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1、郑州卷烟厂流程制度的梳理和优化方案一、目标建立科学规范、简洁高效的郑州卷烟厂流程体系，完善健全企业标准体系。二、原则1、先梳理，后优化；2、以流程梳理为切入点，将流程和制度进行匹配，进而梳理和优化制度；3、分类分级优化流程；4、根据二八原则，对核心流程识别并重点进行优化（需跨部门讨论）。三、操作步骤1、成立项目组织项目组组长：范国民，副组长：袁致光，成员：各部门行政负责人，负责动员和对重大事项的决策。项目组下设日常工作组、三个专业小组和部门编写小组。日常工作组组长：袁致光，成员由企业管理部、人力资源部、咨询公司相关人员组成，负责项目的跟进与协调工作。大生产流程优化专业小组由生产管理部牵头，成员
2、由质量管理部、质量监督监测站、设备管理部、物资供应部、原料部、市场营销服务站、三个车间行政负责人和相关人员组成，负责大生产相关业务流程的优化和评审。大政工流程优化专业小组由党委工作部牵头，成员由纪检监察部、审计部、厂工会、整顿督查办、离退休管理办公室行政负责人和相关人员组成，负责大政工、大监督相关业务流程的优化和评审。综合管理优化专业小组由企业管理部牵头，成员由办公室、人力资源部、财务部、安全保卫部行政负责人和相关人员组成，负责管理支持类相关业务流程的优化和评审。各部门编写小组，负责流程梳理阶段的流程识别工作。编写小组的组长由部门负责人担任，编写小组成员各安排一至二名员工，要求其对企业的运作比
3、较熟悉。编写小组人数可根据流程数量来确定，首先预估小组负责编写的流程数量，再根据每人5条左右的标准分配（最好由流程执行人员负责编写相应的流程）。2、方案培训时代朗迪负责流程制度梳理和优化的培训，并在流程梳理和优化阶段提供答疑支持。培训对象一般为日常工作小组和流程编写小组成员，有利于日后推行与维护。3、梳理流程清单（1）本项目关于流程的范围本项目所称流程包括部门内流程、跨部门流程和组织间流程。1）部门内部流程是指在本部门内但需要跨岗位完成的业务和管理流程。2）跨部门流程是指至少需要两个以上部门完成的业务和管理流程。3）组织间流程是指郑州卷烟厂与公司、其他企业存在业务和管理关系的流程。需要注意的是
4、：一个岗位完成一项工作（活动）所经过的工作步骤不作为流程，我们称之为标准作业程序（SOP）。（2）各部门流程编写小组负责提炼本部门的流程清单在以部门为中心进行流程收集时，需要对本部门参与的流程列出流程清单，填入表1流程调查表。编写小组在梳理流程清单前，需要了解与本部门有关的标准（制度）等，因为很多流程隐含在这些文件里面，同时也是制度梳理的基础工作。编写小组提出流程清单后，组长组织本部门进行讨论并对成果初审。表1 流程调查表部门名称：部门负责人：小组成员：联系电话：联系电话：流程名称流程主要执行者流程参与者流程接口情况相关制度备注序号名称流程责任人所有参与方有无接口接口部门和流程1A B C2A
5、 B C3A B C4A B C5A B CA B C填表说明：（表中内容均须填写） 在识别流程时，可以参考郑烟厂（2009）16号文关于机构设置及职能分配的通知、郑州卷烟厂管理分手册和管理要素调查表文件来确定部门的流程。 流程名称宜采用主谓格式，如：原材料采购流程、毕业生招聘流程。 流程主要执行者指流程责任人，可以理解为对此流程有效执行负有重要责任的部门和岗位，应尽量明确到部门岗位。 流程参与者是指此流程所有参与的部门和岗位。 流程接口情况是指此流程与其他流程存在输入输出关系或者直接的支持关系，尽量注明在此流程哪个环节需要和其他流程有衔接。 相关制度是指此流程与哪些制度相关联，注明有关制度的
6、编号、名称。 备注：根据此流程特点，选择ABC一项在梳理流程时，流程可能有三种情况：A 正在执行且有文字规定的流程B 正在执行但没有文字规定的流程C 应该有但目前缺失的流程在讨论流程清单的时候，可以顺便讨论本部门为主要执行者的流程步骤，便于编写小组更快地编写流程说明。流程说明模板见表2。4、审核流程清单各部门编写小组提出流程清单后交与日常工作小组审核，审核时主要关注小组与小组间的流程是否有重叠或遗漏，是否有些流程可以合并。日常工作小组也可以组织编写小组一起讨论流程清单。5、描述流程现状流程清单确定后，各部门编写小组开始编写流程初稿。流程初稿应包括流程图和流程说明（流程描述）。在绘制VISIO流
