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1、记录控制通用程序质量管理体系计量确认体系环境管理体系职业健康安全管理体系1 目的：对与管理体系有关的记录进行有效控制和管理，以保证提供管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。2 范围：本程序适用于与质量、计量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。3 术语：参照本公司管理手册中的术语解释。4 职责41 技术质量部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。42 各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录，并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。5 工作流程51 记录的控制范围与分类511 记录的控制范围包括：
2、管理体系文件中规定提供的记录，以及在管理体系运行中形成的其他记录（包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等）。也包括来自相关方的记录。512 记录的分类包括：各项管理记录、各项检测、操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等原始记录。52 记录的填写521 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。522 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。523 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项检测、操作记录，监视和测量记录应随时整理，不得后补
3、、伪造。525 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。526 管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录，由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写；应由分包方生成的记录，由项目部相应责任人员及时收集。53 记录的标识531 有编号设置的记录应按下列规则统一编号整理：顺序号年度（如0012003）。532 与管理体系有关的活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其包装上
4、标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。54 记录的保存、保护541 所有与管理体系文件有关的记录由公司、区域/专业公司、经理部三级实施管理，各层次部门和人员应保管的记录参照“记录管理目录”（见附录）。542 下列记录应由公司或区域/专业公司档案室归档保存： a 项目工程技术资料； b 管理评审记录及有关决议； c 内部审核报告； d 第三方审核的有关资料； e 其它需要归档保存的记录。543 记录应存放在通风、干燥、安全且便于查找的地方。544 记录应保存的期限参照记录管理目录。（见附录）55 记录的借阅/查阅借阅/查阅记录必须经记录管理部门（单位）负责人同意后，方可借阅/查阅。与
5、记录内容无直接关系的人员，无权借阅/查阅。56 记录的处理561 记录保存期满后，保管人请示本部门（单位）负责人，由本部门（单位）负责人做出处理决定。562 批准销毁的记录由保管人负责销毁。若仍有参考价值予以留存时，由保管人在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。6 相关文件文件控制程序、其他相关文件。7 记录 相关记录8 附录记录管理目录附录：表：记录管理目录序号记录名称保存期限责任部门或人员备注公司区域/专业公司经理部1文件发放记录3年各部门各部门主任工程师2文件更改申请表3年各部门各部门主任工程师3文件更改记录3年文件持有人文件持有人文件持有人4受控文件清单3年各部门各部门主任工程师5
6、管理评审实施计划3年技术质量部6管理评审报告5年技术质量部7管理评审记录5年技术质量部8会议签到记录表3年各部门各部门9法律、法规清单长期技术质量部10法律、法规获取渠道一览表长期各部门各部门11法律法规适用性评价表3年各部门各部门12年度人力资源需求计划长期人力资源部13员工（ ）季、年度考核表5年人力资源部14职工培训需求计划表3年人力资源部15“十一大员”人员花名册长期人力资源部16“三小员”人员花名册长期人力资源部17特种作业人员花名册长期人力资源部安全员（工期内）18年度内审计划3年技术质量部职能部门19内部审核现场记录表3年技术质量部职能部门20内部审核不合格/不符合项报告3年技术
7、质量部职能部门21管理体系内部审核报告5年技术质量部职能部门22纠正措施记录3年技术质量部职能部门23预防措施记录3年技术质量部技术部门24工程整改通知单工期内下达部门职能部门接收、下达人员25不合格品（项）及处理记录工期内技术质量部质量部门质检员26 不合格物资处理记录工期内材料员27不合格测量设备处理记录工期内计量员28应急准备清单工期内安全员、环保员29安全生产情况汇总表3年安全管理部工程部门安全员、环保员30安全生产情况月报表3年安全管理部工程部门安全员、环保员31环境与职业健康安全监测记录3年安全管理部工程部门安全员、环保员32事故（事件）调查报告长期安全管理部工程部门安全员、环保员
8、33职工伤亡事故情况月报表3年安全管理部工程部门安全员、环保员34施工组织设计会签、审批记录长期技术质量部技术部门主任工程师归档35技术复核记录保修期满主任工程师36会议记录表工期内技术部门主任工程师表：记录管理目录序号记录名称保存期限责任部门或人员备注公司区域/专业公司经理部37试（检）验/检测单位评价表保修期满主任工程师38分项工程样板及样板间（户、层）验收记录工期内主任工程师39环境因素清单长期安全管理部工程部门环保员40环境因素登记及评价表长期安全管理部环保员41重要环境因素清单长期安全管理部发布工程部门环保员更新42建筑施工场界噪声测量记录工期内安全管理部工程部门环保员43环保检查记
9、录工期内环保员44固体废物处理统计表工期内环保员45危险源辨识评价表长期安全管理部安全员46危险源清单长期安全管理部工程部门安全员47第三方审核有关文件和记录长期技术质量部48设备需用计划表工期内机械管理员49现场设备使用台帐工期内机械管理员50现场设备三定台帐工期内机械管理员51设备维修保养台帐工期内机械管理员52供货方评价表3年工程部门材料员53合格供货方名册5年材料管理部工程部门54材料需用/采购计划保修期满材料员55材料采购合同评审表五年工程部门/合约部门材料员56物资进场验证记录工期内材料员57材料验收单工期内材料员58领料单工期内材料员59业主供料丢失损坏报告单保修期满材料员60招
10、标文件评审记录表长期市场部市场部门61投标书会签表长期市场部市场部门62业主合同评审记录表长期市场部市场部门63合同更改评审记录表长期市场部市场部门64工程劳务分包商评价表3年项目管理部工程部门65工程劳务分包合同会签审批表保修期满合约部合约部门66工程劳务分包商履历表3年项目管理部工程部门67合格分包商清单长期项目管理部工程部门68工程回访记录表3年项目管理部工程部门69工程维修记录3年项目管理部工程部门表：记录管理目录序号记录名称保存期限责任部门或人员备注公司区域公司经理部项目工程技术资料长期档案室技术质量部门归档1图纸会审记录主管工程师2设计变更记录主管工程师3施工组织设计主管工程师4开
11、工报告主管工程师5技术交底主管工程师/工长6施工日记工长7合格证、试（检）验报告主管工程师8施工试验记录试验员9施工记录工长10隐蔽工程验收记录主管工程师11基础、结构验收记录主管工程师12采暖、卫生与煤气工程专业工长13电气安装工程专业工长14通风与空调工程专业工长15电梯安装工程专业工长16工程质量检验评定主管工程师17竣工验收资料主管工程师18竣工图主管工程师表：记录管理目录（J-03）序号记录名称保存期限责任部门或人员备注公司区域/专业公司经理部测量设备管理记录1计量器具台帐长期技术质量部技术质量部门计量员2检测设备历史记录卡长期计量员3计量器具周检计划至少3个周期计量员4非校准状态、检验结果评定表3年计量员5计量器具送检通知单3年技术质量部门计量员6计量器具送检登记表3年技术质量部门计量员7计量器具发放记录3年技术质量部门计量员8计量器具分类管理目录长期计量员9能源抄表记录3年计量员10年度计量器具周检计划3年计量员11测量设备检定证书、测试报告3个周期计量员12测量仪器、设备使用说明书仪器报废计量员131415161718