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1、浅谈工程项目的信息管理工程项目信息管理的目的 摘要：信息是现代工程项目管理中不可缺少的重要组成部分，切实做好建设工程项目的信息管理工作，保证项目的相关人员及时、准确地获取各自所需的信息，为进一步做好成本管理、进度管理、质量和安全管理、合同管理等各项管理工作奠定基础。 关键词：信息工程项目信息管理项目信息管理体系 Abstract:modernprojectmanagementinformationistheindispensableimportantpart,todotheconstructionprojectinformationmanagement,ensureprojectrelevan
2、tpersonneltimely,accuratelygettheirneededinformation,inordertoprogressmanagement,costmanagement,qualityandsafetymanagement,contractmanagement,andothermanagementworklaythefoundation. Keywords:informationengineeringprojectinformationmanagementprojectinformationmanagementsystem 中图分类号：TN948.61文献标识码：A文章编
3、号： 信息指的是用口头的方式、书面的方式或电子的方式传输（传达、传递）的知识、新闻，或可靠地或不可靠的情报。声音、文字、数字和图像都是信息表达的形式。它是各项管理工作的基础和依据，没有及时、准确和满足需要的信息，管理工作就不能有效地起到计划、组织、控制和协调的作用，任务也就会越来越繁重。信息是现代工程项目管理中不可缺少的重要组成部分。 随着社会经济的发展和人民生活水平的提高，建设工程项目本身的功能越来越复杂，专业分工越来越细，项目的参与人员构成也变得非常复杂。甚至在一些大型项目上，业主方、设计人员、承包商、供应商等来自全球不同的国家和地区。所有这些，都对工程项目的组织和管理提出了越来越高的要求
4、，也就是说工程项目管理的任务日益繁重，工程项目管理工作日益复杂化。这不仅对信息的及时性和准确性提出了更高的要求，而且对信息的需求量也大大增加。工程项目信息管理变得越来越重要。实践表明，只有切实做好建设工程项目的信息管理工作，才能保证项目的有关人员及时、准确地获取各自所需的信息。在此基础上才能够进一步做好成本管理、进度管理、质量和安全管理、合同管理等各项管理工作，为项目建设提供增值服务，最终优质、低价、快速地完成建设工程项目。 1按照项目管理工作的任务将工程项目信息分为四类 1.1成本（投资）控制信息 如项目的成本计划、施工任务单、限额领料单、施工定额、对外分包经济合同、成本统计报表、原材料价格
5、、机械设备台班费、人工费、运杂费等。 1.2质量控制信息 如国家或地方政府部门颁发的有关质量政策、法令、法规和标准等，质量目标的分解图表、质量控制的工作流程和工作制度、质量管理体系的组成、质量抽样检查的数据、各种材料设备的合格证、质量证明书、检测报告等。 1.3进度控制信息 如项目进度计划、进度控制的工作流程和工作制度、进度目标的分解图标、材料和设备的到货计划、各分项分部工程的进度计划、进度记录等。 1.4合同管理信息 如合同文件、补充协议、变更记录、工程签证、往来函件、会议纪要、书面指令及通知、验收报告等。 2工程项目信息管理的要求 工程项目信息管理是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理
