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1、北京秀洁新兴建材有限公司用友ERP系统存货核算岗位 操作手册手册名称：存货核算操作手册适用部门：仓库、财务部编写人员：版本号1.0编写日期2019年7月1日对口支持业务业务问题、操作问题业务问题、操作问题业务问题、操作问题业务问题技术财 务 部软件问题、错误提示计 算 机 网络、硬件、系统故障目 录一、部门职责：3二、部门岗位划分：3三、系统业务处理流程：3四、部门日常业务系统处理：41、存货核算系统设置：42、存货核算业务日常处理：54、月末结账：11一、部门职责：仓管记账的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、 在库存管理模块进行日常销售出库、其他出库的单据录入工作。2、 在库存管理模
2、块进行日常采购入库、其他入库的单据录入工作。3、 对单据录入的正确性进行负责。4、 进行库存管理模块的结账工作。财务部门：1、 核对库存单据的正确性。2、 进行采购结算、暂估处理核算采购入库的成本。3、 进行成本核算计算销售成本。4、 编制各种材料的出入库业务凭证。5、 各仓管的登账和期末处理工作。6、 存货核算模块的月底结账工作。二、部门岗位划分：仓管员：根据库存商品日常出入库业务在库存管理模块进行单据录入。成本会计：对仓管传递过来得单据，核算产销售出库等单据核算成本，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传递到总账会计进行科目账登记。三、系统业务处理流程：1、 仓管人员在库存管理模块录入
3、各种日常出入库单据。2、 成本核算会计对采购入库单进行记账，核算入库成本；如果没有来发票进行采购结算的采购入库单需要进行暂估处理，以便对销售出库提供比较准确的成本。3、 进行仓库的期末处理、制单工作。四、部门日常业务系统处理：1、存货核算系统设置： 1）存货科目设置：n 存货对应科目：操作路径：【存货核算】【初始设置】【存货科目】 例：仓库编码仓库名称存货分类编码存货分类名称存货科目编码存货科目名称01材料库121101原材料库02半成品库1241自制半成品03产成品库1124301产成品库04工具库4低值易耗品1231低值易耗品注意：每类物资按照会计核算要求对应一个会计核算科目。对于现在的设
4、定已经如果以后是增加大类下的具体档案则不必进行修改增加；如果增加了一级存货大类需要在此进行维护，以便在制单时能自动带出会计科目。n 对方科目设置：操作路径：【存货核算】【初始设置】【对方科目】此功能用于设置本系统中生成凭证所需要的存货对方科目（即收发类别）所对应的会计科目，因此用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的凭证。 (例如：下表为对方科目部分设置) 收发类别名称部门名称对方科目编码对方科目名称暂估科目编码暂估科目名称半成品入库直接材料领料出库生成车间未指定成本对象材料领料出库总装车间未指定成本对象材料盘盈入库191101待处理流动资产损溢盘亏出库
5、191101待处理流动资产损溢生产损耗未指定成本对象材料产品入库直接材料销售退库5401主营业务成本材料销售出库5405其他业务支出产品销售出库5401主营业务成本2、存货核算业务日常处理：主体流程：正常单据记账- 生成凭证 日常业务：n 其他单据 对于产成品入库单的单价是根据手工记算的成本在产成品成本分配中统一录入。 对于材料出库单、销售出库单、其他出库单是存货核算模块根据记价方法进行计算得出的，也不必手工录入。n 调整单出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额
6、的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。 入库调整单：入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的入库金额，并相应调整存货的结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。【操作流程】 用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中的【入库调整单】，进入单据卡片。进入入库调整单，系统自动新增一张空白的入库调整单，显示录入状态。 输入单据头的各项内容，参见【表头栏目说明】；用鼠标单击工具条上的增行按钮或使用快捷键Ctrl+I，系统自动在单据体新增一条空白记录，输入单据体的各项内容，存货：存货必须输入。 被调整单据号：可输可不输；如果
7、用户想针对某一单据的存货调整金额，应输入对应的单据号，如果不输入单据号，则直接调整存货，即在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录；如果输入的单据号在本月单据中未找到，则所输的被调整单据号无效，系统自动清空，并按调整存货方式记账。个别计价方式核算的存货，不能输入被调整单号，即不能对入库单的成本进行调整。 金额：必须输入，金额可为正数，也可为负数；不允许为零。 如入库调整单填制完毕，发现有错，可直接进行修改。 如果入库调整单中有填写了对应单据号的记录，系统只显示记账按钮，用户直接记账。 如果入库调整单中没有填写对应单据号的记录，则用户可将单据保存记账，也可在【单据记账】处进行记账。 用户若在单据
8、卡片选项选择“是否调整对应出库单”为是，则在入库调整单记账时，则将调整金额加到对应出库单上。 出库调整单：出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。【操作流程】 用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中的【出库调整单】，进入单据卡片。在新增出库调整单时，点击其他则代表该出库调整单的属性为其他属性；点击销售则代表该出库调整单的属性为销售属性的出库调整单。 进入出库调整单，系统自动新增一张空白的出库调整单，显示录入状态。 输入单据头的各项内容。用鼠标单击工具条上
