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1、实验实验3 3总账管理系统日常业总账管理系统日常业务处理务处理Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian目目 录录1.概述概述2.实验要求实验要求3.关键概念及实验要点关键概念及实验要点Copy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN Jian
2、Copy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN JianCopy Right SUN Jian凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制-2会计科目会计科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。是否是明细记账科目的检查是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否
3、为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。与凭证类型是否相符的检查与凭证类型是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。Copy Right SUN Ji
4、anCopy Right SUN Jian凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制-3凭证金额任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。自动进行借贷平衡检查借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian辅助核算信息的输入辅助核算信息的输入凭证录入过程中，如果存在辅助核算，则系统自动链接相应模块，并提示录入人员进行选择。辅助核算为部门，则系统自动链接部门档案，要求录入人员选择部门代码。管理费用办
5、公费财务部 营销中心 人力资源部Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian凭证修改凭证修改无痕迹修改凭证未审核或审核未通过凭证已审核但未记账有痕迹修改目的：留下审计线索方法：只能采用红字冲销法。红字冲销法。在凭证增加模块录入一张红字凭证，然后再次录入正确的凭证。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian凭证审核凭证审核凭证审核的目的发现凭证输入过程中未能发现的错误为记账提供标志：只有经过审核的凭证才能记账为什么需要凭证审核？ERP系统能够发现如下问题借贷不等科目不存在ERP系统不能发现如下问题借贷反向借贷金额同向增减串户凭证审
6、核的控制功能审核人和制单人不能是同一人凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。取消审核只能由审核人自己完成Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian目目 录录1.概述概述2.实验要求实验要求3.关键概念及实验要点关键概念及实验要点1.关键概念关键概念2.实验要点实验要点Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian日常业务处理日常业务处理在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本章以一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。日常业务处理的任务是通过输入和处理
7、各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian填制凭证填制凭证凭证类型凭证摘要Enter键填写，ESC键退出会计科目代码通过软件输入，不要手工输入科目编码必须是末级的科目编码输入辅助核算信息银行科目、外币科目、数量科目、客户往来、供应商往来、部门核算、个人往来、项目核算当输入具有辅助核算的科目时，须输入相应的辅助信息。选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。输入的结算方式
8、、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian修改凭证修改凭证若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian作废及删除凭证作废及删除凭证日常操作过程，若遇到非法凭证需要
9、作废时,可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时,已作废的凭证将参与记账,否则月末无法结账,但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。凭证整理：删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian冲销凭证冲销凭证 如需冲
10、销某张已记账的凭证，可采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian审核凭证审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。审核凭证的目的是防止错误及舞弊。屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不
11、能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian记账记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian记账记账记账凭证经出
12、纳签字及审核后，即可进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian取消记账取消记账 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。操作方
13、法按CTRL+H键激活“恢复记账前状态”取消记账如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。Copy Right SUN JianCopy Right SUN Jian出纳管理出纳管理出纳管理是总账系统为出纳人员提供的管理工具，它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理，进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告。出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。已签字凭证若有错误，则需取消签字，再由制单人修改。Copy Right SUN JianCopy Right SUN JianThanks!Thanks!