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1、公司组织结构一、物料调拨流程图（主要流程）发货申请审核：对技术内容进行审核，确认发货数量物料领取、包装、发运传真发货单据、通报到货时间收货人验货、签收装箱单据，并传回工程服务部，办理入库手续工程服务部归档市场部受理并审核发货申请代表处与局方签订框架协议或取得局方相关证明，提出发货申请对调拨申请进行最终确认发货申请审核：结合代表处实际库存，确认发货数量对物料供应情况进行确认：1、 有现货，确认可按时供货；2、 无现货，安排生产计划，进入生产流程，需采购材料则进入采购流程。代表处市场营销部工程服务部市场营销部工程服务部工程服务部工程服务部跟踪货物到货情况工程服务部物料供应部物料供应部入账 生产流程
2、图 采购流程月度市场需求预测计划物料采购申请单物料需求分析库存是否满足要求采购员直接制采购订单采购合同供应商送货待检库/送检单合格质检/质量检验材料入库单月度/周生产计划退货单车间领料是否否是二、工程余料及维修材料管理流程工程维修换下物料当即检修合格入当地库存不合格代表处物料管理员每月进行一次物料清点，向物料供应部提交报表定期整理、确认需返回的余料坏当地质量检查编写故障报告好登记、装箱，发运回工程服务部货运组工程部货运组签收货物，开箱整理，送质量管理部或维修中心维修中心或生产制造部负责拆、修；物料供应部负责退库手续的办理；工程服务部负责返回代表处物料的发运；其间的搬运工作由相应部门负责。质量管
3、理部或维修中心对返回物料进行检查，做出处理决定，组织相关部门进行处理质量管理部将处理意见、结果及时通知物料、市场、工程部门市场、物料、工程部门及时进行工作调整、安排物料供应部进行相应的账务处理，并通知代表处进行账务处理三、代表处仓库物料出库流程签订合同后，将合同文本、方案清单上报市场部；工程完工后，将实际用料清单报工程部；根据日常电子流水账，汇总并核对实际用料清单进行数量核对，向代表处核实代表处物料供应部物料供应部开具销售出库单，办理代表处仓库销售出库手续物料供应部月末与代表处对账，调整物料供应部结账，报财务部物料供应部下协议发货物料账（分布在工程上的部分）工程服务部收集方案清单四、代表处退回
4、物料处理流程代表处退回物料，经质量管理部检验 合格不合格技术部门出具处理意见办理代表处出库，计入代表处成本报废维修生产制造部领料，注明代表处和工程名领材料领模块办理总部至供应商返修仓库的调拨单办理领料出库单，计入代表处成本办理代表处仓库至总部仓库的反调拨手续返修后检验合格物料管理系统功能需求汇总一、采购组需求希望具有采购货源清单和配额管理的功能，采购需求在合格供应商之间按照事先设定的比例进行；采购订单实施需经过有效的审批；能全程对订单的执行情况进行跟踪，并对未按时到货订单做出告警；对于让步接收的订单，在系统中也希望能够反映出来；采购订单的实际执行情况记入供应商档案，为分析、管理提供基础数据。采
5、购组使用采购管理软件对返修品的收发进行登记，但料帐组也会根据质管部的质量信息反馈单在用友中进行帐目处理，此项工作在新系统中希望能结合起来，使采购组可使用前一环节录入的数据；系统对于返修单的处理过程能够做出跟踪和提醒；有关返修和退货的数据记入供应商档案。采购组使用采购管理软件签订合同，此系统自动生成合同号，并可与用友连接，调用采购订单；报销发票时，采购统计员在用友U8的“专用发票”中建立电子发票；财务签收发票后，采购统计员在采购管理软件中登记与合同对应的发票情况。今后的系统中能否将以上工作整合在一起，使采购订单、合同、对应入库单及发票可以形成关联，减少录入次数，并方便按任一条件查询；希望能方便的
6、在系统中查询各供应商的应付帐款总金额和到期欠款金额；对供应商的垫款情况可做出动态分析，作为对今后的采购订单、供应商能力评估的基础数据。希望在新系统中对价格的确定需经过有效审批，对已确定的采购价格执行情况可定期进行监督检查审核；控制价格变化幅度，实际价格作为历史数据保存，为价格分析提供基础数据；可按产品或按供应商生成动态的价格分析图表。希望新系统中能根据供应商的订单执行情况（供货的数量、价格、交货、质量、服务）对供应商进行定期评价和分级，用于指导今后的采购活动；并可按查询条件自动生成评估结果，以便反馈至供应商处，用于促使供应商改进。合同额可从采购管理软件中导出，合同到货金额，上交发票金额，付款额
