受受信信信信人人人人肯定？肯定？肯定？肯定？否定？否定？否定？否定？指示？指示？指示？指示？直接写的？直接写的？直接写的？直接写的？回复的？回复的？回复的？回复的？受受受受信人重信人重信人重信人重要度排序要度排序要度排序要度排序写给受信人写给受信人写给受信人写给受信人的困难程度的困难程度的困难程度的困难程度排序排序排序排序加以何种加以何种加以何种加以何种注意注意注意注意备注备注备注备注文字沟通分析表文字沟通分析表文字沟通分析表文字沟
38、通分析表填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上-信件、便条、备忘录等。信件、便条、备忘录等。信件、便条、备忘录等。信件、便条、备忘录等。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。用用用用1010分钟独自填写。分钟独自填写。分钟独自填写。分钟独自填写。填写完毕后用填写完毕后用填写完毕后用填写完毕后
39、用5 5分钟在组内交换该分析表，可以讨论分钟在组内交换该分析表，可以讨论分钟在组内交换该分析表，可以讨论分钟在组内交换该分析表，可以讨论问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习强企则强国强企则强国 进入研讨模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信练习背景：练习背景：练习背景：练习背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进你
40、是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后）修的要求，（内容见后）修的要求，（内容见后）修的要求，（内容见后）而你必须写一封复信，信中你要拒绝他而你必须写一封复信，信中你要拒绝他而你必须写一封复信，信中你要拒绝他而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。的要求。的要求。的要求。请每个人用请每个人用请每个人用请每个人用1010分钟写完这封信。分钟写完这封信。分钟写完这封信。分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）尊敬的主管：您好，我是质量控制
41、员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致敬礼王海宾2002年10月9日强企则强国强企则强国 进入陈
42、述纸样板模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信研讨（研讨（研讨（研讨（2020分钟）分钟）分钟）分钟）两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求填填填填“分析表分析表分析表分析表”。1010分钟分钟分钟分钟 团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别
43、挑选出一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一步步步步“分析表分析表分析表分析表”中的意见）中的意见）中的意见）中的意见）5 5分钟分钟分钟分钟 团队将这两封信的分析表团队将这两封信的分析表团队将这两封信的分析表团队将这两封信的分析表COPYCOPY到陈述纸上，代表宣讲并到陈述纸上，代表宣讲并到陈述纸上，代表宣讲并到陈述纸上，代表宣讲并给出综合评价。（陈述纸样板见后）给出综合评价。（陈述纸样板见后）给出综合评价。（陈述纸样板见后）给出
44、综合评价。（陈述纸样板见后）5 5分钟分钟分钟分钟强企则强国强企则强国 进入“一封拒绝的信”review合适的信合适的信相对不合适的信相对不合适的信是是否否清清楚楚地地表表达达了了自己的目的？自己的目的？是是否否清清楚楚地地表表达达了了自自己的目的？己的目的？信信的的结结构构是是否否符符合合前面所讲的要求？前面所讲的要求？信信的的结结构构是是否否符符合合前前面所讲的要求？面所讲的要求？换换种种方方式式表表达达是是否否效果更好？效果更好？换换种种方方式式表表达达是是否否效效果更好？果更好？不常用的词句：替代词句：不常用的词句：替代词句：容易引人误解的词句：修正：容易引人误解的词句：修正：信信中中
45、写写了了多多少少句句话话，数一下记下来。数一下记下来。信信中中写写了了多多少少句句话话，数数一下记下来。一下记下来。6 65 54 43 32 21 158225822个字的句子个字的句子个字的句子个字的句子.模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信陈述纸样板陈述纸样板陈述纸样板陈述纸样板强企则强国强企则强国 模拟练习模拟练习模拟练习模拟练习一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信一封拒绝的信讨论问题：讨论问题：讨论问题：讨论问题：团队是怎样依次传阅信件的？团队是怎样依次传阅信件的？团队是怎样依次传阅信件的？团队是怎样依次传阅信件的？两封信是如何推举出来的？
46、两封信是如何推举出来的？两封信是如何推举出来的？两封信是如何推举出来的？每封信都和对应的每封信都和对应的每封信都和对应的每封信都和对应的“分析表分析表分析表分析表”在一起吗？还是已经混乱地分开？在一起吗？还是已经混乱地分开？在一起吗？还是已经混乱地分开？在一起吗？还是已经混乱地分开？你看到别人对自己信的你看到别人对自己信的你看到别人对自己信的你看到别人对自己信的“分析表分析表分析表分析表”了吗？你发现了什么？了吗？你发现了什么？了吗？你发现了什么？了吗？你发现了什么？你觉得自己写的这封信可以怎样改进？你觉得自己写的这封信可以怎样改进？你觉得自己写的这封信可以怎样改进？你觉得自己写的这封信可以怎
47、样改进？强企则强国强企则强国 341 1 1 1）叙述）叙述）叙述）叙述：是将人物的经历和事件发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）2 2 2 2）说明：）说明：）说明：）说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）3 3 3 3）议论：）议论：）议论：）议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）A.A.论点：论点：又称论题或观点。是指对所论述的问
48、题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）（教皇故事教皇故事）B.B.论据：论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一是事实；二是理论；三是政策法规论据。（基础：用什么证明）C.C.证明：证明：是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）2-2-语言表达技巧语言表达技巧运用语言的方法和手段运用语言的方法和手段强企则强国强企则强国 35准确准确：是用子、词、句、意、义和标点符号正确、精准。是用子、词、句、意、义和标点符号正确、精准。简明简明：用最少的文字表达尽可能多的重点内容。用最少的文字表达尽可能多的重点内容。庄重庄重：用语必须讲究庄严、郑重。用语必须讲究庄严、郑重。得体得体：语
49、言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。基本要求：行文目的一致的心理效应。基本要求：a.是发适应行文的语体风格。如：b.是要分清上下级关系，掌握好分寸。如：c.是要多运用公文的专用词语。如：3-3-语言特点技巧语言特点技巧（三点式、故事式：悬念、细节、情绪）（三点式、故事式：悬念、细节、情绪）强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 371.1.1.1.通知通知通知通知2.2.2.2.通报通报通报
50、通报3.3.3.3.报告报告报告报告4.4.4.4.请示与批复请示与批复请示与批复请示与批复5.5.5.5.函函函函6.6.6.6.会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要7.7.7.7.总结总结总结总结 第四章第四章实战篇：常用公文的写作实战篇：常用公文的写作强企则强国强企则强国 38（一）（一）通知的写作通知的写作1.11.1通知的定义、文种、特点、格式规范通知的定义、文种、特点、格式规范1.21.2通知的类型通知的类型1.31.3通知的写作技巧通知的写作技巧强企则强国强企则强国 39定义定义:通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知是向特定受文对象告知或转达有关