7、程（流程图）之前，必须对流程有一个准确、全面的描绘，理清流程思路。 流程怎么开始？由谁开始？ 有哪些部门或岗位参与？ 有哪些需要决策或判断的环节？ 哪些环节会形成阶段成果？什么成果？ 一个流程在哪里结束？编写人在此时不要融入个人思想，只需要描述流程现状，以便于下一步流程优化。编写人如果碰到不太熟悉的流程时，不要凭自己的感觉描述，而要去询问相关人员，争取描述流程全貌。表2 流程说明模板（举例）流程名称：必填一、流程范围：不要求，但建议填写二、流程目的：不要求，但建议填写三、流程说明：编号活动名称活动说明输入输出责任部门和岗位参考时限（天/小时）流程重点关注考核点适用的标准名称和章节条1必填必填必
8、填必填必填不填不填必填2345678910填表说明： 活动名称用词组概括说明，如制订方案、提出申请、汇报成果等。 活动说明是对该流程活动（步骤）进行详细描述，每步记录的操作要反映现有实际操作，而不是计划中的将来。 输入是指该活动发生的依据和条件，输出是指该活动产生的成果或结果。从形式上包括信息（客户需求、订单、指令、文案等）、物料（原材料、零部件、半成品、产成品等）、资金（应收帐款、应付帐款、费用支出等）。 责任部门（岗位）是该活动的主责岗位，只写岗位名称（以部门组织结构图的岗位名称为准），不写员工名字。流程活动如果是“相关部门”，要明确是哪些部门；流程活动中所涉及到的专有的或临时成立“领导小
9、组”、“评审委员会”等的人员组成进行简要说明解释。 参考时限（天/小时）是指该活动完成所需的时间。 流程重点关注考核点是指该活动对流程有效执行起着重要作用，同时注明考核要点（指标）。 适用标准的章节条款：对于流程活动需要依据的相关标准（制度）需要注明是哪个标准的第几章、第几节或第几条款。其他要求：流程说明应保留足够的细节，让其他没有接触过该流程的人能够了解该流程的各环节、各控制点，能够对流程的有效性进行整体评估，能够进行测试以验证流程执行的有效性。流程说明（仅作为参考）流程名称：制度执行检查流程一、流程范围：公司制定下达的、除生产技术方面以外的各项管理制度的贯彻落实情况检查。二、流程目的：确保
10、公司下达的各项管理制度能够有效贯彻落实。三、流程说明：编号活动名称活动说明输入输出责任部门和岗位参考时限（天）流程重点关注考核点适用标准的章、节、条款1提出任务职能部门就某管理制度的贯彻执行情况提出专项检查方向。2拟订方案根据拟开展的检查内容特性拟订工作方案。方案（草案）3请示就拟开展检查的事项向领导做专项请示。调整确定方案。方案（草案）方案4实施检查获批后，按方案组织实施检查。检查报告（草稿）5反馈就检查中发现的问题，向“问题单位”逐一反馈，听取解释或陈述，必要时调整检查报告（草稿）。检查报告（草稿）检查报告（汇报稿）6汇报将检查结果向领导做专题汇报。检查报告（汇报稿）检查报告7通报按公司规
11、定文体形式将检查结果在一定范围内通报。通报8追踪督查对检查中发现且已通报的问题的整改情况进行追踪督查。对有条件整改而未积极整改的，提出处理建议。督查报告9结束流程图等流程说明确定后，由咨询公司进行培训，编写小组采用规范的流程图符号绘制流程图，保证流程图的统一和规范。6、评估现有流程并进行优化流程现状描述出来后，由时代朗迪提供流程优化的培训。评估、优化流程时不单单要关注流程活动，还要关注涉及的岗位、表格，要详细描述每一活动的操作说明，对每一活动的时限要求、涉及的制度都要写清楚，便于操作。7、跨部门、企业间流程讨论日常工作小组筛选出一些跨部门的流程，判断是否需要邀请相关人员一起参与，交由三个专业小
