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1、 文书档案管理o第一节 文书档案的收集工作o其次节 文书档案的整理工作o第三节 文书档案的鉴定和统计工作o举例：如何整理家里的衣服&文书档案收集工作的内容、重要性文书档案收集工作的内容、重要性&文书档案收集工作的要求文书档案收集工作的要求&文书档案收集的方法文书档案收集的方法第一节第一节 文书档案的收集工作文书档案的收集工作p内容p一是对本机关须要归档档案的接收工作p二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有许久保存价值的档案的集中和接收工作p三是档案馆对历史档案的接收和征集工作&文书档案收集工作的内容文书档案收集工作的内容、重要性重要性 具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案
2、归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。&文书档案收集工作的内容文书档案收集工作的内容、重要性重要性归档范围归档范围 u确定归档范围需考虑三个因素a.a.本机关的职能活动本机关的职能活动 b.b.公文办理完毕公文办理完毕 c.c.具有具有查考利用价值查考利用价值 u内容 a.a.上级针对本机关的指导性公文上级针对本机关的指导性公文b.b.本级机关主要职能活动中形成的公文材料本级机关主要职能活动中形成的公文材料c.c.下级机关呈送的报请类公文下级机关呈送的报请类公文d.d.同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文&文书档案收集工作的内容文书档案收集
3、工作的内容、重要性重要性u留意问题ua.联合办理的公文ub.本机关内部负责人兼任其他机关职务时uc.本机关内部的公文如支配、总结、会议记录u归档时间 u一般在其次年6月底之前&文书档案收集工作的内容文书档案收集工作的内容、重要性重要性归档要求归档要求 a a 种类、份数以及每份文件的页数种类、份数以及每份文件的页数 b b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页、案卷封面填写、卷内文件排列、编页、书目及备考书目及备考 c c 案卷要系统排列，交接时履行手续；案卷要系统排列，交接时履行手续；d d 字迹材料要符合耐久性要求；字迹材料要符合耐久性要求；e e 公文必需是正式的生效的公文公文必需是正式的生
4、效的公文&文书档案收集工作的内容文书档案收集工作的内容、重要性重要性p 收集工作的重要性p收集工作是文书档案管理工作的前提和基础p收集质量确定文书档案管理的质量p充分发挥档案作用的保证&文书档案收集工作的内容文书档案收集工作的内容、重要性重要性 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求：1、齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。&文书档案收集工作的要求文书档案收集工作的要求 2、质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。3、归档的文件材料应当精练精确，并反映本单位的主要职能&文书档
5、案收集工作的要求文书档案收集工作的要求n严格按归档制度规定进行接收。n建立相关制度加强零散文件的收集n明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整n&文书档案收集工作的方法文书档案收集工作的方法&文书档案整理工作的内容和原则文书档案整理工作的内容和原则&文书档案整理工作的方法和步骤文书档案整理工作的方法和步骤其次节其次节 文书档案的整理工作文书档案的整理工作o思索 你单位适合哪种分类方法，为什么？p文书档案整理工作的内容p 通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类、案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷书目&文书档案的整理工作的内容和原则文书档案的整理工作的内容和原则 p整理工作的原
6、则 1、充分利用原有的整理基础。2、保持文件之间的历史联系。3、便于保管和利用。&文书档案的整理工作的内容和原则文书档案的整理工作的内容和原则p文书档案的整理方法：组卷的整理和归档文件整理两种方法。p组卷整理法p1、鉴定:此时的鉴定工作包括两方面的内容p一是是否留存，也就是比照归档范围看是否属p于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文p件。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限保存期限。这两部分内容的确定都要依据归档范围和保管期限表。文书档案的保管期限有三种：永久、定期，其中定期又分5050年、3030年。&文书档案的整
7、理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 2、分类 （1）分类的要求 首先，要结合本单位实际，接受适当的分的方法，一经确定，不能随意变动。其次，文书档案的分类应接受统一的原则，一个单位内部不能实行两种以上的分类方法。最终，文书的分类应遵循确定的逻辑原则，类目之间不得交叉。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 (2）分类方法 文书档案常用的分类方法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 （3）文书档案的复式结构分类法 A、年度组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同年度分开，在每一年度内再按立
8、档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变更不大的单位。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 B、年度问题分类法 即将文书档案先按年度分开，在每个年度内再按问题分类。机关接受问题分类法时通常分为党群工作类、行政管理类、业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 C、年度机构保管期限分类法 这种分类方法比较适合接受归档文件进行整理的单位。D、保管期限年度组织机构分类法 这种方法适用于按规定须要向档案馆移交档案的单位。&文书
9、档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 以上类别（文件所属的机构和问题）、归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表。各单位在修订归档范围和保管期限表时，确定要报市档案局审批备案。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 3、组卷 我们工作中通常接受在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题或是相类似的问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 4、卷内文件排列 通常接受时间排列法。一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在
10、前，申请在后，原文在前，复制件在后。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 5、卷内文件编号 对排列好依次的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 6、抄写卷内书目 按卷内文件排列的依次抄写，卷内书目应放在文件最前边，用钢笔填写。说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题。7、填写卷内备考表 8、填写案卷封面 9、案卷装订 三孔一线法&文书档案的整