6、，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、处理和交流。工程项目信息管理的目的是为预测未来和正确决策提供科学依据，其主要作用是通过动态、及时地信息处理和有组织的信息流通，使项目经理和各级管理人员能全面、及时、准确地获取所需的信息，以便采取正确的决策和行动。为了能够全面、及时、准确、适当地向项目管理人员提供有关信息，工程项目信息管理应满足以下几方面的基本要求。 2.1严格保证信息的时效性，做到适时提供信息 一项信息如果不严格注意时间，那么信息的价值就会随之消失。因此，能适时提供信息，往往对指导工程开展十分有利，甚至可以取得很大的经济效益。项目信息管理应随工程的进展，及时收集、整理、处理、传递、存储、
7、输出有关信息，要严格保证信息的时效性。 2.2根据管理需要提供针对性强、适用性高的信息 信息管理的重要任务之一，就是如何根据需要，提供针对性强、十分适用的信息。如果仅仅能提供成叠的细部资料，其中又只能反映一些普通的、并不重要的变化，这样，会使决策者不仅要花费许多时间去阅览这些作用不大的繁琐信息，却得不到决策所需要的信息，使得信息管理起不到应有的作用。为此可以采取必要的措施来避免上述情况的发生。例如，可通过运用数理统计等方法，对搜集的大量庞杂的数据进行分析，找出影响重大的方面和因素，并力求给予定性和定量的描述；将过去和现在、内部和外部、计划与实施等加以对比分析，使之可明确看出当前的情况和发展的趋
8、势；要有适当的预测和决策支持信息，使之更好地为管理决策服务，以取得应有的效应。 2.3所提供的信息有必要的精度，以满足使用要求为限 要使信息具有必要的精度，需要对原始数据进行认真的审查和必要的校核，避免分类和计算的错误。即使是加工整理后的资料，也需要作细致的复核。这样，才能使信息有效可靠。但信息的精度应以满足使用要求为限，并不一定是越精确越好，因为不必要的精度，需耗用更多的精力、费用和时间，容易造成浪费。 2.4综合考虑信息成本及信息收益，实现信息效益最大化 各项资料的收集和处理所需要的费用直接与信息收集的多少、难易等因素有关，如果要求越细、越完整，则费用将越高。例如，如果每天都将项目上的进度
9、信息收集完整，则势必会耗费大量的人力、时间和费用，这将使信息成本（包括收集、获得及使用信息的成本）显著提高，而信息收益（指使用信息带来的收益或减少的损失）增加不大。因此，在进行工程项目信息管理时，必须综合考虑信息成本及信息所产生的收益，寻求最佳的切入点。 项目信息管理的对象既包括需要存档的各类工程资料，也包括工程实际进展状况等动态信息。工程资料的管理应符合有关规范、标准的规定，并宜采用计算机辅助方式进行并且形成电子工程档案。项目动态信息应使用有关计算机软件实现及时、快速处理，以满足项目动态管理的需要。 项目信息管理应纳入组织信息管理的总体框架中，并能满足组织信息管理的要求和为组织知识管理提供支
10、持。项目信息管理中宜采用电子数据管理技术和计算机网络技术，以实现项目和组织间的快速信息交换，使项目能够充分共享组织信息资源。 3项目信息管理体系 项目信息管理体系的建立应与组织的信息管理体系协调一致。项目信息管理体系并非独立于项目管理组织以外的专门的组织系统，它是一种为各项管理工作提供信息支持和保证的制度性、程序性的文件体系。组织应全面规划项目信息管理体系，使信息能够共享，又能减少重复的工作量。 项目经理部应根据项目实际情况和实际需要，在各工作部门中设立专职或兼职的信息管理员，也可在项目经理部中单设信息管理员，在组织信息管理部门的指导下开展工作。信息管理员应由熟悉工程管理业务流程并经必要培训、
11、考核合格的人员担任，对承担工程资料管理工作的信息管理员应取得有关部门颁发的上岗证书。规模较大的项目，可单独设立项目信息管理部门。 4工程项目信息安全 工程项目信息是有价值的，是一种资源，也是一种资产，它不仅包括与计算机、网络相关的数据、资料，还包括专利、标准、专有技术、文件、图纸、统计数据、配比、报价、规章制度、财务数据、施工工艺、计划、资源配置、管理体系、关键人员等等。工程项目信息对项目正常运行和进行项目管理不可或缺，无论是对国家、企业还是个人而言，具有价值的信息资产会面临各种各样的安全威胁，因而需要对其进行妥善保护。 作者简介：毕凤菊，女，汉族，河北省水利工程局第三工程处，工程师 注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。 第 7 页 共 7 页