9、的增行按钮或使用快捷键Ctrl+I，系统自动在单据体新增一条空白记录，输入单据体的各项内容。 如出库调整单填制完毕，发现有错，可直接进行修改。保存后，点击记账按钮，用户可以直接记账。 用户也可将单据保存，然后在【单据记账】处进行记账。 业务核算：存货系统的业务核算主要功能是对单据进行出入库成本的计算、结算成本的处理、产成品成本的分配、期末处理。1 正常单据记账：按实际成本核算的入库成本核算、出库成本核算。【操作步骤】 用鼠标单击【业务核算】-【正常单据记账】进入此功能。 输入查询条件并确认。（仓库、单据类型、日期过滤或收发日期） 屏幕显示未记账单据一览表界面，用户在所要记账的单据前选择打勾或在
10、工具栏单击全选，再单击记账，系统自动记账。n 恢复记账：恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。【操作步骤】 用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【恢复单据记账】进入此功能。 用户根据需要输入“仓库”、“单据类型”“恢复记账的日期”等查询条件，单击“确认”铵钮。 屏幕显示“取消单据记账”界面，用户在所要记账的单据前打勾选择或在工具栏单击“全选”，再单击“恢复”，系统自动取消记账。 提示：如在取消记账前想查询详细单据明细可点击“详细”，列示单据的详细信息。 对于全月平均、计划价/售价、个别计价核算的方式下，可选择一张单据进行恢复。 对于移动平均、先进先出、后进先出核算的方式下，由于核
11、算方式与记账单据的先后顺序有关，因此不能单独恢复中间的某张单据，应按记账顺序从后向前恢复。n 暂估业务： 暂估入库成本录入：对于没有成本的采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。对于没有成本的采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。【操作流程】 点击【业务核算】菜单，并单击【暂估成本录入】进入此功能。 录入查询条件后，单击确认进入采购入库单成本成批录入界面，系统显示满足条件的采购入库单。 单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供计划成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择。 单击录入按钮，系统自动按所选成本进行录入，可以修改单价和金额，单击保存按钮即可。注意： 录入暂估成本时，
12、如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供应商、客户的记录信息，不允许再做任何业务处理。 结算成本处理：实施方案采用单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。 采购部门进行正常业务处理，如果出现结算以前会计月份入库单情况，需要进行结算成本处理进行单据回冲。 用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【结算成本处理】进入此功能。 输入暂估处理查询条件，可选择显示未全部结算完的单据，输入后，点击确认按钮，进入暂估结算表。 选择需进行暂估入库成本处理的记录，可按全选按钮，选择完毕按暂估按钮进行成本处理。n 产成品成本分配： 可随时对产成品入库单提供批量分配成
13、本。 可从成本核算系统取得成本，填入入库单，同时提供清除已分配的数据功能。【操作步骤】 用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【产成品成本分配表】进入此功能。 选择查询按钮，进入查询界面。 输入查询条件并确认返回，表中将显示符合条件的存货。 输入需要分配的总成本，或通过全取、取价按钮从成本核算系统取产成品的成本。 选择进行分配按钮，把成本分配到产成品的入库单据上。 用户若需要清除已分配的成本数据，则可以在产成品成本表中点击恢复按钮，即可清除已分配的数据。2 财务核算：系统在进行出入库核算后，下一步就要生成记账凭证。关于凭证的生成、修改、查询操作在此完成。存货核算管理系统生成的记账凭证自动会传递到总
14、账系统，实现财务和业务的一体化操作。【操作流程】 用鼠标单击【财务核算】菜单，并单击【生成凭证】进入，屏幕显示生成凭证界面，选择所需生成的凭证类别，单击工具栏选择铵钮，在查询条件中用户根据需要选择需生成凭证的单据类别，可单选，可复选，以及输入相应条件，单击确认。 选择要生成凭证的记录，单击生成按钮或合成按钮。 显示所生成的凭证，用户可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金额，可以增加或删除借贷方记录，但应保证借贷方金额相平，并等于所选记录的金额。 生成完凭证，选择确认按钮保存此凭证。产成品入库：借：产成品-XX产品 自制半成品贷：生产成本成本结转-XX车间材料出库：借：生产成本直接材料
15、 自制半成品 制造费用机物料消耗 贷：原材料 自制半成品销售出库： 借：产品销售成本 贷：产成品采购入库： （报销）借：原材料 贷：物资采购 （暂估）借：原材料 贷：应付暂估款 借：原材料 贷：应付暂估款 借：原材料 贷：物资采购调拨单：（可以合并制单、减少中间环节） 委外 借：委外加工物资 贷：自制半成品 借出 借：借出物资 贷：原材料 借入 借：原材料 贷：借出物资采购管理库存管理固定资产工资管理应付账款总 账存货核算销售管理应收账款成本核算4、月末结账：n 期末处理：当日常业务全部完成后，对已完成日常业务的仓库/部门/存货做处理标志。 用鼠标单击【业务核算】菜单，并单击【期末处理】进入此
16、功能。 选择要处理的仓库、部门或存货，系统自动显示应期末处理的会计月份。 如果要对期末处理后结存数量为零结存金额不为零的存货，自动生成出库调整单，则可以选择“结存数量为零金额不为零自动生成出库调整单”选项，选择该选项，期末处理后则显示零数量/成本一览表 选择确认按钮，即可对所选对象进行期末处理。 系统提供恢复期末处理功能，但是在总账结账后将不可恢复。n 月末结账当月月底结束时，于每月自然月最后一天，存货核算模块的月末结账是将每月的库存处入库单据逐月封存，并将当月的库存数据记入有关账表中。进行系统内业务结账，再有新业务则为下月单据。结账后本月不能再处理业务。【存货核算】【业务核算】【月末结账】 进行月末结账： 进行月末恢复结账：B【注意事项】 存货核算和库存管理、采购管理、销售管理集成使用，只有在采购管理、销售管理、库存管理结账后，存货核算才能进行结账。第 16 页