11、理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 10、案卷排列及编号 （1）案卷排列方法 A、依据案卷所反映的问题或工作上的联系排列。即保管期限年度问题排列法。B、依据文件的作者、收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限年度组织机构排列法。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 C、依据案卷所属的时间依次排列。（2）案卷编号 按排列好的依次每个保管期限大流水编号 11、装盒&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 12、编制档案检索工具 （1）案卷书目 著录案卷内容及成份的一览表，常接受保管期限年度的编制方法，案卷号一般不突破四位数。（2
12、）全引书目 又称案卷文件书目，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件书目汇编成的检索工具。（3）专题书目 是以特地问题为线索而编制的检索工具，与全引书目编制方法类似。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤p归档文件整理法p 1、装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对p不符合长期保管要求的要实行补救措施，如裱糊、p复制等。p 2、分类 归档文件可以接受年度_机构(问题)_p保管期限或保管期限_年度_机构(问题)等方法进行p分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 3、文件排列 文件的排列应在分类方案的最低一级
13、类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 4、文件编号 归档文件应依分类方案和排列依次逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写内容。5、编目 归档文件应逐件编目，依据分类方案和室编件号依次填写。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 6、文件装盒 按室编件号依次装入档案盒，装满为止。7、填写盒内备考表&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤p档号的编制原则与方法p 1、档号的编制方法p 档号通常包
14、括全宗号、案卷书目号（文件目p录号）、案卷号（年度）、件号（页号）。p （1）全宗号 每个立档单位全部档案的代号p （2）案卷书目号（文件书目号）每本书目的p排列依次号，通常按书目产生的时间依次排列。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 （3）案卷号（年度）组卷法每本书目内案卷的排列依次号，每本书目均从“1”起先，并做到不重、不空、不漏。（4）件号（页号）件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号。&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤 2、档号的编制原则 （1）唯一性原则 即四不重原则 具体说，在一个
15、档案馆内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷书目号，在一案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页(张)号。（2）合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应 （3）稳定性原则 （4）简明性原则 易记、易写、易识&文书档案的整理工作的方法和步骤文书档案的整理工作的方法和步骤&文书档案的鉴定工作&档案统计工作 第三节第三节 文书档案的鉴定和统计工作文书档案的鉴定和统计工作p文书档案鉴定工作的内容和标准 1、文书档案鉴定工作的内容 包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 2、文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求
16、动身，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。文书档案的价值鉴定 1、文书档案价值鉴定的标准 主要有档案来源标准、内容标准、形式特&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作定标准、相对价值标准、效益标准。2、文书档案保管期限的确定 档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长。依据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期。有关永久和定期档案的保管范围。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作p文书档案鉴定工作的方法和步骤p 1、文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定p人员用干脆鉴定的方法逐件逐张地从文书档p案的内容、作者、名称、牢靠程度等方面审p查。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定
17、工作 2、文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行。具体分为三个步骤 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一、二年后销毁&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 其次步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；第三步，到确定年限后对档案的价值进行复审。复审主要实行两种形式，即移交复审和到期复审。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 3、到期档案的复审工作 （1）档案鉴定销毁原则 贯彻“审查从细，留存从宽”的原则。（2）档案鉴定销毁工作组织形式
18、 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 （3）档案的鉴定方法 实行干脆鉴定法，以案卷（件）为单位，依据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。（4）档案鉴定的标准、依据 文书档案应依据本单位制订的保管期限表进行；&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 （5）档案销毁工作 a、档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值须要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。b、档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁
19、清册审批表上签字。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 （6）文书档案鉴定销毁程序 a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。d、将销毁档案运输到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 e、监销人员在销毁档案前，应当依据档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销状况报告本单位主管领导。f、将销毁清册归档保存。&文书档案的鉴定工作文书档案的鉴定工作 主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计（归档率，完整率，精确率），开发利用工作统计，档案工作条件统计。&文书档案的统计工作文书档案的统计工作复习题：o什么是文书档案？o档案收集工作的内容是什么？o文书档案收集工作的要求都有那些？o什么是文书档案的整理工作？o文书档案的整理原则是什么？o文书档案分类的一般方法是什么？o简述档号编制的原则是什么？o文书档案鉴定工作的基本内容是什么？o简述文书档案的鉴定方法？