7、、各类产品和各供应商的采购比例等数据均由各采购员人工填写后，再由采购统计员统计计算；准时到货率按照用友中导出数据后，人工判断并计算；到货合格率按照待检库提供送检记录人工计算；平均降价比例人工计算；设备材料成本由采购管理软件中导出BOM表，确认单价并在该软件中登记，核算出材料成本。由上说明可以看出，报表中由大量人工统计计算的工作，希望新系统能实现一整套便捷的查询、数据导出、自动生成报表的功能，提高报表的准确性和及时性。希望系统能按时间段、采购员、物料类别、供应商等条件，对历史数据如合同额、订单执行情况、价格变动、采购资金使用情况等，进行统计、计算、分析，为人员考评和采购决策提供数据支持；对系统内
8、各类物料从申请到结算的各个过程执行时间做出统计，分析流程执行情况，为改善流程，提高工作效率和质量提供参考依据。二、仓库组需求：1.盘点：系统要求产生盘点指令，操作人员根据指令清点货物，更正仓库记录方面的错误。2.多仓库管理：可以设置物理上或者是逻辑上的多仓库环境，可以广泛用于灵活管理集中式的或者是非集中式的仓库。3.报表清单明确清晰：精确的库存定位及表单管理都使得仓库中经常项目下的物品存量趋于最小成为一种可能。工作中心允许成套的生产型物资以及其它各种综合作业资源的库存都保持在就绪状态一直到最后时刻从而以最少的制成品库存满足不同的顾客的多种多样的需求。4.增加空间的有效利用：具备自动的库位分配和
9、管理功能，产品/库位一体化管理，使得仓库空间的利用更为优化，之前因低水平管理而造成的仓库空间浪费的现象不能再存在。我们可以在无需增加任何额外投资的前提下为新增的产品系列找到整合后的理想的仓储位置。5.准确性保证：我们希望使用条码扫描、数据自动转换和多种校验规则等手段，尽可能减少手工操作、减少出错率。条码系统采用条形码作为标识，以条形码为数据源，使用数据采集终端扫描条码标识，进行数据采集。系统从级别、类别、货位、批次、单件等不同角度来管理库存物品的数量，以便企业可以及时了解和控制库存业务各方面的准确情况和数据。这是我们最迫切的需求。6.库区管理与实时查询：实现精确库存位置管理及实时库存状态查询功
10、能，为提高库管效率打好基础。7.接到客户订单或下达生产任务时应能随时提供所需产品的库存量及现在的材料库存所能生产的产品数量。我们希望运用管理系统可以将所有的需求信息一次录入，系统马上就能为您提供一张详细的库存报表，并能最终给出原材料的欠缺情况，让你一目了然，并能根据生产任务产生仓库的领料需求量从而可以由仓库管理员控制员工的领料数量，达到仓库的科学化管理。 8.物流过程中的领料单和入库单等单据的输出。我们希望运用管理系统可以根据设好的一套机器(或工序)的所需产品的数量，在开领料单或出入库单时只需输入机器(或工序)以及数量即可，系统将自动列出产品清单及所需数量。开单速度快，大大提高了工作效率，不会
11、出现漏开单、开错单的情况。9.便于外设部门或外派人员随时了解企业的库存量。传统的方法是外派物料管理人员通过电话或传真向公司查询，但是了解到的只是一个静态数据，不能实时掌据库存动态，当产品规格种类多时查询起来费用高，麻烦，不能随意查询。我们希望运用管理系统可以随时将库存信息传入远程服务器，外派物料管理人员如需查询产品库存量只需连上互联网就能随时随地了解所有产品库存的最新动态，那么他们可实时掌握库存最新动态，可以查询任何产品或设置条件查询部分产品，查询方便(只要能上网就可随时查询)，费用低廉。三、代表处物料管理现状及信息化要求1. 全国31个代表处，覆盖所有国内所有省市，基本上各省市均有库存，部分
12、省份二级地市库存也相当大。因此，要求在库存货位设置上，要有级次管理，可以按不同的级次来统计各地实际库存（在库物料）和工程占用库存（在用物料）情况。而且在代表处人员权限管理上划分细致、严谨。2. 库存物料品种多达一万多种，随着后期业务的开展，种类也不断的增加。要求有强大稳定安全的数据库为保障。3. 代表处之间不允许调拨，所有物料都由公司供应部统一调配。因此，系统要求有很明细和严谨的权限管理。4. 工程较多，要求能按工程统计物料使用的情况，并做到对单代表处工程编号进行管理，以免混乱。5. Web功能强大、稳定，支持多种接入方式，适合在不同网络条件下操作，软件性能稳定。6. 可操作性强，软件界面清晰，帮助文件完整，便于代表处自学；查询功能强大，提供多种条件筛选查询，简单方便；软件的功能扩展性好，可自定义表单，数据可按要求形成钩稽关系。说明：1、权限的设定，只有一定的人，使用一定的功能。2、流程的不可逆性。当下游单据生成后，上游单据就不可更改。此功能可使职责分明。传递速度快。3、增强产品及材料的搜索功能。如：当需查周期较长的材料时，可以过滤查出。当需查单价较贵或较便宜的材料时均可通过一定的功能来实现。4、增强库存量的报警功能。5、能用较快的速度查询在途量、订货量及订单的完成情况。6、可分析计划的完成情况，可分析订单的结算情况。8、相关财务数据能从中导出，可进行相关数据分析功能。