12、组组织讨论。如果某流程涉及到别的部门，但是他们只是被动执行，就无须跨部门讨论。对于难以把握的跨部门、企业间流程，可以扩大讨论范围。 8、审核研讨结束后，各部门编写小组进一步修改完善，然后提交给日常工作小组审核，日常工作小组主要审核格式标准以及流程之间的接口是否正确，同时对企业的关键流程和涉及到厂长及公司的流程，提交给高层审批。 9、进行试推行日常工作小组编写试推行计划，指导试推行工作，一般试推行为一个月。各编写小组负责推行本小组的流程。小组先将流程分发给流程涉及部门，然后组织培训，培训完后进行考试，通过后才依照新流程执行。在试推行期间，各部门如果有意见或建议，将信息反馈至日常工作小组。10、正
13、式启用流程经过试推行后的完善，正式下文执行。四、补充说明1、本项目的重点在于流程的梳理和优化，通过和流程的匹配对标准（制度）进行梳理，并按照标准化的原则（统一、简化、协调和优化）进行制度优化。2、本项目从时间上大致划分为三个阶段：第一阶段：流程制度梳理。成果是形成流程清单和流程初稿。第二阶段：流程制度优化。重点是对核心流程的优化。第三阶段：流程制度实施。具体工作和时间安排见附表。附表：整体计划安排阶段工作步骤工作分解工作说明工作成果完成时间节点负责部门备注第一阶段：流程制度梳理1流程制度梳理培训10月31日咨询公司参会人员：各部门体系管理员2初次流程描述填写流程调查表和流程说明流程清单和流程说
14、明（初稿）11月11日各部门由各部门体系管理员负责初次描述，部门负责人给予指导和资源配合3审核修改对提交的流程清单和流程说明进行审核，提出修改意见整理后的流程清单以及对流程说明修改的总体建议11月15日企业管理部、咨询公司4流程制度梳理要点培训11月16日咨询公司根据情况安排5再次流程描述根据整理后的流程清单和总体建议完善流程说明流程说明（修订稿）11月25日各部门部门负责人对流程说明（修订稿）进行确认6流程图绘制培训11月26日咨询公司参会人员：编写人员7绘制流程图根据流程说明和培训要求绘制统一的流程图流程图11月30日咨询公司和编写小组成员按平均每人5个流程图配备编写人员8标准梳理通过流程
15、梳理对标准进行梳理，发现目前标准体系存在的问题标准体系梳理问题汇总11月30日企业管理部、咨询公司根据情况，各部门体系管理员要配合有关工作第二阶段：流程制度优化9流程优化培训对目前流程现状进行分析并讲解流程优化的方法11月29日咨询公司参会人员：各部门负责人、体系管理员10分类分级优化对非核心流程以部门优化为主优化后流程（提出优化原因及效果）12月20日各部门非核心流程是指与郑州卷烟厂核心职能关联不大的流程，其认定可由厂领导决定11审核修改研讨结束后，编写小组进一步修改完善，然后提交给日常工作小组审核，日常工作小组主要审核格式标准以及流程之间的接口是否正确优化后流程（经审核）12月25日企业管
16、理部、咨询公司编写小组筛选出一些跨部门的流程，判断是否需要邀请相关人员一起参与。如果某流程涉及到别的部门，但是他们只是被动执行，就无须跨部门讨论。12跨部门核心流程优化对影响郑州卷烟厂未来发展的重要流程进行跨部门讨论优化后的核心流程（优化原因和效果）12月25日三个专业小组根据二八原则，核心流程一般占企业流程总数的20-30%13审批对企业的关键流程和涉及到厂长及公司的流程，提交给高层审批优化后的核心流程（经审批）12月31日厂领导14标准复审通过流程优化发现需要修订的标准，并提出具体方案需修订标准及优化方案12月31日各部门咨询公司提供支持第三阶段：流程制度实施15制定试推行计划企业管理部编写试推行计划，指导试推行工作，一般试推行为一个月试推行计划1月10日企业管理部根据情况，咨询公司提供培训和指导16试推行各编写小组负责推行本小组的流程。小组先将流程分发给流程涉及部门，然后组织培训，培训完后进行考试，通过后才依照新流程执行新流程试推行根据情况安排各部门、企业管理部说明：试推行流程主要是指经优化后变动较大的流程，特别是核心流程尤其需要先试行、总结后再正式下文执行17正式下文流程经过试推行后的完善，正式下文执行正式执行根据情况安排18标准修订完成对标准进行合并、修订、废止修订后的标准体系1月20日